Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zawiera kodeks pracy ( ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878; dalej: k.p.) jako regulacja ogólna, a szczegóły opisuje rozporządzenie ministra pracy, rodziny i polityki społecznej z 18 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 535). Funkcje pracodawcy w przypadku zatrudnienia tymczasowego są podzielone między agencję i pracodawcę użytkownika, ale kwestia prowadzenia akt osobowych leży w całości po stronie agencji.

W stanowisku z 2 października br. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej potwierdziło, że w tym zakresie zastosowanie znajduje także art. 945 k.p., który od 2019 r. reguluje zasady kontynuacji akt osobowych w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w okresie obowiązkowego przechowywania jego dokumentacji pracowniczej. Nie ma wyłączenia tego przepisu w ustawie z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1110), a więc krótkie okresy zatrudnienia i wykonywanie pracy na rzecz różnych pracodawców użytkowników nie będą żadną przeszkodą w kontynuacji akt osobowych czy innej dokumentacji pracowniczej. [stanowisko, przykład]

Ta sama zasada będzie miała zastosowanie, gdy pracownik tymczasowy zostanie zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej jako jej pracownik administracyjny, czyli zawrze z nią stosunek pracy na podstawie ogólnych przepisów, a nie umowę o pracę tymczasową. Także te dokumenty muszą być przechowywane w jednej teczce akt osobowych pracownika, gdy zatrudnienie miało miejsce w okresie ustawowego przechowywania jego dokumentacji pracowniczej z ostatniej umowy o pracę tymczasową.

Stanowisko MRPiPS z 2 października 2024 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracownika tymczasowego

ikona lupy />
Materiały prasowe

DGP: Czy zatrudnienie jednej osoby najpierw jako pracownika tymczasowego, a następnie jako pracownika zwykłego wprost przez APT na stanowisku administracyjnym wymaga założenia odrębnych akt osobowych? Czy do pracowników agencji pracy tymczasowej, którzy pracują z przerwami na rzecz różnych pracodawców użytkowników, prowadzi się jedne akta osobowe i kontynuuje je za każdym razem, gdy pracownik znowu podejmie pracę w okresie obowiązkowego przechowywania akt osobowych?

MRPIPS: Informujemy, że przepisy ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1110; dalej: „ustawa”) nie regulują odrębnie kwestii związanych z dokumentacją pracowniczą. Jedynie art. 14 ust. 1 pkt 2 przewiduje, że pracodawca użytkownik prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników. Zgodnie z przepisami prawa pracy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników należy do obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Stosownie do art. 5 ustawy w zakresie nieuregulowanym odmiennie przepisami ustawy i przepisami odrębnymi do agencji pracy tymczasowej pracownika tymczasowego i pracodawcy użytkownika stosuje się przepisy prawa pracy dotyczące odpowiednio pracodawcy i pracownika. W odniesieniu do dokumentacji pracowniczej pracownika tymczasowego oznacza to, że obowiązek jej prowadzenia i przechowywania, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i przepisów wykonawczych, spoczywa generalnie na zatrudniającej go agencji pracy tymczasowej. Informujemy, że w odniesieniu do stosunków pracy powstałych 1 stycznia 2019 r. lub później z mocy art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Z kolei art. 945 par. 1 k.p. stanowi, iż w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b (tj. 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł), pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Przepis ten nie wskazuje, że kolejny stosunek pracy ma dotyczyć tego samego stanowiska, rodzaju pracy czy rodzaju zatrudnienia (zatrudnienie tymczasowe). Tym samym należy przyjąć, że pracodawca (w tym agencja pracy tymczasowej) w przypadku nawiązania kolejnego stosunku pracy z tym samym pracownikiem powinien kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. Jednocześnie informujemy, że poglądy prawne resortu nie są wiążące m.in. dla stron stosunków pracy, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów pracy.

Przykład

Wielu pracodawców użytkowników

Pracownik tymczasowy w 2022 r. pracował w agencji pracy tymczasowej ZET cztery razy po jednym miesiącu dla rożnych pracodawców użytkowników, a w 2023 r. osiem razy po dwa tygodnie (też wykonując pracę w różnych firmach) i teraz, od 1 października 2024 r., zatrudnił się ponownie w tej samej agencji. Wszystkie dokumenty z łącznie 13 stosunków pracy powinny być przechowywane w jednej teczce akt osobowych, gdyż odstępy między kolejnymi stosunkami pracy nie wynosiły ponad 10 lat. ©℗