Niecałe dwa tygodnie temu minął termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK w sferze budżetowej. A już wkrótce od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi po zapisaniu go do programu trzeba odprowadzić środki do wybranej instytucji finansowej.
TEMAT: Pierwsza wpłata na PPK
PROBLEM: O jakich zasadach pamiętać
Jednostki sektora finansów publicznych (JSFP) zatrudniające pracowników – niezależnie od ich liczby – już od 1 stycznia 2021 r. podlegają ustawie z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK). Za sobą mają już podpisanie umowy o prowadzenie PPK, a przed nimi pierwsze obliczenia i wpłaty. PPK polega właśnie na wnoszeniu wpłat pochodzących od uczestników i pracodawców. Przy czym dzielą się one na podstawowe i dodatkowe. I tak wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 proc. wynagrodzenia, a finansowana przez uczestnika PPK – 2 proc. wynagrodzenia i jest potrącana z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. Wpłata podstawowa uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2 proc. wynagrodzenia, lecz nie mniej niż 0,5 proc. wynagrodzenia, jeżeli jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (w 2021 r. jest to 3360 zł). Liczy się więc suma wszystkich przychodów będących podstawami składek emerytalno-rentowych osiąganych w danym miesiącu, a więc ze wszystkich źródeł uczestnika, np. dodatkowo zawartych umów o pracę czy zleceń. Przy czym nie ma podstawy prawnej, by pracodawca weryfikował posiadanie przez pracownika innych źródeł i ich wysokość. To sam uczestnik musi pilnować limitu i składając deklarację o obniżeniu, powinien mieć na uwadze ewentualne pozostałe wynagrodzenia z innych stosunków prawnych. Pracodawca ma jedynie uwzględniać wysokość wynagrodzeń osiąganych u niego.
Gdy pracownik jest chory
Jeżeli uczestnik PPK przepracował tylko część miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych (absencja chorobowa, urlop bezpłatny), lecz podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – osiągana z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc – będzie wyższa niż kwota 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia (w umowie o pracę zagwarantowano taką kwotę), należy przyjąć, że osoba zatrudniona w danym miesiącu nie ma prawa do wystąpienia o obniżenie wpłaty podstawowej.
Liczy się data
Podstawą naliczania wpłat jest przychód pracownika, a więc podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe bez stosowania tzw. limitu 30-krotności, z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Innymi słowy wpłaty ustala się od wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu, a nie przysługującego za dany miesiąc. To oznacza, że dla naliczenia wpłat do PPK kluczowa jest data wypłaty danego składnika wynagrodzenia.
Do instytucji finansowej
Pracodawca jest zobowiązany do obliczania i przekazywania do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez siebie jako podmiotu zatrudniającego oraz obliczania, potrącania i przekazywania wpłat finansowanych przez pracownika, o ile ten nie zrezygnuje z wnoszenia tych wpłat. Wpłat do PPK dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Przez dokonanie wpłaty należy rozumieć przekazanie określonej wysokości środków finansowych na konto wybranej instytucji finansowej. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający.
Termin
Wpłaty do PPK nalicza się i pobiera już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK (nie ma znaczenia, za jaki okres przysługuje wynagrodzenie). Powinno to nastąpić w terminie wypłaty wynagrodzenia pracownikowi. Termin przekazania tych wpłat do instytucji finansowej zależy od tego, czy są to pierwsze wpłaty do PPK za tego uczestnika, czy kolejne.
Ważne Wpłat dokonuje się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za miesiąc są realizowane w terminie do ostatniego dnia miesiąca.
Pierwszych wpłat należy dokonywać od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Kolejne wpłaty do PPK mogą być dokonywane już w dniu ich obliczenia i pobrania. Wpłaty powinny być przekazywane instytucji finansowej nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (dotyczy to również pierwszej wpłaty).
Przykładowo, pierwszą wpłatę – dokonaną pod koniec kwietnia – należy wpłacić w terminie od 1 do 15 maja. Natomiast kolejne mogą być realizowane już w dniu wypłaty wynagrodzenia, i tym samym pobrania wpłaty.
