- 1. Przeanalizuj obecny regulamin np. zasady różnicowania świadczeń, definicje uprawnionych, aktualność załączników i wniosków
- 2. Przygotuj projekt zmian
- 3. Skonsultuj projekt z partnerem społecznym
- 4. Uzgodnij treść regulaminu
- 5. Wydaj zarządzenie wprowadzające regulamin (powinno być ono numerowane i przechowywane w dokumentacji pracodawcy)
Zmiana regulaminu ZFŚS to nie tylko aktualizacja dokumentu – to proces, który wymaga przemyślenia, konsultacji i zgodności z przepisami. Poniżej znajdziesz checklistę, która krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy – od analizy obowiązujących zapisów po udostępnienie nowego regulaminu pracownikom i archiwizację dokumentów. Warto ją wykorzystać zarówno przy planowanej aktualizacji zasad, jak i w sytuacji, gdy przepisy się zmieniają, a regulamin wymaga dostosowania.
Nawet najlepszy regulamin potrzebuje czasem odświeżenia – ta checklista pomoże Ci zrobić to spokojnie i bez zbędnego chaosu.
1. Przeanalizuj obecny regulamin np. zasady różnicowania świadczeń, definicje uprawnionych, aktualność załączników i wniosków
☐ Sprawdź, czy regulamin jest zgodny z aktualną ustawą o ZFŚS
☐ Oceń, czy uwzględnia obowiązujące limity podatkowe i odpisy
☐ Zidentyfikuj zapisy wymagające aktualizacji lub doprecyzowania
2. Przygotuj projekt zmian
☐ Opracuj nowy regulamin lub jego aktualizację w formie jednolitego tekstu
☐ Uwzględnij nowe formy świadczeń i obowiązujące zasady (np. progi dochodowe, dokumenty, RODO)
☐ Przygotuj załączniki – wzory dokumentów, wnioski, klauzule
☐ Upewnij się, że regulamin zawiera zapisy dot. ochrony danych osobowych i zasad udostępniania dokumentów (np. protokołów komisji).
3. Skonsultuj projekt z partnerem społecznym
☐ Przekaż projekt związkom zawodowym lub przedstawicielowi pracowników
☐ Ustal termin spotkania i ewentualne negocjacje
☐ Wprowadź zmiany uzgodnione ze stroną społeczną
Ważne
Brak uzgodnienia z organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników oznacza, że regulamin nie obowiązuje
4. Uzgodnij treść regulaminu
☐ Podpisz dokument wspólnie z przedstawicielami związków/pracowników
☐ Upewnij się, że uzgodniony dokument został podpisany przez wszystkie wymagane strony (nie tylko pracodawcę)
☐ Dołącz datę uzgodnienia i informacje o stronie uzgadniającej
5. Wydaj zarządzenie wprowadzające regulamin (powinno być ono numerowane i przechowywane w dokumentacji pracodawcy)
☐ Określ datę wejścia w życie
☐ Dołącz regulamin jako załącznik do zarządzenia
☐ Poinformuj o tym wszystkie zainteresowane osoby
6. Udostępnij nowy regulamin pracownikom
☐ Opublikuj na tablicy ogłoszeń / BIP / intranecie
☐ Poinformuj pisemnie lub mailowo o wejściu regulaminu w życie
☐ Umożliw zapoznanie się z treścią np. przez dział kadr lub sekretariat
Ważne
Każdy pracownik powinien mieć realną możliwość zapoznania się z regulaminem – nie tylko poprzez lakoniczne ogłoszenie
7. Zachowaj dokumentację zmiany
☐ Zarchiwizuj projekt, wersję uzgodnioną, zarządzenie i potwierdzenie publikacji
☐ Upewnij się, że archiwizowane dokumenty zawierają wersje opatrzone datami i podpisami oraz mają potwierdzenie publikacji (np. wydruk z BIP)
☐ Zaktualizuj wewnętrzne procedury i wzory dokumentów zgodnie z nowym regulaminem
8. Zaktualizuj regulamin komisji socjalnej (jeśli działa przy funduszu)
☐ Sprawdź, czy komisja została formalnie powołana w regulaminie ZFŚS lub osobną uchwałą
☐ Upewnij się, że komisja działa zgodnie z nowym regulaminem (np. nowy tryb składania wniosków, zmienione progi, nowe wzory dokumentów)
☐ Przypomnij członkom komisji obowiązek podpisania nowych oświadczeń o poufności, jeśli zmienia się zakres danych
Ważne
Uzasadnienie: często zmienia się treść wniosków, formy świadczeń czy kryteria – a komisja socjalna nie działa według aktualnych zasad, co prowadzi do błędów lub konfliktów.
9. Ustal procedurę okresowego przeglądu regulaminu ZFŚS
☐ Wprowadź zasadę, że regulamin jest przeglądany np. raz w roku lub po zmianie przepisów (np. limitów zwolnień podatkowych, wysokości odpisów)
☐ Wyznacz osobę odpowiedzialną za monitorowanie zmian prawnych i sygnalizowanie konieczności aktualizacji
Ważne
Pamiętaj: Brak uzgodnienia regulaminu lub stosowanie nieaktualnych zasad przyznawania świadczeń może skutkować zarzutem naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub zakwestionowaniem wydatków z ZFŚS przez organy kontrolne.
Podstawa prawna
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)