Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników musi być utworzony w jednostce budżetowej lub samorządowym zakładzie budżetowym. Pracodawca ma obowiązek naliczać na każdego pracownika tzw. coroczny odpis podstawowy. Stanowią go środki pieniężne naliczone w wysokości wskazanej w art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: u.z.f.ś.s) i przekazane na odrębny rachunek bankowy funduszu w terminach do 31 maja danego roku (co najmniej 75 proc. równowartości odpisu) i do 30 września (pozostałe 25 proc. równowartości odpisu). Oprócz corocznego odpisu podstawowego fundusz tworzy się też z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń wskazanych w art. 5 u.z.f.ś.s. Te trzeba przekazać najpóźniej do 30 września.
Niestety praktyka pokazuje, że przy naliczaniu odpisu nadal powstają wątpliwości. Poniżej wyjaśnimy, jak prawidłowo tego dokonać. Przedstawiamy też najważniejsze stanowiska regionalnych izb obrachunkowych w omawianym zakresie [ramka].
Najważniejsze stanowiska regionalnych izb obrachunkowych
Reklama
„Ponieważ art. 53 ust. 2 Karty nauczyciela nie precyzuje, że podstawę wyliczenia kwoty odpisu na ZFŚS dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, stanowi miesięczna emerytura oraz z jakiego miesiąca w roku, uwzględniając jednak fakt, że ZFŚS jest kategorią roczną, przyjąć należy, że wyliczenia dokonuje się w oparciu o emeryturę pobraną w całym roku (analogicznie rentę lub świadczenie kompensacyjne)”.
Pismo RIO w Opolu z 16 stycznia 2020 r., nr NA.III-0221-26/2019

Reklama
„Informacje służące skalkulowaniu wysokości emerytur i rent nauczycielskich powinny opierać się na faktycznych danych na temat wysokości emerytury/renty (brutto), zebranych przez szkołę (inną oświatową jednostkę organizacyjną) naliczającą odpis na danego emeryta/rencistę. W celu naliczenia odpisu na ZFŚS dla nauczycieli emerytów i rencistów, dyrektor szkoły powinien zwrócić się do nich o przedstawienie danych dotyczących wysokości pobieranych przez nich emerytur (rent), np. o przedstawienie PIT- 40A lub decyzji ZUS określającej wysokość emerytury/renty”.
Uchwała RIO w Poznaniu z 27 listopada 2020 r., nr 29/1257/2020
„Urząd miasta, jako pracodawca sprawujący opiekę socjalną nad byłymi pracownikami, może zwiększyć fundusz świadczeń socjalnych maksymalnie o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Zarządzenie prezydenta miasta zwiększające wysokości odpisu o wyższą wartość jest niezgodne z prawem”.
Pismo RIO w Kielcach z 18 grudnia 2018 r., nr WI.44.42.2018

