Jednolity plik kontrolny w praktyce. Wszystko, co powienieneś wiedzieć o strukturach JPK

JPK na żądanie
Obowiązek przekazywania JPK na żądanie organów podatkowych obejmuje następujące struktury:
W zakresie ksiąg podatkowych:

Co obejmuje
Struktura JPK_KR to:

•  nagłówek, w którym zawarte są dane dotyczące pliku JPK (cel złożenia; okres, którego dotyczy);
• podmiot, w którym zawarte są dane identyfikujące podmiot przekazujący JPK (NIP; REGON, nazwa podmiotu oraz dane adresowe);
• zestawienie obrotów i sald [ZOiS], które zawiera pola odzwierciedlające zestawienie obrotów i sald wynikające z ksiąg rachunkowych, za okres którego dotyczy JPK;
• dziennik w postaci elektronicznej, która odpowiada strukturze logicznej, zawiera sumaryczne wartości zapisów operacji na wszystkich kontach księgowych, ujętych w sposób chronologiczny za okres, którego dotyczy JPK;
•  struktura sum kontrolnych dla elementu Dziennik zawiera wygenerowane sumy kontrolne w postaci liczby wierszy dziennika oraz sumy wartości kwot operacji;
• szczegółowe zapisy na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych, za okres którego dotyczy JPK;
•  sumy kontrolne w postaci liczby wierszy, sum wartości kwot zapisów po stronie Winien oraz Ma.

Czyj obowiązek?

Wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe w formie elektronicznej muszą przekazać JPK_KR na żądanie. Księgi rachunkowe w rozumieniu ordynacji mieszczą się w kategorii ksiąg podatkowych, a te właśnie podlegają JPK.

Struktura danych dotyczących zestawienia obrotów i sald ZOiS
Zestawienie obrotów i sald w postaci elektronicznej, która odpowiada strukturze logicznej, zawiera dane dotyczące kodu konta, dokładnego opisu konta, bilansu otwarcia, obrotów Winien i Ma (za okres, którego dotyczy JPK), obroty narastająco, czyli w okresie od otwarcia ksiąg do daty końcowej okresu, którego dotyczy JPK, oraz sald końcowych. Zapisy na danym koncie księgowym dotyczą zapisów na ostatnim poziomie analitycznym.

Uwaga! Szczegółowość rozwinięcia struktury zestawienia obrotów i sald będzie uzależniona od przyjętego przez dany podmiot zakładowego planu kont.

MF wyjaśnia
Czy prawidłowe jest pobieranie do JPK wyłącznie sald kont analitycznych najniższego poziomu, bez kont nadrzędnych (sumujących)?

Generalnie tabela ZOiS w strukturze JPK_KR powinna być przedstawiona w postaci obrotów i sald kont analitycznych najniższego poziomu (bez kont nadrzędnych). Aplikacje analityczne wykorzystywane przez Krajową Administrację Skarbową pozwalają w sytuacji, gdy zestawienia obrotów i sald zawierają dane kont nadrzędnych, na odfiltrowanie ich i uzgodnienie z modułami Dziennika i KontoZapis.

Z jakich ksiąg korzystać

Konta ksiąg pomocniczych uszczegóławiają zapisy na kontach księgi głównej. Dlatego w raportach JPK konieczne będą –
dla potrzeb kontroli – zarówno informacje z kont księgi głównej, jak i kont ksiąg pomocniczych. Nie oznacza to jednak konieczności zmian w organizacji rachunkowości.

Co obejmuje
Struktura jednolitego pliku kontrolnego dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) odpowiada podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Struktura JPK_PKPIR to:

•  nagłówek, w którym zawarte są dane dotyczące pliku JPK (cel złożenia; okres, którego dotyczy);
• podmiot, w którym zawarte są dane identyfikujące podmiot przekazujący JPK (NIP; nazwa podmiotu);
• dane dotyczące ustalenia dochodu w roku podatkowym (np. wartości spisu z natury na początek i koniec roku podatkowego, razem koszty uzyskania, dochód osiągnięty w roku podatkowym);
• dane dotyczące spisu z natury sporządzonego w ciągu roku podatkowego (opcjonalnie);
• Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów podmiotu – przychody i rozchody według wzoru [można dodać graficznie wzór];
•  podsumowanie PKPIR, czyli sumy kontrolne dla tej księgi (liczba wierszy – zapisów – w księdze oraz łączna wartość przychodów).

