Za pracę osoby przyjmującej zgłoszenia sygnalistów trzeba zapłacić [OPINIA]

Już w tytule ustawy o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) ustawodawca wskazał najważniejszy – jak się wydaje – aspekt nowych przepisów: ochronę osób, które miały odwagę zgłosić nieprawidłowości dostrzeżone w organizacji. W dyskusji towarzyszącej wprowadzaniu ustawy skupiono uwagę głównie na tym. Pominięto kwestię osób, od których będą zależeć funkcjonowanie nowego prawa i standard obsługi zgłoszeń wewnętrznych.

Tymczasem kształt procesu sygnalizowania i rozpatrywania zgłoszeń oraz właściwy dobór osób odpowiedzialnych za jego realizację są kluczowymi elementami gwarancji ochrony sygnalisty. Warto się więc przyjrzeć, jaki status i jakie prawa mają osoby rozpoznające zgłoszenia wewnętrzne.

Co na to ustawa?

W ustawie wspomina się o tych osobach w zasadzie tylko dwa razy. W art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 jest mowa o powołaniu bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych. W art. 27 ust. 2 wskazano, że te osoby muszą mieć upoważnienie oraz że są zobowiązane do zachowania poufności. Ponadto odnoszą się do nich przepisy karne, mówiące o odpowiedzialności za ujawnienie tożsamości sygnalisty (lub osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia).

Ustawa nie daje więc w zasadzie żadnych narzędzi czy wskazówek (poza wymogiem bezstronności) co do tego, jak wybrać te osoby, jak mają one wykonywać zadania wynikające z ustawy i jak organizacyjnie ukształtować ich status. Nie ma również jakichkolwiek regulacji odnoszących się do statusu tych osób w kontekście ich dotychczasowych obowiązków.

Z jednej strony takie rozwiązanie można uznać za pozytywne – zbyt kazuistyczne prawo, wbrew pozorom, nie jest wcale łatwiejsze w stosowaniu. Z drugiej jednak strony pewne istotne kwestie pozostają nieuregulowane, a to – do momentu ukształtowania się orzecznictwa bądź co najmniej praktyki uprawnionych organów – może prowadzić do licznych problemów, a nawet sporów.

Jak wybrać dobrze?

Wiemy, że musimy wyznaczyć osoby rozpatrujące zgłoszenia. Wiemy, że mają to być osoby bezstronne, które zapewnią, że proces będzie funkcjonował prawidłowo. Jak to zrobić?

Pierwszy krok to wybór kandydatów. W większych organizacjach do komisji rozpoznającej zgłoszenia (uważamy, że powinno to być w miarę możliwości ciało kolegialne) powołuje się głównie osoby, które w ramach już realizowanych zadań wykonują czynności zbliżone do tych, które będą przedmiotem działań następczych: osoby zajmujące się compliance, audytami, prawnicy wewnętrzni, pracownicy działów HR. W mniejszych organizacjach wybór takich osób jest znacznie trudniejszy. Nie ma bowiem takich naturalnych kandydatów. W takich przypadkach to cechy osobowościowe (dojrzałość, odpowiedzialność, niezależność) i zaufanie mogą mieć kluczowe znaczenie dla decyzji o wyborze członków komisji.

Osoby wybrane do pełnienia tych funkcji są (zazwyczaj) pracownikami, do których należy stosować przepisy kodeksu pracy. Trzeba więc przeanalizować co najmniej:

■ rodzaj nowych zadań w kontekście dotychczas wykonywanych obowiązków,

■ wolę pracownika pełnienia nowej funkcji,

■ liczbę nowych obowiązków w kontekście czasu pracy i wynagrodzenia.

Trudno na tym etapie jednoznacznie odnieść się do tych zagadnień. Praktyka pokaże, czy i na ile będą one problematyczne i w jakim zakresie obowiązujące rozwiązania dotyczące prawa pracy odpowiadają na wyzwania ustawy o sygnalistach.

