Praca

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl

Od Nowego Roku zmienią się zasady naliczania stażu pracy. Do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wliczane będą nie tylko dotychczasowe umowy o pracę, ale także okresy prowadzenia działalności gospodarczej, umowy zlecenia, umowy agencyjne oraz praca za granicą. Dla pracowników oznacza to wyższe dodatki stażowe, szybsze nabywanie prawa do nagród jubileuszowych oraz dłuższy urlop wypoczynkowy. Dla pracodawców to ogromne wyzwanie organizacyjne i finansowe.

Wielkie przygotowania

Instytucje publiczne, które jako pierwsze zostaną objęte nową regulacją, rozpoczęły już intensywne przygotowania. Jak wynika z sondy DGP przeprowadzonej wśród ponad 100 podmiotów, proces ten opiera się na kilku kluczowych filarach: szkoleniach kadr, aktualizacji systemów IT oraz modyfikacji wewnętrznych regulaminów.

Wiele instytucji stawia na edukację personelu. Szymon Piechowiak, rzecznik prasowy Biura Generalnego Dyrektora GDDKiA, podkreśla, że przygotowania obejmują m.in. przeszkolenie pracowników komórek kadrowych i płacowych. Podobne kroki podejmuje Agencja Rozwoju Przemysłu S.A. Katarzyny Frendl, rzeczniczka ARP wyjaśnia, że proces wdrożenia opiera się na weryfikacji danych, komunikacji i szkoleniach. Agencja planuje uruchomienie od stycznia specjalnego programu informacyjnego dla pracowników, by przejrzyście wyjaśnić nowe zasady dokumentowania stażu.

Z kolei w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy priorytetem jest dostosowanie systemów kadrowych i ewidencji. Podobne działania trwają na Uniwersytecie Szczecińskim, gdzie, jak informuje rzeczniczka Agnieszka Lizak, dostawca oprogramowania przygotowuje pakiet aktualizacyjny dla systemu kadrowo-płacowego.

Skala zjawiska

Mimo trwających prac, precyzyjne określenie liczby beneficjentów nowych przepisów pozostaje dla wielu instytucji zagadką. Szacunki są bardzo rozbieżne. Urząd Pracy m.st. Warszawy przewiduje, że zmiany obejmą ok. 10 proc. załogi (przy 264 zatrudnionych). W Gdańskim Urzędzie Pracy skala może być znacznie większa - wstępne ustalenia wskazują, że regulacje mogą dotyczyć nawet 25 proc. z 150 pracowników. Podobnie w Świętokrzyskim Urzędzie Wojewódzkim, gdzie nową regulacją objętych zostanie ok. 180 z 630 zatrudnionych pracowników. Z kolei ARP, zatrudniająca 474 osoby, szacuje wpływ na ok. 5 proc. personelu.

Nie brakuje jednak instytucji, które nie potrafią podać nawet przybliżonych danych. GDDKiA, zatrudniająca 4,9 tys. osób, nie wie jeszcze, ilu pracowników wystąpi o zmianę stażu. Podobne deklaracje płyną z Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (ok. 700 zatrudnionych), Opolu (524) oraz Uniwersytetu Szczecińskiego (1 939 osób). Główną barierą jest brak obowiązku gromadzenia danych o umowach cywilnoprawnych czy działalności gospodarczej pracowników.

Finansowa zagadka

Największym problemem okazują się koszty. Wzrost stażu przełoży się bezpośrednio na wydatki związane z dodatkami stażowymi, nagrodami jubileuszowymi oraz ekwiwalentami za urlop. Większość urzędów przyznaje, że ma ogromne kłopoty z oszacowaniem skutków finansowych.

Wyjątkiem jest np. SGH, gdzie przeprowadzono szczegółowe analizy. Dr Marcin Dąbrowski, kanclerz SGH, wskazuje na konieczność zabezpieczenia 2,4 mln zł w latach 2026-2030. Zauważa on, że choć wielu pracowników uczelni ma już maksymalny staż (20 proc.), to nowe przepisy przyspieszą wypłaty nagród jubileuszowych i zwiększą koszty kadry administracyjnej o 1 mln zł, a nauczycielskiej o 1,4 mln zł. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie szacuje wzrost wydatków na poziomie 1,2 mln zł w samym 2026 r. i przyznaje, że nie ma zwiększonego funduszu wynagrodzeń na 2026 r.

