Od 1 lipca 2024 r. nowe zasady zatrudniania Ukraińców. Pracodawcy będą musieli się pospieszyć

Pracodawcy będą mieli mniej czasu na powiadomienie urzędu pracy o zatrudnieniu takiej osoby. Nowelizacja specustawy precyzuje także, w jakich przypadkach będzie konieczne powtórne złożenie takiego dokumentu.

1 lipca 2024 r. wejdzie w życie kolejna nowelizacja specustawy ukraińskiej, czyli ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 854), która reguluje specjalne zasady pobytu i zatrudniania w Polsce Ukraińców przyjęte w związku z agresją Rosji na Ukrainę w lutym 2022 r. Nowelizacja nie zmieni podstawowych założeń specustawy. Po pierwsze, Ukraińcy przebywający w Polsce bez ważnej wizy lub zezwolenia na pobyt dalej będą korzystać w Polsce z automatycznego prawa pobytu, tzn. takiego, które przysługuje z mocy prawa, bez konieczności uprzedniego złożenia jakiegokolwiek wniosku i udzielenia jakiejkolwiek zgody przez jakiś organ państwowy. Po drugie, polscy pracodawcy dalej będą mogli ich zatrudniać bez uprzedniego uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia, pod warunkiem że pracownik przebywa w Polsce legalnie, a jedyną formalnością wymaganą do skorzystania z tego prawa pozostanie złożenie przez pracodawcę do urzędu pracy zawiadomienia po rozpoczęciu przez niego pracy.

Jednak nowelizacja wprowadza wiele istotnych zmian, o których powinni wiedzieć zarówno sami Ukraińcy przebywający w Polsce, jak i ich polscy pracodawcy.

Prawo pobytu do września 2025 r.

Nowelizacja specustawy określa nowy termin końcowy automatycznego prawa pobytu obywateli Ukrainy przebywających w Polsce – będzie nim 30 września 2025 r. Do tej daty będą mogli legalnie przebywać w Polsce zarówno ci, którzy wjechali do Polski po 23 lutego 2022 r. i uzyskali status UKR, jak i osoby niemające statusu UKR, jeśli podczas ich pobytu w Polsce po 23 lutego 2022 r. wygasł im wcześniejszy tytuł pobytu (np. wygasła wcześniejsza wiza lub skończył się limit pobytu w ruchu bezwizowym). Aby móc legalnie pozostać w Polsce po 30 września 2025 r., będą oni musieli uzyskać nowy tytuł pobytu (chyba że automatyczne prawo pobytu zostanie kolejną nowelizacją przedłużone po 30 września 2025 r.), a więc wystąpić z wnioskiem o zezwolenie na pobyt czasowy.

Co do możliwości ubiegania się o zezwolenie na pobyt czasowy na okres po 30 września 2025 r., nowelizacja specustawy wprowadza korzystne zmiany dla Ukraińców mających status UKR. Na gruncie obecnych przepisów mogą się oni ubiegać o zezwolenie na pobyt czasowy wyłącznie w celu wykonywania pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej. Tym samym z możliwości wnioskowania o zezwolenie na pobyt czasowy są wyłączeni np. niepracujący członkowie rodziny, w tym dzieci. Od 1 lipca 2024 r. również członkowie rodzin osób mających status UKR będą mogli wnioskować o zezwolenie na pobyt czasowy, wskazując jako cel pobytu wspólny pobyt z obywatelem Ukrainy, który pracuje w Polsce.

W odniesieniu do zezwoleń na pobyt nowelizacja specustawy przewiduje także dalsze zmiany korzystne dla Ukraińców. Po pierwsze, przedłuży do 30 września 2025 r. złagodzone przesłanki wydawania zezwoleń na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej oraz ogólny ochronny mechanizm udzielania im jednorocznych decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy zamiast decyzji o odmowie udzielenia zezwolenia. Po drugie, od bliżej nieokreślonego na razie terminu – uzależnionego od wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych przez polskie urzędy – wprowadzi dla obywateli Ukrainy, którzy mieli status UKR przez co najmniej rok, dodatkową możliwość uzyskania specjalnej karty pobytu dla „byłych posiadaczy ochrony czasowej”. Wniosek o tę kartę ma być składany we w pełni elektronicznym postępowaniu, a karta będzie uprawniać do pobytu i pracy w Polsce bez żadnych formalności (nawet bez powiadomienia do urzędu pracy). Nowelizacja przedłuża też – także do 30 września 2025 r. – zawieszenie ustawowych terminów dla urzędów na rozpatrywanie wniosków o wydanie zezwolenia na pobyt (wszystkich cudzoziemców, nie tylko Ukraińców).

Skrócony termin i nowe obowiązki

Zmiany specustawy dotyczące bezpośrednio polskich pracodawców koncentrują się na zasadach składania powiadomienia do urzędu pracy o zatrudnieniu Ukraińców.

