Sezon przedświątecznych spotkań w pracy i obdarowywania pracowników prezentami w pełni. Wielu pracodawców decyduje się na finansowanie tego z pieniędzy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Trzeba jednak pamiętać, że kryją się tu pewne pułapki prawne- pisze dr Magdalena Rycak, radca prawny w Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR, dyrektor Instytutu Zatrudnienia i Work-Life Balance w Uczelni Łazarskiego.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288) definiuje w art. 2 pkt 1, że działalność socjalna to usługi świadczone przez zakłady pracy na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Możliwe są więc dwa rodzaje świadczeń: ulgowe, które są przyznawane indywidualnie, oraz nieulgowe, przyznawane grupowo.

  • Świadczenia ulgowe to te, które są oferowane pracownikom na podstawie indywidualnej oceny ich sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej. Przykładami mogą być: pomoc finansowa w przypadku trudnej sytuacji życiowej lub dofinansowanie wypoczynku. Kluczowe jest dostosowanie wsparcia do konkretnej sytuacji pracownika.
  • Z kolei świadczenia nieulgowe to te, które są oferowane grupowo, bez indywidualnej analizy sytuacji każdego z pracowników. Należą do nich firmowe imprezy integracyjne czy dostęp do obiektów sportowych. W tych przypadkach chodzi o budowanie lepszej atmosfery w pracy, integrację zespołu oraz rozwój kompetencji pracowników.

Premie na święta? Kluczowy jest regulamin

Definicja działalności socjalnej daje pracodawcom możliwość wręczania ze środków funduszu m.in. świadczeń pieniężnych z okazji świąt Bożego Narodzenia z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie. Warunkiem umożliwiającym ich przyznanie jest zapisanie takich form pomocy w regulaminie funduszu oraz określenie trybu ich przyznawania (czy przyznanie następuje np. na wniosek osoby uprawnionej, czy też z inicjatywy pracodawcy).

W myśl art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ustawa nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów, nie przewiduje też procedury dysponowania środkami funduszu – pozostawia te kwestie do decyzji pracodawcy.

ZUS o indywidualnej sytuacji życiowej

Brzmienie art. 8 ust. 1 ustawy nie upoważnia do przyznawania osobom uprawnionym prawa do świadczeń socjalnych w takiej samej wysokości, gdyż przepis ten wyraźnie określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 3 września 2015 r., sygn. akt III AUa 679/14). Często bywa tak, że ZUS nakazuje pracodawcy zapłatę zaległych składek od świadczeń pochodzących z ZFŚS, przyznanych uprawnionym w równej wartości, bez analizy ich indywidualnej sytuacji życiowej.

Orzecznictwo pozwala na zakładowe wigilie ze środków ZFŚS

Zgodnie z wiodącą linią orzeczniczą Sądu Najwyższego oraz sądów apelacyjnych pracodawcy mają możliwość organizacji wigilii zakładowych finansowanych ze środków ZFŚS. Jednak pod warunkiem, że zostanie to uwzględnione w regulaminie funduszu i połączone z jakąś atrakcją kulturalno-oświatową, typu koncert, kulig czy jasełka.

Kluczowe jest, aby takie działania były zgodne z definicją działalności socjalnej i dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników. Wydatki na tego rodzaju inicjatywy nie podlegają opodatkowaniu i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co czyni je atrakcyjnym rozwiązaniem dla pracodawców chcących zorganizować integracyjne spotkania świąteczne bez dodatkowych obciążeń budżetu ich przedsiębiorstw.

Przykładowo, w wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 13 maja 2015 r. (sygn. akt III AUa 42/15) wskazuje się, że działalność socjalna pracodawcy może obejmować przedsięwzięcia wspólne dla większej liczby uprawnionych. Tym samym organizacja wigilii zakładowej, jeśli połączy się ją np. z koncertem albo udziałem w przedstawieniu teatralnym, np. w jasełkach, może być uznana za działalność socjalną, gdyż ustawodawca uznał, że są nią usługi świadczone przez pracodawców, w tym także zbiorowe formy działalności.

Podobnie, według stanowiska Sądu Najwyższego wyrażonego w wyroku z 10 lipca 2014 r. (II UK 472/13), działalność socjalna pracodawcy może być ukierunkowana nie tylko na indywidualnego pracownika, lecz także na większą liczbę uprawnionych. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że stosowanie kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń z funduszu nie jest konieczne. Odstąpienie od tych kryteriów powinno być jednak zjawiskiem wyjątkowym i mieć przekonywające uzasadnienie w danych okolicznościach.

Koncert dostępny dla wszystkich pracowników

Dodatkowo wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 20 lutego 2014 r. (III AUa 1110/13) podkreśla, że działalność socjalna pracodawcy może obejmować organizowanie imprez integracyjnych, takich jak wycieczki czy spotkania, które są skierowane do wszystkich pracowników. Taki przejaw aktywności zakładu stanowi rodzaj rekreacji czy wypoczynku, a więc mieści się w pojęciu działalności socjalnej pracodawcy określonej w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS. Zdaniem sądu trudno byłoby przyjąć, aby tego rodzaju świadczenie było uzależnione od kryterium socjalnego, zaprzeczałoby to bowiem istocie tego świadczenia.

Warto również zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (II PK 74/08), w którym stwierdzono, że art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS dotyczący przyznawania ulgowych usług i świadczeń nie odnosi się do całości działalności socjalnej. W związku z tym regulamin ZFŚS może przewidywać wydatkowanie środków na cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać zasady korzystania z tych świadczeń na podstawie powszechnej dostępności.

Z analizy orzeczeń wynika więc, że pracodawcy mają możliwość organizacji wigilii zakładowych finansowanych ze środków ZFŚS, ale pod pewnymi warunkami. Po pierwsze, pracodawca musi potraktować je jako wydarzenie kulturalno-rekreacyjne, czyli np. połączyć z koncertem, przedstawieniem teatralnym czy też inną tego typu atrakcją kulturalną lub rekreacyjną. Kluczowe jest przy tym, aby takie działania były zgodne z definicją działalności socjalnej zawartą w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, a także były dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników. Istotne jest również, aby regulamin ZFŚS uwzględniał takie inicjatywy.