Podróż służbowa to wyjazd na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania (art. 775 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.). Z tego tytułu pracownikowi przysługują określone świadczenia.

Diety i zwrot kosztów podróży służbowej

W tym zakresie pracodawcy ze sfery budżetowej stosują przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190; dalej: rozporządzenie w sprawie należności). Inni pracodawcy mogą uregulować te kwestie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeśli w firmie nie ma takich regulacji, to stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie należności.

definicja podróży służbowej

► W związku z zakończeniem umowy zawartej na czas określony pracownik przyjechał do siedziby firmy, aby podpisać kolejną. Miejscem pracy tej osoby była, a także zgodnie z nową umową będzie, miejscowość oddalona ok. 30 km od siedziby firmy, w której mamy filię. Czy przejazd ten rozliczyć jako podróż służbową?

Przyjazd do siedziby pracodawcy z miejsca pracy pracownika stanowiłby podróż służbową, gdyby jego celem było wykonanie zadania służbowego poleconego pracownikowi przez pracodawcę. Przyjazd do siedziby w celu podpisania kolejnej umowy o pracę, która ma wiązać pracownika z pracodawcą, nie jest i nie może być kwalifikowany jako realizacja polecenia lub zadania służbowego.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07, podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

  • poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
  • na polecenie pracodawcy,
  • w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Decydujące znaczenie w odniesieniu do kwalifikowania wyjazdu jako podróży służbowej ma stałe miejsce pracy pracownika, a nie siedziba pracodawcy. Ta ostatnia będzie wyznacznikiem podróży służbowej tylko wówczas, gdy miejsce pracy jest z nią tożsame. O ile zatem w przedstawionej sytuacji mamy do czynienia z wyjazdem poza stałe miejsce pracy pracownika, o tyle nie są spełnione dwa pozostałe warunki.

Wyjazd odbywa się na polecenie pracodawcy. Stosunek pracy opiera się na podporządkowaniu pracownika pracodawcy w toku pracy. Pracownik świadczy pracę pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 par. 1 k.p.), jest obowiązany do realizacji zgodnych z prawem i dotyczących pracy poleceń pracodawcy. Jednak podpisanie kolejnej umowy o pracę nie może odbywać się na polecenie pracodawcy. Umowa zawierana jest dobrowolnie i jest wynikiem złożenia zgodnych, świadomych i niebędących wynikiem jakiegokolwiek przymusu oświadczeń przez obie strony.

W uzasadnieniu wyroku SN z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/00, wskazano, że z definicji podróży służbowej wynika przede wszystkim, że jej celem jest wykonywanie określonego przez pracodawcę zadania. Zadanie to może należeć, i na ogół należy, do zakresu czynności pracownika wynikającego z zajmowanego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z nimi w związku. Wykonywanie zadania nie jest tym samym co wykonywanie pracy (zadań określonego rodzaju). Zadanie zamyka się w pewnych granicach przedmiotowych i czasowych, które mieszczą się wprawdzie w procesie wykonywania pracy (zadań), ale go nie wyczerpują. Użycie formy ciągłej czasownika „wykonać” świadczy o tym, że zadanie będzie wymagało pobytu w miejscu jego wykonywania przez pewien czas.

Jak więc wspomniano na początku, podpisanie umowy o pracę nie jest zadaniem służbowym. Takim byłoby np. odbycie przez pracownika działu kadr umocowanego do działania w imieniu pracodawcy podróży do osoby, z którą ma zostać zawarta umowa o pracę przez pracodawcę. Opisany w pytaniu wyjazd, jeżeli jego jednym celem jest zawarcie umowy o pracę, nie może być zatem kwalifikowany jako podróż służbowa.

► Siedziba pracodawcy została oznaczona jako miejsce pracy naszego pracownika. Zawarliśmy z nim porozumienie zmieniające umowę o pracę, zgodnie z którym przez rok będzie miał także drugie miejsce pracy – miejscowość oddaloną o ok. 15 km od siedziby pracodawcy, w której mamy magazyny. Czy przejazdy między tymi miejscowościami dają mu prawo do świadczeń delegacyjnych?

Wyjazdy odbywane na podstawie zawartego porozumienia nie mogą być kwalifikowane jako podróże służbowe. W opisanej sytuacji strony umowy wprost ustaliły, że czasowo pracownik będzie miał drugie miejsce pracy. Wyjazd do tego miejsca nie wypełnia znamion podróży służbowej i rozliczanie takich wyjazdów nie może opierać się na przepisach o świadczeniach z tytułu delegacji.

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 par. 1 k.p.). Jest to wyjazd, który wypełniać powinien łącznie trzy główne cechy:

  • odbywa się na polecenie pracodawcy,
  • jest realizowany w celu wykonania zadania służbowego,
  • jest wjazdem poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy.

Najczęściej, aby ustalić, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy stwierdzić, czy jest to wyjazd poza stałe miejsce pracy, a dokładniej ‒ poza stałe miejsce lub miejsca, gdyż pracownik może mieć określone więcej niż jedno miejsce pracy.

W sytuacji opisanej w pytaniu strony zawarły porozumienie zmieniające treść umowy o pracę i ustanawiające drugie miejsce pracy. Porozumienie takie może być zawarte na czas nieokreślony lub określony. Trzeba podkreślić, że nadal miejscem pracy nie będzie obszar, bo pracownik pracuje w konkretnych dwóch lokalizacjach.

Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 24 listopada 1999 r., sygn. akt SA/Sz 1780/98, o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania. Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywają podróży służbowej, a otrzymane przez nich dodatkowe wynagrodzenie nie stanowi wypłat wolnych od opodatkowania. Wyjazdy do drugiego miejsca pracy nie mogą być zatem kwalifikowane jako podróże służbowe.

Sąd Najwyższy uzasadnieniu wyroku z 20 lutego 2007 r., sygn. akt II PK 165/06, wskazał, że z przepisów regulujących podróż służbową nie wynika zakaz delegowania pracownika niemającego charakteru podróży służbowej. W szczególności takim delegowaniem, niebędącym podróżą służbową, jest właśnie podjęcie się przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą. W takim przypadku nie znajdą zastosowania przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

Na marginesie należy przypomnieć, że wprowadzenie nowego miejsca pracy powinno pociągnąć za sobą aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia. Podaje się w niej m.in. obowiązujące zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, jeśli jest ich więcej niż jedno. Przepisy powszechnie obowiązującego prawa nie ustalają jednak tych zasad wprost. Można wysnuć wniosek, że obowiązek zaliczenia do czasu pracy czasu przemieszczania się w ciągu dnia pracy między kilkoma miejscami pracy lub rozliczania kosztów takiego przemieszczania się powstaje, gdy przemieszczanie odbywa się w ramach rozkładowych godzin pracy na polecenie pracodawcy. Przepisy nie ustanawiają obowiązku pracodawcy zwracania kosztów przejazdu w przypadku przemieszczania się między miejscami pracy lub dojeżdżania do pracy w innych sytuacjach (poza godzinami pracy, w ramach zwykłego dojazdu do pracy). Informacja o warunkach zatrudnienia powinna obejmować zatem wewnętrzne regulacje odnoszące się do tych kwestii, o ile takie u pracodawcy wprowadzono.

► Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu pociągiem w delegację do Berlina. Wyjazd ma nastąpić w poniedziałek rano, a powrót w piątek. Pracownik złożył wniosek o zgodę na wyjazd trzy dni wcześniej (w piątek), bo chciałby spędzić weekend w Berlinie. Czy możemy się na to zgodzić i rozliczyć wyjazd jak podróż służbową?

Pracodawca może wyrazić zgodę na połączenie wjazdu służbowego z prywatnym – obowiązujące przepisy nie wyłączają takiej możliwości. W takim przypadku w rozliczeniu podróży służbowej należy dokładnie oddzielić pobyt prywatny od tej części wyjazdu, która związana jest z wykonaniem zadań służbowych. Pobyt prywatny nie może być połączony z wypłatą świadczeń delegacyjnych. Te bowiem związane są tylko z wyjazdem służbowym. W oczywisty sposób pobyt w Berlinie od piątku do poniedziałkowego poranka nie może być traktowany jako związany z realizowanym zadaniem, a więc nie można za ten okres naliczać diet, ryczałtów, opłacać noclegów.