Podstawowy mechanizm ich zatrudnienia po 1 lipca 2024 r. się nie zmieni. Jeżeli Ukrainiec przebywa w Polsce legalnie, to polski pracodawca – tak jak obecnie – będzie mógł go zatrudnić bez dopełnienia żadnych uprzednich formalności, o ile po rozpoczęciu pracy złoży do urzędu pracy powiadomienie o jego zatrudnieniu. Co ważne, powiadomienia złożone do urzędu pracy przed 1 lipca 2024 r. zachowują moc również po tej dacie i pozwalają kontynuować zatrudnienie. Powiadomienie do urzędu pracy pozostanie opcjonalnym środkiem legalizacji zatrudnienia obywatela Ukrainy. Pracodawcy bowiem nadal będą mogli ich zatrudniać na podstawie zasad sprzed przyjęcia spec ustawy, np. na podstawie zezwolenia na pracę i wizy. W takim wypadku złożenie powiadomienia do urzędu pracy nadal nie będzie wymagane.

Kluczową zmianą dotyczącą powiadomień do urzędu pracy, jaka wchodzi w życie od 1 lipca 2024 r., jest skrócenie terminu dla pracodawcy na złożenie tego powiadomienia z 14 do 7 dni kalendarzowych. Skrócony termin będzie obowiązywał pracodawcę, jeśli zdarzenie otwierające bieg terminu (czyli przede wszystkim rozpoczęcie pracy przez Ukraińca) nastąpi 1 lipca 2024 r. lub później.

Następną ważną zmianą jest jedno znaczne określenie listy przypadków, w których pracodawca już zatrudniający Ukraińca na podstawie powiadomienia do urzędu pracy będzie musiał ponownie złożyć do urzędu powiadomienie dotyczące tego samego pracownika. Te przypadki dotyczą zmian warunków zatrudnienia obywatela Ukrainy i są następujące:

1) zmiana rodzaju umowy zawartej między pracodawcą a Ukraińcem (np. zawarcie umowy o pracę w miejsce umowy zlecenia),

2) zmiana stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy,

3) zmniejszenie wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu lub

miesiącu określonej w poprzednim powiadomieniu,

4) obniżenie miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia określonej w poprzednim powiadomieniu.

W razie wystąpienia którejś z powyższych zmian warunków zatrudnienia pracodawca będzie musiał złożyć ponowne powiadomienie do urzędu pracy w terminie siedmiu dni od jej wejścia w życie. W razie np. zmiany warunków w drodze wypowiedzenia zmieniającego ten termin trzeba będzie liczyć od dnia upływu okresu wypowiedzenia, a nie od dnia wręczenia wypowiedzenia zmieniającego.

Znowelizowane przepisy specustawy nie precyzują, jakie konsekwencje będą grozić, jeśli pracodawca nie złoży ponownie powiadomienia w powyższych przypadkach. Z ostrożności należy jednak uznać, że będzie to skutkować uznaniem, że zatrudnienie na zmienionych warunkach jest nielegalne. Dlatego terminowe złożenie ponownego powiadomienia nadal będzie równie ważne jak terminowe złożenie pierwszego powiadomienia po pierwotnym rozpoczęciu pracy przez Ukraińca.

Ostatnią istotną zmianą w tym obszarze jest rozbudowanie regulacji dotyczącej składania tych powiadomień przez pracodawcę po otrzymaniu przez obywatela Ukrainy zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Chodzi tu o kontrowersyjne uregulowanie wynikające z dyskusyjnej praktyki urzędów z początkowego okresu specustawy, usankcjonowanej przez jedną z jej nowelizacji w 2023 r. Zgodnie z nim pracodawca musi złożyć do urzędu powiadomienie o zatrudnieniu Ukraińca po otrzymaniu przez niego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, nawet jeśli zatrudnia tego Ukraińca już od dawna bez żadnych zmian warunków zatrudnienia. Według przepisów obowiązujących do 30 czerwca 2024 r. pracodawca ma obowiązek złożyć takie powiadomienie w terminie 14 dni od doręczenia zezwolenia na pobyt obywatelowi Ukrainy, co oczywiście nastręcza problemów, jeśli pracownik poinformował pracodawcę o otrzymaniu zezwolenia z opóźnieniem lub nie poinformował go wcale.

Po otrzymaniu zaświadczenia

Od 1 lipca 2024 r. specustawa całkowicie wyłącza obowiązek składania powiadomienia po wydaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w przypadku Ukraińców już zatrudnionych na podstawie wcześniejszego powiadomienia. W przypadku pozostałych pracodawca będzie musiał złożyć powiadomienie w terminie siedmiu dni od dnia, w którym pracownik poinformował go o otrzymaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Jednocześnie specustawa nakłada na obywateli Ukrainy obowiązek poinformowania pracodawcy o otrzymaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w terminie siedmiu dni od jego doręczenia. Konsekwencje niedopełnienia tych obowiązków są jednak bardzo niejasne. Z ostrożności należy liczyć się z tym, że jeśli pracodawca nie złoży powiadomienia w terminie siedmiu dni od otrzymania informacji o udzieleniu zezwolenia od pracownika, to zatrudnienie będzie nielegalne. Należy jednak uznać, że gdy pracownik nie poinformował pracodawcy o wydanym zezwoleniu na pobyt czasowy w terminie siedmiu dni od jego doręczenia, to samo w sobie nie skutkuje to nielegalnością zatrudnienia i de facto nie wiąże się z żadną sankcją. Przeciwny pogląd byłby nie do zaakceptowania zarówno w świetle literalnego brzmienia przepisów, jak i w świetle ich celu.