Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl

Handel statusem studenta kwitnie szczególnie w internecie. Nic dziwnego - dla cudzoziemców chcących pracować w Polsce to przepustka do szybszego zatrudnienia, bez konieczności czekania w wielomiesięcznej kolejce w urzędzie wojewódzkim na wydanie zezwolenia na pracę. Nie bez znaczenia jest też afera wizowa, która ograniczyła wydawanie wiz pracowniczych obcokrajowcom.

Potrzebne zaświadczenie

Taka sytuacja ma jednak swoje konsekwencje dla pracodawców. Jak wyjaśniają prawnicy, mają oni trudność z potwierdzeniem statusu studenta, którym legitymują się zatrudniani przez nich pracownicy z zagranicy.

– Uczelnie odmawiają wydania zaświadczenia o tym, czy dany cudzoziemiec jest aktywny, czyli czy chodzi na zajęcia. Jak tłumaczą, na przeszkodzie stoją przepisy RODO – wyjaśnia Joanna Torbé-Jacko, adwokatka, ekspertka BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, przewodnicząca Komisji ds. Polityki Migracyjnej. Trafia do niej coraz więcej spraw od pracodawców, skarżących się na to, że Straż Graniczna zakwestionowała w trakcie kontroli legalne zatrudnienie cudzoziemców.

– Pracodawcy wskazują też, że skala kontroli zwiększyła się po 1 czerwca 2025 r., czyli po wejściu w życie ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która utrzymała w mocy możliwość zatrudniania studentów studiów stacjonarnych bez zezwolenia. Wymogiem jest posiadanie przez nich zaświadczenia o byciu studentem i prawa pobytu uprawniającego do pracy w Polsce – mówi Joanna Torbé-Jacko.

Karolina Schiffter, partner zarządzający w polskim oddziale kancelarii Fragomen, zauważa natomiast, że kontrole mają swoje uzasadnienie, bo są pracodawcy, którzy w ten sposób chcą obejść przepisy. Są więc one konieczne, by wyeliminować patologie z rynku. Przyznaje jednak, że dla rzetelnie postępujących firm kontrole wiążą się z wyzwaniem. Potwierdzenie statusu studenta nie jest dziś łatwe.

– Pracodawcy muszą więc polegać na informacjach przekazywanych im przez obcokrajowców – mówi Michał Wysłocki, senior manager zespołu immigration EY Polska, ekspert Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych ABSL.

– Mogą żądać legitymacji studenckiej, ale biorąc pod uwagę doniesienia o czarnym rynku, nie dają one żadnej gwarancji pracodawcy – zauważa Michał Wysłocki. Wyjaśnia, że podczas webinarów dotyczących zatrudniania obcokrajowców pojawiają się pytania od firm, jak weryfikować status studenta, by mieć pewność, że cudzoziemiec, który się nim posługuje, ma prawo do pracy w Polsce bez zezwolenia.

Dlatego, jak doradzają eksperci, należy poza legitymacją żądać okazania zaświadczenia z uczelni. I to nie jednorazowo, a cyklicznie, czyli na początku każdego semestru, a nawet w jego trakcie.

– Choć jak pokazują doświadczenia niektórych pracodawców, to również nie jest gwarancją uniknięcia kłopotów w razie ewentualnej kontroli. Bywały bowiem przypadki, że cudzoziemiec był skreślany z listy, o czym nie zawiadamiał pracodawcy, bo jak tłumaczył potem na rozprawie, sam o tym nie wiedział – tłumaczy Michał Wysłocki.

Joanna Torbé-Jacko zauważa jednak, że i tak warto prosić o zaświadczenie cudzoziemca i samą uczelnię, nawet jeśli ta go nie wyda. To będzie miało znaczenie w sytuacji, gdy sprawa trafi do sądu, a to ma miejsce coraz częściej, bo pracodawcy nie godzą się z wymierzaniem im kar za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców.

– Tacy pracodawcy będą mogli wykazać, że dochowali należytej staranności przy zatrudnianiu - zauważa Karolina Schiffter.

Tym samym mogą nie zostać pociągnięci do odpowiedzialności. A jest o co walczyć. Od 1 czerwca 2025 r. grzywna jest ustalona na od 3 tys. do 50 tys. zł za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca.

– Pracodawcy, który pomagał cudzoziemcowi w pozyskaniu dokumentu pobytowego, grozi też odpowiedzialność karna w związku z art. 264a kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem, kto w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej umożliwia lub ułatwia innej osobie pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wbrew przepisom, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5 – wyjaśnia Joanna Torbé-Jacko. Dodaje, że konsekwencje są też organizacyjne. Pracodawca z dnia na dzień traci pracowników, jeśli status studenta zostanie zakwestionowany przez urzędników. To może rodzić kłopot z dotrzymaniem terminów realizacji zleceń.

Co może firma

Co natomiast mówi Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)? Zaznacza, że pracodawcy przy weryfikacji legalności pobytu powinni stosować kodeks pracy, ale też ustawę z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 621), czy ustawę z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 1079). Urząd zaznacza też, że dla potwierdzenia, czy zatrudniany cudzoziemiec jest studentem, pracodawca może domagać się okazania ważnej legitymacji studenckiej lub odpowiedniego zaświadczenia z uczelni bądź kserokopii takich dokumentów.

– Jeżeli pracownik nie wykaże, że jest studentem, to nie są spełnione przesłanki zatrudnienia go bez wymogu uzyskania zezwolenia na pracę. Wówczas muszą być spełnione warunki uzyskania zezwolenia na pracę dla cudzoziemca, określone w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – mówi Karol Witowski, rzecznik prasowy UODO, zaznaczając, że biorąc pod uwagę warunki zatrudniania obcokrajowców, bez względu na to, czy są studentami, czy nie, to przy spełnianiu ich trudno mówić o naruszaniu przez pracodawców przepisów o ochronie danych osobowych.

– Do naruszenia przepisów RODO doszłoby, gdyby pracodawca przetwarzał dane bez podstawy prawnej w prawie krajowym bądź zgody pracownika. Wówczas mogą grozić konsekwencje przewidziane w RODO, a więc wydanie upomnienia czy nakazu usunięcia danych czy dostosowania operacji przetwarzania danych do obowiązujących przepisów. Konsekwencją mogą być również kary, których górna granica w RODO to 20 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 proc. jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku – tłumaczy rzecznik prasowy UODO.