Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację należności drogą weryfikacji?

Inwentaryzacja należności drogą weryfikacji to kluczowy element zapewniający zgodność zapisów księgowych z rzeczywistością, szczególnie w sytuacjach, gdy uzyskanie potwierdzenia salda od dłużnika jest niemożliwe. Proces ten wymaga rzetelnej analizy dokumentów, dokładnego dokumentowania działań oraz eliminacji ewentualnych błędów w księgach. Dowiedz się, kiedy i jak skutecznie przeprowadzić taką inwentaryzację.

Odpowiedź: Inwentaryzacja należności drogą weryfikacji jest stosowana w przypadkach, gdy uzyskanie potwierdzenia salda od dłużnika jest niemożliwe lub niecelowe. Pozwala zapewnić zgodność ewidencji księgowej z rzeczywistością i uniknąć błędów w sprawozdaniach finansowych. Aby proces był zgodny z przepisami, konieczne jest spełnienie określonych warunków i dokumentowanie wszystkich działań.

Inwentaryzacja drogą weryfikacji dotyczy:

► Należności publicznoprawnych

Chodzi o należności wobec urzędów skarbowych, celnych, ZUS, które to instytucje nie mają obowiązku potwierdzania salda. Odbywa się poprzez porównanie salda z dokumentami, np. deklaracjami podatkowymi (PIT, CIT, VAT) lub potwierdzeniami przelewów. Należy wziąć pod uwagę możliwe błędy wynikające z nieprawidłowego zaksięgowania deklaracji lub płatności.

► Należności od osób fizycznych i małych podmiotów gospodarczych

Chodzi o osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, pracowników (np. zaliczki, pożyczki) oraz podmioty prowadzące księgę przychodów i rozchodów. Takie podmioty nie mają obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji, co wymaga weryfikacji sald w oparciu o dokumenty źródłowe, np. faktury, umowy, potwierdzenia wpłat.

► Należności spornych i wątpliwych

Gdy dłużnik kwestionuje należność, potwierdzenie salda jest niemożliwe. Weryfikacja opiera się wtedy na dokumentach takich jak faktury, umowy, korespondencja z dłużnikiem lub decyzje sądowe.

Przeprowadzona weryfikacja należności powinna być udokumentowana na piśmie, w formie protokołu weryfikacyjnego.

Odpowiedź: Metody weryfikacji salda używa się w stosunku do tych składników majątku, których nie można spisać z natury i nie można zastosować do nich metody potwierdzenia salda. [ramka 1] Ponadto w przypadku gdy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację.

Metoda ta polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych oraz doprowadzenia ich do realnej wartości. Jej celem jest potwierdzenie istnienia określonych składników majątku i źródeł ich pochodzenia, określenie realnej wartości tych składników, zweryfikowanie kompletności ich ujęcia. Czyli chodzi o stwierdzenie, czy posiadane przez jednostkę dokumenty źródłowe potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione.

Metodą weryfikacji inwentaryzuje się w szczególności następujące składniki aktywów i pasywów:

a) wartości niematerialne i prawne,

b) grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

c) środki trwałe w budowie,

d) udziały i akcje w spółkach kapitałowych,

e) materiały i towary w drodze oraz dostawy fakturowane,

f) środki pieniężne w drodze,

g) należności sporne i wątpliwe,

h) rozrachunki publicznoprawne,

i) należności i zobowiązania z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych,

j) rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,

k) fundusze własne i specjalne,

l) rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów,

m) wszystkie inne niewymienione powyżej składniki aktywów i pasywów.

Na przykład inwentaryzacja rozrachunków z pracownikami z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w drodze weryfikacji polega na porównaniu sald wynikających z ksiąg rachunkowych z imiennymi kartotekami pożyczkowymi poszczególnych pracowników.

Inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald dokonują pracownicy prowadzący księgowe urządzenia analityczne, we współpracy z odpowiednimi merytorycznymi komórkami organizacyjnymi pod nadzorem głównego księgowego.

Odpowiedź: Polega na ustaleniu ich realności przez porównanie z właściwymi dowodami, sprawdzenie prawidłowości odpisów okresowych, rozliczeń, naliczeń itp. Dlatego pracownicy jednostki powinni zebrać właściwe dokumenty źródłowe oraz porównać wynikające z nich dane z zapisami w ewidencji analitycznej poszczególnych składników aktywów i pasywów w celu wyjaśnienia i skorygowania ewentualnych różnic. [ramka 2]

• szczegółowy opis salda podlegającego weryfikacji,
• rodzaj i źródło dokumentów wykorzystanych do sprawdzenia salda,
• wnioski wynikające z procesu weryfikacji, w tym informacje o zgodności salda lub ewentualnych rozbieżnościach,
• podpisy osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie weryfikacji.

