Poradnia z klasyfikacji i sprawozdawczości budżetowej

Odpowiedź: Takiej opłaty nie należy ujmować w paragrafie 4260, lecz w paragrafie 4430 – „Różne opłaty i składki”.

Uzasadnienie: Jak wynika ze stanu faktycznego, w związku z brakiem zapłaty za energię kontrahent naliczył dodatkową opłatę – monit windykacyjny. Z punktu widzenia jednostki samorządowej (w tym przypadku powiatu) niewątpliwie stanowić to będzie wydatek budżetowy. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie klasyfikacji budżetowej) paragraf 4260 to „Zakup energii”. Obejmuje wyłącznie koszty bezpośrednio związane z zakupem energii – np. energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody. Monit windykacyjny nie jest kosztem zakupu energii, lecz dodatkową opłatą za niedochowanie terminu płatności. Nie mieści się więc w zakresie tego paragrafu.

Z kolei paragraf 4430 obejmuje różnego rodzaju opłaty i składki – katalog jest otwarty. Obejmuje m.in. ubezpieczenia, składki na stowarzyszenia, ale również inne koszty, które nie mają jednoznacznego przypisania do innych paragrafów. To właśnie ten paragraf należy zastosować dla opłaty windykacyjnej.

Stanowisko takie potwierdziła Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie w wystąpieniu pokontrolnym z 28 stycznia 2025 r. (znak: WK.512.3.2024.ŻD). RIO wskazała nieprawidłowość w następującym zakresie: wydatki z tytułu „opłaty za wystawienie wezwania do zapłaty” i „opłaty za monit windykacyjny” – wskazane przez kontrahenta w notach obciążeniowych – zaklasyfikowano do paragrafu 4260 – „Zakup energii” zamiast do paragrafu 4430 – „Różne opłaty i składki”. ©℗

Jak zaklasyfikować w budżecie gminy dotację dla powiatu na zadanie remontowe

Odpowiedź: Wydatki na dotację dla powiatu na remont chodnika należy ująć w paragrafie 2710 – jako dotację na zadanie bieżące.

Uzasadnienie: Gmina może przekazać powiatowi dotację na podstawie art. 10 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 220 ustawy o finansach publicznych – w formie pomocy finansowej między jednostkami samorządu terytorialnego. Takie wsparcie może dotyczyć zarówno zadań bieżących, jak i inwestycyjnych – w zależności od charakteru zadania.

W opisanym przypadku zadanie dotyczy remontu chodnika, a nie jego budowy czy modernizacji. Zgodnie z art. 3 pkt 8 ustawy – Prawo budowlane remont polega na odtworzeniu stanu pierwotnego obiektu budowlanego, z dopuszczeniem zastosowania innych materiałów. Takie prace nie skutkują powstaniem nowego środka trwałego ani jego ulepszeniem, dlatego zalicza się je do zadań bieżących, nie inwestycyjnych.

W świetle rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej paragraf:

• 6300 stosuje się do dotacji celowych udzielanych na zadania inwestycyjne – np. budowa nowych obiektów, modernizacje, zakupy inwestycyjne;
• 2710 obejmuje dotacje celowe udzielane na zadania bieżące – takie jak remonty, konserwacje, działania utrzymaniowe.

Prawidłową klasyfikację potwierdza również praktyka regionalnej izby obrachunkowej. Przykładowo, w wystąpieniu pokontrolnym RIO w Łodzi z 5 sierpnia 2024 r. (znak WK-602/34/2024) wskazała, że gmina błędnie zaklasyfikowała pomoc finansową dla powiatu na remont chodnika w paragrafie 6300. Tymczasem powiat ujął realizację zadania jako wydatek bieżący – w paragrafie 4270 „Zakup usług remontowych”. RIO uznała to za błąd i zaleciła ujęcie takiego wydatku w paragrafie 2710, zgodnie z rzeczywistym charakterem zadania.

Wnioski:

• nie każdy wydatek związany z infrastrukturą techniczną będzie inwestycyjny;
• kluczowe jest to, czy mamy do czynienia z remontem (czyli odtworzeniem stanu pierwotnego), czy z inwestycją (czyli ulepszeniem lub nowym obiektem). ©℗

W jaki sposób wykazać odsetki od zaległości cywilnoprawnych w sprawozdaniu Rb-27S

Odpowiedź: Odsetki od zaległości cywilnoprawnych w sprawozdaniu Rb-27S należy wykazywać w kolumnie 9 jako „zaległości”. Nieprawidłowe ujęcie ich jako „należności pozostałych do zapłaty” (kolumna 8) skutkuje koniecznością złożenia korekty sprawozdania.

Uzasadnienie: Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że jednostka samorządu terytorialnego (miasto) wykazała w sprawozdaniu Rb-27S kwotę 10 000 zł – odsetki naliczone od zaległości z tytułu najmu – w kolumnie „należności pozostałe do zapłaty”. Takie ujęcie jest nieprawidłowe, jeżeli należność główna jest już zaległością.

Podstawę prawną stanowią tu rozporządzenie ministra finansów z 29 stycznia 2025 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a zwłaszcza jego załącznik nr 38 – „Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów JST”. Zgodnie z nim w kolumnie 9 jako „zaległości” wykazuje się: „należności pozostałe do zapłaty, których termin zapłaty minął i mogą być egzekwowane (zaległości netto)”.

