Czy wypowiedzenie można wysłać e-mailem?

Czy wypowiedzenie umowy o pracę można wysłać e-mailem? Czy jest ono skuteczne? Jakie procedury należy spełnić? Czy pracownik musi się z nim zapoznać? Co w sytuacji, gdy w dniu otrzymania e-maila pracownik pójdzie na L-4?

Wypowiedzenie umowy o pracę wysłane e-mailem

W dobie cyfryzacji coraz częściej pracodawcy decydują się na udogodnienia jakie niesie za sobą możliwość prowadzenie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej. Cyfrowe narzędzia umożliwiają bardziej efektywne przeprowadzanie procesów związanych ze stosunkiem pracy. W tym artykule omówimy jak można zakończyć pracownicze zatrudnienie, jakie formalności należy spełnić, aby wypowiedzenie wysłane e-maile było ważne, czy wypowiedzenie jest skuteczne, jeśli pracownik unika odczytania e-maile oraz co w sytuacji, gdy po przekazaniu wypowiedzenia wpływa zwolnienie lekarskie.

Zakończenie umowy o pracę

Zakończenie pracowniczego zatrudnienia może wynikach z różnych przyczyn, tj.: decyzja pracodawcy, decyzja pracownika, czy chociażby osiągnięcie wieku emerytalnego oraz na kilka sposobów. Art. 30 § 1 Kodeksu pracy reguluje możliwość rozwiązania umowy o pracę:

• na mocy porozumienia stron,
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem,
• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia,
• z upływem czasu, na który była zawarta.

Niezależnie od przyczyny, proces ten powinien być przeprowadzony zgodnie z przepisami prawa pracy oraz zachowaniem odpowiednich terminów wypowiedzenia i obowiązków wobec pracownika, m.in. podaniu rzeczowej i prawdziwej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę.

Przekazanie wypowiedzenia - e-mail z załącznikiem

Gdy pracodawca podejmie decyzje o rozstaniu z pracownikiem, staje przed koniecznością przekazania pracownikowi tej informacji wraz z przygotowanym dokumentem. Coraz częściej mają miejsca sytuacje w których pracownik o zwolnieniu dowiaduje się podczas rozmowy online za pośrednictwem platform internetowych, np.: ZOOM, Teams, czy Google Meet. Ponadto, pracownik, który wcześniej podejrzewał, że może dojść do zwolnienia i nie wstawił się na umówione spotkanie online nie zabezpieczy się takim sposobem przed otrzymaniem wypowiedzenia, a jedynie może się narazić na nieprzyjemności wynikające z odmowy wykonania polecania służbowego.

Na e-mail służbowy lub prywatny zostaje wysłane do pracownika wypowiedzenie umowy o pracę. Takie rozwiązanie, co prawda nie zostało uregulowane w Kodeksie pracy, jednak należy mieć na uwadze art. 300 Kodeksu pracy, który wprost mówi, że w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Aby wysłane za pośrednictwem e-mail wypowiedzenie było skuteczne, trzeba przestrzegać kilku kluczowych zasad zawartych w Kodeksie pracy oraz w Kodeksie cywilnym.

Skuteczne wypowiedzenie umowy e-mailem

Najważniejszymi elementami jest zachowanie formy pisemnej wypowiedzenia oraz opatrzeniem go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wynika to wprost z art. 781 Kodeksu cywilnego. Sposób jego sporządzenia jest dowolny. Oznacza to, że treść dokumentu może być sporządzona odręcznie bądź elektroniczny, jednak nadal musi zawierać kwalifikowany podpis elektroniczny. Potwierdził to wyrok Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 r. sygn. akt: 58/09 ,,treść oświadczenia woli w postaci elektronicznej można sporządzić w różny sposób, np. odręcznie, ale należy je opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.

Pracownik nie otworzył e-mail z wypowiedzeniem - czy jest skuteczne?

W sytuacji, gdy pracownik nie otworzy e-maila z załączonym wypowiedzeniem, nie oznacza to automatycznie, że wypowiedzenie jest nieskuteczne. Jeśli wypowiedzenie zostało wysłane drogą elektroniczną, a wiadomość zawiera załącznik z kwalifikowanym podpisem elektronicznym i została zachowana forma pisemna, uznaje się je za dostarczone w momencie, gdy pracownik mógł się z nim zapoznać. Wynik to wprost z art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego - Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. W/w artykuł potwierdza, że nie ma znaczenia, czy pracownik zapoznał się z wypowiedzeniem, czy świadomie nie otwierał korespondencji zawierającej wypowiedzenie umowy o pracę, i tak jest ono skuteczne.

Zwolnienie lekarskie pracownika po otrzymaniu e-maila z wypowiedzeniem

Gdy pracownik otrzymał e-mail z wypowiedzeniem i w tym samym dniu wpłynęło zwolnienie lekarskie, zachodzi wątpliwość, czy takie wypowiedzenie jest skuteczne. Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie trwania niezdolności do pracy pracownika. Jeśli jednak wypowiedzenie zostało wysłane drogą elektroniczną i doręczone przed uzyskaniem przez pracownika zwolnienia lekarskiego, jest ono nadal skuteczne. Nie ma tu znaczenia nawet fakt, że zwolnienie lekarskie zostało wystawione z datą wstecz, np. dzień przed otrzymaniem wypowiedzenia.

Taką tezę potwierdza liczne orzecznictwo, m.in. Wyrok wyroku Sądu Najwyższego z 6 października 2004 r. sygn. akt: 614/2003 ,,Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi , który świadczył pracę a następnie wykazał, iż w dniu wypowiedzenia był niezdolny do pracy z powodu choroby nie narusza art. 41 k.p., który stanowi, iż pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. W związku z powyższym Sąd uznał, że zakład pracy nie naruszył przepisów Kodeksu Pracy wypowiadając powodowi umowę o pracę”.
oraz postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 19 lutego 2014 r. sygn.akt:266/13 ,,Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi, który świadczył pracę, a następnie wykazał, że w dniu wypowiedzenia był niezdolny do pracy z powodu choroby, nie narusza art. 41 k.p.”.