kalkulacja

Podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (tzw. kwota bazowa). Wysokość tego wynagrodzenia ogłasza prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” nie później niż do 20 lutego każdego roku. W 2022 r. wynagrodzenie to ustalane jest na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. (art. 5k u.z.f.ś.s.), wynosi ono 4434,58 zł.
Jak już wskazano, wyróżnia się dwa rodzaje odpisów na ZFŚS, tj.: odpis podstawowy (obowiązkowy) oraz dodatkowy (fakultatywny).
Aby obliczyć odpis podlegający odprowadzeniu na konto ZFŚS, należy zsumować naliczone na poszczególne grupy pracowników odpisy podstawowe i dodatkowe.
Odpisy na pracownika zatrudnionego:
  • w warunkach zwykłych,
  • w warunkach szczególnych,
  • młodocianego
mają charakter obligatoryjny.
Odpis jest naliczany jako procent kwoty bazowej i w przypadku jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5 proc. kwoty bazowej, czyli 1662,97 zł. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego jest zróżnicowana w zależności od roku nauki i wynosi odpowiednio w:
  • pierwszym roku nauki 5 proc. kwoty bazowej, tj. 221,73 zł;
  • drugim roku nauki 6 proc. kwoty bazowej, tj. 266,07 zł;
  • trzecim roku nauki 7 proc. kwoty bazowej, tj. 310,42 zł.
W przypadku pracowników wykonujących prace w warunkach szczególnych lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wynosi 50 proc. kwoty bazowej, czyli 2217,29 zł.
Pracodawca może ponadto zdecydować (w formie zapisu w regulaminie), że będzie dodatkowo zwiększał fundusz odpisem na każdego pracownika niepełnosprawnego oraz emeryta i rencistę. W tym przypadku zwiększenie na każdą osobę wynosi 6,25 proc., tj. 277,16 zł. Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 pkt proc. tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc. kwoty bazowej (tj. 332,59 zł), oczywiście pod warunkiem, że środki z tego zwiększenia zostaną w całości przeznaczone na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.
O czym trzeba pamiętać, naliczając odpis na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze?
Wysokość odpisu podstawowego na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze to 50 proc. kwoty bazowej. Co ważne, podwyższoną składkę na ZFŚS pracodawca odpisuje wyłącznie na pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym wykonywane są prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Ponadto należy pamiętać, że pracodawca powinien sporządzić wykaz takich stanowisk i rejestrować (ewidencjować) pracowników wykonujących czynności na tych stanowiskach, ile występują one w danym zakładzie pracy. Wykaz prac uprawniających do naliczenia 50 proc. odpisu znaleźć można w załącznikach do ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.

ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych

W myśl art. 5 ust. 1 u.z.f.ś.s. fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Sposób jej ustalania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zgodnie z jego treścią podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Obliczenie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym następuje przez zsumowanie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzielenie otrzymanej w ten sposób sumy przez 12. Zasadę tę stosuje się również, gdy pracodawca działał przez okres krótszy niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy. Niestety przepisy nie regulują szczegółowych zasad dokonywania obliczeń przeciętnej liczby osób zatrudnionych. W praktyce, w zależności od stopnia wahań stanu zatrudnienia w firmie, stosuje się jedną z następujących metod:
  • średniej arytmetycznej – polegającej na zsumowaniu liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w każdym dniu miesiąca (łącznie z niedzielami, świętami i dniami wolnymi od pracy – przyjmując dla tych dni stan zatrudnienia z poprzedniego dnia), a następnie podzieleniu wyniku przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca (metoda stosowana w przypadku dużych wahań stanu zatrudnienia);
  • uproszczoną – polegającą na zsumowaniu liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, a następnie podzieleniu wyniku przez dwa (metoda stosowana w przypadku niewielkich wahań stanu zatrudnienia);
  • średniej chronologicznej – polegającej na zsumowaniu połowy liczby osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz liczby osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w połowie miesiąca (15. dnia miesiąca), a następnie podzieleniu wyniku przez dwa (metoda stosowana w przypadku niewielkich wahań stanu zatrudnienia).
Kogo trzeba uwzględnić przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych?
Przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na fundusz pracodawca ma obowiązek uwzględnić wszystkich pracowników, z którymi jest związany stosunkiem pracy. Do takich osób należą osoby zatrudnione na podstawie umów o pracę niezależnie od rodzaju, tj. na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny, na czas wykonywania określonej pracy, na zastępstwo, oraz z powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Wlicza się również pracowników w okresie zwolnień od pracy, urlopów, w tym przybywających na urlopie wychowawczym. Z kolei pomija się – w szczególności – pracowników pobierających zasiłki lub świadczenia przedemerytalne na podstawie ustawy z 20 kwietnia 1994 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Jak naliczyć odpis na młodocianego, który przechodzi na kolejny rok?
Jeśli w trakcie roku kalendarzowego pracownik młodociany kończy dany rok nauki i zaczyna kolejny, odpis na ZFŚS należy naliczyć proporcjonalnie. Przykładowo, jeżeli w danym roku pracownik w sierpniu kończy pierwszy rok nauki i we wrześniu rozpoczyna drugi rok nauki, to odpis na ZFŚS należy naliczyć w następujący sposób: 8/12 x kwota odpisu na pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki + 4/12 x kwota odpisu na pracownika młodocianego w drugim roku nauki.
Czy wliczać osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych?
Ustalając liczę zatrudnionych, nie uwzględnia się osób związanych z pracodawcą umowami cywilnoprawnym. Chodzi m.in. umowę zlecenia, o dzieło, świadczenia usług czy agencyjną. Nie wlicza się także osób wykonujących pracę na podstawie umowy o wykonywanie pracy nakładczej, kadry zarządzającej zakładem pracy na podstawie kontraktów menedżerskich. W obliczeniach tych nie uwzględnia się także pracowników tymczasowych, nawet jeżeli pracodawca użytkownik przyznał im w regulaminie, zgodnie z art. 2 pkt 5 u.z.f.ś.s, prawo do korzystania ze świadczeń. Pracownicy ci są uwzględniani przez ich pracodawcę, tj. agencję pracy tymczasowej.