Rozliczając delegację połączoną z pobytem prywatnym, należy pamiętać o oznaczeniu czasu zakończenia czasu prywatnego i rozpoczęcia realizacji zadań. Samo rozliczenie kosztów biletu dojazdowego do Berlina (kilka dni przed rozpoczęciem realizacji zadań) nie jest kwestionowane przez organy skarbowe (zob. interpretacje indywidualne dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 października 2009 r., znak IPPB5/423-414/09-4/J, oraz dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 kwietnia 2011 r., znak IBPBII/1/415-27/11/BD). W tej ostatniej interpretacji dyrektor stwierdził, że „z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż wnioskodawca jako pracodawca zleci swojemu pracownikowi wyjazd w delegację zagraniczną bądź krajową celem wykonania konkretnego zadania. Zlecenie potwierdzone będzie podpisem pracodawcy na druku stosowanym w jednostce. W szczególnych sytuacjach pracodawca może na wniosek pracownika wyrazić zgodę na wcześniejsze rozpoczęcie podróży służbowej lub jej przedłużenie z powodów niezwiązanych bezpośrednio z wykonywaniem zleconych zadań w podróży służbowej. W takim przypadku pracownikowi za dni/godziny przedłużenia delegacji wnioskodawca nie będzie pokrywał kosztów noclegu, diet i innych ewentualnych kosztów. Zwracany będzie natomiast koszt przejazdu do lub z miejscowości wykonywania zleconych zadań na podstawie przedłożonego biletu. Jeżeli w opisanym zdarzeniu przyszłym będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową, to zwrócony pracownikowi koszt przejazdu do lub z miejscowości wykonywania zleconych zadań, na podstawie przedłożonego biletu, podlegał będzie zwolnieniu podatkowemu, mimo że pracownik – z powodów niezwiązanych bezpośrednio z wykonywaniem zleconych zadań w podróży służbowej – podróż rozpocznie wcześniej lub ją przedłuży. Prywatny pobyt po zakończeniu realizacji zadań służbowych spełniałby jedynie warunek pobytu poza miejscem pracy. Nie odbywałby się już na polecenie pracodawcy i z całą pewnością jego celem nie byłaby realizacja zadania służbowego, czyli wykonywanie działań związanych z pracą.

Stąd szczególnie istotne staje się wyodrębnienie części prywatnej pobytu w rozliczeniu wyjazdu. Wskazujemy czas podróży służbowej, tzn. okres od wyjazdu do zakończenia realizacji zadań służbowych, oraz odrębnie czas będący prywatnym pobytem pracownika. Za czas pobytu prywatnego pracodawca nie ponosi i nie rozlicza żadnych świadczeń – diet, ryczałtów na jazdy lokalne, kosztów noclegów, jakichkolwiek innych wydatków”.

► Osoby zatrudnione u nas mają w umowach o pracę bardzo dokładnie wskazane miejsce pracy – adres, pod którym znajduje się siedziba firmy. To miejscowość leżąca tuż obok Katowic, w których pracownicy często załatwiają coś służbowo. Czy wyjazdy do Katowic należy traktować i rozliczać jako delegacje?

Wyjazdy do Katowic stanowią w tym przypadku podróże służbowe, o ile mają na celu realizację zadania służbowego i odbywają się na polecenie pracodawcy. Na marginesie warto przy tym przeanalizować, czy prawidłowo określono miejsce pracy. Jeśli wyjazdy do Katowic byłyby regularne, to można rozważyć, czy praca w zwykły sposób nie odbywa się także na terenie Katowic.

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Zasadnicze znaczenie dla zakwalifikowania wyjazdów jako podróży służbowych ma to, że jest to wyjazd poza stałe miejsce pracy, które może zostać określone w umowie o pracę różny sposób. Może to być stały punkt, np. siedziba pracodawcy, adres jednostki organizacyjnej, ale też całkowicie inne miejsce, niezwiązane z pracodawcą. Może to też być pewien obszar (np. teren województwa).

W opisanej w pytaniu sytuacji pracownicy mają określone miejsca pracy jako konkretny adres znajdujący się na terenie miejscowości leżącej poza obszarem administracyjnym Katowic. W tej sytuacji wyjazd do Katowic będzie wyjazdem poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy. Nawet jeżeli sama odległość nie będzie znaczna (dla kwalifikowania wyjazdów jako podróży służbowych odległość nie ma żadnego znaczenia), to wyjazdy mają charakter podróży służbowych.

Miejsce pracy powinno być określone konkretnie oraz w sposób rzeczywisty, tj. w bezpośrednim powiązaniu z zakresem terytorialnym zwykłej, codziennej pracy pracownika. Jeżeli wyjazdy do Katowic i wykonywanie zadań na ich obszarze byłyby codziennością, a pracownicy w zwykły sposób wykonywaliby tam pracę, to zapis umowy dotyczący miejsca pracy mógłby zostać podważony jako nieprawdziwy, zawężający miejsce pracy w stosunku do tego, jakie ono jest faktycznie. Dotyczyłoby to jednak tych przypadków, w których wyjazdy do Katowic, nawet częste, nie stanowiłyby jednak odstępstwa od reguły, jaką byłoby realizowanie pracy we wskazanej w umowie lokalizacji.

Inną kwestią jest to, jakie świadczenia będą przysługiwać pracownikom w związku z małą odległością, jaką pracownik pokonuje, i krótkim czasem wyjazdu. Na pewno pracodawca powinien pokryć koszty przejazdu, co może się sprowadzać do wypłaty ryczałtu na przejazdy lokalne (o ile kwota jest wystarczająca na pokrycie kosztów biletów) albo zwrotu kosztu nabycia biletów komunikacji miejskiej, jeżeli w związku z lokalizacją przejazd będzie odbywany jedynie przy jej użyciu (oczywiście możliwe są także inne środki transportu – kolej, samochód służbowy lub na wiosek pracownika ‒ prywatny). Nie będą wchodziły w grę koszty noclegu i w wielu przypadkach również dieta. Ta ostatnia przysługiwałaby bowiem dopiero wówczas, gdyby wyjazd trwał co najmniej 8 godzin (połowa pełnej kwoty diety).

► Zdarza się, że pracownik udający się w podróż służbową wyjeżdża wcześnie rano lub nawet w nocy z domu i jedzie na dworzec lub lotnisko. Czy koszty przejazdu z mieszkania na lotnisko lub dworzec podlegają rozliczeniu w ramach podróży służbowej?

Jeżeli przejazd odbywa się w ramach tej samej miejscowości, to dojazd na dworzec lub lotnisko nie jest objęty rozliczeniem delegacyjnym. Jeżeli jednak znajdują się one poza gracami administracyjnymi miejscowości określonej jako miejscowość rozpoczęcia podróży służbowej, to przejazdy takie spełniać już będą kryteria uznania za taką podróż i jednocześnie podlegać będą rozliczeniom na podstawie przepisów o podróżach służbowych.

Podróż służbowa to wyjazd poza stałe miejsce pracy. Pracodawca ma przy tym możliwość określenia jako miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika. Miejscem rozpoczęcia podróży może być zatem miejscowość pracy lub miejscowość zamieszkania. W obu jednak przypadkach podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako miejscowość początkowa. Dojazd na lotnisko lub dworzec w obrębie tej miejscowości nie stanowi jeszcze delegacji i nie daje prawa do świadczeń delegacyjnych. Zwróćmy uwagę na uzasadnienie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 13 października 2015 r., sygn. akt I SA/Gd 949/15. WSA stwierdził, że „pracownik powinien sam zapewnić sobie transport na lotnisko w celu wykonania podróży służbowej w ramach polecenia służbowego i to on zobowiązany jest do pokrycia wydatków z tym związanych, niezależnie od tego, czy dojechałby środkami komunikacji miejskiej, taksówką czy własnym środkiem transportu, gdy port lotniczy (dworzec kolejowy czy autobusowy), miejsce wykonywania pracy i miejsce zamieszkania pracownika znajdują się w tej samej miejscowości (pracownik bowiem codziennie na swój koszt dojeżdża do pracy w tej samej miejscowości). Zatem ponosząc taki wydatek, skarżąca zapewniła pracownikowi bezpieczny, szybki i bezproblemowy dojazd w celu odbycia podróży służbowej, a tym samym zaoszczędziła mu wydatku, który musiałby ponieść. Zwrot pracownikom wydatków na dojazd na lotnisko (niezależnie od środka transportu) należy zatem traktować w sposób analogiczny, jak dojazdy pracownika do miejsca pracy, ponieważ zarówno w trakcie podróży służbowej, jak i w miejscu pracy pracownik zobowiązany jest do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy, w tym do wykonywania jego poleceń, a zwłaszcza stawienia się do miejsca świadczenia pracy. Pracodawca może według własnego uznania kształtować korzystniejsze zasady zwrotu swoim pracownikom kosztów poniesionych w czasie podróży służbowej. Dla celów jednak ustalenia zwolnienia z podatku dochodowego charakter wiążący i ostateczny mają przepisy dotyczące należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej (tak wyrok NSA z 11 września 2015 r., sygn. akt II FSK 1516/13)”.

Jeżeli jednak pracownik rozpoczynałby podróż w innej miejscowości niż miejscowość lokalizacji lotniska lub dworca, to dojazd na to lotnisko lub dworzec byłyby objęty rozliczeniem.

► Czy pracownik z orzeczoną niepełnosprawnością może otrzymać polecenie wyjazdu w podróż służbową?

Tak, może otrzymać takie polecenie. Przepisy nie zawierają w tym zakresie żadnego bezpośredniego ograniczenia.