Przede wszystkim pracownik

Jednym z istotnych elementów umowy o pracę jest określenie rodzaju pracy, czyli zakresu i rodzaju obowiązków, które wykonuje pracownik. Czy zatem w związku z powierzeniem mu funkcji członka komisji do rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych dochodzi do zmiany zakresu obowiązków? Twierdząca odpowiedź na to pytanie implikuje istotne konsekwencje na gruncie prawa pracy. Wydaje się, że w niektórych przypadkach (np. osób zajmujących się compliance, odpowiedzialnych za zgodność działań w organizacji z przepisami) nie dojdzie do zmiany zakresu zadań, gdyż obowiązki wynikające z udziału w komisji pozostają w związku z rodzajem wykonywanych przez nie dotychczas obowiązków.

Może być jednak tak, że do rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych zostanie powołany np. dyrektor działu finansowego czy IT. W ich przypadku sytuacja jest bardziej skomplikowana. Zakres wykonywanych przez nich obowiązków jest odmienny od zadań członków komisji. Być może dałoby się przypisać te czynności do obowiązków w zakresie funkcji menedżerskich tych osób. Często zakres obowiązków na najwyższych stanowiskach w organizacji jest dość szeroki i obejmuje np. kwestie zapewnienia zgodności z prawem nadzorowanych obszarów. Ale trzeba to indywidualnie rozważyć. Może się bowiem okazać, że powołanie danej osoby do pełnienia funkcji w komisji rozpoznającej zgłoszenia wewnętrzne skutkuje zmianą (chociażby częściową) jej rodzaju pracy, a to oznacza obowiązek podjęcia konkretnych czynności.

„Nie wyrażałem zgody!”

W tym miejscu przechodzimy do kolejnej dyskusyjnej kwestii – czy pracownik może zostać powołany do roli osoby podejmującej działania następcze jednostronną decyzją pracodawcy, czy też wymaga to jego zgody i w jaki sposób może się odbyć.

W przypadku gdy uznajemy, że rola członka komisji mieści się w zakresie rodzaju pracy danego pracownika, pracodawca może – w naszej ocenie – w ramach polecenia nakazać pracownikowi pełnienie takiej funkcji. Pracownik jest zobowiązany w ramach pracowniczego podporzadkowania takie polecenie wykonać.

Bardziej skomplikowana jest sytuacja, gdy powierzenie funkcji wykracza poza dotychczasowe zadania pracownika. Gdy mamy do czynienia ze zmianą rodzaju pracy, wprowadzenie nowych obowiązków może się odbyć na dwa sposoby. Jeśli pracownik jest zainteresowany tą rolą i chce ją pełnić – wówczas strony podpiszą zapewne porozumienie zmieniające. Jeśli jednak pracownik nie chce pełnić takiej roli, pracodawcy pozostaje dokonanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy (i ewentualnie płacy). Oczywiście dyskusyjne będzie to, czy w takich okolicznościach ta osoba będzie miała odpowiednie nastawienie do pełnienia roli członka komisji. Pamiętajmy też, że obejmie nową funkcję dopiero wraz z upływem okresu wypowiedzenia, co może mieć istotny wpływ na funkcjonowanie komisji.

Pracodawca musi też uwzględnić to, że odmowa przyjęcia przez pracownika nowych warunków pracy może doprowadzić do rozwiązania umowy o pracę. Jednocześnie powstaje pytanie, czy brak woli pracownika przyjęcia funkcji w komisji może być podstawą do wypowiedzenia mu umowy o pracę, w ramach której dotychczas prawidłowo wykonywał powierzone mu obowiązki. Odpowiedź wymaga każdorazowo indywidualnej analizy.

Nic za darmo

Jeśli pracodawca i pracownik doszli do porozumienia, pojawia się kolejne zagadnienie, które wymaga zastanowienia się. Czy członkom komisji, w których przypadku ta funkcja nie pozostaje w związku z rodzajem dotychczas wykonywanych zadań, należy się dodatkowe wynagrodzenie? W sytuacji, gdy zgłoszeń nie ma lub jest ich niewiele, to pytanie może mieć charakter teoretyczny. Co innego w organizacjach, gdzie zgłoszeń będzie na tyle dużo, że udział w komisjach istotnie wpłynie na możliwość wykonywania podstawowych obowiązków i spowoduje przekraczanie norm czasu pracy.

