Świadectwo pracy – kiedy wystawiamy, a kiedy nie ma takiego obowiązku?

Co zawiera świadectwo pracy i kiedy je wystawiamy? Kiedy nie ma takiego obowiązku po stronie pracodawcy? Jakie konsekwencje niesie za sobą niewydanie dokumentu w terminie? Oto przykłady.

Świadectwo pracy - kiedy wystawiamy?

Świadectwo pracy jest jednym z kluczowych dokumentów, które pracodawca zobowiązany jest wystawić pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy i zostało uregulowane w art. 97 Kodeksu pracy. Dokument ten odgrywa istotną rolę w życiu zawodowym każdego pracownika, ponieważ zawiera szczegółowe informacje na temat przebiegu zatrudnienia, w tym okresie zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy oraz absencjach w trakcie zatrudnienia. Jednak nie w każdej sytuacji świadectwo pracy musi zostać wydane pracownikowi po zakończeniu zatrudnienia.

Co zawiera świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym zatrudnienie u danego pracodawcy. Jego treść jest ściśle określona w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862). Na jego podstawie nowy pracodawca nie tylko uzyskuje informacje potwierdzające doświadczenie nowego pracownika, ale również informację o wymiarze urlopu, który pracownik wykorzystał w danym roku kalendarzowym, wykorzystanie urlopów związanych z rodzicielstwem, a także ilości dni zwolnienia lekarskiego i okresach objęcia ubezpieczeniem, które mogą mieć wpływ na naliczenie wynagrodzenia pracownika, a także informacje o aktualnych zajęciach komorniczych. Są to więc kluczowe informacje dla nowego pracodawcy.

Termin wydania świadectwa pracy

Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu trwania umowy, a jeśli nie ma takiej możliwości niezwłocznie w terminie 7 dniu od dnia ustania umowy. Sposób odbioru świadectwa pracy w dużej mierze zależy od przyjętych zwyczajów u danego pracodawcy. Często zdarza się, że w okresie wypowiedzenia pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy bądź przebywa na innego rodzaju absencji, więc pracodawca może nie mieć możliwości osobistego wydania świadectwa pracy w ostatnim dniu zatrudnienia. W takiej sytuacji dokument może zostać odebrany przez osobę pisemnie upoważnioną prze pracownika lub za pośrednictwem poczty bądź poczty elektronicznej zgodnie z art. 78 ust. 1 Kodeksu cywilnego, ale należy tu mieć na uwadze art. 781 Kodeksu cywilnego, który ściśle określa jakie czynności należy spełnić aby dokument był uważany za ważny.

Niewydanie świadectwa pracy w terminie

Za niewydanie świadectwa pracy w terminie 7 dni od dnia zakończenia zatrudnienia pracodawcy podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Katalog wykroczeń został szczegółowo opisany w art. 282 § 1 pkt 3. Dodatkowo pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem wydania świadectwa pracy.

Świadectwo pracy - kiedy wystawiamy tylko na wniosek pracownika?

Zgodnie z art. 97 § 11 Kodeksu pracy Istnieje jednak sytuacja w której świadectwo pracy zostaje tylko i wyłącznie wydane na wniosek pracownika. Dzieje się tak, gdy w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy dochodzi do ponownego zatrudnienia pracownika. Nie ma tu znaczenia, czy pracownik został zatrudniony na takie samo stanowisko, czy inne. W przypadku ponownego zatrudnienia w w/w okresie pracodawca nie tylko nie musi wystawiać świadectwa pracy, ale również nie musi przekazywać informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, a prowadzona dotychczas dokumentacja pracownicza może być kontynuowana. Takie stanowisko potwierdziło Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej:

,,Jeżeli, zgodnie z tym (...) przepisem, pracownik z którym pracodawca nawiązał kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o wydanie mu świadectwa pracy, to dochodzi wprawdzie do rozwiązania stosunku pracy i wydania pracownikowi świadectwa pracy, jednakże stosunek pracy z takim pracownikiem - wskutek jego ponownego nawiązania - trwa/jest kontynuowany (pracownik pozostaje w zatrudnieniu) i pracodawca jest obowiązany prowadzić dotyczącą tego stosunku pracy dokumentację pracowniczą. W konsekwencji 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p., zacznie swój bieg dopiero z końcem roku kalendarzowego, w którym trwający stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Zatem w takiej sytuacji wydawanie przez pracodawcę ww. informacji (o okresie przechowywania dokumentacji - przyp. red.) (także jedynie w postaci wskazania właściwych w tym zakresie przepisów, czyli bez podawania konkretnych dat, w których skończy się okres przechowywania, a następnie upłynie termin odbioru dokumentacji) jest w opinii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej bezprzedmiotowe".