Na koniec roku trzeba zweryfikować wyliczenia dotyczące środków ZFŚS

• Jak obliczyć przeciętną faktyczną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym

Fundusz socjalny tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, obliczanej zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W jego myśl podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat). W związku z tym na początku każdego roku ustala się planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych, którą w końcu roku koryguje się do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w jednostce w danym roku.

Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać ewidencją kadrową. Powinien policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Wybiera jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Potem sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12.

• Jak wyliczyć korektę odpisu na ZFŚS za 2024 r. przy zmianach stanu zatrudnienia w poszczególnych miesiącach roku?

Korektę odpisów na ZFŚS za 2024 r. należy przeprowadzić następująco:

1. Ustalić wielkość faktycznego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2024 r. w przeliczeniu na pełny etat.

2. Obliczyć średnioroczne zatrudnienie w poszczególnych grupach pracowników.

3. Naliczyć odpisy według rzeczywistego zatrudnienia na 31 grudnia br.

4. Porównać wysokość odpisów na ZFŚS dokonanych na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisami faktycznie należnymi i skorygować odpis.

Porównując wysokość odpisu dokonanego na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisem ustalonym według stanu rzeczywistego, pracodawca otrzymuje informację o nadwyżce lub niedoborze środków na rachunku ZFŚS.

Przykład

• Do końca września przekazałam drugą ratę na odpis na rachunek funduszu socjalnego. Czy już nic więcej nie muszę przekazywać w tym roku?

To zależy od tego, czy były jakieś zmiany kadrowe w jednostce. Odpisy trzeba bowiem naliczyć na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy uzupełnić odpis, a także środki przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny. Jeśli przeciętny planowany stan zatrudnienia jest równy przeciętnej faktycznej liczbie zatrudnionych, to nie ma potrzeby korygowania odpisu na ZFŚS. Jednak w tej sytuacji warto wypełnić odpowiednie dokumenty księgowe i wykazać, że dokonano odpowiednich ustaleń i dlatego nie była konieczna korekta.

• Jakie terminy obowiązują w zakresie przekazywania i korekty odpisu na fundusz socjalny?

Całoroczny odpis podstawowy, oszacowany według przewidywanego średniorocznego stanu zatrudnienia, jednostki muszą skorygować do 31 grudnia – na podstawie faktycznej przeciętnej liczby pracowników w roku kalendarzowym. Tym samym do tego dnia przeprowadzają ostateczną korektę przekazanych środków pieniężnych. Aby ją ustalić, należy wyliczyć średnią dla każdego miesiąca i dopiero z uzyskanych wyników wyciągnąć średnią roczną. Przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku otrzymamy, sumując przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i wartość tę dzieląc przez 12. [tabela]

Wcześniej są ważne jeszcze dwa terminy. I tak równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września danego roku. Z tym że w terminie do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych.

Choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić przed pierwszym terminem przekazania. Do końca września na rachunek funduszu musiała więc wpłynąć pozostała część odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3 ustawy o ZFŚS. Przepisy te dotyczą odpisu podstawowego dokonywanego na pracowników:

• zatrudnionych w normalnych warunkach,
• wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze oraz
• młodocianych.

Ponadto do 30 września pracodawca musiał przekazać na rachunek bankowy funduszu całość kwot, które są dobrowolne. Jeżeli więc pracodawca zdecydował się zwiększać:

• odpis na pracowników niepełnosprawnych lub
• fundusz na emerytów i rencistów, lub
• fundusz na każdą zatrudnioną osobę pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego,
• to kwoty tych zwiększeń musiał przelać na konto funduszu najpóźniej do końca września.
• Rozpoczęłam pracę w księgowości jednostki budżetowej. Przeglądałam instrukcję obiegu dokumentów i w związku z korektą odpisu na fundusz socjalny zaczęłam się zastanawiać, czy nie powinno w niej być wzoru z tym związanego?

Naliczanie należnego za dany rok odpisu jest operacją wewnętrzną danej jednostki organizacyjnej w rozumieniu art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dlatego jej udokumentowaniu służą dowody źródłowe. Zasady sporządzania i kontroli dokumentów określa kierownik danej jednostki organizacyjnej, którego obowiązkiem jest wskazanie osób odpowiedzialnych za ich sporządzenie, sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty. W instrukcji obiegu dokumentów określa się rodzaje tych dokumentów księgowych. Powinien tam więc znaleźć się wzór dokumentu stosowany w celu ustalenia planowanego i faktycznego odpisu na ZFŚS. [wzór 1 i 2]

wzór 1

wzór 2

Dokumentem będącym podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych należnego odpisu na ZFŚS najczęściej jest polecenie księgowania – PK. Jednostka powinna ustalić zasady sporządzania, obiegu i kontroli tego dokumentu.

