Od 1 lipca wszystkie jednostki prowadzące ewidencję w formie elektronicznej muszą przekazywać m.in. JPK_KR organom skarbowym do kontroli. Zrobią to na ich wezwanie.
Małe i średnie podmioty mają już obowiązek przekazywać na żądanie organu skarbowego księgi rachunkowe. Obowiązek ten od 1 lipca 2016 r. dotyczył dużych podmiotów, a obecnie został rozszerzony na pozostałe jednostki korzystające z oprogramowania księgowego. Każda ewidencja, która jest przez jednostkę prowadzona w formie elektronicznej, będzie musiała być na żądanie organów skarbowych przekazana do kontroli.
Warunkiem realizacji żądania organu podatkowego jest prowadzenie księgi podatkowej przy użyciu programu komputerowego. A pod pojęciem „księgi podatkowej” rozumie się: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry. Nowy wymóg objął więc także mikrofirmy. Jednak ze względu na wielkość obrotów zazwyczaj nie prowadzą one ksiąg rachunkowych, więc JPK_KR ich nie dotyczy.
Reklama

Struktury

Organ podatkowy może w ramach prowadzonej sprawy (np. urząd skarbowy w toku kontroli podatkowej) wezwać do przekazania w postaci JPK całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych. Struktury JPK obejmują oprócz raportowanych obowiązkowo ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT) także księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), faktury VAT (JPK_FA), podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencję przychodów (JPK_EWP).

Reklama
Podatnik będzie miał na przekazanie jednej z ww. struktur nie mniej niż trzy dni. W uzasadnionych przypadkach (np. duża ilość danych, nieobecność osoby odpowiedzialnej) można zwrócić się do organu podatkowego o wydłużenie terminu wyznaczonego w wezwaniu. Pozwoli to na uniknięcie konsekwencji w razie niedostarczenia żądanych plików w wyznaczonym terminie. Osoba, która w nieuzasadniony sposób odmawia udostępnienia JPK na wezwanie organu, może zostać ukarana karą porządkową do 2800 zł.

Tylko istniejące

Podatnicy mają obowiązek przekazywać tylko te ewidencje, które prowadzą. Jeśli np. spółka nie prowadzi w ramach ksiąg rachunkowych ewidencji magazynowej (na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości) i odpisuje w koszty nabyte towary oraz materiały w chwili ich zakupu, a produkty w chwili ich wytworzenia, to nie będzie musiała sztucznie tworzyć JPK magazyn.
Jednak prowadzenie ewidencji magazynowej czy innego elementu, do którego mają zastosowanie regulacje JPK, przy użyciu arkusza kalkulacyjnego będzie obligowało do przekazania takich danych na żądanie organu podatkowego w formie JPK. Pojęcie „programu komputerowego” nie zostało zdefiniowane na potrzeby stosowania JPK. Ministerstwo Finansów przyjmuje bardzo szeroką definicję: „księgi podatkowe prowadzone z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych, należy uznać za prowadzone przy użyciu programów komputerowych” (patrz: www.jpk.mf.gov.pl).
WAŻNE Od lipca tego roku przepisy nakazują średnim, małym i mikrofirmom składać – na żądanie fiskusa – sześć struktur JPK. Chodzi przede wszystkim o pliki dotyczące faktur, ksiąg rachunkowych, danych z magazynów. Nowy obowiązek dotyczy firm, które prowadzą swoje księgi podatkowe za pomocą programów komputerowych.

Nośnik

Dane udostępniane na żądanie organu podatkowego należy przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych (może to być np. pendrive, karta pamięci, płyta CD/DVD lub inny nośnik danych). Szczegółowe zasady transferu plików określa rozporządzenie ministra finansów w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane.
I tak, przekazywanie ksiąg za pomocą środków komunikacji elektronicznej odbywać się może za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego udostępnionego na stronie internetowej ministra finansów. Dane przesyłane w ten sposób muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dostarczenie i termin przekazania pliku są potwierdzane urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO), które zapewnia integralność przekazanych ksiąg i stanowi dowód doręczenia dokumentu. Otrzymuje się je po przeprowadzeniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych i podpisu elektronicznego. Jego struktura logiczna jest udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Takie UPO:
1) zapewnia integralność przekazanych ksiąg zgodnie z przepisami ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352);
2) zawiera datę i godzinę przekazania ksiąg i stanowi dowód doręczenia dokumentu.
Z praktycznego punktu widzenia warto wiedzieć, że podatnik będący osobą fizyczną może również opatrywać księgi przesyłane za pomocą interfejsu zestawem unikalnych danych w postaci elektronicznej, dotyczących tego podatnika, obejmującym:
1) identyfikator podatkowy NIP albo numer PESEL,
2) imię (pierwsze),
3) nazwisko,
4) datę urodzenia,
5) kwotę przychodu wykazaną w zeznaniach podatkowych.
Jak wskazano wcześniej, drugą możliwością udostępniania ksiąg w formie JPK jest przekazanie ich na informatycznych nośnikach danych (np. pendrive, CD). Takie nośniki powinny pozwalać na wierne odczytanie danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika. Nośniki muszą być: oznakowane w sposób pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację, przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi, dostosowane do przechowywania w temperaturze 18‒22ºC przy wilgotności względnej 40‒50 proc.
WAŻNE Jednolity plik kontrolny (JPK) to zbiór danych generowany z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego (przez bezpośredni eksport danych), który zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres. JPK ma układ i format (schemat XML), który umożliwia jego przetwarzanie.

Techniki informatyczne

Ustawa o rachunkowości nakłada szczególne wymogi techniczno-organizacyjne na podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe z wykorzystaniem technik informatycznych. Jeśli księgi są prowadzone w sposób zinformatyzowany, to zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy o rachunkowości są to zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Nie powinno być zatem problemu z wygenerowaniem zgodnie z żądaniem organu skarbowego części ewidencji – wydzielonej merytorycznie lub czasowo. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w takiej formie jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Tu wymogi dotyczące takiego sposobu prowadzenia ewidencji są zdecydowanie bardziej restrykcyjne.
Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:
1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także, jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
2) wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien mieć automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395).
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 800).
Rozporządzenie ministra finansów z 24 czerwca 2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 768).