Kogo dotyczy
Obowiązek wdrożenia PPK dotyczy jednostek wymienionych w art. 9 ustawy o finansach publicznych, czyli m.in. organów władzy publicznej, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, uczelni publicznych czy państwowych lub samorządowych instytucji kultury.
Co jest przychodem uczestnika
Wpłata do PPK ze środków podmiotu zatrudniającego jest przychodem ze źródła wynikającego z rodzaju stosunku prawnego, np. w przypadku pracownika przychodem ze stosunku pracy z nieodpłatnych świadczeń. Przychód ten podlega opodatkowaniu. W świetle art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wpłata pracodawcy staje się przychodem pracownika w miesiącu jej dokonania, czyli po zapłaceniu.
Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie stanowią natomiast podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a tym samym nie stanowią również podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz składek na FP, FGŚP, SFWON oraz FEP.
PRZYKŁAD 1
Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 9 kwietnia 2021 r. Pierwsza wypłata wynagrodzeń po tej dacie nastąpi 30 kwietnia i już od tego przychodu należy naliczyć i potrącić wpłatę do PPK. Obie wpłaty (uczestnika i pracodawcy) powinny zostać przekazane do instytucji finansowej w terminie 1–15 maja. Wynagrodzenie jednego z uczestników (pracownika) wynosi 3900 zł. Załóżmy, że pracodawca przekaże wpłatę 7 maja. Dnia 31 maja pracownik otrzyma wypłatę za maj – przy czym do opodatkowania pracodawca wykaże również wpłatę PPK przez siebie pokrytą i zapłaconą w maju – w wysokości 58,50 zł. Z wynagrodzenia za maj pracodawca potrąci kolejną wpłatę finansowaną przez pracownika, tj. 78 zł.
PRZYKŁAD 2
Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 9 kwietnia br. Termin wypłat wynagrodzeń to 5. dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który są one należne. Pierwsze wynagrodzenie po zawarciu tej umowy zostało więc wypłacone 5 maja. W związku z tym, że maj jest tu miesiącem następującym po miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK, wpłaty do PPK mogły być przekazane do instytucji finansowej już w terminie naliczenia i pobrania tych wpłat, czyli 5 maja, ale nie później niż do 15 czerwca. Załóżmy, że pracodawca dokonał pierwszych wpłat 10 maja, czyli już po wypłacie. W maju pracownik już nie otrzyma żadnego przychodu. Z wypłaty wynagrodzenia 5 maja potrącono pracownikowi jego wpłatę (2 proc.), ale nie wliczono jeszcze do przychodu wpłaty finansowanej przez pracodawcę. W związku z tym po uregulowaniu tej wpłaty 10 maja nie ma z czego potrącić zaliczki na podatek. W takim przypadku pracodawca wykaże kwotę wpłaty w informacji PIT-11 za 2021 r. – w pozycji dotyczącej przychodu ze stosunku pracy. Pracownik jako podatnik sam rozliczy się z podatku w swoim zeznaniu rocznym.
Dotychczasowe obowiązki
Przypomnijmy, że zasady tworzenia i prowadzenia PPK w przypadku jednostek publicznych są praktycznie takie same jak dla pozostałych prywatnych pracodawców (z pewnymi wyjątkami, jak np. możliwość wspólnego wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK dla jednostek organizacyjnych danej jednostki). Uruchamianie PPK, polegające na podpisaniu przez JSFP odpowiednich umów z wybraną instytucją finansową, jest już za nami, gdyż:
1) do 26 marca 2021 r. trzeba było zawrzeć umowy o zarządzanie PPK;
2) do 10 kwietnia 2021 r. należało zawrzeć umowy o prowadzenie PPK.
