Nowe stawki wynagrodzeń w samorządach – zmiany regulaminów i umów o pracę

W każdym przypadku projekt zmian regulaminu należy uzgodnić z organizacjami związkowymi, a informację o wprowadzeniu nowych zasad przekazać pracownikom. Jednocześnie trzeba zachować co najmniej 14-dniowy okres między ogłoszeniem zmian a ich wejściem w życie. W nowych postanowieniach należy zawrzeć informację, że zmiany wynagrodzeń mają moc obowiązującą od 1 marca 2025 r.

Jeśli jednostka samorządowa zdąży z procedurą jeszcze w czerwcu – wypłata wynagrodzenia za czerwiec powinna już uwzględniać nowe stawki oraz wyrównanie. Przypomnijmy, że w większości jednostek wynagrodzenie wypłacane jest z dołu, zwykle pod koniec miesiąca.

W przypadku późniejszego przyjęcia regulaminu – np. w lipcu – wyrównania nadal trzeba wypłacić. Przepisy nie uzależniają obowiązku ich naliczenia od daty wdrożenia nowego regulaminu, lecz od daty wskazanej w rozporządzeniu jako początek obowiązywania wyższych stawek.

Rozporządzenie określa tylko minimalne wynagrodzenie zasadnicze

Jak sygnalizowaliśmy w artykule "Podwyżka z wyrównaniem od marca dla pracowników samorządowych", rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych określa minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego. Kategorie zaszeregowania przypisane do poszczególnych stanowisk wskazują dolną granicę tej części wynagrodzenia, natomiast całkowita wysokość pensji pozostaje w gestii pracodawców samorządowych.

Podstawą kształtowania polityki płacowej w jednostkach jest regulamin wynagradzania, wydawany na podstawie art. 39 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Określa on m.in. maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, prawo do premii czy dodatków specjalnych i innych składników wynagrodzenia.

W aktualnej nowelizacji zrównano kwotę wynagrodzenia zasadniczego obowiązującą w I kategorii zaszeregowania z minimalnym wynagrodzeniem za pracę w 2025 r., czyli 4666 zł.

Trzeba jednak pamiętać, że wynagrodzenie za pracę nie ogranicza się tylko do wynagrodzenia zasadniczego. Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, przy porównywaniu łącznej wysokości wynagrodzenia pracownika z obowiązującą stawką minimalną bierze się pod uwagę wszystkie składniki przysługujące z tytułu stosunku pracy – m.in. premie, nagrody i dodatki.

Wyjątkiem są składniki wymienione w ust. 5 tego artykułu, czyli:

• nagroda jubileuszowa,
• odprawa pieniężna z tytułu przejścia na emeryturę lub rentę,
• wynagrodzenie za nadgodziny,
• dodatek za pracę w porze nocnej,
• dodatek za staż pracy,

dodatek za szczególne warunki pracy.

Ponadto, jeżeli w danym miesiącu – z powodu terminów wypłat składników lub rozkładu czasu pracy – wynagrodzenie pracownika jest niższe od minimalnego, pracodawca jest zobowiązany do jego uzupełnienia w postaci wyrównania. Wyrównanie to ma charakter gwarancyjny, wypłaca się je co miesiąc łącznie z pensją.

Wyrównanie do pensji minimalnej nie jest składnikiem stałym

Takie wyrównanie może być wypłacane incydentalnie, np. w sytuacji, gdy przed terminem wypłaty pracodawca nie zdążył jeszcze zmienić warunków wynagradzania pracowników. Nie może mieć charakteru stałego elementu wynagrodzenia.

Wyrównania nie wlicza się do podstawy obliczania ekwiwalentu za urlop, a zatem nie jest także uwzględniane przy ustalaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki). Stanowi o tym:

• par. 6 pkt 7a rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop,
• art. 4 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.