Przepisy ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 44) określają pewne ograniczenia i zakazy związane z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych, ale nie odnoszą się one do podróży służbowych. Ewentualne ograniczenie mogłoby wynikać nie tyle z posiadania orzeczenia o niepełnosprawności, ile z konkretnej dysfunkcji organizmu, która wpływałaby na swobodę przemieszczania się. Należy brać bowiem pod uwagę art. 8 k.p., zgodnie z którym nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Władcze polecenie wyjazdu (i jego egzekwowanie) wydane osobie, która nie może swobodnie samodzielnie się przemieszczać, należałoby uznać za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.

► Pracownik ma jechać na jednodniowe szkolenie do innej miejscowości. Szkolenie odbywa się w ramach projektu, w którym uczestniczy nasza firma. Czy wyjazd ten stanowi podróż służbową i należy rozliczyć koszty przejazdu i diety?

Uzależnione jest to od tego, czy wyjazd odbywa się na podstawie polecenia służbowego (polecenie pracodawcy uczestnictwa w szkoleniu), czy w ramach uzgodnionego z pracownikiem podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W tym pierwszym przypadku będzie to podróż służbowa ze wszystkimi konsekwencjami rozliczeniowymi. W drugim zaś zakres zwrotu kosztów dookreślony powinien zostać w umowie szkoleniowej i rozliczenie oparte będzie na podstawie jej postanowień, a nie przepisów o podróżach służbowych.

Musimy odróżnić dwie podstawy wyjazdów na szkolenie:

  • polecenie służbowe,
  • uzgodnienie pracodawcy i pracownika dotyczące podnoszenia kwalifikacji przez tego ostatniego.

W pełni możliwe jest i w praktyce często występuje wydanie przez pracodawcę polecenia służbowego takiego wyjazdu. W takim przypadku mamy do czynienia z podróżą służbową. Wprost taka możliwość wynika zresztą z obowiązującego od 26 kwietnia 2023 r. art. 9413 k.p., zgodnie z którym, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, to szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz w miarę możliwości w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy. Ustawodawca wprost wskazuje tutaj, że jak najbardziej możliwe jest wydanie polecenia uczestnictwa w szkoleniu. Jeżeli zaś szkolenie takie będzie odbywało się poza stałym miejscem pracy, to pracownikowi przysługiwać będą za jego czas świadczenia związane z podróżą, w tym diety.

Artykuł 9413 k.p. nie objął jednak każdego rodzaju nauki pracownika. Nadal obowiązują regulacje o podnoszeniu kwalifikacji, które co prawda może wypełniać znamiona wskazane w art. 9413 k.p., jeżeli jest to szkolenie niezbędne do wykonywania pracy i pracodawca jest obowiązany do jego zapewnienia, ale nie musi. Jeżeli nie ma takiego zobowiązania, to podnoszenie kwalifikacji odbywa się jedynie na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Wyklucza to zaś wprost możliwość uznania wyjazdu na szkolenie za wyjazd w podróż służbową na polecenie pracodawcy.

Świadczenia dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe dzielą się na:

  • obligatoryjne (urlop szkoleniowy, zwolnienie z części lub całości dnia pracy – art. 1031 k.p.),
  • dodatkowe (np. koszty kształcenia, koszty dojazdów, opłata za podręczniki czy zakwaterowanie – art. 1033 k.p.).

To zatem zawarta z pracownikiem umowa szkoleniowa dookreślać powinna również zakres i zasady świadczeń należnych od pracodawcy.

koszty przejazdów

► Pracownik złożył wniosek o zgodę na przejazd w podróży służbowej krajowej samochodem prywatnym. Czy wyrażając na to zgodę, możemy zastrzec, że rozliczenie nastąpi w wysokości ceny biletu kolejowego na tej trasie?

Nie, dokonując rozliczenia, należy opierać się na stawce za kilometr przebiegu pojazdu. Stawka ta może być niższa niż przewidziana w przepisach (które określają stawkę maksymalną, a nie przypisują konkretnej kwoty do rozliczenia), ale nie można obliczyć wysokości zwrotu kosztów na podstawie wskaźnika całkowicie oderwanego od konkretnej sytuacji.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Może to być transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy. Zarówno w przypadku podróży służbowych na terenie kraju, jak i zagranicznych pracodawca może na wniosek pracownika zezwolić na przejazd pojazdami niebędącymi własnością pracodawcy (najczęściej będzie to samochód, ale także motocykl lub motorower). Nie musi być to pojazd będący własnością pracownika, istotne jest to, by pracownik mógł z niego korzystać (np. na podstawie użyczenia).

Nie ma przy tym możliwości nakazania pracownikowi skorzystania z jego samochodu prywatnego, konieczne jest uzgodnienie takiego środka transportu z pracownikiem.

Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t.j. Dz.U. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 5).

Stawka za kilometr nie może być wyższa niż:

  • 0,89 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 1,15 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
  • 0,69 zł – dla motocykla,
  • 0,42 zł – dla motoroweru.

Stawka może być niższa niż podane kwoty, ale pracownik powinien ją znać już przy wyrażaniu zgody na ustalenia dotyczące przejazdu pojazdem niebędącym własnością pracodawcy. Nie można poinformować go o niższej stawce dopiero w chwili rozliczania przejazdu.

Przepisy o podróżach służbowych wskazują konkretny sposób naliczenia należności (liczba kilometrów pomnożona przez przyjętą stawkę). Ustalenie innego sposobu rozliczania (np. stała stawka za cały przejazd lub kwota równa cenie biletu przyjętego środka transportu) będzie sprzeczne z par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W ocenie autora nietrafne jest także ustalenie stawki za kilometr w taki sposób, by ostateczne rozliczenie było zbliżone do ceny biletu. Nie można jednak wykluczyć rozliczania opartego na faktycznie przebytej drodze. Przy takim ustaleniu należy jednak zwrócić uwagę na konieczność równego traktowania pracowników. Przy ustalaniu faktycznie różnych kwot za kilometr przebiegu w zależności od ceny biletów na danej trasie różnicowana byłaby znacząco nawet stawka za kilometr przebiegu pojazdu.

►Mamy z pracownikiem zawartą umowę o korzystaniu z samochodu prywatnego do jazd lokalnych. Czy w związku z tym możemy mu wydać polecenie wyjazdu służbowego (na nieznaczną odległość – ok. 30 km) tym samochodem? Rozliczylibyśmy ten wyjazd osobno, poza ryczałtem na jazdy lokalne.

Nie, umowa o korzystaniu z samochodu prywatnego do jazd lokalnych, jak wynika z definicji, obejmuje użytkowanie pojazdu do przejazdów, które nie są podróżami służbowymi.

Na podstawie zawartej z pracownikiem umowy pracodawca może rozliczać koszty użytkowania w jazdach lokalnych pojazdu (samochód osobowy, motocykl, motorower) do celów służbowych (par. 1 rozporządzenia ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). Rozliczenie używania pojazdu prywatnego następuje w formie ryczałtu miesięcznego według limitów, które nie mogą przekraczać miesięcznie (w zależności od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony):

  • 300 km ‒ do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km ‒ ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km ‒ ponad 500 tys. mieszkańców.

Rozliczenie może opierać się również na liczbie faktycznie przejechanych kilometrów, ale wówczas konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Paragraf 1 ust. 2 wspomnianego rozporządzenia wprost wskazuje, że zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zawarta umowa nie obejmuje więc przejazdów w ramach podróży służbowych. Na użycie podczas delegacji swojego samochodu pracownik musi wyrazić zgodę.

Możliwe jest przy tym zawarcie z pracownikiem odrębnej umowy, z której będzie wynikało zobowiązanie pracownika do skorzystania z własnego samochodu przy wyjazdach będących podróżami służbowymi. W umowie należałoby doprecyzować warunki, ale również rodzaj wyjazdów (np. odległość), bo trudno założyć, że mogłaby objąć wszystkie potencjalne podróże służbowe. Należałoby także wskazać na sposób rozwiązania takiej umowy, jak również konieczność przekazywania informacji o zbyciu przez pracownika pojazdu lub braku możliwości korzystania z niego z innych powodów (np. w przypadku awarii).

►Pracownik pojechał w delegację krajową swoim samochodem. Czy poza kilometrówką możemy (a może musimy) zwrócić mu koszty przejazdu autostradą?

Wydatki te mogą zostać zwrócone, ale opierać się to będzie na ich wcześniejszym uzgodnieniu lub późniejszym (w zasadzie swobodnym) uznaniu. Regułą powinno być jasne określenie przed podróżą, na jaki zakres zwracanych kosztów w związku z użyciem samochodu prywatnego może liczyć pracownik.

Przy przejeździe w podróży służbowej prywatnym samochodem lub motorem/motorowerem pracownika zwrot kosztów przejazdu następuje w oparciu o kilometrówkę (kilometry przebiegu razy przyjęta stawka). Ten sposób rozliczania dotyczy rozliczania kosztu przejazdu, a nie wszystkich związanych z użytkowaniem pojazdu. Poza kosztami przejazdu pracownik otrzymać może zwrot „innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb”.

