Jak klasyfikować wydatki na pracowników jednostki świadczącej usługi komunalne

Za kilka dni rusza w urzędzie miasta kontrola gospodarki finansowej prowadzona przez regionalną izbę obrachunkową, w tym pod kątem wdrożenia jednej z nowelizacji rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej – klasyfikowanie wydatków na utrzymanie stanowisk pracy. Czy prawidłowo ujmowano w rozdziale 75023 wydatki dotyczące pracowników jednostki budżetowej świadczącej zadania w zakresie usług komunalnych (dotychczas rozdział 01043)?

Odpowiedź na pytanie wymaga odniesienia się do przepisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Rozdziały podmiotowe i usługowe

Z kontekstu pytania należy wnioskować, że chodzi o nowelizacje ww. rozporządzenia wprowadzającą podział rozdziałów klasyfikacyjnych na tzw. rozdziały podmiotowe i usługowe. Wymaga więc wstępnie przypomnienia, że w jednostkach samorządu terytorialnego w rozdziałach: 01043, 01044, 02001, 02002, 40002, 60004, 60013, 60014, 60015, 60016, 60017, 60019, 60020, 60021, 60022, 63003, 70005, 70007, 71004, 71012, 71015, 90001, 90003, 90004, 90005, 92503, ujmuje się wszystkie dochody i wydatki na realizację zadań, bezpośrednio związane ze świadczeniem usług publicznych, o których mowa w tych rozdziałach. Natomiast w rozdziale właściwym dla danej jednostki, w szczególności w rozdziałach: 70001, 70004, 71001, 71002, 71003, 75018, 75020, 75023, 75026, 75085, 90017, w zakresie wydatków wykazuje się wyłącznie wydatki związane z utrzymaniem stanowisk pracy.

Stanowisko RIO

Na kanwie poruszonej problematyki warto odnotować stanowisko zawarte w piśmie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze z 26 kwietnia 2023 r. (znak RIO.II.061.1.2023). Po pierwsze, podano w nim, że w rozdziałach „usługowych” należy planować i rejestrować wyłącznie wydatki bezpośrednio związane z daną usługą, której dotyczy rozdział. Wyjątkiem od tej zasady jest rozdział usługowy, w którym jednostka samorządu terytorialnego otrzymuje na wynagrodzenia pracowników dotację z budżetu państwa – wtedy w rozdziale tym mogą być ujmowane wszystkie wydatki płacowe związane z realizacją tej usługi (wykazuje się wydatki finansowane z dotacji związane z realizacją zadań w sposób umożliwiający prawidłowe rozliczenie tej dotacji). Natomiast w rozdziałach podmiotowych planowane i rejestrowane są wyłącznie wydatki związane z utrzymaniem wszystkich stanowisk pracy w jednostce (z wyjątkiem wydatków płacowych dotowanych z budżetu państwa w innych rozdziałach).

Po drugie, RIO powołała się na wyjaśnienia Ministerstwa Finansów, wskazując, że każdy rozdział usługowy powinien gromadzić wszystkie wydatki właściwe dla usługi, której dotyczy, i nie może zawierać żadnych innych wydatków nienależących do tej usługi. Jednocześnie każda jednostka budżetowa powinna w swoim planie finansowym mieć rozdział podmiotowy (właściwy dla jednostki lub w przypadku braku takiego rozdziału – rozdział urzędu) i w tym rozdziale należy ewidencjonować wszystkie wydatki związane z utrzymaniem stanowisk pracy w jednostce i nie można tam ewidencjonować żadnych innych wydatków. Przez wydatki związane z utrzymaniem stanowisk pracy należy rozumieć wszystkie wydatki, zarówno płacowe, jak i rzeczowe, niezbędne do poniesienia w celu zorganizowania stanowisk pracy i zapewnienia wykonywania obowiązków przez pracowników zatrudnionych w jednostce. Wydatki te w szczególności obejmują:

• wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń osobowych,
• odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
• wynagrodzenia bezosobowe i pochodne od wynagrodzeń (umowy zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymi wykonywanymi na rzecz całej jednostki),
• zakup energii elektrycznej i cieplnej,
• zakup materiałów i wyposażenia, m.in.: materiałów biurowych, artykułów poligraficznych, druków, materiałów gospodarczych i środków czystości, artykułów spożywczych, materiałów remontowych, paliwa, gazet itp.,
• zapłatę za pozostałe usługi: sprzątanie, transport zewnętrzny i wewnętrzny, dozór, asystę techniczną sprzętu, wodę i ścieki, usługi poligraficzne,
• wypłaty ekwiwalentów dla pracowników za używanie odzieży i zakup okularów,
• szkolenia pracowników,
• remonty bieżące,
• inne potrzeby związane ze stanowiskami pracy.

Końcówka 23, a nie 95

Po trzecie, podkreślono również, że we wszystkich jednostkach budżetowych, które „nie mają własnego rozdziału”, rozdziałem podmiotowym powinien być rozdział urzędu (dla gminy będzie to 75023) i nie należy wydatków płacowych jednostki i innych związanych z utrzymaniem stanowisk pracy ewidencjonować w rozdziałach z końcówką 95 („Pozostała działalność”).

Finalnie RIO podała, że powinno się klasyfikować w rozdziale 75023 wszystkie wydatki dotyczące utrzymania stanowisk pracy w jednostce budżetowej (zakład usług komunalnych), w tym przypadku chodziło o działalność tej jednostki w rozdziałach 01043 i 90001.

Podsumowując, podany sposób ujmowania wydatków na utrzymanie stanowisk pracy w jednostce budżetowej gminy (wykonującej zadania w zakresie usług komunalnych), tj. w ramach rozdziału 75023 („Urzędy gmin, miast i miast na prawach powiatu”), jest prawidłowy. ©℗