Kto powinien przechowywać kartę instruktażu ogólnego, szkolenia okresowego oraz badania lekarskiego? Czy kierowcy, którzy mają obsługiwać pojazdy elektryczne, powinni przejść specjalne przeszkolenie? Jaki jest termin na zgłoszenie do PIP wypadku przy pracy? Czy w zespole powypadkowym może znaleźć się przedstawiciel załogi, który był także świadkiem wypadku? Odpowiadamy na pytania w tekście.

Czy pracownik służby bhp powinien przechowywać kopie dokumentów osobowych, takich jak karta instruktażu ogólnego i szkolenia okresowego oraz badania lekarskiego? Czy takie dokumenty wystarczy przechowywać w aktach osobowych?
Pracownik służby bhp nie musi przechowywać kopii dokumentów potwierdzających odbycie przez pracowników szkoleń z dziedziny bhp czy badań profilaktycznych. Istotne jest, aby powyższe dokumenty były przechowywane w aktach osobowych pracownika.
Zgodnie z art. 237 par. 2 kodeksu pracy pracodawca obowiązany jest przeprowadzać szkolenia z zakresu bhp przed dopuszczeniem pracownika do pracy oraz powtarzać je okresowo.
Odbycie każdego szkolenia powinno zostać odpowiednio udokumentowane:
1) oświadczeniem pracownika złożonym na karcie szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp,
2) zaświadczeniem o ukończeniu szkolenia okresowego wydanym przez organizatora tego szkolenia.
Szczegółowym aktem prawnym regulującym zagadnienie pracowniczych badań profilaktycznych jest rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy. Wskazuje ono, że badanie profilaktyczne kończy się orzeczeniem lekarskim stwierdzającym:
1) brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku pracy lub
2) przeciwwskazania zdrowotne do pracy na określonym stanowisku pracy.
Orzeczenia wydawane są w formie zaświadczeń.
Obowiązkiem pracodawcy, jako odpowiedzialnego za dopełnienie powyższych obowiązków, będzie również udokumentowanie ich realizacji, a to poprzez przechowywanie stosownej dokumentacji w sposób zgodny z przepisami prawa pracy. Jak wynika z par. 2 i 3 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca jest obowiązany prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta te powinny składać się z czterech części i obejmować:
  • w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
  • w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
  • w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
  • w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Ze względu na to, że dokumentację związaną z zatrudnieniem poszczególnych pracowników prowadzą i przechowują komórki kadrowe – przy czym należy to do ich podstawowych obowiązków – uważam za bezzasadne dublowanie tych obowiązków przez pracownika służby bhp.
Podstawa prawna
• art. 2373 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
• par. 2 i 3 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)
• rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2131)
Nasza firma planuje wymienić flotę pojazdów na elektryczne. Za ich ładowanie, tak jak za tankowanie, będą odpowiadali kierowcy. Czy takie osoby muszą mieć jakieś szczególne kwalifikacje (np. uprawnienia elektryczne)?
Ładowanie pojazdu elektrycznego nie wymaga posiadania przez pracownika szczególnych kwalifikacji. Pracownik powinien jedynie odbyć instruktaż stanowiskowy z tego zakresu oraz zostać zapoznany z instrukcją obsługi danego procesu. Natomiast do prowadzenia takiego pojazdu jest wymagane po prostu prawo jazdy odpowiedniej kategorii.
Zgodnie z art. 2373 par. 2 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzić okresowe szkolenia w tym zakresie. Szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania powyższych szkoleń zostały określone w rozporządzeniu ministra gospodarki i pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: r.s.b.h.p.). W myśl par. 6 r.s.b.h.p. szkolenia z dziedziny bhp prowadzone są jako szkolenia wstępne i szkolenia okresowe.
Szkolenie wstępne, na które składa się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk. Natomiast częstotliwość przeprowadzania szkoleń okresowych pracodawca ustala po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, stosując się do wytycznych z par. 15 r.s.b.h.p.
Celem instruktażu stanowiskowego jest zapoznanie jego uczestników z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach. Dopuszczenie do pracy pracownika, który nie został poddany takiemu instruktażowi, byłoby działaniem niezgodnym z przepisami.
Podstawa prawna
• art. 2373 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
• par. 6 i par. 15 rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 180, poz. 1860; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1099)
Podczas przeglądu bezpieczeństwa i higieny pracy po przejęciu zakładu ustalono, że półtora roku wcześniej miał tam miejsce ciężki wypadek przy pracy. Zdarzenie to nie zostało zgłoszone do Państwowej Inspekcji Pracy ani do prokuratury. Czy nowy pracodawca powinien dokonać stosownego zgłoszenia mimo takiego upływu czasu?