W par. 4 rozporządzenia w sprawie należności doprecyzowano, że „inne niezbędne wydatki” obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej. Skoro wyraźnie wymienione zostały opłaty za przejazd drogami płatnymi i parkowanie, to zwrot tych wydatków jest możliwy poza samym rozliczeniem według kilometrówki kosztów przejazdu.

Zwróćmy uwagę na interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 sierpnia 2014 r., znak ILPB1/415-532/14-4/AMN. Dyrektor stwierdził, że zwrot wydatków poniesionych przez pracowników w czasie podróży służbowej własnym środkiem transportu, obejmujących opłaty za przejazd płatnymi odcinkami autostrady oraz opłaty parkingowe, związane z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, jest dla pracowników zwolniony z opodatkowania.

Wydatki te powinny zostać jednak ustalone przed wyjazdem. Pracodawca nie musi bowiem akceptować przedstawionych mu przez pracownika kosztów, jeżeli wcześniej wydatek nie został przez pracodawcę zaaprobowany.

►Jeden z pracowników udał się w zagraniczną podróż służbową. Lot powrotny, na który kupiliśmy mu bilet, został odwołany. W rezultacie pracownik wrócił dzień później. Linie lotnicze zapewniły nocleg, a także dowóz do hotelu i następnego dnia na lotnisko oraz obiad (inne posiłki nie zostały zapewnione). Czy za dodatkowy dzień pobytu należy wypłacić dietę i rozliczyć koszty hotelu?

Pracownik pozostał za granicą o jeden dzień dłużej z przyczyn od niego niezależnych. Przedłużenie pobytu należy traktować jako przedłużenie podróży służbowej i w związku z tym rozliczyć ten czas według zasad dotyczących służbowych podróży zagranicznych.

Pracownik z przyczyn od niego niezależnych nie mógł powrócić z delegacji w planowanym terminie, zatem faktyczny czas trwania podróży służbowej się przedłużył. Pracodawca powinien wypłacić wszystkie niezbędne świadczenia delegacyjne do chwili faktycznego powrotu z podróży służbowej, jest bowiem obciążony ryzykiem zatrudniania pracowników oraz ryzykiem powstania sytuacji nadzwyczajnych. To, że czas pobytu za granicą wykraczał w tym przypadku poza planowany czas wynikający z polecenia wyjazdu, nie oznacza, iż pobyt przekształcił się w jakąkolwiek formę „pozasłużbową”. Pracownik znalazł się w tej sytuacji w związku z wyjazdem służbowym i tak też należy dodatkowy czas spędzony za granicą kwalifikować.

Inną kwestią jest zakres świadczeń. Jakkolwiek hotel, obiad i przejazd nie zostały zapewnione przez pracodawcę, to jednak należy uznać, że pracownik nie ponosił ich kosztów. Sytuacja ta jest inna niż np. nocleg u rodziny, który także nie obciąża (z reguły) finansowo pracownika, ale związków żadnych z pracodawcą w tym się nie doszukujemy. W opisywanym przypadku mamy lot opłacony przez pracodawcę i powiązanie otrzymanych od linii lotniczych świadczeń z tym lotem. Pracownik nie otrzyma zatem ryczałtu noclegowego, jak również ryczałtu dojazdowego (nie ponosił kosztów, miał zapewnione przejazdy). Należy mu jednak naliczyć za dodatkowy okres spędzony za granicą dietę pomniejszoną jedynie o wartość procentową obiadu.

►Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu zagranicznego. Osoba ta mieszka niedaleko granicy Polski (8–10 km), a miejscowość docelowa jest ok. 15 km za granicą. Dojazd do niej jest jednak skomplikowany. Drogę tę najlepiej byłoby pokonać samochodem, ale my nie możemy go zapewnić, a pracownik samochodu nie ma. W tej sytuacji pracownik sam zaproponował, że na miejsce dotrze rowerem. W jaki sposób mamy taki przejazd rozliczyć?

Przy przejeździe w podróży służbowej rowerem (co jest dopuszczalne na wyraźny wniosek pracownika) nie powstaje po jego stronie koszt, a zatem nie ma prawa do zwrotu kosztów przejazdu.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Może to być transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy (nie musi on także być własnością pracownika). Odnosząc się do pojazdów, należy zauważyć, że rozporządzenie w sprawie świadczeń z tytułu podróży służbowej wymienia samochody osobowe, motocykle i motorowery. Nie wymienia natomiast rowerów.

Nie oznacza to jednak, że przejazd rowerem jest wykluczony. Na pewno nie może zostać narzucony pracownikowi, ale jest dopuszczalny na wniosek pracownika. Nie ma przeszkód dla wyrażenia zgody na takie rozwiązanie.

W takiej jednak sytuacji pracownik nie otrzyma zwrotu koszów przejazdu. Nie będzie bowiem ponosił wprost wydatków związanych z przemieszczaniem się. Dopuszczalność rozliczenia zużycia roweru musiałaby opierać się na regulacjach dotyczących rozliczeń kilometrówki wprost wymieniających rower. Takich zaś przepisów nie ma.

podróże krajowe

►Po powrocie z podróży służbowej pracownik przedstawił kilka rachunków za posiłki na kwoty od 30 do 55 zł, opisując je jako śniadania lub obiady. Jak mamy je rozliczyć? Jak wpływa to na dietę?

Podstawową kwestią jest to, czy pracodawca zgodził się przed wyjazdem na rozliczanie faktycznych kosztów posiłków. Jeżeli nie, to pracownik nie ma żadnego roszczenia o zwrot tych kwot – przysługuje mu dieta. Jeżeli jednak pracodawca zgodził się na takie rozliczenie, to trzeba należne diety obniżyć nie o wartość posiłków wynikającą z rachunków, ale o wartość procentową wskazaną w przepisach rozporządzenia w sprawie należności. Pracownik poza tak ustaloną dietą otrzyma zwrot wynikający z rachunków, przy czym wywoła to także skutek podatkowo-ubezpieczeniowy, gdyż część tych kwot nie będzie korzystać ze zwolnień.

Pracownikowi będącemu w krajowej podróży służbowej przysługuje dieta na zwiększone w związku z wyjazdem koszty wyżywienia. Pełna kwota diety wynosi 45 zł i oczywiście można przyjąć, że nie pozwoli to na nabycie pełnowartościowych trzech posiłków. Prawodawca wskazuje jednak, że dieta ma zapewnić pokrycie kosztów nie pełnego wyżywienia, a jedynie zwiększonych kosztów ponad zwykle ponoszone. Nie polemizując w tym miejscu z sensem takiej konstrukcji zawartej w przepisach, należy stwierdzić, że o ile inaczej nie wynikałoby z przepisów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy lub z umowy o pracę, to pracodawca nie ma obowiązku ponoszenia faktycznych kosztów wyżywienia pracowników, którzy realizują polecenia wyjazdu służbowego. Przysługuje im jedynie dieta.

Jeżeli zatem w sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca wcześniej nie wskazał, że będzie ponosić koszty posiłków na podstawie rachunków, a takie zobowiązanie nie wynika z prawa wewnętrznego, to akceptacja rozliczenia opartego na rachunkach zależy od decyzji pracodawcy. Warto jednak pamiętać, że jej podjęcie pociąga za sobą skutki na przyszłość. Pracownicy powinni być równo traktowani w zatrudnieniu, a zatem kolejne osoby wyjeżdżające na podobnych warunkach powinny również otrzymać zwrot rzeczywistych kosztów.

Należności z tytułu diet przysługują pracownikowi w następującej wysokości:

1) jeśli delegacja trwa nie dłużej niż dobę:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – 1/2 diety,

c) powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości;

2) jeśli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą rozpoczętą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – 1/2 diety,

b) ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje pracownikowi:

  • jeżeli podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin,
  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
  • jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie (przez całodzienne wyżywienie należy rozumieć co najmniej trzy posiłki).

Kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego w podróży bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25 proc. diety,
  • obiad – 50 proc. diety,
  • kolacja – 25 proc. diety.

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów posiłków na podstawie rachunków, to diety należne pracownikowi naliczone powinny zostać według tych właśnie zasad. Oznacza to, że np. zwrot 55 zł za obiad nie pomniejszy należności o 55 zł (wartość posiłku), ale o procentową wartość przypisaną do obiadu zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności, tj. o 50 proc. diety.

Przy takim rozliczeniu powstanie także po stronie pracownika przychód, który nie korzysta ze zwolnień podatkowo-składkowych. Te obejmują bowiem rozliczenie wyżywienia do wysokości diety lub odpowiedniej części diety przy śniadaniu, obiedzie lub kolacji. Nadwyżka tymi zwolnieniami nie zostanie objęta. Jeżeli np. dojdzie do zwrotu kosztów trzech posiłków w kwocie 120 zł, to wolna od obciążeń będzie kwota 45 zł, obciążona zaś kwota 75 zł.

►Podczas 10-dniowej delegacji krajowej pracownik miał dzień wolny, który przypadł w niedzielę. Ze względu na odległość nie wracał do miejscowości zamieszkania. Czy za ten dzień naliczamy pracownikowi dietę?