placówki oświatowe

W jednostkach organizacyjnych oświaty ZFŚS tworzy się z odpisu podstawowego naliczanego na zasadach określonych dla:
  • nauczycieli – w art. 53 ust. 1 Karty nauczyciela;
  • innych pracowników tych jednostek, niebędących nauczycielami (np. pracowników administracyjnych, pracowników obsługi) – na zasadach określonych w u.z.f.ś.s.
Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na ZFŚS w wysokości ustalanej na podstawie:
  • planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć);
  • faktycznej przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) – którą ustala się w końcu roku.
Sposób obliczania przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych nauczycieli jest taki sam jak dla pracowników niebędących nauczycielami. Wynika to z art. 53 ust. 4 Karty nauczyciela, który w sprawach nieuregulowanych w tej regulacji odsyła do przepisów u.z.f.ś.s.
W jednostkach organizacyjnych oświaty ZFŚS tworzy się:
  • obowiązkowo z odpisów dla nauczycieli emerytów, rencistów lub nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne;
  • fakultatywnie na zasadach określonych w art. 5 ust. 5 u.z.f.ś.s dla emerytów i rencistów, którzy nie byli nauczycielami.
Odpisu na ZFŚS dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się w wysokości 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent lub nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 Karty nauczyciela).
Jak ustalić wysokość emerytury?
Dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości 5 proc. pobieranych przez nich świadczeń. Przepisy nie określają sposobu prawidłowego ustalania wysokości tego odpisu, dlatego należy przyjąć, że emerytowani nauczyciele powinni przedkładać dokumenty lub oświadczenia określone w regulaminie ZFŚS (art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s.).
Co zrobić, gdy dany emeryt nie złożył wymaganego dokumentu lub oświadczenia?
W takich przypadkach w praktyce odpisu dokonuje się w wysokości najniższej emerytury lub renty albo w odniesieniu do średniej wysokości świadczeń pobieranych przez inne osoby, które wykazały swój dochód, czy według dokumentów dotyczących ostatniego wykazanego roku. Nie ma jednak wyraźnej podstawy prawnej do takiego działania w razie braku zapisów w regulaminie ZFŚS. Za dopuszczalne należy więc uznać rozwiązanie, że pracodawca nie naliczy odpisu na ZFŚS na emerytowanych nauczycieli, którzy nie wykazali wysokości pobieranej emerytury, z powodu braku możliwości prawidłowego ustalenia wysokości odpisu.
Podstawa prawna:
art. 5, art. 5k ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 923)
art. 53 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 935)
obwieszczenie prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2020 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2019 r. i w drugim półroczu 2019 r. (M.P. poz. 195)
ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomosto wych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 755)
rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349)