Nie można zapominać, że celem postępowania wyjaśniającego jest zweryfikowanie przekazanych w zgłoszeniu informacji, pozyskiwanie danych i dowodów niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia, a także podejmowanie innych czynności zmierzających do rozpoznania sprawy, np. przesłuchań świadków czy zabezpieczenia dokumentów. Prowadzenie kilku takich postępowań jednocześnie, a w przypadku, gdy postępowanie jest wielowątkowe, nawet tylko jednego, może prowadzić do sytuacji, w której pracownik nie będzie w stanie wywiązać się ze wszystkich obowiązków przypisanych do jego stanowiska albo wykonywanie tych obowiązków będzie się wiązało z koniecznością wykonywania pracy w nadgodzinach.

Czy zatem w takich przypadkach pracownicy pełniący dodatkowo funkcje w komisjach będą mogli żądać dodatkowego wynagrodzenia? A jeśli tak, to w jaki sposób wynagrodzenie to powinno być ukształtowane – w stałej miesięcznej wysokości (np. przez podwyższenie wynagrodzenia zasadniczego), wynagrodzenia godzinowego czy może za udział w ramach konkretnego postępowania wyjaśniającego?

Wydaje się, że dotychczasowa praktyka (o ile można mówić o praktyce, mając na uwadze fakt, że ustawa obowiązuje od niecałego miesiąca) pokazuje, że podejmowanie działań następczych w ramach komisji wyjaśniających nie jest powiązane z dodatkowym wynagrodzeniem. Takie podejście można usprawiedliwić tym, że na tym etapie organizacjom jest trudno oszacować potencjalną liczbę zgłoszeń, a tym samym czasochłonność podejmowanych działań następczych. Zapewne w wielu organizacjach zgłoszeń może nie być w ogóle albo ich liczba będzie na tyle mała, że w praktyce wykonywanie funkcji członka komisji nie będzie dodatkowym obciążeniem.

Miesięcznie czy godzinowo

W tym kontekście nie można zapominać, że art. 80 k.p. stanowi, iż wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. W konsekwencji, jeśli pełnienie funkcji członka komisji nie będzie się wiązało z wykonywaniem rzeczywistych obowiązków, brak wypłaty dodatkowego wynagrodzenia wydaje się usprawiedliwiony i zasadny.

Jednakże, stosownie do art. 78 par. 1 k.p., wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także by uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. A zatem powstaje pytanie, czy zasadne jest wymaganie przez pracodawcę od członków komisji wykonywania dodatkowych czynności bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia, szczególnie w tych sytuacjach, w których ich zaangażowanie w nową rolę będzie wymagało znacznych nakładów pracy. Na tak postawione pytanie w świetle przytoczonego art. 78 par. 1 k.p. należy odpowiedzieć przecząco.

Być może rozwiązaniem mogłoby być przyznanie wynagrodzenia godzinowego bądź ryczałtowego za udział w danej komisji wyjaśniającej, a zatem uzależnienie prawa do wynagrodzenia (ewentualnie jego wysokości) od nakładu rzeczywiście wykonanej pracy. W tym miejscu powstają jednak kolejne pytania. Czy wynagrodzenie jest należne, jeśli zakres zadań nie przekracza normy czasu pracy, a w tym czasie pracownik będący członkiem komisji nie wykonuje obowiązków przypisanych do jego podstawowego stanowiska pracy przy zachowaniu prawa do pełnego wynagrodzenia z tego tytułu? A także – czy, jeśli pracownik będący członkiem komisji wykonuje obowiązki w wymiarze przekraczającym normy czasy pracy, należy mu się po prostu wynagrodzenie z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych zgodnie z przepisami k.p.?

Niezależnie od przyjętego rozwiązania przy większym obłożeniu pracą członków komisji wykonywanie przez nich obowiązków może oznaczać, że pracodawca będzie ponosił dodatkowe koszty (także w przypadku, gdy zgłoszenie jest dokonywane w złej wierze). Po raz kolejny pracodawcy będą więc ponosić koszty nowych regulacji.

Z całą pewnością to nie wszystkie wątpliwości, jakie można mieć w związku z pełnieniem przez pracownika nowych funkcji wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów. Po raz kolejny pozostaje więc czekać na ustalenie się praktyki i poszukiwać rozwiązań, które pozwolą w najszerszym zakresie zrealizować cel ustawy z jednoczesnym uwzględnieniem aspektów prawnych w niej nieuregulowanych. ©℗

Za pracę osoby przyjmującej i badającej zgłoszenia sygnalistów trzeba zapłacić