Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (art. 25 ust. 1 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów; Dz.U. poz. 928; dalej: ustawa). Wybór przyjmującego takie zgłoszenia w przyszłości może okazać się kluczowy dla całego procesu. Osoba taka powinna być świadoma swoich obowiązków, a także odpowiednio upoważniona przez podmiot prawny.
Krótki termin na reakcje
Na początku trzeba przypomnieć, że ustawa zobowiązuje podmioty prawne do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu. Obowiązek ten musi być spełniony niezależnie od układu kalendarza, co oznacza, że termin biegnie również w czasie dni wolnych od pracy – także świąt. Co istotne, w przypadku wyznaczenia tylko jednej osoby przyjmującej zgłoszenia skorzystanie z nieprzerwanych 14 dni wypoczynku albo długotrwała choroba mogą okazać się problematyczne. Należy pamiętać, że do przyjmowania zgłoszeń mogą być powołane jedynie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Takie upoważnienie jest szczególnie istotne, biorąc pod uwagę fakt, że ujawnianie tożsamości sygnalisty (także osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą) osobie nieupoważnionej zagrożone jest karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Celowe ignorowanie
Może zdarzyć się, że przyjmujący zgłoszenie celowo nie będzie chciał przekazać go osobom odpowiedzialnym za podejmowanie działań następczych lub nie podejmie samodzielnie tych działań. Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest dokumentem, który – będąc obok ustawy podstawą działania przyjmującego zgłoszenia – mógłby przeciwdziałać takim sytuacjom. Zjawiskiem, które należy bezwzględnie prewencyjnie zwalczać, jest konflikt interesów. Najczęściej chodzi tu o zgłoszenia, które dotyczą bezpośrednio przyjmującego zgłoszenie lub osoby z nim powiązanej. W zależności od tego, czy przyjmującym jest jedna osoba, czy jednostka organizacyjna, prawidłowe ułożenie takiej struktury może okazać się bardziej lub mniej skomplikowane.
Aby uniknąć konfliktu interesów, przygotowywana procedura powinna zapewniać furtkę pozwalającą na to, by sygnalista mógł dokonać zgłoszenia z ominięciem osoby przyjmującej. Z reguły takie zgłoszenie powinno trafić do odpowiednio upoważnionego przyjmującego, który w strukturze organizacyjnej zajmuje co najmniej równorzędne stanowisko do osoby, która standardowo przyjmuje zgłoszenia. Rozwiązanie, w którym przyjmujący zgłoszenia w razie konfliktu interesów jest osobą podporządkowaną służbowo potencjalnemu naruszającemu, może okazać się bezskuteczne.
!Przyjmujący zgłoszenia, który celowo uniemożliwia lub utrudnia zgłoszenie naruszenia prawa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli jest pracownikiem podmiotu, w którym przyjmuje zgłoszenie, może również podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej.
Jeśli przyjmowaniem zgłoszeń zajmuje się zespół, warto, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych przewidywała konieczność wyłączenia osoby, której potencjalnie może dotyczyć konflikt interesów. W takim przypadku członkowie zespołu zajmują równorzędne stanowiska, zatem ryzyko ich podporządkowania względem siebie jest dużo niższe.
Trzeba przy tym pamiętać, że przyjmujący zgłoszenia, który celowo uniemożliwia lub utrudnia dokonania zgłoszenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku – zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy. Mimo że ustawa nie przewiduje karalności w przypadku nieumyślnego działania, to warto pamiętać, że jeśli osoba ta jest zatrudniona w danym podmiocie prawnym, to nie można wykluczyć również odpowiedzialności dyscyplinarnej związanej z naruszeniem powierzonych obowiązków służbowych oraz narażenia organizacji na ryzyka. Z tego właśnie powodu warto zapewnić przyjmującym zgłoszenia odpowiednie przeszkolenie, które zapewni zachowanie odpowiednich procedur w razie wystąpienia – nawet potencjalnego – konfliktu interesów.
Podsumowanie
Rola przyjmującego zgłoszenia jest jedną z najistotniejszych z perspektywy ochrony sygnalisty. Osoba wyznaczona na tę funkcję znajduje się na pierwszej linii frontu. Warto zadbać o to, aby była ona odpowiednio przeszkolona oraz świadoma odpowiedzialności związanej z powierzonymi zadaniami. Ponadto procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna przewidywać mechanizmy przeciwdziałające konfliktowi interesów. Prawidłowo sporządzony dokument, który ma być stosowany w praktyce, musi pozwalać na rozwiązanie potencjalnie niebezpiecznych sytuacji. Przyjęty sposób działania podmiotu prawnego nie może prowadzić do utrudniania lub uniemożliwiania dokonywania zgłoszeń.