Podwyżka wynagrodzenia minimalnego – czy pracodawca musi zrobić aneks do umowy?

Czy podwyżka minimalnego wynagrodzenia oznacza, że potrzebny jest aneks do umowy? Kiedy pracodawca nie ma konieczności przygotowania dokumentu? Czy jeśli pracodawca zapomniał o aneksie, pracownik nie otrzyma nowej stawki wynagrodzenia minimalnego wynikającego z ustawy?

Podwyżka minimalnego wynagrodzenia a aneks do umowy

Podwyżka wynagrodzenia minimalnego to temat, który budzi wiele pytań, zarówno wśród pracodawców jak i pracowników. Szczególnie w kontekście obowiązków związanych z aktualizacją umów o pracę. Kiedy Rząd ogłasza podwyżkę płacy minimalnej, pracodawcy muszą dostosować wynagrodzenia do nowych stawek. W praktyce rodzi to pytanie, czy zmiana ta wymaga sporządzenia aneksu do umowy o pracę, czy zawsze trzeba przygotować aneks i, czy w razie nieprzygotowania aneksu nowa stawka obowiązuje pracownika. W tym artykule omówimy przepisy prawa pracy dotyczące obowiązku dostosowania umów do nowych stawek minimalnych, analizując, w jakich sytuacjach konieczna jest formalna zmieniana warunków zatrudnienia, a kiedy wystarczy wdrożenie zmian w systemie wynagrodzeń.

Podwyżka wynagrodzenia minimalnego

Wzrost wynagrodzenia minimalnego to temat, który wzbudza wiele kontrowersji dla oby stron stosunku pracy. Niewątpliwe, jest to jedno z najważniejszych zagadnień w sferze rynku pracy, mające bezpośredni wpływ na sytuację ekonomiczną wielu pracowników oraz na funkcjonowanie przedsiębiorstw. W roku 2024 stawka wynagrodzenia minimalnego została podwyższona dwa razy i obowiązywała od stycznia 2024 r. w kwocie 4242 zł/brutto oraz od lipcu w kwocie: 4300 zł/brutto. Regularne podnoszenie minimalnej płacy jest narzędziem polityki społecznej, które ma na celu poprawę standardu życia w obecnym stanie ekonomicznym osób o najniższych dochodach. Niestety podwyżka wynagrodzenia minimalnego wiąże się z nowymi wyzwaniami dla pracodawców, którzy muszą dostosować swoje budżety do nowych realiów.

Podwyżka minimalnego wynagrodzenia a obowiązek sporządzenia aneksu do umowy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, wszystkie zmiany dotyczące umów o pracę powinny być sporządzone w formie pisemnej. Wnika to wprost z art. 29 § 4 Kodeksu pracy. Nie ma tu znaczenia, czy dokument zostanie sporządzone odręcznie, czy też w sposób elektroniczny. Znacznie nie ma również jego forma przekazania. Może się to odbyć przez osobiste przekazanie pracownikowi dokumentu zmieniającego warunki pracy i płacy, ale również Kodeks cywilny poduszcza możliwość przekazania takiego dokumentu za pomocną nośników elektronicznych, np. wysłanie na adres e-mail pracownika. Kluczowe jest, aby sporządzony dokument był zgodny z zasadami prawa pracy, a jeśli pracodawca zdecydował się na wysłanie go e-mailem, zachowanie zasad odpisanych w art. 781 Kodeksu cywilnego – musi zawierać formę pisemną (załącznik z aneksem/porozumieniem zmieniającym) oraz elektroniczny podpis kwalifikowany pracodawcy. Wydawać by się mogło, że skoro każda zmiana zapisów umowy wymaga formy pisemnej to sporządzenie aneksu ze zmianą kwoty minimalnej jest obowiązkowa, jednak przepisy prawa pracy pozwalają uniknąć przygotowania nowych, wymaganych dokumentów.

Kiedy pracodawca nie musi sporządzać aneksu do umowy o pracę?

Wszystko zależy od sposobu w jaki została określona stawka obowiązująca pracownika w pierwotnej umowie o pracę. W chwili obecnej, na polskim rynku pracy najczęściej występuje wynagrodzenie określane w stałej stawce miesięcznej lub godzinowej. Jeśli pracodawca w umowie o pracę zawarł zapis, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika to określona kwota, np.: 4242 zł/brutto miesięcznie bądź stawka godzinowa, np.: 27,70 zł/ brutto to niestety, zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy aneks z ustawową zmianą stawki minimalnej należy przygotować. Taki stan rzeczy potwierdził m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3.11.1976 r. sygn. akt: 165/76 ,,Wynagrodzenie – jako istotny element każdej umowy o pracę – powinno być określone w sposób dokładny i niepozostawiający wątpliwości co do umówionych przez strony zasad jego zapłaty”.

Wyjątek w którym nie trzeba przygotowywać aneksu w związku z podwyższeniem kwoty minimalnej odnosi się do sformułowania zapisy o kwocie wynagrodzenie przysługującemu pracownikowi za wykonanie pracy, tj.: wynagrodzenie nie zostało opisane kwotowo, a pracodawca umieścił zapis że pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku stawką wynikającą z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Takie rozwiązanie pomoże uniknąć pracodawcy sporządzania dodatkowych dokumentów za każdym razem, gdy dochodzi do podwyższenia wynagrodzenia minimalnego.

Pracodawca nie przygotował aneksu – czy nowa stawka minimalna obowiązuje pracowników?

Jeśli z jakiegoś powodu pracodawca nie przygotował aneksu w związku z ustawowym podwyższeniem płacy minimalnej, a zapis w umowie o pracę o wynagrodzeniu wymaga aneksowania, nowa stawka minimalnego wynagrodzenia i tak obowiązuje pracownika. Wynika to wprost z art. 18 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym postanowienia umów i aktów nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Oznacza to, że niedopuszczalne jest wypłacanie wynagrodzenia pracownikowi w kwocie niższej, niż stawka wynagrodzenie minimalnego.