Czyj obowiązek
JPK_PKPIR składają podatnicy PIT prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów w formie elektronicznej.

Co obejmuje
Struktura jednolitego pliku kontrolnego dla ewidencji przychodów (JPK_EWP) odpowiada ewidencji przychodów.
Struktura JPK_EWP składa się z następujących sekcji danych:

•  nagłówek – dane dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego (cel złożenia, okres którego dotyczy);
• podmiot – dane identyfikujące podmiot przekazujący JPK (NIP, REGON, nazwa podmiotu);
•  szczegółowe dane o poszczególnych wpisach w ewidencji dotyczących uzyskanego przychodu;
• podsumowanie ewidencji, czyli sumy kontrolne dla tej ewidencji przychodów:
• liczba wierszy (zapisów) ewidencji przychodów w okresie, którego dotyczy JPK_EWP;
• wartość kwoty przychodów (kol. 10) w ewidencji przychodów w okresie, którego dotyczy JPK_EWP.

Ważne: Ewidencja przychodów w strukturze logicznej JPK powinna odzwierciedlać źródłowe (oryginalne) zapisy z ewidencji przychodów prowadzonej przez podatnika za pomocą programów komputerowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia

Czyj obowiązek
Ewidencję przychodów, odrębnie za każdy rok podatkowy, są zobowiązani posiadać i przechowywać:
– podatnicy, którzy rozliczają się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, oraz
– spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

Czy od 1 lipca 2018 r. prowadzenie ewidencji przychodów i PKPiR za pomocą komputera jest obowiązkowe?
Nie, nie ma takiego obowiązku. Obowiązek elektronicznego prowadzenia ksiąg podatkowych dotyczy wyłącznie ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług (JPK_VAT).

W zakresie dowodów:

Co obejmuje
Struktura JPK_FA obejmuje wyłącznie faktury sprzedaży. Są to m.in.: faktury VAT, faktury VAT korygujące, faktury VAT dokumentujące otrzymanie zapłaty, a także faktury wystawione na podstawie przepisów wydanych w oparciu o upoważnienie zawarte w art.106o ustawy o VAT.

Uwaga! W strukturze tej nie są natomiast raportowane faktury VAT RR czy inne dowody sprzedaży określone w ordynacji podatkowej.

Struktura JPK_FA składa się z następujących sekcji danych:

•  nagłówek – dane dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego (cel złożenia, okres którego dotyczy);
•  podmiot – dane identyfikujące podmiot przekazujący JPK (NIP, REGON, nazwa podmiotu oraz dane adresowe);
• faktura – dane syntetyczne dotyczące danej faktury;
• sumy kontrolne dla danych syntetycznych faktur z sekcji faktura;
• informacje dotyczące stosowanych stawek;
• dane analityczne z poziomu pojedynczego wiersza faktury; 
• sumy kontrolne dla danych analitycznych poszczególnych wierszy faktur z sekcji „faktura wiersz”.

Czy musi być zgodny z deklaracją VAT
Plik JPK_FA nie musi się uzgadniać z deklaracją VAT. Natomiast faktury, które są zawarte w pliku, powinny znaleźć odzwierciedlenie w zapisach ksiąg podatkowych i ewidencji.

Kluczowa jest forma prowadzenia ksiąg podatkowych
1. Jeśli przedsiębiorca nie prowadzi ksiąg w formie elektronicznej i archiwizuje papierowe faktury w postaci skanów, to nie będzie musiał generować JPK_FA na żądanie fiskusa.
2. Jeśli księgi w komputerze prowadzi (nawet w programie Excel), a skanuje papierowe faktury, to będzie musiał sporządzać JPK_FA.
Uwaga! Podatnicy którzy wystawiają dowody księgowe przy użyciu programów komputerowych, przekazują struktury JPK na żądanie organów podatkowych. Dlatego jakie faktury podatnik wystawia – papierowe, elektroniczne, w formie skanów czy plików pdf – nie ma znaczenia.
Faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej , który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Jeśli jest wytwarzana w postaci elektronicznej (za pomocą programów komputerowych), organ podatkowy może żądać przekazania jej w strukturze logicznej opublikowanej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.

Ważne: Ani Ordynacja podatkowa, ani inne ustawy nie wprowadzają obowiązku wystawiania faktur za pomocą programów komputerowych.