Oznacza to, że jeśli czynsz nie został zapłacony w terminie, a naliczono od niego odsetki – to zarówno należność główna, jak i odsetki są zaległością. W tej sytuacji obie wartości powinny zostać ujęte w kolumnie 9.

Praktykę tę potwierdziła Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w wystąpieniu pokontrolnym z 31 marca 2025 r. (znak WK-602/20/2025). RIO stwierdziła, że: „odsetki naliczone od zaległości cywilnoprawnych również powinny być wykazane w kolumnie 9 – zaległości”.

Błąd polegał na tym, że jednostka ujęła je w kolumnie 8 – jako zwykłe „należności pozostałe do zapłaty”, co jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy termin płatności jeszcze nie upłynął.

Warto też przypomnieć, że źródłem tych odsetek są cywilnoprawne umowy – np. najmu (art. 659 kodeksu cywilnego) czy dzierżawy (art. 693 k.c.). Należność główna to czynsz, a podstawą naliczania odsetek jest art. 481 par. 1 k.c. Zgodnie z tym przepisem: „Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia”.

Co ważne, zgodnie z par. 11 rozporządzenia ministra finansów z 13 września 2017 w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej dla budżetów JST, odsetki te ujmuje się w księgach:

• najpóźniej na koniec kwartału,
• w wysokości należnej na ten dzień,
• nawet jeśli nie zostały jeszcze zapłacone.

Zatem po stronie księgowej i sprawozdawczej odsetki te powinny być już rozpoznane i właściwie zaklasyfikowane – jako zaległości, nie jako zwykłe należności.

Wniosek: Odsetki od zaległości cywilnoprawnych powinny zostać wykazane w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie 9 – „zaległości”, zgodnie z instrukcją oraz praktyką kontrolną. Ich błędne ujęcie w kolumnie 8 skutkuje naruszeniem przepisów sprawozdawczych i wymaga korekty. ©℗

Czy sporządzenie korekty sprawozdania Rb-27S uchroni wójta przed odpowiedzialnością za zaniżenie kwot nadpłat

Odpowiedź: Zaniżenie danych sprawozdawczych w zakresie nadpłat – w odniesieniu do danych ewidencji księgowej – stanowi naruszenie przepisów rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sporządzenie korekty sprawozdania Rb-27S nie uchyla ewentualnej odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, choć może wpłynąć łagodząco na ocenę przez rzecznika dyscypliny.

Co istotne – odpowiedzialność formalnie spoczywa na kierowniku jednostki, czyli w tym przypadku na wójcie, niezależnie od tego, że opracowanie sprawozdania było zadaniem skarbnika.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 72 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa nadpłatą jest m.in. nadpłacony lub nienależnie zapłacony podatek. Takie nadpłaty, ustalone na podstawie danych analitycznych kont podatkowych, muszą znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich kolumnach sprawozdań budżetowych – w tym przypadku w sprawozdaniu Rb-27S. Zaś jak wskazuje par. 3 ust. 1 pkt 5 i 6 załącznika nr 38 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kolumnie „Saldo końcowe” sprawozdania Rb-27S należy wykazywać zarówno należności pozostałe do zapłaty, jak i nadpłaty – zgodnie z ewidencją księgową.

Z ustaleń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie z 2 kwietnia 2025 r. (znak RIO.II.600.5.2025) wynika, że w sprawozdaniu jednostki zaniżono m.in. nadpłaty w rozdz. 90001 par. 6290 o 661,97 zł. RIO nakazała jednostce wykazywać dane zgodnie z ewidencją księgową, na podstawie par. 9 ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W tym kontekście, choć korekta sprawozdania jest wymagana i może świadczyć o dochowaniu należytej staranności po ujawnieniu błędu, nie uchyla ona automatycznie odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, jeśli nieprawidłowość miała miejsce w pierwotnie złożonym sprawozdaniu. Zgodnie z art. 18 pkt 2 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, naruszeniem jest: „niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z ewidencją księgową”.

Z orzecznictwa Głównej Komisji Orzekającej, m.in. z 10 stycznia 2022 r. (sygn. akt BDF1.4800.31.2021), wynika, że: „odpowiedzialność za prawidłowość danych wykazanych w sprawozdaniu ponosi kierownik jednostki, niezależnie od faktu, że opracowaniem dokumentacji zajmował się skarbnik”. Głowna Komisja Orzekająca wskazała również, że kierownik jednostki powinien samodzielnie zweryfikować dane zawarte w sprawozdaniu, choćby przez porównanie z ewidencją księgową lub żądanie stosownych wydruków. Zapewnienie pracownika (np. skarbnika), że dokumenty są prawidłowe, nie zwalnia kierownika jednostki z obowiązku kontroli.

Wnioski:

• wykazanie niezgodnych z ewidencją danych (np. zaniżonych nadpłat) w Rb-27S stanowi naruszenie przepisów o sprawozdawczości;
• sporządzenie korekty może świadczyć o usunięciu skutków naruszenia, ale nie eliminuje naruszenia samego w sobie;
• odpowiedzialność formalna spoczywa na wójcie, niezależnie od roli skarbnika jako osoby przygotowującej dokumenty;
• ewentualne postępowanie dyscyplinarne zależy od oceny rzecznika lub komisji, która może uwzględnić korektę jako okoliczność łagodzącą. ©℗