W trakcie trwania zatrudnienia warunki wynagradzania mogą się zmieniać na korzyść pracownika, ale też pracodawca może je pogorszyć. Niektóre zmiany wpłyną na wysokość podstawy wymiaru zasiłków.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem tego 12-miesięcznego okresu, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Wynagrodzeniem jest przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe (zwykle łącznie 13,71 proc. podstawy wymiaru składek). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe i wypadkowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkiem wynagrodzenia chorobowego oraz przychodów określonych w par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to:

  • wynagrodzenia zasadnicze,
  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
  • różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto
  • świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zatem wynagrodzenie dla celów zasiłkowych to zbiór wszystkich oskładkowanych należności ze stosunku pracy, tj.: wynagrodzenia zasadniczego, premii, nagród, dodatków, prowizji.

Podwyżka lub obniżka

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych (lub okres krótszy), nawet jeżeli w tych okresach nastąpiła zmiana wysokości wynagrodzenia na skutek zmiany stanowiska pracy lub zmiany warunków wynagradzania ustalonych w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy.

Jeśli więc w okresie, z którego jest wyznaczana podstawa zasiłku, nastąpiła zmiana w warunkach wynagradzania polegająca na podwyżce lub obniżce wynagrodzenia, a nie wynikała ona ze zmiany wymiaru czasu pracy, lecz np. z awansu lub cięć płacowych wymuszonych sytuacją ekonomiczną zakładu pracy, to w podstawie zasiłku uwzględnia się wysokości tych wynagrodzeń przed i po zmianie. [przykład 1]

Natomiast w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, albo w miesiącach poprzedzających. [przykład 2]

Zgodnie z komentarzem ZUS do ustawy zasiłkowej w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy, polegającej na podwyższeniu wymiaru czasu pracy w trakcie pobierania świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy ustalić ponownie od dnia zmiany wymiaru czasu pracy, przyjmując kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę dla nowego wymiaru czasu pracy (o ile jest wyższa niż poprzednie wynagrodzenie), po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tego wynagrodzenia. Podstawa wymiaru powinna być podniesiona wyłącznie do minimalnej kwoty, a nie do wynagrodzenia ustalonego dla nowego wymiaru czasu pracy. [przykład 3]

Decyzja o zaprzestaniu wypłaty

Jeżeli składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku przysługuje, lecz nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat danego zasiłku, do podstawy wymiaru tego zasiłku przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. Późniejsza wypłata tego właściwego składnika nie powoduje ponownego ustalenia podstawy zasiłku. ©℗

Jeżeli natomiast do podstawy wymiaru zasiłku został przyjęty składnik wynagrodzenia w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, a następnie pracodawca podjął decyzję, że ten składnik wynagrodzenia nie przysługuje pracownikom, podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, wyłączając z niej ten składnik wynagrodzenia za okres zasiłku przysługującego od daty, od której podjęto decyzję, że nie będzie wypłacany. [przykład 4]

Składniki terminowe

Składniki wynagrodzenia, przysługujące w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy do określonego terminu, uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego tylko za okres przypadający do tego terminu. Nie dotyczy to jednak wynagrodzeń z umów zlecenia, zawieranych dodatkowo z własnym pracodawcą lub dla niego wykonywanych. Oznacza to, że nawet jeśli w okresie pobierania zasiłku dana umowa zlecenia już nie obowiązuje (została rozwiązana), w podstawie wymiaru tego zasiłku należy ująć wynagrodzenie z tej umowy. [przykład 5]

Zamiana lub włączenie

W razie podjęcia przez zakład pracy decyzji o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tej daty ustala się z wyłączeniem tego składnika. Jeżeli jednak składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia, zasada ta nie ma zastosowania. Oznacza to, że jeśli pracodawca zmodyfikował zasady wynagradzania pracowników – np. poprzez zmianę regulaminu wynagradzania i zmiana ta polega na zniesieniu jakichś fakultatywnych składników płacowych (premii, dodatków) – to taka decyzja wpłynie na wysokość podstaw zasiłków u pracowników, którzy są w trakcie pobierania swoich świadczeń. [przykład 6]

Nie każda zmiana zasad wynagradzania w ostatecznym rozrachunku jest dla pracownika niekorzystna i spowoduje obniżenie podstawy zasiłku. Często pracodawcy porządkują, upraszczają system wynagradzania, rezygnując z wieloskładnikowych płac na rzecz jednej lub dwóch pozycji. Aby pracownicy nie stracili na takiej modyfikacji i nie trzeba było stosować wypowiedzeń zmieniających, o wysokość zniesionego składnika można podwyższyć np. pensję zasadniczą lub nieco archaiczny dodatek za znajomość języka obcego zamienić na premię. Wówczas taka zamiana nie powoduje konieczności przeliczania podstawy zasiłku. [przykład 7] ©℗