W przypadku naliczenia odpisu na dokumentach PK widnieje zazwyczaj tylko kwota odpisu. Nie wskazuje się natomiast danych, na podstawie których dokonano wyliczenia jej wysokości. Aby umożliwić szybkie sprawdzenie poprawności wyliczeń (zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej), warto wprowadzić zestawienia. Przedstawiają one dane, jakie powinny zostać uwzględnione w dowodach źródłowych, będących podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wartości naliczonych – planowanych i faktycznych – odpisów na ZFŚS. Kierownik może je wskazać jako dokumenty będące podstawą ujmowania w księgach rachunkowych wielkości należnego odpisu na ZFŚS. Wcześniej trzeba je dostosować do potrzeb danej jednostki organizacyjnej. W przypadku jednostek oświatowych trzeba uwzględnić zasady naliczania odpisu podstawowego i zwiększeń dla nauczycieli, emerytowanych nauczycieli oraz pozostałych pracowników (niebędących nauczycielami). Zestawienie można też wykorzystywać jako załącznik do dokumentu PK. Powinny je wypełnić osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności. Na przykład pracownik odpowiedzialny za prowadzenie spraw kadrowych powinien wypełniać części dotyczące liczby zatrudnionych pracowników i emerytów/rencistów objętych opieką socjalną. Z kolei wyznaczony pracownik księgowości powinien wypełnić części dotyczące wyliczenia planowanej i faktycznej wielkości odpisu na fundusz.

Na dokumentach powinny złożyć podpisy osoby odpowiedzialne za ich skontrolowanie pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym oraz za ich zatwierdzenie do realizacji. Dokument z wyliczeniem faktycznej wielkości odpisów na fundusz za dany rok powinien być sporządzony i przekazany do księgowości w terminie umożliwiającym dokonanie ewentualnych przelewów korygujących przed 31 grudnia danego roku.

• Jaka jest wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2024 r., którą muszę zastosować przy ustalaniu korekty?

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) jego wysokość w 2024 r. jest liczona od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. lub w II półroczu 2023 r., jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Te dane można odnaleźć w obwieszczeniu prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w II półroczu 2023 r. I tak zgodnie z obwieszczeniem przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w II półroczu 2023 r. to 6445,71 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z II półrocza 2023 r. było wyższe, to podstawa naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 6445,71 zł.

Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2024 r. wynosi więc:

• na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli 2417,14 zł;
• na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych – 50 proc. podstawy naliczania, czyli 3222,86 zł;
• na jednego pracownika młodocianego:

– w pierwszym roku nauki – 5 proc. podstawy naliczania, czyli 322,29 zł,

– w drugim roku nauki – 6 proc. podstawy naliczania, czyli 386,74 zł,

– w trzecim roku nauki – 7 proc. podstawy naliczania, czyli 451,20 zł.

Fundusz można zwiększyć o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Jest to kwota 402,86 zł.

Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami – w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy – mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli o 402,86 zł na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Ponadto pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Jest to kwota 483,43 zł.

• Czy do konta 851 trzeba prowadzić ewidencję analityczną?

Tak, gdyż tak zostało wskazane w opisie konta 851 w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z nim konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń ZFŚS. Saldo Ma konta 851 wyraża stan ZFŚS. Ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie:

1) stanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

2) wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.

Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, księguje się na koncie 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Pozostałe środki majątkowe ewidencjonuje się na odpowiednich kontach działalności podstawowej jednostki (z wyjątkiem kosztów i przychodów podlegających sfinansowaniu z funduszu). Po stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma – wypłaty tych środków. Wynika to z ustaleń zawartych w art. 12 ustawy o ZFŚS, zgodnie z którymi pracodawca ma obowiązek przechowywania środków funduszu na odrębnym rachunku bankowym. Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a przede wszystkim zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Ewidencji na koncie 135 dokonuje się zgodnie z wyciągami bankowymi. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.

Zasadniczo księgowania mogą przebiegać następująco:

1. Zaksięgowanie przypisu z tytułu odpisu na ZFŚS: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS), Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

2. Przekazanie z rachunku bieżącego – subkonto wydatków I raty odpisu (75 proc. wartości odpisu) na rachunek ZFŚS: Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

3. Przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano I ratę (75 proc.) na rachunek ZFŚS: Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

4. Wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu odpisu: Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

5. Przekazanie z rachunku II raty (25 proc.) wartości odpisu na ZFŚS: Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

6. Przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano środki na rachunek ZFŚS (II rata 25 proc.): Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

7. Wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu II raty odpisu (25 proc.): Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

8. Korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in minus) – zmniejszenie zobowiązania: Wn 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”, