Jak rozliczyć wynagrodzenie kierowców pracujących na zlecenie?

Ustawa o czasie pracy kierowców określa zasady stosowania wyłączenia części uzyskanego przychodu z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych. Poza wyjątkami określonymi w tej ustawie kierowcom wykonującym zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych przysługuje zwolnienie składkowe, ale dopiero wtedy, gdy zostanie spełniony warunek uzyskania odpowiednio wysokiego przychodu.

Zasady ogólne

Osoba wykonująca umowę zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Z kolej ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorców stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu umowy zlecenia, jeżeli w umowie zlecenia albo w innej umowie o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, określono odpłatność za jej wykonywanie:

• kwotowo;
• w kwotowej stawce godzinowej lub
• akordowej albo prowizyjnie.

Z kolei w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia, uzyskiwane od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej – z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów z umów o zarządzanie przedsiębiorstwami, kontraktów menedżerskich stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy o PIT).

Kiedy przysługuje wyłączenie

W przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach między narodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie wchodzi kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia oraz należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:

• noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 [rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (Dz.Urz. UE z 2006 r. L 102, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE z 2020 r. L 249, s. 1.).;
• podróży do miejsca rozpoczęcia między narodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy;
• niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę;
• korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Przeciętne wynagrodzenie to prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej ustalone w ustawie budżetowej na dany rok kalendarzowy. Natomiast przez „przychód” kierowcy należy rozumieć przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W 2024 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wynosi 7824 zł.

Do dni pobytu za granicą, wyznaczających część zwolnioną, nie zalicza się:

• dni urlopu wypoczynkowego,
• okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby,
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

Z powyższego wynika, że u kierowcy-zleceniobiorcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym wyłączenie części przychodu z podstawy wymiaru składek ma zastosowanie tylko, gdy przychód ten jest wyższy niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie. Jeśli przychód jest niższy od tej kwoty, pomniejszenie wynikające z ustawy o czasie pracy kierowców nie przysługuje.

Natomiast jeśli przychód jest wyższy i po odliczeniu kwoty stanowiącej iloczyn 60 euro i liczby dni pobytu kierowcy za granicą (części zwolnionej) przychód ten spadnie poniżej kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, to jako podstawę wymiaru składek trzeba przyjąć kwotę tego przeciętnego wynagrodzenia.

Co ważne, jeśli kierowca wykonywał usługi tylko przez część miesiąca (miał zleconych mniej wyjazdów) i przez to uzyskał mniejszy przychód, przy dokonywaniu porównania tego przychodu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia nie należy go proporcjonalnie zmniejszać. Innymi słowy, nie ma znaczenia okres przebywania w danym miesiącu za granicą, porównania należy dokonywać zawsze do pełnej kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Zwolnienie z PIT

Zwolnione z podatku dochodowego są przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, przy czym dni pobytu za granicą ustala się zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, oraz zwrot kosztów:

• noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 wymienionego w art. 1 pkt 1a ustawy czasie pracy kierowców;
• podróży do miejsca rozpoczęcia między narodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy;
• niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę;
• korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Jeżeli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za granicą jest krótszy niż 12 godz., kwoty stanowiące równowartość 60 euro w przypadku wyłączenia z podstawy wymiaru składek oraz 20 euro w przypadku zwolnienia z podatku, ulegają zmniejszeniu do:

• 1/3 w przypadku pobytu do 8 godz.;
• 1/2 w przypadku pobytu ponad 8 do 12 godz.

Warto zauważyć, że prawo do zwolnienia podatkowego nie jest obwarowane uzyskaniem przez zleceniobiorcę odpowiedniego poziomu przychodu. Zwolnienie ma więc zastosowanie niezależnie od wysokości przychodu.

Zarówno wartość zryczałtowanej kwoty za każdy dzień pobytu za granicą w celu ustalenia części zwolnionej, jak i sam przychód w walucie obcej (jeśli taki zleceniobiorca uzyskuje) przy rozliczaniu podatku oraz składek wymagają przeliczenia na złotówki. Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT). [przykłady 1 i 2 s. D1] ©℗

przykład 1

przykład 2