Chociaż u.r. nie wskazuje sposobu dokumentowania, to z praktyki wynika, że protokół z weryfikacji jest najlepszą formą. Weryfikowane są różnorodne składniki majątkowe, np. trudno dostępne środki trwałe, dostawy w drodze lub dostawy niefakturowane, należności sporne, kapitały, rozliczenia międzyokresowe. Można sporządzić protokół zbiorczy albo oddzielne protokoły dotyczące określonych składników. Z treści protokołu powinno wynikać, jakie składniki weryfikowano, w jaki sposób i z jakimi dokumentami porównywano stan ewidencyjny i jakie są efekty tej weryfikacji. Protokół powinien być podpisany przez właściwe osoby. Dokumenty odnoszące się do weryfikowanych sald można opisać w protokole lub załączyć ich kopie czy najistotniejsze fragmenty (gdy są obszerne). Dokumenty potwierdzające istnienie określonych składników majątkowych mogą mieć różnorodny charakter. W przypadku trudno dostępnych środków trwałych mogą to być np. opinie rzeczoznawcy, dla rozrachunków wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych – faktury, korespondencja z kontrahentem, dokumenty dotyczące wydania lub przyjęcia towarów. W przypadku kapitałów odpowiednim dokumentem mogą być wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, umowa spółki, uchwały wspólników.

Inwentaryzację metodą porównania stanów księgowych z dokumentami stosuje się też do rozliczeń międzyokresowych kosztów czynnych. Procedura polega na porównaniu dokumentu poniesienia kosztu rozliczanego w czasie i zweryfikowanie, czy wraz z upływem czasu (lub innych wskaźników pomiaru) nastąpiło rozliczenie w odpowiedniej wysokości. Należy pamiętać, że przy omawianej formie inwentaryzacji niezbędne jest sprawdzenie, czy nie nastąpiła utrata wartości weryfikowanych składników majątkowych.

Odpowiedź: Wyniki inwentaryzacji muszą być potwierdzone na piśmie w formie dokumentów podpisanych przez osoby dokonujące tej inwentaryzacji, zaakceptowanych przez kierownika jednostki. [wzory 1, 2 i 3]

wzór 1

wzór 2

wzór 3

Protokół weryfikacji należności jest kluczowym dokumentem w procesie inwentaryzacji, który potwierdza przeprowadzenie weryfikacji oraz jej wyniki. Powinien być sporządzony w sposób formalny i szczegółowy, aby stanowił podstawę do ewentualnych korekt w księgach rachunkowych oraz spełniał wymogi wynikające z u.r.

Elementy protokołu weryfikacji:

►Nagłówek dokumentu:

• tytuł,
• identyfikacja jednostki sporządzającej (nazwa firmy, NIP, REGON).

►Opis weryfikowanego salda:

• nazwa dłużnika,
• rodzaj należności (np. publicznoprawna, sporna, od pracownika).

►Opis metody weryfikacji, np.:

• porównanie salda z dokumentami źródłowymi (fakturami, deklaracjami podatkowymi),
• weryfikacja na podstawie wyciągów bankowych.

►Wyniki weryfikacji

Informacja o zgodności salda z rzeczywistością lub opis wykrytych różnic.

Wskazanie przyczyn ewentualnych rozbieżności, takich jak np.:

• błędy rachunkowe lub księgowe,
• zarachowanie nieistniejącej należności.

►Działania korygujące

Zalecenia dotyczące sposobu rozliczenia różnic w księgach rachunkowych, np.:

• korekta błędów w zapisach księgowych,

• wyksięgowanie należności, które nie zaistniały w rzeczywistości.

►Podpisy i zatwierdzenie

Podpisy osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie weryfikacji (członkowie komisji inwentaryzacyjnej, główny księgowy). Zatwierdzenie protokołu przez kierownika jednostki.

►Załączniki

Dokumenty, na których podstawie przeprowadzono weryfikację (np. kopie faktur, potwierdzenia przelewów, deklaracje podatkowe).

W przypadku wykrycia rozbieżności należy:

• ustalić ich przyczyny,
• dokonać korekt w księgach rachunkowych w tym samym roku obrotowym, w którym przeprowadzono inwentaryzację.

