Płatnik za każdy miesiąc jest zobowiązany złożyć do ZUS-u komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych. W dokumentach rozliczeniowych płatnik wykazuje należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za ubezpieczonych oraz wykazuje okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne (np. urlop bezpłatny) oraz wypłacone świadczenia (np. wynagrodzenie za czas choroby, zasiłek chorobowy).
Dokumenty rozliczeniowe to:
  • Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA, która jest zbiorczym zestawieniem informacji zawartych w raportach
  • Imienny raport miesięczny ZUS RCA o należnych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za danego ubezpieczonego
  • Imienny raport miesięczny ZUS RZA o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne (gdy dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu)
  • Imienny raport miesięczny ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek
Płatnik składek zobowiązany jest do składania prawidłowo wypełnionych dokumentów ubezpieczeniowych oraz do zgłaszania wszelkich zmian danych, jakie nastąpiły w stosunku do danych wykazanych w dokumentach przekazanych do ZUS.
Płatnik ma obowiązek złożyć deklarację rozliczeniową korygującą i imienny raport korygujący w formie nowego dokumentu w każdym przypadku, gdy zachodzi konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym lub deklaracji rozliczeniowej. Komplet dokumentów korygujących składa się zawsze z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych - zarówno tych, którzy zostali rozliczeni w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące. Imienny raport korygujący powinien być oznaczany tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na płatników składek obowiązek sprawdzenia nie później niż w terminie do 30 kwietnia danego roku danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczących poprzedniego roku kalendarzowego. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik jest zobowiązany złożyć korektę dokumentów. Oczywiście jeżeli płatnik odkryje pomyłkę po 30 kwietnia w danych za poprzedni rok, to również ma obowiązek skorygować to, składając dokumenty korygujące. W przypadku gdy płatnik składek pomylił się w identyfikatorze ubezpieczonego, tj. w nazwisku lub imieniu, albo identyfikatorze numerycznym na imiennym raporcie miesięcznym, musi złożyć za tego ubezpieczonego ponownie raport, wypełniony poprawnie (raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora).
WAŻNE
Korekta dokumentów rozliczeniowych powinna być złożona w terminie:
  • 7 dni od dnia stwierdzenia przez płatnika nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
  • 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, jeżeli korekta danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
  • 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, jeżeli korekta danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.
Korekta raportów świadczeniowych
Wycofanie, tj. skorygowanie do zera, raportu świadczeniowego złożonego za ubezpieczonego następuje w ramach danego kodu tytułu ubezpieczeń i odbywa się poprzez wpisanie:
  • kodu tytułu ubezpieczeń,
  • 0 w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,
  • kodu świadczenia/przerwy,
  • okresu, takiego samego jak w wycofywanym raporcie,
  • w pole kwota należy wpisać 0,00 lub pozostawić puste.
W przypadku złożenia kilku raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnym kodem świadczenia/przerwy i koniecznością:
  • wycofania jednego z nich - składa się tylko raporty, które są aktualne, oznaczając je jako korygujące,
  • wycofania wszystkich raportów - składa się wycofanie za każdy z raportów oddzielnie,
  • wycofania jednego z nich i korekty drugiego raportu składa się aktualny komplet raportów; bez raportu, który należy wycofać.
Błąd może poprawić ZUS
ZUS może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie, przy czym, w razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek i kwotą składek, za prawidłową przyjmuje się kwotę podstawy wymiaru składek. ZUS dokonuje zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego i rozliczenia na koncie płatnika składek na podstawie skorygowanych przez siebie dokumentów rozliczeniowych. O dokonanej korekcie ZUS zawiadamia płatnika składek, przesyłając wypis z tych dokumentów. Jeżeli płatnik nie zgadza się z korektą sporządzoną przez ZUS, w ciągu siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty nadesłane przez ZUS.
PRZYKŁAD
RAPORT ZA ZLECENIOBIORCĘ
Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za sierpień, płatnik pomylił się i sporządził za osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia, zamiast imiennego raportu ZUS RCA, zarówno raport ZUS RCA jak i ZUS RZA - oba z takim samym kodem tytułu ubezpieczenia. Aby dokonać korekty, płatnik składek powinien złożyć raport ZUS RCA, oznaczając go jako korygujący. Raport ten powinien być dołączony do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora. W przypadku gdy płatnik złożył raport składkowy za ubezpieczonego, za którego nie powinien złożyć raportu, musi raport skorygować do zera. Aby wycofać raport składkowy, należy wypełnić nowy raport, wpisując w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wartość 0,00.
PRZYKŁAD
PO WYREJESTROWANIU
Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za sierpień, płatnik pomylił się i sporządził również raport za ubezpieczonego, który z końcem lipca został już wyrejestrowany z ubezpieczeń. Aby dokonać korekty, płatnik powinien przekazać za tego ubezpieczonego imienny raport miesięczny korygujący, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje 0,00. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej.
PRZYKŁAD
ZMIANA CZĘŚCI RAPORTÓW
W komplecie dokumentów rozliczeniowych składanych za sierpień 2007 r. oznaczonym numerem identyfikatora 01.08.2007 płatnik składek złożył deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za 10 ubezpieczonych. Płatnik chce skorygować imienne raporty miesięczne za dwóch ubezpieczonych. W komplecie dokumentów korygujących oznaczonym numerem identyfikatora 02.08.2007 płatnik składa deklarację rozliczeniową, w której rozlicza wszystkich 10 ubezpieczonych i dołącza do niej imienne raporty miesięczne za dwóch ubezpieczonych, oznaczone tym samym numerem.
MICHAŁ JAROSIK
michal.jarosik@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 41 ust. 7-7b, art. 48b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz.74 z późn. zm.).
■ Par. 4 ust. 1a-11d rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (Dz.U. z 1999 r. nr 55, poz. 574 z późn. zm.).