Przykład 1

Przykład 2

Przykład 3

Przykład 4

Przykład 5

Zasady i tryb wprowadzania zmian w wynagrodzeniach samorządowych

Czy trzeba zmieniać regulamin po nowelizacji rozporządzenia płacowego? To zależy od jego treści. Ustawa o pracownikach samorządowych nie nakłada wprost obowiązku ustalania w regulaminach minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego. Oznacza to, że nawet jeśli regulamin nie zawiera takich zapisów, to i tak najniższy dopuszczalny poziom wynagrodzenia zasadniczego wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia. Jednocześnie regulamin może przewidywać wyższe minimalne stawki, niż określone w rozporządzeniu – jest to dopuszczalne i zależy od decyzji jednostki.

W praktyce oznacza to, że jednostki samorządu terytorialnego mogą, ale nie muszą zmieniać tych regulaminów:

• które nie zawierają tabel stawek i powołują się w zapisach na treść rozporządzenia płacowego oraz
• w których minimalne stawki zostały wskazane, ale są równe lub wyższe od tych, które obowiązują od 1 marca br.

►Procedura krok po kroku

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli działa u niego zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia z nią ten regulamin. Zmiana regulaminów wynagradzania dokonywana jest w ten sam sposób, w jaki zostają one wprowadzane. Wymaga zatem współpracy z działającym w zakładzie związkiem zawodowym (ale jeśli go nie ma, to nie należy uzgadniać zmiany z przedstawicielami pracowników).

Należy zauważyć ponadto, że regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie (wyr. SN z 19 stycznia 2012 r., sygn. akt I PK 83/11).

Uzgodnienie regulaminu to więc osiągnięcie zgodnego stanowiska co do jego treści. Postanowienia regulaminu, na które zakładowa organizacja związkowa nie wyraziła zgody, nie mają mocy obowiązującej.

wzór 1

wzór 2

wzór 3

wzór 4

►Dowiadomości pracowników

Dla ważności regulaminu wynagradzania konieczne jest podanie go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od tego dnia). Zarówno regulamin wynagradzania, jak i jego zmiany wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Nie ma przy tym żadnego wyjaśnienia, jak należy rozumieć te „przyjęte” sposoby informowania. Ważne jest jedynie, by informacja mogła być odebrana (odczytana) przez ogół zatrudnionych.

Wybrane sposoby na przekazanie informacji pracownikom o zmianie regulaminu to:

• wywieszenie na tablicy ogłoszeń;
• zamieszczenie na stronie intranetowej;
• pismo obiegowe rozpowszechniane wśród pracowników komórek organizacyjnych przez ich kierowników;
• e-mail.

Niezależnie od wyboru sposobu przekazania informacji, pracodawca musi wziąć pod uwagę wielkość zakładu pracy, gdyż inaczej będzie wyglądało jej dostarczenie w jednostce zatrudniającej 15 pracowników, gdzie wszyscy pracują w jednym budynku, a inaczej w zatrudniającej 200 osób lub rozmieszczonej w wielu lokalizacjach na terenie danej gminy czy województwa. Ponadto należy pamiętać, że sposób przekazywania informacji powinien umożliwić zapoznanie się z nią wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca świadczenia pracy.

Przepisy nie narzucają konieczności posiadania potwierdzenia zapoznania się ze zmianami regulaminu przez wszystkich pracowników. Przyjąć można więc w tym zakresie domniemanie, że jeżeli zmiany zostały podane do wiadomości pracowników tak, że mogli się z nimi zapoznać, to zmiany te poznali. Pracownik jest bowiem zobowiązany do zapoznawania się z informacjami przekazywanymi przez pracodawcę. Mimo to dobrą praktyką jest po umożliwieniu pracownikom zapoznania się z regulaminem wynagradzania pobranie na tę okoliczność stosownego oświadczenia. Takie rozwiązanie tworzy dla pracownika pełniejszy obraz regulacji wewnętrznych, niż tylko zapoznanie go z zakresem informacyjnym wprost wymienionym w rozporządzeniu dotyczącym akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

►Pracownicy nieobecni

W przypadku osób przebywających na zwolnieniu lekarskim lub nieobecnych w pracy z powodu innej usprawiedliwionej przyczyny, np. wywieszenie na tablicy informacji o zmianach regulaminu wynagradzania nie jest wystarczające, gdyż nie mają oni możliwości zapoznania się z jego treścią. Wówczas dobrym sposobem może okazać się indywidualne poinformowanie takich pracowników o zmianach regulaminu, np. poprzez pocztę tradycyjną lub służbową pocztę e-mail. Zmieniony regulamin wejdzie w życie dopiero po upływie dwóch tygodni od prawidłowego poinformowania o nim pracowników.

