Decyzja kierownika po inwentaryzacji – nie później niż do 26 marca. Jak to zrobić dobrze?

Stan faktyczny

W jednostce budżetowej zakończono inwentaryzację roczną zgodnie z harmonogramem. Komisja inwentaryzacyjna przekazała protokoły i zestawienia różnic. Księgowa przygotowuje zamknięcie ksiąg rachunkowych i zastanawia się, do kiedy kierownik jednostki musi podjąć formalną decyzję o zatwierdzeniu wyników i sposobie rozliczenia inwentaryzacji. Niektórzy sugerują, że wystarczy to zrobić do 31 marca. Do kiedy kierownik jednostki budżetowej powinien wydać decyzję w sprawie rozliczenia inwentaryzacji? Czy może to zrobić do 31 marca?

Odpowiedź

Nie, kierownik jednostki nie może czekać z decyzją do 31 marca. Powinien ją wydać najpóźniej do 26 marca

Uzasadnienie

Rozliczenie inwentaryzacji (zatwierdzenie protokołów, decyzja o niedoborach/nadwyżkach, sposób ich ujęcia w księgach) musi poprzedzać zamknięcie ksiąg rachunkowych, czyli musi być wykonane przed zestawieniem obrotów i sald.

A zestawienie obrotów i sald musi zostać przygotowane najpóźniej do 85. dnia po dniu bilansowym. Powinno uwzględniać już zaksięgowane różnice inwentaryzacyjne i stanowi podstawę do dalszych czynności zamykających rok.

Dlatego do 26 marca 2025 r. należy sporządzić zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy i do tego dnia musi być zakończony cały proces inwentaryzacyjny, w tym wydanie decyzji przez kierownika jednostki.

Przypomnijmy, że kierownik jednostki, na podstawie protokołów komisji inwentaryzacyjnej, podejmuje decyzję o zatwierdzeniu wyników i sposobie rozliczenia różnic – bez tego decyzji księgowość nie ma podstaw do ujęcia skutków inwentaryzacji w księgach. Główny księgowy jest odpowiedzialny za odpowiednie księgowanie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia, zgodnie z decyzją kierownika jednostki.

Wzór 1. Decyzja poinwentaryzacyjna

1. Zatwierdzam rozliczenie końcowe (ostateczne) sporządzone w dniu...................................

przez .........................…...........................................................

(imię i nazwisko oraz stanowisko pracy)

dotyczące: ...................................................................................………….....................

(nazwa i adres jednostki)

za okres od .................................................... do ............................................. i stanowiące

wyliczenie z powierzonego majątku osoby (osób) materialnie odpowiedzialnej (-nych):

1) Pan (i) ...................................................................…………...............................

2) Pan (i) ..........…………........................................................................................

(nazwiska, imiona i stanowiska pracy)

Zamykające się wynikiem..........................…………...................................................... w kwocie..................……................... złotych.

2. Po rozpatrzeniu całej dokumentacji inwentaryzacyjnej i księgowej, raportu (sprawozdania), opinii i wniosków

…………………………………………………………………………………………..............................................................................................................................................

(stałej komisji inwentaryzacyjnej, komisji prowadzącej inwentaryzację jednostki, głównego księgowego i radcy prawnego)

postanawiam

1) uznać niedobór w kwocie ................................... zł jako:

a) nie zawiniony i spisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych

b) zawiniony i obciążyć ww. osobę (osoby) materialnie odpowiedzialną (-ne),

w częściach współodpowiedzialności, określonej w umowie z dnia ..........................

tj.:

1. Pan(i)...........................................…......%, czyli....................... zł

2. Pan(i)..........................................….......%, czyli....................... zł

c) uznać nadwyżkę w kwocie ....................... zł jako nie zawinioną (zawinioną) i zaliczyć na dobro jednostki

d) uznać szkodę w mieniu w kwocie ....................... zł na składnikach majątkowych spisanych jako:

…………………………………………………………………………………...................

(niepełnowartościowe, uszkodzone, zepsute, zbędne, itd.)

za niezawinioną (zawinioną) i postąpić z nimi w sposób jak niżej:

……………………………………………………………….........................………………… spisując w pozostałe koszty operacyjne.

(np. obniżyć cenę, wyprzedać, zniszczyć komisyjnie)

3. W związku z dokonanym rozliczeniem postanawiam ponadto:

1) ..............................:...............................................................………………..............

2) ............................................................................................................………………

3) ............................................................................................................………………

4. Postanowienia dotyczące ochrony majątku i innych spraw podniesionych w dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz w raporcie (sprawozdaniu):

1) ............................................................................................................………………

2) ............................................................................................................………………

3) ............................................................................................................………………

............................................ dnia..........................

(miejscowość)

…………………………………

(pieczęć i podpis kierownik)

Wzór 2. Wzór decyzji kierownika jednostki – rozliczenie inwentaryzacji

[nazwa jednostki]

[miejscowość, data]

DECYZJA NR …/2025

kierownika jednostki w sprawie zatwierdzenia wyników inwentaryzacji i sposobu ich rozliczenia

Na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120, ze zm.), po zapoznaniu się z protokołami i zestawieniami różnic inwentaryzacyjnych sporządzonymi przez komisję inwentaryzacyjną, postanawiam:

§ 1. Zatwierdzam wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2024 r. w jednostce [nazwa jednostki].

§ 2. Zobowiązuję głównego księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych 2024 roku następujących różnic inwentaryzacyjnych:

• niedoborów – zgodnie z załącznikiem nr 1,
• nadwyżek – zgodnie z załącznikiem nr 2,
• przeksięgowań i korekt – zgodnie z załącznikiem nr 3.

§ 3. Zobowiązuję kierowników odpowiedzialnych komórek organizacyjnych do wyjaśnienia przyczyn powstałych różnic oraz, w przypadku niedoborów, do wdrożenia działań mających na celu ich ograniczenie w przyszłości.

§ 4. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki:

• Zestawienie niedoborów
• Zestawienie nadwyżek
• Zestawienie innych rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych

[podpis kierownika jednostki]