Tak, ponieważ pracownik nadal był w podróży służbowej. To, że w jej trakcie były dni wolne od pracy, nie oznacza, iż ten czas wolny nie wchodzi w czas trwania całej podróży.

Należności z tytułu diet przysługują pracownikowi w następującej wysokości:

1) jeśli delegacja trwa nie dłużej niż dobę:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – 1/2 diety,

c) powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości;

2) jeśli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą rozpoczętą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – 1/2 diety,

b) ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diet oblicza się za czas od wyjazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do powrotu do miejscowości zakończenia podróży. Czas delegacji liczymy przy tym w sposób ciągły, nie wyłączamy z niego czasu wolnego w trakcie trwania podróży służbowej. Dieta nie jest powiązana ze świadczeniem pracy podczas delegacji, ale z czasem trwania całego wyjazdu służbowego. To, że w jej trakcie wystąpił dzień wolny albo dni wolne z powodu braku możliwości wykonywania zadań, albo z powodu obowiązku zapewnienia odpoczynku tygodniowego, wolnego w niedzielę lub święto itp., nie wpływa na dietę.

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Za czas takiego wyjazdu nie przysługuje dieta. Skoro jednak pracownik w dniu wolnym nie wracał do miejscowości zamieszkania, to nie stosujemy tego wyłączenia.

►Pracownicy wyjechali w delegację o godz. 11.15 we wtorek, a wrócili w czwartek o 10.30. Czy w takim przypadku naliczamy im trzy (wtorek, środa i czwartek) czy dwa ryczałty na jazdy lokalne?

Pracownicy powinni otrzymać dwa ryczałty.

Pracownik będący w krajowej podróży służbowej ma prawo do ryczałtu na przejazd środkami komunikacji miejscowej. Przysługuje on w wysokości 20 proc. aktualnej kwoty diety (obecnie ryczałt wynosi 9,00 zł) za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Ryczałt nie przysługuje, jeśli:

  • pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów (np. dojeżdża samochodem wprost do siedziby kontrahenta, z której potem wprost wraca),
  • pracodawca wyrazi na wniosek pracownika zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Przy naliczaniu ryczałtu przez dobę rozumieć należy każde kolejne 24 godziny liczone od chwili rozpoczęcia delegacji. W związku z tym wskazane osoby mają prawo do dwóch, a nie trzech ryczałtów.

►W związku z opóźnieniem pociągu pracownik dotarł do miejscowości docelowej ok. godz. 2. Udał się prosto do swojej rodziny, gdzie nocował przez tę noc i dwie kolejne. Czy w tym przypadku osoba ta ma prawo do ryczałtów noclegowych, skoro nie ponosiła kosztów noclegu?

Pracownik nie ma prawa do ryczałtu za pierwszą noc, bo czas noclegu był krótszy niż minimalny dający prawo do tego świadczenia. Ryczałt noclegowy przysługuje za kolejne noce – prawa do niego nie wyłącza nocleg u znajomych czy rodziny.

Nocleg podczas podróży służbowej jest opłacany albo zapewniany przez pracodawcę. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje:

  • zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziesto krotność stawki diety (obecnie limit wynosi 900 zł); w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit;
  • w przypadku nieprzedłożenia dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku noclegowego lub oświadczenia o poniesionym wydatku i braku możliwości jego udokumentowania ‒ ryczałt na nocleg w wysokości 150 proc. diety (67,50 zł).

Świadczenia noclegowe (zwrot kosztów, ryczałt) nie przysługują za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Co zatem istotne w opisywanej sytuacji, czas przejazdu nie jest brany pod uwagę.

Ryczałt noclegowy nie przysługuje zaś dodatkowo, gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne noclegi. Zapewnienie bezpłatnego noclegu nie oznacza w tym przypadku każdej sytuacji, gdy pracownik nie ponosił jego kosztów. Ta sytuacja musi być powiązana z pracodawcą bezpośrednio, co oznacza np., że pracodawca opłaca nocleg, udostępnia pracownikowi mieszkanie, które zakład pracy posiada w tej miejscowości albo np. kontrahent pracodawcy udostępnia pracownikowi pokój w swoim obiekcie noclegowym.

Bezpłatny nocleg, który pozbawia pracownika prawa do świadczeń od pracodawcy, nie dotyczy noclegu u rodziny, znajomych itp. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 19 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 232/06). SN uznał, że w art. 775 k.p. i rozporządzeniach wykonawczych wydanych na jego podstawie ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł. Opinia ta opiera się na samej konstrukcji ryczałtu jako świadczenia należnego w założonej z góry przez prawodawcę kwocie. Sąd podkreślił, że ryczałtu nie pozbawia zatem darmowy nocleg u rodziny, znajomych, w zakresie wykluczenia prawa do ryczałtu nie bierzemy bowiem pod uwagę jedynie tego, że pracownik nie ponosił kosztów noclegu, ale że było to dodatkowo związane z określonymi działaniami pracodawcy lub podmiotu mającego związek z pracodawcą. W takich bowiem sytuacjach pracownik ma zagwarantowany nocleg (bezpośrednio lub pośrednio na koszt pracodawcy), a zatem wypłata ryczałtu byłaby dodatkowym, nieuzasadnionym świadczeniem dla pracownika.

Dochodzi jednak jeszcze jedno istotne ograniczenie, którego nie ma w przypadku ryczałtu noclegowego w podróżach zagranicznych. Aby pracownik nabył prawo do ryczałtu, nocleg trwać musi co najmniej sześć godzin i przypadać w godz. 21‒7.

W opisywanym przypadku pracownik zakończył przejazd o godz. 2 i nie ma znaczenia, że było to np. wynikiem opóźnienia pociągu. Nie jest tej nocy spełniony warunek minimalnego czasu trwania noclegu, a więc za tę noc ryczałt nie przysługuje. Jego wypłata byłaby sprzeczna z par. 8 ust. 4 rozporządzenia w sprawie należności.

►Pracownicy wyjeżdżają w delegację, podczas której będą realizować usługę u klienta. Część z tych osób wykonywać będzie ciężkie prace fizyczne, co spowoduje, że pracodawca będzie zobowiązany zapewnić im obiady. Poza tym nie będą mieli zapewnionych żadnych innych posiłków. Jak ustalić wysokość diet dla tych osób?

Posiłek regeneracyjny wymagany przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy nie wpływa na wysokość diety. Mimo że pracownicy będą mieli zapewniony posiłek o charakterze obiadu, to dieta nie ulegnie obniżeniu.

Kwotę należnej pracownikowi w związku z krajową podróżą służbową diety obniża się o koszt otrzymanego w podróży bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25 proc. diety,
  • obiad – 50 proc. diety,
  • kolacja – 25 proc. diety.

Dieta jest przeznaczona na zwiększone koszty wyżywiania podczas wyjazdu.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

  • związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
  • związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
  • związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od 1 listopada do 31 marca,
  • pod ziemią.

Pracodawca zapewnia również posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Posiłek regeneracyjny, co do którego można przyjąć na podstawie konstrukcji przepisów o posiłkach, że odpowiada obiadowi, ma całkowicie inny charakter niż dieta i nie wpływa na nią. Powiązany jest z wykonywaniem konkretnej pracy, która obciąża znacząco organizm. Zapewnienie go w trakcie trwania podróży służbowej nie wpływa w żaden sposób na dietę.

Warto w tym miejscu przywołać stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zawarte w piśmie z 15 września 2014 r. Ministerstwo uznało, że z uwagi na charakter i formę posiłków profilaktycznych, o których mowa w przepisach o posiłkach regeneracyjnych, nie należy ich traktować jako bezpłatnego posiłku (np. obiadu) w kontekście par. 7 ust. 4 i par. 14 ust. 2 rozporządzenia sprawie należności.

Z kolei dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 22 sierpnia 2013 r., znak ITPB2/415-538/13/MM, uznał, że w sytuacji gdy obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych dla pracowników będących w podróży służbowej – stosownie do przepisów prawa pracy – jest niezależny od obowiązku wypłaty im diety za czas trwania tej podróży, to całość przysługującej pracownikowi diety zwolniona jest z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 stycznia 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232).

►Pracownik nocował w hotelu, który jednak musiał opuścić bardzo wcześnie rano w związku z dalszym przejazdem. W ramach noclegu miał zapewnioną możliwość skorzystania ze śniadania, ale konieczność wczesnego wyjazdu spowodowała, że nie mógł zjeść śniadania. Czy w takiej sytuacji trzeba obniżyć dietę?

Obniżenie diety o posiłek zapewniony w ramach usługi hotelarskiej dotyczy tych przypadków, w których pracownik ma realną możliwość skorzystania z posiłku. Jeżeli specyfika polecenia służbowego, do którego realizacji pracownik jest zobowiązany, uniemożliwia zjedzenie śniadania w hotelu, to obniżenie diety nie może mieć miejsca.