►Obowiązki pracodawcy po wejściu regulaminu w życie

Pracownik może domagać się objaśnienia niejasnych dla niego zapisów regulaminu wynagradzania, pracodawca zaś jest zobowiązany takich wyjaśnień udzielić. Przepisy nie dają jednak pracownikowi możliwości domagania się uzyskania wyjaśnień w określonej formie – pracodawca może udzielić ich na piśmie, ale może również ograniczyć się do ustnych objaśnień.

►Porozumienie zmieniające – gdy zmiany są korzystne

Zgodnie z art. 241¹³ par. 2 k.p., korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania z dniem jego wejścia w życie automatycznie zastępują dotychczasowe warunki umów o pracę lub innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy – bez potrzeby ich odrębnego aneksowania.

Jednak ze względów organizacyjnych i dowodowych – zwłaszcza przy kontrolach lub rozliczeniach – zaleca się dokonanie formalnej aktualizacji zapisów umowy o pracę.

Można to zrobić w formie porozumienia zmieniającego (aneksu do umowy o pracę). Choć nie jest to obowiązkowe, pomaga uniknąć nieporozumień wynikających z rozbieżności pomiędzy dokumentami.

Porozumienie zmieniające musi mieć formę pisemną i wymaga zgody pracownika, wyrażonej jego podpisem.

►Gdy zmiany są mniej korzystne dla pracownika

Zmiany regulaminu wynagradzania, które pogarszają sytuację pracownika, nie wchodzą w życie z mocy prawa. Aby nowe warunki zaczęły obowiązywać, pracodawca musi wprowadzić je formalnie, stosując:

✔ Wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy

Takie postanowienia wprowadza się poprzez wypowiedzenie dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę zatrudnienia – zgodnie z art. 42 par. 1 k.p.

Nowe warunki zaczną obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, o ile pracownik je zaakceptuje. Jeśli pracownik ich nie przyjmie, umowa rozwiązuje się z końcem okresu wypowiedzenia.

Uwaga: obowiązek dokonania wypowiedzenia warunków pracy i płacy w związku ze zmianą regulaminu wynagradzania wynika wprost z art. 77² par. 5 w związku z art. 241¹³ par. 2 k.p. – zgodnie z zasadą odpowiedniego stosowania przepisów o układach zbiorowych także do regulaminów.

✔ Porozumienie zmieniające – gdy obie strony się zgadzają

Alternatywnie, jeśli pracownik wyrazi zgodę na nowe – mniej korzystne – warunki, można zawrzeć porozumienie zmieniające (aneks do umowy). Porozumienie musi mieć formę pisemną.

Kiedy zmiana warunków umowy zaczyna obowiązywać

Niezależnie od daty wejścia w życie zmian do regulaminu wynagradzania, modyfikacja indywidualnych umów o pracę zacznie obowiązywać:

• z datą określoną w porozumieniu stron, a jeżeli jej nie wskazano – z datą jego zawarcia (w przypadku podpisania porozumienia zmieniającego), lub
• po upływie okresu wypowiedzenia (w przypadku dokonania wypowiedzenia zmieniającego).

Pracodawca samorządowy jest związany jedynie kwotami minimalnymi wynikającymi z rozporządzenia płacowego, natomiast kwota maksymalna powinna być zawarta w regulaminie wynagradzania. Tak więc akt ten musi zawierać pełne widełki, przy czym kwota maksymalna może być ukształtowana w różny sposób: albo będzie to konkretna wysokość, albo mnożnik oparty np. na krotności kwoty minimalnej w danej kategorii, albo odnoszący się do innych stałych wskaźników wynagradzania. ©℗