przykład 1

Kilka zmian płacy

Pracownik zachorował w październiku 2024 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego tworzy średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od października 2023 r. do września 2024 r. Od 1 stycznia 2024 r. wynagrodzenie pracownika wynosi 5800 zł. Wcześniej było niższe i wynosiło 5500 zł. Kolejna podwyżka płacy (do 6000 zł) nastąpiła od 1 września br. Podstawa wymiaru zasiłku za październik br. wynosi 4954,48 zł, co wynika z obliczeń:(5500 zł – 5500 zł x 13,71 proc.) x 3 mies. = 14 237,85 zł(5800 zł – 5800 zł x 13,71 proc.) x 8 mies. = 40 038,56 zł(6000 zł – 6000 zł x 13,71 proc.) x 1 mies. = 5177,40 złRazem: 59 453,81 zł59 453,81 zł : 12 mies. = 4954,48 zł

przykład 2

Nowy wymiar etatu

Pracownik zachorował 4 listopada 2024 r. Do 16 sierpnia br. był zatrudniony na pół etatu, a od 17 sierpnia pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. wynagrodzenie za wrzesień i październik 2024 r.

przykład 3

Do minimalnego wynagrodzenia, a nie nowego

Pracownica przebywa na zwolnieniu chorobowym nieprzerwanie od połowy sierpnia 2024 r. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego wyniosła 3624,18 zł i została ustalona z wynagrodzenia za pracę na 3/4 etatu. Od 1 września, w trakcie pobierania zasiłku, nastąpiło podwyższenie do pełnego wymiaru czasu pracy.Wynagrodzenie wzrosło do 4500 zł. Pracodawca jako płatnik zasiłku podwyższy podstawę wymiaru zasiłku za okres od 1 września, ale jedynie do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę dla pełnego etatu wynoszącego 3710,47 zł, a nie do kwoty nowego wynagrodzenia pracownicy, tj. do 3883,05 zł (4500 zł – 4500 zł x 13,71 proc.).

przykład 4

Premie kwartalne

Pracownik zachorował w październiku 2024 r. Poza wynagrodzeniem zasadniczym pracownik ma prawo do premii kwartalnych. Do podstawy wymiaru zasiłku za październik powinny być wliczone premie wypłacone za III, II, I i IV kw. Jednak na koniec października, gdy doszło do rozliczenia wynagrodzeń i zasiłków, premia za III kw. nie została jeszcze wypłacona, w związku z czym wliczono premię za II kw. w podwójnej wysokości. Jednak 4 listopada pracodawca podjął decyzję, że premie za III kw. nie przysługują i nie zostaną wypłacone. W takim przypadku pracownikowi, który dalej nieprzerwanie choruje, trzeba z podstawy zasiłku za okres od 4 listopada wyłączyć tę jedną premię za II kw.

przykład 5

Dodatek specjalny

Pracownikowi samorządowemu przyznano prawo do dodatku specjalnego na okres od 1 lipca do 31 października 2024 r. Pracownik ten jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 15 września do 10 listopada. Dodatek specjalny trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres od 15 września do 31 października, tj. do terminu, do którego został przyznany. Podstawę wymiaru zasiłku za okres od 1 do 10 listopada należy ustalić już bez tego dodatku.

przykład 6

Zmiana regulaminu

Pracownik choruje bez przerwy od 15 września do 30 listopada. Pracownik poza wynagrodzeniem miesięcznym otrzymuje regulaminową premię miesięczną oraz premię kwartalną, które przysługują za czas faktycznie przepracowany. Przy ustalaniu podstawy wymiaru przysługującego zasiłku chorobowego wliczono:

  • przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od września 2023 r. do sierpnia 2024 r.,
  • premie miesięczne wypłacone za ten sam okres oraz
  • 1/12 sumy premii kwartalnych wypłaconych za II, I, IV i III kw.1 października wszedł w życie regulamin wynagradzania, zgodnie z którym od tej daty nie będzie wypłacana premia kwartalna. Wobec tego z podstawy wymiaru zasiłku pracownika za okres od 1 października zostanie wyłączona premia kwartalna.

przykład 7

Uproszczenie zasad wynagradzania

Pracownica była niezdolna do pracy z powodu choroby od 20 września do 19 listopada. Pracownicy oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje dodatek za pracę przy komputerze w wysokości 300 zł, który zgodnie z regulaminem wynagradzania jest pomniejszany za okresy chorobowe o 1/30 za każdy dzień zwolnienia lekarskiego. Do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględniono wynagrodzenie za okres od września 2023 r. do sierpnia 2024 r., w tym dodatek komputerowy. Od 1 października zmienione zostały zasady wynagradzania pracowników i dodatek ten został zlikwidowany, ale o jego kwotę pracodawca podniósł wynagrodzenie zasadnicze. Dzięki temu podstawa zasiłku za okres od 1 października nie zostanie obniżona. ©℗