Co zawiera
JPK_MAG odzwierciedla ruchy w magazynie rzeczowych aktywów obrotowych (zwiększenia, zmniejszenia, przesunięcia).
Struktura pliku JPK_MAG jest następująca:
• nagłówek – dane dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego (cel złożenia, okres którego dotyczy)
• podmiot – dane identyfikujące podmiot przekazujący JPK (NIP, REGON, nazwa podmiotu oraz dane adresowe)
• magazyn – oznaczenie magazynu zgodnie z nazewnictwem stosowanym w jednostce
• zestawienia danych z dowodów wewnętrznych:

• PZ – przyjęcie towarów/materiałów z zewnątrz,
•  WZ – wydanie towarów/materiałów na zewnątrz,
• RW – rozchód wewnętrzny – zużycie towarów/materiałów na potrzeby własne,
•  MM – przesunięcia towarów/materiałów między magazynami podmiotu

Uwaga! Jeżeli podmiot prowadzi więcej niż jeden magazyn, dla każdego z magazynów należy sporządzić odrębny plik JPK_MAG.
Ważne: We wszystkich plikach JPK_MAG, jak również w obrębie jednego pliku należy stosować to samo nazewnictwo, np. w polach przeznaczonych do podania nazwy magazynu, nazwy towaru.

Czyj obowiązek
Obrót magazynowy (zwany obrotem materiałowym i towarowym) jest obszarem podlegającym dokumentowaniu przez jednostki prowadzące księgi rachunkowe w ramach ksiąg pomocniczych. Dlatego będzie ich dotyczył zarówno JPK_MAG, jak i JPK_KR [ikonka].

MF wyjaśnia

Czy podatnik w sytuacji, gdy prowadzi magazyn, ale nie ma księgi podatkowej (np. PKPiR) w formie elektronicznej, będzie musiał przekazywać JPK_MAG na żądanie?
Nie. Do każdej struktury na żądanie stosujemy tę samą zasadę, a więc obowiązek sporządzenia JPK dotyczy tylko podatników prowadzących księgi elektronicznie.

Co zawiera

JPK_WB jest strukturą dotyczącą wyciągu bankowego – dowodu księgowego, który wytwarza bank.

Struktura pliku JPK_WB jest następująca:

• nagłówek – trzeba określić datę początkową i końcową wyciągu bankowego;
• podmiot – dane podmiotu podatnika
numer IBAN rachunku, którego wyciąg dotyczy;
• salda – w ramach tej sekcji wymagane są informacje dotyczące salda początkowego i końcowego wyciągu bankowego;
• szczegółowe wiersze (zapisy wyciągu bankowego: nr wierszy, data operacji, nazwa podmiotu, opis operacji, kwota operacji, saldo operacji);
• sumy kontrolne dla wyciągu bankowego (dane dotyczące liczby wierszy w wyciągu, sumy uznać i obciążeń rachunku w danym okresie).

Uwaga! JPK_WB należy składać dla danej waluty rachunku.

Czyj obowiązek

Obowiązek dostarczenia tej struktury spoczywa na podatniku. Jednak będzie on realizowany przez podatnika we współpracy z bankiem. W praktyce organ podatkowy może się zwrócić do banku za zgodą podatnika o wydanie wyciągów bankowych w formie JPK. Wskaże wtedy podstawę żądania, nr rachunku bankowego i okres, którego wyciąg będzie dotyczył.

MF odpowiada

„Jeżeli szef KAS będzie posiadał informacje pozyskane w ramach STIR, to organy KAS będą w pierwszej kolejności występować o takie informacje do szefa KAS, a nie do podatników o JPK_WB”.

Odpowiedź biura prasowego KAS z 28 czerwca br. na pytanie DGP

MF wyjaśnia

Czy JPK na żądanie podlega korekcie

Struktury JPK na żądanie są wykorzystywane w czynnościach sprawdzających, postępowaniu podatkowym lub kontroli podatkowej i celno-skarbowej. W ramach tych procedur podatnicy przekazują księgi podatkowe i dowody księgowe, które nie podlegają korektom.

Z tego powodu cel złożenia struktur JPK na żądanie jest zawsze określony jako „Złożenie po raz pierwszy” (zawsze z wartością „1").

Struktura jednolitego pliku dla ewidencji zakupu i sprzedaży (JPK_VAT) zawiera:
– dane dotyczące danych identyfikujących podmiot (NIP, nazwę podmiotu);
– ewidencję sprzedaży VAT oraz nabyć towarów i usług, dla których podmiot obowiązany jest naliczyć podatek należny
Tj. wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów, import towarów podlegających rozliczeniu zgodnie z art. 33 a ustawy, import usług z wyłączeniem usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28 b ustawy, import usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28 b ustawy, dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy (wypełnia nabywca), dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy (wypełnia nabywca)].
– ewidencję zakupu.