Dieta w związku z delegacją krajową pomniejszana jest o poszczególne posiłki zapewnione pracownikowi przez pracodawcę albo w powiązaniu z pracodawcą (np. obiad z kontrahentem), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25 proc. diety,
  • obiad – 50 proc. diety,
  • kolacja – 25 proc. diety.

Zasadę pomniejszania diety stosujemy odpowiednio w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. W praktyce najczęściej jest to śniadanie i w związku z tym dietę obniża się o 25 proc.

Istotą wyjazdy służbowego jest realizowanie poleceń pracodawcy dotyczących zadań służbowych. Obejmuje to wykonanie konkretnego zadania (zadań) w pewnym miejscu i często w konkretnym czasie. Jeżeli dla realizacji polecenia niezbędne jest opuszczenie hotelu wcześnie rano, to pracownik obowiązany jest to uczynić. Posiłek w cenie noclegu (czyli nieopłacony odrębnie) obniża dietę, gdy jest zapewniony, przez co należy rozumieć faktyczną możliwość jego spożycia. Brak takiej możliwości w związku ze specyfiką zadania nie może wpływać na dietę.

Inaczej należałoby ocenić sytuację, gdyby pracownik z własnej woli nie skorzystał ze śniadania. W takim przypadku dieta powinna zostać obniżona.

podróże zagraniczne

►Podczas wyjazdu służbowego samochodem do Belgii pracownik nocował na terenie Niemiec u rodziny. Czy przysługuje mu ryczałt noclegowy, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości – określonej dla Belgii czy Niemiec?

Pracownikowi przysługuje ryczałt, a do jego ustalenia należy przyjąć limit noclegowy dla kraju, w którym nocleg miał faktycznie miejsce, czyli dla Niemiec.

Za nocleg w trakcie delegacji zagranicznej przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie należności. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wyższej (udokumentowanej) kwocie przekraczającej limit. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. tego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg, to pracownik nie ma prawa do ryczałtu. Dotyczy to tych wszystkich sytuacji, gdy nieponoszenie kosztów noclegu przez pracownika związane było, choćby pośrednio, z osobą pracodawcy. Nocleg u rodziny, przyjaciół itp. w żaden sposób – tak samo jak przy podróżach krajowych – nie wpływa na zobowiązanie pracodawcy do wypłaty ryczałtu. Pracownikowi ryczałt zatem przysługuje.

Ustalając wysokość ryczałtu, należy odnieść się do tego kraju, w którym nocleg miał miejsce. Państwo docelowe ma znaczenie jedynie przy ustalaniu diety. Skoro zatem limit noclegowy dla Niemiec wynosi 170 euro, pracownikowi należy wypłacić ryczałt w wysokości 42,50 euro.

►Podczas podróży do Stanów Zjednoczonych pracownik miał przesiadkę we Frankfurcie, gdzie czekał na samolot docelowy 7 godzin. Po powrocie z podróży służbowej zażądał wypłaty ryczałtu dojazdowego w Niemczech w wysokości kwoty diety. Uzasadnił to tym, że przemieszczał się do centrum miasta, aby coś zjeść. Czy ryczałt mu przysługuje?

Warunkiem uzyskania ryczałty dojazdowego w innej miejscowości niż docelowa za granicą jest korzystanie w tej miejscowości z noclegu. W tym przypadku nie miało to miejsca, a zatem ryczałt ten nie przysługuje.

W zagranicznej podróży służbowej przy jazdach miejscowych przewidziane są dwa ryczałty:

  • ryczałt dojazdowy na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu; w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę ‒ w wysokości 50 proc. diety;
  • ryczałt na korzystanie z komunikacji miejscowej w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę trwania podróży służbowej.

Ryczałty w delegacji zagranicznej nie przysługują, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
  • ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  • nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Ryczałt dojazdowy przysługuje:

  • w miejscowości docelowej (w tym przypadku nie ma dodatkowo warunku korzystania z noclegu),
  • w każdej miejscowości innej niż docelowa, w której jednak pracownik korzystał z noclegu.

W opisywanej sytuacji Frankfurt nie jest punktem docelowym, więc ryczałt przysługiwałby jedynie wówczas, gdyby pracownik we Frankfurcie nocował, co nie miało miejsca w opisywanej sytuacji. Sam przejazd do centrum miasta w celu spożycia posiłku lub zwiedzania nie spowodował, że pracownik nabył prawo do ryczałtu dojazdowego.

►Nasza firma jest zlokalizowana w rejonie przygranicznym. Pracownicy często realizują usługi na terenie Niemiec. Wiele z tych wyjazdów trwa zaledwie godzinę lub dwie, a pracownicy mają wówczas zapewniony transport. Czy w każdym z takich przypadków konieczna jest wypłata 1/3 kwoty diety dla Niemiec? Czy możemy te koszty jakoś obniżyć?

Pracodawca spoza sfery budżetowej może znacząco obniżyć kwotę diety za czas podróży zagranicznej, nie może jej jednak wyłączyć, nawet przy krótkich wyjazdach.

Zgodnie z par. 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie należności dietę w podróży zagranicznej oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • za niepełną dobę podróży:

a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Konstrukcja przyjęta w rozporządzeniu daje prawo do części diety (1/3, co przy kwotach diet wynikających z rozporządzenia jest całkiem znaczącą kwotą) za nawet skrajnie krótki czas spędzony za granicą. Inaczej niż przy delegacjach krajowych nie ma dolnej granicy czasu trwania wyjazdu dającej prawo do diety. Widać na tym chociażby przykładzie, że prawodawca traktuje podróże zagraniczne w odmienny sposób. Gdyby pracodawca polecał pracownikom wykonywać tak krótkie wyjazdy na obszarze Polski, to dieta by nie przysługiwała. Jednak gdy dochodzi do przekroczenia granicy, tak samo krótki czas i mała odległość dają prawo do kwoty znacząco wyższej niż dieta za całodobowy wyjazd krajowy (w przypadku Niemiec będzie to 16,33 euro).

Przepisy dotyczące świadczeń z tytułu podróży służbowych (art. 775 k.p.) dzielą pracodawców na dwie grupy: pracodawców państwowej i samorządowej sfery budżetowej oraz pracodawców spoza tej sfery.

Należący do pierwszej grupy są związani wprost przepisami rozporządzenia w sprawie należności. Nie mogą zmienić wysokości oraz zasad naliczania poszczególnych świadczeń.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej przepisami rozporządzenia związani się niejako wtórnie. Zasadniczo regulują kwestie świadczeń delegacyjnych w:

  • układzie zbiorowym pracy lub
  • regulaminie wynagradzania albo
  • umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Dopiero przy braku takich wewnętrznych regulacji pracodawcy spoza sfery budżetowej stosują przepisy rozporządzenia.

Przy ustalaniu wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń delegacyjnych pracodawca związany jest wprost ograniczeniem związanym z wysokością diety ‒ dieta za dobę podróży (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) nie może być niższa niż aktualna kwota za delegację krajową. Możliwe jest więc nawet bardzo znaczące ograniczenie wysokości diet za wyjazdy zagraniczne, bo pracodawca może ustalić ją (za pełną dobę) nawet na kwotę 45 zł i to bez względu na państwo docelowe. Nie powinno mieć jednak miejsca przyjęcie diametralnie innych zasad naliczania diety niż zawarte w rozporządzeniu i np. ustalenie, że dieta przysługuje dopiero przy wyjeździe 12-godzinnym.

►Podczas podróży służbowej poza obszar Unii Europejskiej nasz pracownik się rozchorował. Był u lekarza, opłacił wizytę i leki. Domaga się zwrotu tych kosztów. Uważamy, że aby móc odzyskać równowartość tych kosztów, powinien się z nami wcześniej skontaktować. Czy mamy rację?

Nie, zwrotu kosztów leczenia oraz nabycia niezbędnych leków pracownik może domagać się wprost na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie należności. Pracownik nie musi uzyskiwać zgody na konkretny wydatek związany z leczeniem, która warunkowałaby prawo do domagania się jego zwrotu.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE.

Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Paragraf 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie należności przyznaje pracownikowi prawo do domagania się zwrotu kosztów leczenia, jeżeli są niezbędne. Obejmuje to wizytę (wizyty) u lekarza, zabiegi i operacje (poza zabiegami chirurgii plastycznej i kosmetycznymi), konieczny pobyt w szpitalu, nabycie leków. Gdy mowa o koniecznym leczeniu i niezbędnych lekach, chodzi o wszystkie działania i leki (w tym materiały opatrunkowe itp.) zalecane przez lekarzy. O ile pracodawca mógłby w części przypadków kwestionować nabycie leków przez pracownika bez wizyty u lekarza, o tyle trudno zakwestionować nabycie leków zaleconych przez specjalistę. To lekarz przeprowadzający badanie określa bowiem, jakie leki są w jego opinii niezbędne w danej sytuacji, pracodawca zaś nie może podważać tych zaleceń.

