NASK wspiera samorządy w zarządzaniu informacją

Warsztaty „Wsparcie operatora EZD przy skalowaniu wdrożeń EZD RP w samorządach” poprowadziła Magdalena Sawicka z NASK.

EZD RP to system elektronicznego zarządzania dokumentacją, stworzony przez specjalistów z NASK oraz urzędników. NASK, jako operator systemu, ma bezpośredni kontakt z podmiotami zainteresowanymi EZD RP. Instytucja jest również operatorem EZD PUW, systemu autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który od 2011 r. był wdrażany w administracji rządowej oraz w innych instytucjach. Korzystające z niego jednostki będą zapraszane od I kw. 2028 r. do migracji do EZD RP.

Szkolenia, testy i doradztwo

NASK jako operator EZD RP wykonuje wiele zadań.

– Pierwszym podstawowym jest wsparcie wdrożeniowe, którego udzielamy zainteresowanym podmiotom, zarówno w obszarze technicznym, jak i merytorycznym. Jednostki przystępujące do współpracy muszą podjąć decyzję, czy będą wdrażały system EZD RP w opcji chmurowej, czy też są zainteresowane instalacją on-premise – mówiła Magdalena Sawicka.

Model SaaS (Software As a Service) EZD RP do niedawna był zarezerwowany tylko dla administracji rządowej. Od II kw. 2025 r. jest również dostępny dla jednostek samorządu terytorialnego.

Po dopełnieniu formalności rozpoczynają się szkolenia.

– Szkolimy na początek administratorów, którzy są zobowiązani do tego, aby przygotować jednostkę od strony technicznej, także pod kątem bezpieczeństwa, ale też by odpowiednio skonfigurować system. Każdy podmiot przystępujący do współpracy jest zobligowany do powołania wewnętrznego zespołu wdrożeniowego, który będzie współpracował z nami bardzo ściśle w zakresie wprowadzenia nowych procedur związanych ze zmianą czynności kancelaryjnych – opowiadała przedstawicielka NASK.

Administratorzy, pracownicy, użytkownicy systemu mają możliwość przećwiczenia funkcji systemu w środowisku testowym. Procesowi towarzyszą szkolenia i warsztaty.

– Wdrożenie systemu EZD to coś znacznie więcej niż tylko instalacja narzędzia.

To jest zmiana mentalna pracowników, zmiana sposobu dokumentowania spraw. Zapominamy o papierowych teczkach – mówiła Magdalena Sawicka, podkreślając, że bardzo dużą rolę odgrywa determinacja kierownictwa, jak również podejście całego zespołu wdrożeniowego.

System jest rozwijany pod względem technicznym oraz dostosowywany do zmieniających się przepisów prawa. Rozwój API (interfejs programowania aplikacji) pozwala, aby system był integrowany z innymi narzędziami. NASK udostępnia piaskownicę API i współpracuje z integratorami, rozwijając system, tak aby ta integracja mogła być podjęta na różnych polach.

Jak informowała Magdalena Sawicka, około 700 podmiotów ze środowiska samorządowego jest w trakcie wsparcia wdrożeniowego systemu, znaczna większość będzie korzystać z usługi SaaS (chmurowej). W takim przypadku to NASK odpowiada za bezpieczeństwo, aktualizacje, wsparcie. Z kolei administracja miękka, nadawanie uprawnień poszczególnym pracownikom, dbałość o dostosowywanie struktury organizacyjnej, budowanie formularzy czy procesy wewnętrzne leżą w gestii administratorów w danej jednostce.

Przedstawicielka NASK mówiła również o asyście powdrożeniowej. Na wniosek jednostek są możliwe miniaudyty, czyli weryfikacja prawidłowości wdrożenia systemu, konfiguracji, prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnej. Jest to przeprowadzane wspólnie z zespołem wdrożeniowym, po kilku tygodniach. NASK może wydać zalecenia, rekomendacje albo potwierdzić, że wszystko jest w porządku.

EZD RP można również wdrażać samodzielnie lub z pomocą podmiotów trzecich, jest udostępniany na licencji freeware. Może z niego korzystać każda zainteresowana jednostka i jest dostępny w repozytorium publicznym.

Jednostki wdrażają w ślad za urzędem

Z EZD RP korzystają ministerstwa i urzędy centralne, m.in. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwo Przemysłu, Najwyższa Izba Kontroli, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. W przypadku samorządu terytorialnego są to m.in. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Urząd Miejski w Białymstoku, Górnośląsko-Zagłębiowska Metropolia. Na ścieżce wdrożeniowej jest Urząd Miasta Stołecznego Warszawy (9 tys. użytkowników) czy Urząd Miejski w Bielsku-Białej (pięć jednostek organizacyjnych).

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego Magdalena Sawicka opowiadała o takich wdrożeniach, gdy w ślad za samorządem dołączają kolejne jednostki organizacyjne. Przykładem jest powiat gołubsko-dobrzyński, w którym poza samym starostwem dołącza do przedsięwzięcia 15 kolejnych podmiotów. Są to jednostki takie jak szkoły, przedszkola czy na przykład żłobki. Podobnie dzieje się w stolicy, gdzie do Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy dołączy jeszcze ponad tysiąc jednostek organizacyjnych.

Modele wdrożenia są bowiem dwa (SaaS i on-premise), a sposoby – trzy: samodzielne, indywidualne i kaskadowe. W dwóch ostatnich przypadkach jednostka zostaje partnerem NASK.

– Naszą misją jest nie tylko dostarczenie narzędzia, instalacja, ale przede wszystkim wprowadzenie w jednostkach elektronicznego zarządzania dokumentacją. Zależy nam na tym, aby podmioty przystępujące do współpracy po uruchomieniu produkcyjnym systemu wykorzystywały go szeroko – mówiła Magdalena Sawicka, wspominając o integracji z e-doręczeniami, z integracją z ePUAP czy szykowaną integracją z KSEF.

– Dzisiaj z dumą mogę powiedzieć, że ESD RP to już nie tylko system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, ale skutecznego zarządzania informacją. Zapraszam do współpracy – puentowała Magdalena Sawicka.

Pytania w ramach warsztatów dotyczyły m.in. wdrożeń kaskadowych i możliwości wykorzystania systemu.

Czytaj więcej w dodatku DGP | Perły Samorządu 2025