Ewidencja sprzedaży VAT w strukturze logicznej JPK obejmuje:
– część szczegółową zawierającą dla każdej pozycji m.in. dane: datę sprzedaży, datę wystawienia, numer dokumentu, nazwę nabywcy, adres nabywcy, kwoty netto i kwoty podatku należnego w zależności od poszczególnych stawe;’
– dane dotyczące liczby wierszy oraz podatek należny według ewidencji sprzedaży, w okresie którego dotyczy JPK.
Ewidencja zakupu VAT w strukturze logicznej JPK obejmuje:
– część szczegółową zawierającą dla każdej pozycji m.in. dane: nazwę wystawcy, adres wystawcy, numer NIP lub inny numer służący identyfikacji podatkowej wystawcy, numer faktury, kwotę netto i kwotę podatku naliczonego. Dodatkowe pozycje nieobowiązkowe obejmują datę wpływu faktury oraz kwoty korekty podatku naliczonego;
– dane dotyczące liczby wierszy ewidencji zakupu, w okresie którego dotyczy JPK oraz kwotę podatku naliczonego do odliczenia.

Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT w strukturze logicznej JPK powinna być zgodna z deklaracjami w podatku od towarów i usług. Pola kwot netto oraz kwot podatku wskazane w strukturze JPK odpowiadają numeracji pól w deklaracji.

Czyj obowiązek: Wszyscy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT.

MF wyjaśnia
Czy firma prowadząca ewidencję zakupu i sprzedaży VAT przy pomocy programu Microsoft Excel musi przysłać w okresach miesięcznych pliki JPK_VAT? Czy Microsoft Excel jest programem komputerowym?

Księgi podatkowe prowadzone z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych, należy uznać za prowadzone przy użyciu programów komputerowych. Tym samym podmioty prowadzące księgi podatkowe przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych są obowiązane do comiesięcznego przekazywania za pomocą środków komunikacji elektronicznej informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a par. 2.

Co robi fiskus z JPK_VAT

Organy KAS – na bieżąco dokonują zautomatyzowanej analizy wszystkich przesłanych plików JPK_VAT, celem sprawdzenia poprawności rozliczenia podatku od towarów i usług.

Gdy są nieprawidłowość

W przypadku wykrycia niezgodności w rozliczeniu podatnika i jego kontrahenta, bądź też przypadków niezłożenia plików JPK_VAT
wysyłane są powiadomienia w formie: wiadomości e-mail, sms lub tradycyjnej listowej. [ikonki 3]
Co zawiera powiadomienie

Informacje o zidentyfikowaniu niezgodności w rozliczeniu VAT za dany miesiąc, przy czym zawiera prośbę o ponowną weryfikację poprawności rozliczenia oraz złożenie – w przypadku potwierdzenia błędu – stosownej korekty deklaracji VAT lub pliku JPK_VAT.

Ważne! Powiadomienie nie jest obostrzone żadnym rygorem. Jeśli podatnik po weryfikacji rozliczenia w następstwie takiego powiadomienia dobrowolnie złoży korektę, nie grożą mu sankcje karne-skarbowe czy podwyższenie kwota odsetek za zwłokę.

2019 r.*
JPK_VDEK to nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego. Ma ona zastąpić dzisiejszy JPK_VAT oraz deklaracje podatkowe VAT-7 i VAT-7K.

Zalety
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT nie będzie musiał, tak jak ma to miejsce obecnie, składać deklaracji VAT oraz informacji o ewidencji JPK_VAT, ale złoży jedną informację JPK_VDEK. Będzie ona podstawą rozliczenia podatkowego i wypełniającą zarazem obowiązek informacyjny w zakresie ewidencji VAT.

Obecnie
JPK_VAT nie może zastąpić deklaracji, bo nie zawiera informacji potrzebnych przedsiębiorcy do rozliczenia się z urzędem skarbowym. Nie wynika z niego na przykład, jaką kwotę podatku naliczonego podatnik przenosi do odliczenia na następny miesiąc ani o jaki zwrot VAT zamierza wystąpić.

* Ministerstwo nie precyzuje jeszcze, czy nastąpi to już w lutym (JPK za styczeń), czy później. Deklaracje zastąpi prawdopodobnie od połowy roku.