Jednak dla większości podmiotów sytuacja budżetowa jest niejasna. Kinga Tokarz, rzecznik prasowy Biura Wojewody Opolskiego, przyznaje, że na etapie planowania budżetu na 2026 r. urząd nie otrzymał informacji o zwiększeniu limitów środków na fundusz wynagrodzeń w związku z nowymi przepisami. Określenie rzeczywistych skutków finansowych będzie możliwe dopiero w 2026 r. W przypadku niedoboru środków urząd wystąpi o ich przyznanie z rezerwy celowej budżetu państwa.

Podobne obawy płyną z Komendy Głównej Policji. Rzecznik KGP tłumaczy, że budżet na 2026 r., planowany w lipcu tego roku, bazuje na wskaźnikach waloryzacji i nie uwzględniał jeszcze danych do szacowania skutków zmian w kodeksie pracy. Dopiero w 2026 r., na podstawie wniosków funkcjonariuszy i pracowników, możliwe będzie realne określenie potrzeb.

Instytucje publiczne podkreślają, że dotychczas nie mogły gromadzić danych o umowach zlecenia czy biznesach swoich pracowników ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych. Agnieszka Lizak z Uniwersytetu Szczecińskiego wyjaśnia, że uczelnia nie jest uprawniona do przetwarzania informacji nadmiarowych, wykraczających poza obowiązki pracodawcy.

Nawet Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) jest na etapie analiz. Prezes UODO apelował do resortu finansów i parlamentu o uwzględnienie w przyszłorocznym budżecie pieniędzy na obsługę zmian pracowniczych.

Z kolei Inga Januszko-Manaches, rzecznik prasowy Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, tłumaczy, że urząd będzie systematycznie, raz na kwartał, dokonywał rozliczeń i w zależności od faktycznych potrzeb będą podejmowane stosowne kroki do pozyskiwania funduszy na zabezpieczenie wydatków poprzez wystąpienie do właściwego ministerstwa o zwiększenie budżetu na wynagrodzenia.

ZUS-owska bariera

Urzędy wskazują na szereg wątpliwości interpretacyjnych i technicznych, które mogą utrudnić wdrożenie przepisów. Kluczowa jest rola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracownicy będą musieli potwierdzać okresy aktywności zawodowej zaświadczeniami z ZUS, jednak - jak zauważają przedstawiciele urzędów w Opolu i Warszawie - ZUS obecnie nie rozpatruje takich wniosków, a nowe formularze mają pojawić się dopiero po wejściu w życie ustawy.

Urszula Murawska z warszawskiego PUP zwraca uwagę na ryzyko związane z dokumentacją.

- Wymóg przedstawiania zaświadczeń z ZUS może stanowić istotne wyzwanie, zwłaszcza w przypadku osób, które przez długi czas wykonywały pracę na podstawie umów zlecenia lub prowadziły działalność. Dokumentacja może być niekompletna lub trudna do odtworzenia. Wątpliwości budzi także sytuacja studentów, którzy nie podlegali ubezpieczeniom, oraz pracowników zagranicznych - tłumaczy i dodaje też, że na obecnym etapie brak jest informacji dotyczących formy i zakresu zaświadczenia wydawanego przez ZUS, które ma potwierdzać wskazane okresy. Nie jest jasne, czy dokument ten będzie obejmował wyłącznie długość stażu wynikającego z danej aktywności zawodowej, czy również informacje o odprowadzanych w tym czasie składkach

Poważnym wyzwaniem jest również ustawowy, dwuletni termin na dostarczenie dokumentów. Zdaniem ekspertów, spowoduje to konieczność wielokrotnego przeliczania wynagrodzeń wstecz, co drastycznie zwiększy nakład pracy w działach kadr. Każda sprawa będzie wymagała indywidualnej analizy, co zapowiada gorący początek 2026 r. w administracji publicznej.

Etap legislacyjny:

Wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r.