Pracownik, który zachorował podczas wyjazdu, powinien w miarę możliwości skontaktować się z pracodawcą. Jest to istotne w związku z realizowanymi zadaniami. Niemniej jednak ani wcześniejszy kontakt nie warunkuje możliwości późniejszego domagania się zwrotu udokumentowanych wydatków w związku z leczeniem, ani tym bardziej pracodawca nie może wywierać żadnych nacisków na pracownika, aby ten nie poddawał się za granicą leczeniu lub je ograniczył itp.

Warto zatem, aby pracodawca – szczególnie przy wyjazdach poza obszar UE – ubezpieczał pracowników. Potencjalne koszty leczenia w razie wypadku za granicą mogą być ogromne, a przepisy w żaden sposób ich nie limitują. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. Trybunał stwierdził, że koszt ubezpieczenia nie stanowi w takich przypadkach przychodu ze stosunku pracy. Ubezpieczenie takie ściśle związane jest z wykonywaniem działalności przez pracodawcę. Wykupując to ubezpieczenie, pracodawca nie kieruje się chęcią zapewnienia korzyści swojemu pracownikowi, lecz potrzebą uniknięcia ewentualnych, nieprzewidywalnych co do wysokości wydatków. Zabezpiecza się niejako przed koniecznością zwrotu z własnych środków kosztów leczenia pracownika poniesionych podczas jego podróży za granicą.

rozliczenie podróży służbowej

►Trzech naszych pracowników otrzymało polecenia wyjazdu w podróż służbową pociągiem. Pojechali samochodem jednego z nich, co wszyscy wskazali w oświadczeniach dotyczących braku biletów na przejazd. Jak rozliczyć koszty przejazdu w takim przypadku?

W tym przypadku pracownicy nie mają prawa do zwrotu kosztów przejazdu, bo nie ponieśli wydatku wynikającego z wiążącego ich polecenia służbowego wskazującego na konkretny rodzaj środka transportu. Pracownik nie może swobodnie zmieniać środka transportu.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Może to być transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy, który nie musi także być własnością pracownika. Jeśli podróż odbyto pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, a przejazd odbywał się na zaakceptowany wniosek pracownika, to rozliczenie kosztów opiera się na liczbie przejechanych w delegacji kilometrów.

Pracodawca w rzeczywistości narzuca pracownikowi pewien środek transportu i jego wybór może wynikać z wielu względów (np. finansowych, bezpieczeństwa pracownika w podróży, zapewnienia odpoczynku pracownikowi). W rozliczeniu delegacji pracownik otrzymuje zwrot kosztów przejazdu określonym przez pracodawcę środkiem transportu. W przypadku przejazdu środkami komunikacji publicznej rozliczenie obejmuje cenę biletu wraz z ewentualnymi opłatami dodatkowymi (np. miejscówka).

W opisywanym przypadku pracodawca wskazał w poleceniu wyjazdu przejazd pociągiem. Potwierdzeniem poniesionego w związku z tym wydatku jest faktura, a częściej sam bilet. Jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego wydatek nie jest możliwe, to pracownik składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Obejmuje to nie tylko brak możliwości uzyskania danego dokumentu przez pracownika, lecz także każdą jego utratę, niezależnie od przyczyn (np. zgubienie lub zniszczenie biletu).

Oświadczenie odnosi się do wydatków wskazanych lub uznanych przez pracodawcę, które nie mogą być potwierdzone fakturą, rachunkiem czy biletem. Pracownik wskazuje w nim np., że wydał na bilet z miejscowości X do miejscowości Y kwotę 100 zł, a po zakończeniu wyjazdu bilet zgubił. Bilet kupiony w kasie jest dokumentem nieodtwarzalnym (jeśli nie została wydana faktura, to nie da się uzyskać duplikatu biletu).

W opisywanej sytuacji na postawie oświadczenia pracowników należy uznać, że nie ponieśli żadnych wydatków związanych z przemieszczaniem się zgodnym z poleceniem służbowym. Nie ma zatem podstaw do zwrotu jakichkolwiek kosztów, bo nie zostały poniesione.

Nawet w przypadku pracownika, do którego należy samochód, którym odbyto podróż, oświadczenie to wskazuje, że odbył przejazd niezgodnie z poleceniem. Pracownik nie poniósł wydatku, jaki narzucił mu pracodawca, a zatem nie ma możliwość domagania się wypłaty zwrotu kosztów. Przeczyłoby temu złożone oświadczenie.

Pracownikom nie przysługuje w tym przypadku zwrot kosztów przejazdu, ponieważ:

  • nie ponieśli oni wydatku na określony w poleceniu służbowym środek transportu;
  • wybrali inny środek transportu bez zgody pracodawcy, a nie było to podyktowane szczególną sytuacją przy braku możliwości skontaktowania się z przełożonym (np. odwołanie pociągu z powodu oblodzenia sieci trakcyjnej), co uzasadniałoby skorzystanie z pojazdu prywatnego w celu zrealizowania zadania służbowego oraz rozliczenie kosztów takiego przejazdu.

►W jakim terminie od złożeniu rachunków za delegacje pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wynikające z rozliczenia kwoty? Czy można to zrobić wraz z wynagrodzeniem wypłaconym za miesiąc, w którym miała miejsce podróż służbowa?

Przepisy nie wskazują wprost na termin wypłaty, ale sięgając do ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 653; dalej: k.c.) należy uznać, że powinna ona nastąpić niezwłocznie po przedłożeniu przez pracownika rozliczenia wraz z wszystkimi wymaganymi informacjami, dokumentami i oświadczeniami. Oczekiwanie na termin wypłaty wynagrodzenie nie jest w tym przypadku prawidłowe, ponieważ termin wypłaty wynagrodzenia nie odnosi się do rozliczania wszystkich świadczeń, a należności związane z podróżami służbowymi nie stanowią wynagrodzenia za pracę.

Pracownik ma obowiązek dokonania rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Przez rozliczenie należy rozumieć przekazanie przez pracownika wymaganych informacji i dokumentów, takich jak w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, ewentualnie oświadczenia o poniesionych kosztach i przyczynie braku możliwości udokumentowania wydatku, oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet i innych świadczeń (np. wskazujące na moment przekroczenia granicy, i zawierające informacje niezbędne dla prawidłowego naliczenia świadczeń (np. wskazanie, czy miał zapewnione wyżywienie w cenie noclegu i jeżeli tak, to jakie posiłki).

Terminu wypłaty świadczeń pracownikowi nie został wskazany wprost. Nie oznacza to jednak dowolności po stronie pracodawcy. Zgodnie z 455 k.c., jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Za wezwanie dłużnika należy uznać przekazanie przez pracownika pełnej informacji dotyczącej kosztów podróży i okoliczności mających wpływ na naliczenie świadczeń delegacyjnych. Pracodawca powinien dokonać wypłaty niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu rozliczenia. Termin „niezwłocznie” należy odnosić do danych okoliczności. Skoro pracodawca polecił pracownikowi wyjazd, to z góry zakładać powinien, że pewne koszty z tego tytułu poniesie. W większości przypadków możliwe jest przewidzenie tych kosztów w pewnym przybliżeniu. Nie można zatem uznać, że „niezwłoczna” wypłata oznacza wypłatę kilka tygodni później, np. w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę.

Pracodawca może te kwestie uregulować wewnętrznie.

►Jeden z pracowników regularnie zapomina o przekazaniu rachunków związanych z podróżami służbowymi. Często dostarcza je po kilku tygodniach, niekiedy nawet miesiącach, mimo ponagleń. Co można zrobić, aby temu zapobiec? Czy można przyjąć np. zarządzeniem, że brak rozliczenia w terminie bez wskazania wiarygodnych przyczyn skutkuje brakiem wypłaty diet?

Nieterminowość w rozliczeniach nie może być podstawą do utraty prawa do diet i innych należności związanych z delegacjami. Pracownik może mieć nałożoną karę porządkową upomnienia lub nagany. Możliwe jest również pomniejszenie wynagrodzenia o kwotę udzielonej pracownikowi zaliczki na koszty podróży służbowej.

Pracownik jest uprawniony do otrzymania określonych świadczeń związanych z podróżą – diety, zwrot kosztów przejazdów, noclegów, jazd miejscowych, innych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę. Nieterminowość w złożeniu rozliczenia nie pozbawia go prawa do tych świadczeń i jakakolwiek wewnętrzna regulacja, która wprowadzałaby taką zasadę, byłaby nieważna z mocy prawa. Pracownik traci prawo do świadczeń dopiero po upływie okresu przedawnienia, który wynosi trzy lata.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie powinien i nie może nic robić. Nieterminowość w składaniu rozliczeń nie tylko stanowi naruszenie obowiązków pracownika, lecz także jest uciążliwa dla pracodawcy.

Nie składając rozliczenia w terminie, pracownik narusza swoje obowiązki, co może skutkować nałożeniem na niego kary porządkowej upomnienia lub nagany. Kara w przypadku przynajmniej części pracowników daje skutek w postaci poprawy zachowania.

