Przeszkolenie zatrudnionych ułatwi rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów

25 września weszła w życie ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: u.o.s.). Podmioty zobowiązane do jej stosowania powinny więc finalizować działania nad procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Warto się też zastanowić, czy przygotowana procedura pozwoli na realizację celu ustawy, jakim jest ułatwienie wykrywania naruszeń prawa. Nie mniej ważne od kwestii formalnych są zadbanie o odpowiednią komunikację z zatrudnionymi i szkolenia.

Skuteczne zachęty

Z praktyki wynika, że część sygnalistów wyczekiwała na wejście w życie ustawy. Widać to po zgłoszeniach naruszeń od 25 września 2024 r., które mogły być dokonane wcześniej. Sygnaliści ewidentnie czekali na wejście w życie nowych przepisów, a uprawnienia, które ustawa przyznaje zgłaszającym, zachęciły ich do dokonywania zgłoszeń w tym trybie. Warto wziąć pod uwagę doświadczenie zebrane w tych pierwszych dniach obowiązywania przepisów i przekuć je w prężnie działający system. Bezwzględnie należy pamiętać o obowiązkach, które nakłada na przyjmujących i rozpatrujących zgłoszenia u.o.s., ale spełnienie ustawowego minimum może się okazać niewystarczające dla sprawnego funkcjonowania nowego systemu. Pojawiają się głosy, że sygnaliści nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, w jaki sposób dokonać zgłoszenia oraz czego może ono dotyczyć.

Co warto zrobić

W czasie przygotowania do wdrażania procedury zgłoszeń wewnętrznych warto się pochylić nad przygotowaniem dodatkowej informacji przeznaczonej dla sygnalistów. Procedura często zawiera kompleksowe regulacje skierowane nie tylko do zgłaszających, lecz także do osób obsługujących zgłoszenia. Wyodrębnienie z procedury kwestii istotnych dla sygnalistów, takich jak: kanały zgłoszeń, katalog naruszeń lub przysługujące im prawa, które powinny być streszczone w bardzo prosty sposób, pozwoli na lepsze zobrazowanie całego procesu. Świadomy zgłaszający stanowi wartość dodaną dla organizacji, która może szybciej wykryć naruszenie. Prawidłowo opisane zgłoszenie z pewnością przyczyni się do lepiej przeprowadzonych działań następczych.

Kolejnym elementem dobrych praktyk jest zorganizowanie szkolenia dla zespołu. Warto przeprowadzić trzy szkolenia:

• dla wszystkich zatrudnionych jako potencjalnych sygnalistów; którzy mogą być żywo zainteresowani korzystaniem z procedury;
• dla osób przyjmujących i roz patrujących zgłoszenia – aby przygotować ich do obsługi zgłoszeń wewnętrznych;
• dla członków organów podmiotu prawnego oraz innych osób decyzyjnych ‒ aby poinformować ich o zakresie u.o.s. oraz ich ewentualnej odpowiedzialności na podstawie tej ustawy.

Szkolenia zwiększają świadomość i dzięki nim można lepiej realizować u.o.s.

Te działania szczególnie warto podjąć, jeśli procedura zgłoszeń wewnętrznych zawiera dodatkowe elementy, takie jak szerszy zakres przedmiotowy zgłoszeń, gdy podmiot zdecydował się dodać informacje o naruszeniach dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. W takim przypadku szkolenie można potraktować jak przypomnienie zatrudnionym tych właśnie regulacji. Jeśli dana procedura przewiduje system zachęt do korzystania z niej, to również warto poinformować o tym potencjalnych sygnalistów.

Warto też okresowo porównywać opracowaną procedurę zgłoszeń wewnętrznych z obowiązującą w organizacji praktyką. Trzeba zadbać, aby wszystkie systemy działały prawidłowo i były zachowane minimalne standardy wymagane przez u.o.s. (jak np. ochrona tożsamości sygnalisty). Przy okazji takiego przeglądu warto zweryfikować rejestr zgłoszeń wewnętrznych – czy jest kompletny oraz czy są z niego usuwane dane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie

Samo wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych może się okazać niewystarczające, aby prawidłowo funkcjonowała. Minęło dopiero kilka dni od wejścia w życie u.o.s., a już widać pierwsze nieprawidłowości. Przykładowo niektórych zgłoszeń dokonanych od razu po wejściu w życie ustawy nie można uznać za informację o naruszeniu prawa. Sygnaliści mylą również kanały i zgłaszają naruszenia w sposób nieprzewidziany w procedurze. A przecież każde zgłoszenie odbiegające od niej wymaga zaangażowania do jego obsługi. Dlatego tak ważne jest, aby jasno przekazać informacje o obowiązującej procedurze zgłoszeń wewnętrznych oraz wyjaśnić najważniejsze zasady dotyczące tych zgłoszeń. Sprzyjać to będzie zapewnieniu compliance w organizacji oraz ułatwi obsługę zgłoszeń.

Najbliższy czas pozwoli na ustabilizowanie praktyki obsługi zgłoszeń wewnętrznych i będzie kluczowy dla dalszego funkcjonowania systemu w danym podmiocie. Warto zadbać, aby procedura nie była dokumentem schowanym na dnie szuflady, tylko żywą polityką.