Odpowiedź: Trzeba ją przechowywać zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości – tak, aby zapewnić jej kompletność, bezpieczeństwo i dostępność w razie potrzeby. Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej, jeśli jest zapewniona możliwość ich odtworzenia w niezmienionej formie przez wymagany okres. A ten, zgodnie z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wynosi co najmniej pięć lat od zakończenia roku obrotowego, którego dokumenty dotyczą.

Kluczowe jest to, aby dokumenty były przechowywane w miejscu zabezpieczonym przed zniszczeniem, kradzieżą lub dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku dokumentacji elektronicznej należy stosować odpowiednie zabezpieczenia, takie jak kopie zapasowe, szyfrowanie i ochrona hasłem.

Odpowiedź: To zadanie osób mających odpowiednie kompetencje i znajomość dokumentacji księgowej, ale jednocześnie niezaangażowanych bezpośrednio w codzienne prowadzenie ewidencji dotyczącej weryfikowanych aktywów lub pasywów. Zapewnienie obiektywności procesu ma kluczowe znaczenie, dlatego jest wskazane, aby osoby przeprowadzające weryfikację nie miały bieżącego wpływu na zapisy księgowe związane z danym obszarem.

W większych jednostkach budżetowych to zadanie można powierzyć działowi kontroli wewnętrznej lub audytu, które mają odpowiednie narzędzia i procedury do przeprowadzania rzetelnej analizy. W mniejszych jednostkach, gdzie brakuje wyodrębnionych komórek kontroli, odpowiedzialność za weryfikację spoczywa najczęściej na głównym księgowym lub na innym pracowniku, wyznaczonym przez kierownika jednostki.

W niektórych przypadkach może być konieczne zaangażowanie pracowników merytorycznych odpowiedzialnych za obszary związane z weryfikowanymi danymi. Na przykład weryfikacja wartości środków trwałych może wymagać współpracy z działem technicznym, natomiast analiza zobowiązań z tytułu inwestycji – z działem prawnym. Taka interdyscyplinarna współpraca pozwala na pełniejsze zrozumienie weryfikowanych danych i wyjaśnienie ewentualnych rozbieżności.

Odpowiedź: Należy stosować kilka kluczowych zasad i praktyk. Proces weryfikacji w jednostkach budżetowych opiera się na sprawdzaniu zgodności zapisów księgowych z dokumentacją źródłową, co pozwala ocenić, czy wykazane wartości są zgodne z rzeczywistością. Aby uniknąć błędów, należy zacząć od rzetelnego gromadzenia i aktualizowania dokumentacji źródłowej, w tym umów, wyciągów bankowych, faktur czy innych dokumentów.

Kolejnym krokiem jest zapewnienie jasnych procedur organizacyjnych dotyczących weryfikacji. Pracownicy odpowiedzialni za proces weryfikacji powinni mieć dostęp do szczegółowych wytycznych określających, jakie dane i dokumenty podlegają analizie oraz jakie działania należy podjąć w przypadku stwierdzenia niezgodności. Regularne szkolenia z zakresu prawidłowego prowadzenia weryfikacji mogą znacznie poprawić skuteczność działań. Ważnym elementem jest również współpraca między działami merytorycznymi a księgowością. Pozwala ona na bardziej szczegółowe i dokładniejsze podejście do analizy danych.

Jednostki budżetowe powinny wdrażać rozwiązania technologiczne wspierające proces weryfikacji, które umożliwiają łatwiejsze zarządzanie dokumentacją oraz automatyzację części procesów, np. generowanie raportów księgowych. Elektroniczne przechowywanie i analiza danych zmniejszają ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego przetwarzania informacji.

Planowanie i harmonogram procesu weryfikacji są równie istotne. Należy unikać prowadzenia kluczowych działań w okresach wzmożonej pracy jednostki, np. pod koniec roku budżetowego, co pozwala na bardziej szczegółowe i spokojne analizy. Weryfikacja powinna być realizowana zgodnie z przyjętym harmonogramem, a jej wyniki dokumentowane w sposób umożliwiający łatwe odtworzenie wszystkich etapów.

By podsumować: skuteczność weryfikacji zależy od: dbałości o kompletność dokumentacji źródłowej, jasności procedur, współpracy między działami, wykorzystywania nowoczesnych technologii oraz skrupulatnego dokumentowania wyników. Przestrzeganie tych zasad pozwala uniknąć błędów i zwiększa wiarygodność sprawozdania finansowego jednostki budżetowej. ©℗