Bez zgody pracownika potrącenie z pensji może obejmować m.in. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi (art. 87 k.p.). Zaliczką pieniężną jest kwota otrzymana przez pracownika od pracodawcy do rozliczenia się. Stanowi ją także zaliczka na wydatki związane z podróżą udzielona pracownikowi. Przy braku rozliczenia możliwe jest więc obniżenie wynagrodzenia o udzieloną zaliczkę (jeżeli oczywiście została udzielona przed wyjazdem), w granicach wyznaczonych przepisami o ochronie wynagrodzenia.

►Czy można wprowadzić obowiązek składania po każdym służbowym wyjeździe zagranicznym oświadczenia o okolicznościach wpływających na wysokość diety i innych świadczeń?

Tak. Wprowadzenie takiego rozwiązania należy uznać za poprawne. Pracodawca może przygotować wzór oświadczenia, które będzie załączane do każdego rozliczenia i stanowić będzie podstawę uzyskania informacji niezbędnych do zgodnego z przepisami (także ewentualnymi wewnętrznymi obowiązującymi u pracodawcy) naliczenia należności dla pracownika.

Jak wskazuje par. 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie należności w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

W wielu przypadkach oświadczenie jest jedynym dokumentem, na podstawie którego można prawidłowo wyliczyć dane świadczenie (np. godzina przekroczenia granicy przy przejeździe w podróży zagranicznej samochodem).

Oświadczenie dotyczyć powinno następujących informacji wpływających na wysokość diet:

  • zapewnienia lub niezapewnienia pracownikowi całodziennego lub częściowego wyżywienia (ze wskazaniem konkretnych posiłków),
  • zapewnienia pracownikowi wyżywienia (wskazanie konkretnych posiłków) w ramach usługi noclegowej,
  • w odniesieniu do delegacji zagranicznej – dokładnego rozgraniczenia części zagranicznej i krajowej podróży.

Przepisy wskazują, że pracownik składa oświadczenie „w uzasadnionych przypadkach”. Tymczasem w praktyce w większości delegacji prawidłowe naliczenie świadczeń należnych pracownikowi wymaga uzyskania od niego pewnych informacji. Dlatego warto ustanowić jako zasadę składanie tego rodzaju oświadczenia przy przekazywaniu rozliczenia wszystkich delegacji. Tym sposobem pracodawca uzyskuje zarówno niezbędne do dokonania rozliczenia wyjazdu informacje, jak i potwierdzenie dołożenia należytej staranności przy rozliczeniu. Może to być istotne w kontrolnym postępowaniu podatkowym i ubezpieczeniowym, a w sferze budżetowej także z punktu widzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Oczywiście, mówiąc o oświadczeniu, nie mówimy o konieczności wytwarzania dodatkowego dokumentu. Wielu pracodawców niezbędny zakres informacji zawiera w podstawowym dokumencie, jakim jest rozliczenie delegacji. Nie ma obowiązującego wzoru rozliczenia i przy jego tworzeniu warto zadbać, by pytania/rubryki pozwalały uzyskać od pracownika wszystkie potrzebne informacje.

►Zmieniamy regulacje wewnętrzne dotyczące rozliczeń podróży służbowych. Chcemy wprowadzić dwie stawki diet przy wyjazdach zagranicznych ‒ dla kadry zarządzającej w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych, dla reszty pracowników w wysokości 60 proc. diety. Czy taka zasada może być wprowadzona do regulaminu wynagradzania?

Byłby to przejaw nierównego traktowania w zatrudnieniu. Dieta nie ma i nie może mieć charakteru odpłatności za pracę, dlatego różnicowanie jej w zależności od stanowiska (w związku ze zróżnicowaną wartością pracy) nie może mieć miejsca.

Pracodawca nienależący do sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jedynym ograniczeniem swobody jest tutaj aktualna stawka za delegację krajową – postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Przy tworzeniu regulacji wewnętrznych należy jednak zwrócić uwagę na istotę świadczeń delegacyjnych oraz przepisy o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Dieta w wyjazdach zagranicznych przeznaczona jest na koszty wyżywienia i inne drobne wydatki. Świadczenie to nie ma nic wspólnego z rekompensowaniem wykonywanej pracy. Powiązane jest z sytuacją, w której znalazł się pracownik realizujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe w innym kraju (krajach).

Różnicowanie wysokości diet w zależności do zajmowanego stanowiska byłoby przejawem nierównego traktowania w zatrudnieniu. To tak, jakby kierownik otrzymywał wyższy ryczałt za pracę zdalną niż inny pracownik wykonujący pracę zdalnie z takim samym zużyciem mediów, na takim samym sprzęcie itp. Należałoby się wówczas zastanowić, czy ryczałt ten nadal służy zwrotowi ponoszonych przez pracownika kosztów pracy zdalnej, czy też ma już w części charakter wynagradzania pracy.

Podobnie przypisywanie różnej wysokości diety do różnych stanowisk oznacza faktycznie tworzenie świadczenia, które nie jest przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, ale stanowi opartą na wartościowaniu pracy na danym stanowisku odpłatność.

►Czy w każdym przypadku musimy (możemy) dokonać rozliczenia podróży służbowej jedynie na podstawie oświadczenie o braku możliwości przestawienia dokumentów (rachunków, faktur, biletów)?

Zasadą jest, że pracownik powinien przedstawić dokumenty potwierdzające wydatki. Oświadczenie jest wyjątkiem od tej reguły i nie powinno być stosowane jako standardowa praktyka.

Do składanego pracodawcy rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Z oczywistych względów nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Niejako z definicji nie mogą być one potwierdzane dokumentami, a w przypadkach gdy pracodawca zwraca faktyczne koszty poniesione na wydatek objęty ryczałtem (np. przejazdy lokalne), pracownikowi nie przysługuje już ryczałt.

Dopiero gdy przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Obejmuje to zarówno sytuacje, w których pracownik nie mógł wejść w posiadanie takiego dokumentu (np. awaria zasilania uniemożliwiająca wydruk faktury), jak i te, gdy dokument utracił (w szczególności dotyczyć to będzie dokumentów niemożliwych do odtworzenia, takich jak np. bilety na przejazd, lub trudno odtwarzalnych, takich jak np. faktura za nocleg podczas dalekiego wyjazdu zagranicznego.

Drugą kwestią jest to, czy w każdym przypadku trzeba przyjąć oświadczenie. Oświadczenie powinno zawierać następujące elementy:

  • oznaczenie pracownika,
  • oznaczenie podróży służbowej, z której odbyciem wiąże się dany wydatek,
  • określenie wysokości wydatku,
  • określenie przyczyn braku dokumentu potwierdzającego poniesiony wydatek,
  • podpis pracownika i datę.

Na etapie otrzymywania rozliczenia oświadczenie należy przyjąć, weryfikując jedynie kwoty, zgodność wydatku z poleceniem itp. W zależności jednak od podanej przyczyny braku dokumentu pracodawca powinien ocenić, czy możliwe jest uzyskanie np. jego duplikatu (zgubiona faktura za nocleg w hotelu co do zasady podlega odtworzeniu). Takie działanie pozwoli na uzyskanie faktycznego dokumentu (chociaż oświadczenie pracownika jest wystarczające), a także zweryfikowanie oświadczenia pracownika. Zakładamy, że np. duplikat faktury potwierdzi oświadczenie, ale teoretycznie może się okazać, że pracownik we wskazanym w oświadczeniu hotelu nigdy nie nocował, co można potraktować jako próbę wyłudzenia nienależnych świadczeń.

►Czy pracodawca ma obowiązek doliczyć dietę do delegacji pracownika, jeżeli sam pracownik nie uwzględnił jej w swoim rozliczeniu delegacji?

Pracodawca powinien wyjaśnić tę kwestię. Nieuwzględnienie diety w rozliczeniu może być wynikiem błędu, niewiedzy itp. Niezależnie od okoliczności to pracodawca odpowiada za prawidłowe naliczenie i wypłacenie świadczeń delegacyjnych.

Dieta za delegację krajową nie przysługuje pracownikowi:

  • jeżeli podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin (przysługuje zaś wówczas, gdy trwa równo 8 godzin),
  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
  • jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie (przez całodzienne wyżywienie należy rozumieć co najmniej trzy posiłki).

Pracodawca jest obowiązany do wypłaty należności wskazanych w przepisach i to on będzie odpowiadać za jakiekolwiek zaniżenie wypłaty. Część ze wskazanych wyłączeń będzie wprost wynikać z rozliczenia delegacji – zarówno czasowe (wyjazd krótszy niż 8 godzin), jak i związane z celem wyjazdu (miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika). Nie musi być już jednak takie oczywiste w odniesieniu do zapewnienia całodziennego wyżywienia.

Rozliczenie przedstawione przez pracownika powinno być zawsze weryfikowane nie tylko w kontekście poprawności obliczeń, lecz także w odniesieniu do zasad przysługiwania poszczególnych świadczeń.

W opisywanym przypadku pracodawca powinien zwrócić się do pracownika o wyjaśnienia. Jeżeli bowiem nie występują żadne z wymienionych wyłączeń, to odpowiednio naliczona w odniesieniu do czasu trwania i ewentualnych zapewnionych posiłków dieta powinna zostać wypłacona. ©℗