ZFŚS – 7 rzeczy do sprawdzenia przed 31 grudnia

1. Korekta przeciętnego zatrudnienia

Do 31 grudnia należy ustalić rzeczywistą przeciętną liczbę zatrudnionych za cały rok, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu z 9 marca 2009 r.

To właśnie ta wartość stanowi podstawę ostatecznego odpisu na ZFŚS.

✔ sprawdzić, czy zastosowana metoda była stosowana konsekwentnie przez cały rok

✔ uwzględnić pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na etaty

2. Weryfikacja wysokości należnego odpisu

Po ustaleniu rzeczywistego przeciętnego zatrudnienia należy porównać:

• odpis planowany

• odpis należny za dany rok

Jeżeli wartości się różnią, konieczna jest korekta odpisu na ZFŚS w księgach rachunkowych roku obrotowego.

3. Przekazanie środków na rachunek ZFŚS

Jeżeli korekta odpisu prowadzi do jego zwiększenia, należy:

• ująć zwiększenie w kosztach roku,

• przekazać środki na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS jeszcze przed 31 grudnia.

✔ przelew dokonany po 31 grudnia nie stanowi kosztu podatkowego w tym roku

✔ data przelewu ma kluczowe znaczenie podatkowe

4. Sprawdzenie zgodności salda rachunku ZFŚS

Na dzień bilansowy warto zweryfikować:

• saldo rachunku ZFŚS,

• zgodność ewidencji księgowej z wyciągiem bankowym,

• powiązanie środków z faktycznym poziomem odpisów.

Nieprawidłowe saldo rachunku funduszu jest częstym przedmiotem zastrzeżeń RIO.

5. Rozliczenie przyznanych świadczeń socjalnych

Przed końcem roku należy sprawdzić, czy:

• wszystkie przyznane świadczenia zostały prawidłowo ujęte w ewidencji,

• nie pozostały nierozliczone zaliczki lub wypłaty,

• świadczenia zostały przyznane zgodnie z kryterium socjalnym określonym w regulaminie ZFŚS.

6. Przegląd danych osobowych przetwarzanych w ZFŚS

Do 31 grudnia pracodawca powinien przeprowadzić coroczny przegląd danych osobowych gromadzonych na potrzeby działalności socjalnej.

✔ usunąć dane, które nie są już niezbędne do realizacji celów ZFŚS

✔ zachować dane tylko wtedy, gdy istnieje podstawa do ich dalszego przetwarzania

✔ sporządzić protokół z przeprowadzonego przeglądu (dobra praktyka)

7. Sprawdzenie dokumentacji wewnętrznej

Na koniec roku warto upewnić się, że:

• regulamin ZFŚS jest aktualny,

• przyjęta metoda ustalania przeciętnego zatrudnienia jest opisana i udokumentowana,

• dokumentacja pozwala odtworzyć sposób naliczenia i korekty odpisu.

Braki w dokumentacji często wychodzą dopiero podczas kontroli.