Zgodnie z art. 234 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) w razie wypadku przy pracy pracodawca ma obowiązek podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyny wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom. Ponadto zgodnie z art. 234 par. 2 k.p. pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy.
Pojęcie ciężkiego wypadku przy pracy zostało zdefiniowane w art. 3 ust. 5 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych jako wypadek skutkujący ciężkim uszkodzeniem ciała, polegającym na utracie wzroku, słuchu, mowy, zdolności rozrodczej lub innym uszkodzeniu ciała albo rozstroju zdrowia, naruszającego podstawowe funkcje organizmu, a także chorobą nieuleczalną lub zagrażającą życiu, trwałą chorobą psychiczną, całkowitą lub częściową niezdolnością do pracy w zawodzie albo trwałym, istotnym zeszpeceniem lub zniekształceniem ciała.
Jeżeli zespół powypadkowy będzie miał wątpliwości co do kwalifikacji danego zdarzenia, to zgodnie z par. 7 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy może je rozwiać poprzez zasięgnięcie opinii lekarza, a w razie potrzeby opinii innych specjalistów, w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku. W takim przypadku powiadomienie prokuratora oraz państwowego inspektora pracy o zaistniałym zdarzeniu powinno nastąpić niezwłocznie po uzyskaniu informacji, że dany wypadek może być zakwalifikowany jako ciężki.
Należy ponadto wyjaśnić, że nie ma znaczenia, ile czasu upłynęło od momentu zdarzenia, niezwłoczne zgłoszenie takiego wypadku do właściwych organów jest bowiem obowiązkowe także w przypadku nowego pracodawcy (pod tym względem wstępuje on w obowiązki poprzednika).
Warto również przypomnieć, że niedopełnienie obowiązku zawiadomienia może skutkować nie tylko kartą grzywny, o której mowa w art. 283 k.p. (od 1000 zł do 30 000 zł), lecz także karą grzywny albo ograniczenia wolności, o której mowa w art. 221 kodeksu karnego.
Podstawa prawna
• art. 234 i 283 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
• art. 3 ust. 5 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2189)
• par. 7 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. nr 105 poz. 870)
• art. 221 ustawy z 6 czerwca 1997 r. ‒ Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1138; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1726)
W naszym przedsiębiorstwie doszło do wypadku przy pracy. W skład zespołu powypadkowego wchodzi pracownik służby bhp oraz przedstawiciel załogi. Co w sytuacji, w której przedstawiciel załogi jest również świadkiem wypadku? Kto powinien być w takiej sytuacji drugą osobą w składzie? W firmie nie ma społecznego inspektora pracy. Czy prezes zarządu może powołać nowy zespół wypadkowy, w którym będzie np. pracownik działu kadr?
Sposób i tryb postępowania przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposób ich dokumentowania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (dalej: r.u.o.p.w.).
Przepisy powyższego rozporządzenia zobowiązują pracodawcę, aby po uzyskaniu zawiadomienia o wypadku przy pracy powołał zespół powypadkowy (co do zasady składający się z pracownika służby bhp oraz społecznego inspektora pracy, a w przypadku jego braku – przedstawiciela pracowników), którego zadaniem jest ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku oraz sporządzenie – nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy według wzoru ustalonego w przepisach rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.
Zespół powypadkowy, prowadząc postępowanie, zgodnie z par. 7 ust. 1 r.u.o.p.w. jest obowiązany m.in. do wysłuchania wyjaśnień poszkodowanego (jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala), a także zebrania informacji dotyczących wypadku od świadków zdarzenia. Dopiero po analizie wskazanych przez nich dowodów zespół powypadkowy podejmuje decyzję, czy dane zdarzenie kwalifikuje się jako wypadek przy pracy, czy też nie.
W mojej ocenie opisana sytuacja, w której jeden z członków zespołu powypadkowego powołanego do ustalenia okoliczności i przyczyn zdarzenia był jednocześnie świadkiem tego wypadku, nie tylko nie stanowi podstawy do wykluczenia go z prac tego zespołu, ale wręcz przemawia za tym, aby to właśnie on brał udział w tym postępowaniu z uwagi na posiadaną wiedzę dotyczącą okoliczności zdarzenia. ©℗
Podstawa prawna
• par. 7 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. nr 105 poz. 870)
• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. poz. 1071)