Podmiot zatrudniający zawierał umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Osobami zatrudnionymi są nie tylko pracownicy w rozumieniu kodeksu pracy (poza młodocianymi, pracownikami przebywającymi na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla), lecz także osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, pełnoletnie osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji, osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów. Pracodawca zawierał więc jedną umowę o prowadzenie PPK, do której załącznikiem jest lista osób, które nie złożyły deklaracji o rezygnacji z PPK.
Ważne Pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe naliczenie i odprowadzenie wpłat do PPK. I to zarówno finansowanych przez niego, jak i finansowanych przez uczestnika.
Podmiot zatrudniający był zobowiązany do zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz tych osób, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55 lat. Umowę o prowadzenie PPK – w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70 lat – podmiot zatrudniający zawierał wyłącznie na ich wniosek. Do obowiązków podmiotu zatrudniającego należało poinformowanie tych osób, że mogą taki wniosek złożyć. Nie zawierało się umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które ukończyły 70 lat. Warto przy tym nadmienić, że w przypadku osób zatrudnionych w danym podmiocie sektora finansów publicznych w dniu 1 stycznia 2021 r., czyli w dniu, od którego ma zastosowanie ustawa o PPK, okres zatrudnienia nie miał znaczenia. Wszystkie osoby zatrudnione w tym czasie, niezależnie od stażu pracy w danym podmiocie, mogły uczestniczyć tak samo.
Co z nowo zatrudnioną osobą
Natomiast dla każdej nowej osoby zatrudnionej, czyli przyjętej później (czyli po 1 stycznia 2021 r.) umowa o prowadzenie PPK jest zawierana dopiero po upływie trzymiesięcznego okresu zatrudnienia. Wtedy umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej należy zawrzeć nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny termin zatrudnienia, chyba że przed tym terminem złoży ona pisemną deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał tę osobę.
Lista płac za maj 2021 r. dla sytuacji z przykładu pierwszego
| Pozycja | Składniki | Działanie | Kwota |
| 1. | a) wynagrodzenie bruttob) wpłata na PPK | 3900 zł58,50 zł | |
| 2. | podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne | Poz. 1a | 3900 zł |
| 3. | razem składki ZUS finansowane przez pracownika | Poz. 1a x 13,71 proc. | 534,69 zł |
| 4. | podstawa składki zdrowotnej | Poz. 2 – poz. 3 | 3365,31 zł |
| 5. | składka zdrowotna | Poz. 4 x 9 proc. | 302,88 zł |
| 6. | koszty uzyskania | 250 zł | |
| 7. | dochód do opodatkowania | Poz. 1 (a + b) – poz. 3 – poz. 6; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych | 3174 zł |
| 8. | kwota zmniejszająca podatek | 43,76 zł | |
| 9. | podatek | (poz. 7 x 17 proc.) – poz. 8 | 495,82 zł |
| 10. | część składki zdrowotnej odliczanej od zaliczki na podatek dochodowy | Poz. 4 x 7,75 proc. | 260,81 zł |
| 11. | zaliczka na podatek | Poz. 9 – poz. 10; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych | 235 zł |
| 12. | wynagrodzenie netto | Poz. 1a – (poz. 3 + poz. 5 + poz. 11) | 2827,43 zł |
| 13. | potrącenie kolejnej wpłaty na PPK finansowanej przez pracownika | Poz. 1a x 2 proc. | 78 zł |
| 14. | wynagrodzenie do wypłaty po potrąceniach | Poz. 12 – poz. 13 | 2749,43 zł |
Jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, to zgodnie z kodeksem cywilnym za miesiąc liczy się 30 dni. Należy zatem przyjąć, że okres trzech miesięcy zatrudnienia to 90 dni. Do tego stażu nie wlicza się zatrudnienia na podstawie tytułów innych niż wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK.
Podstawa prawna:
art. 2 ust. 1 pkt 18, art. 25 ust. 1, art. 26–28, art. 134 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342; ost.zm. Dz.U. z 2020 r., poz. 1086)
art. 11 ust. 1, art. 32, art. 41 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r., poz. 255)
art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)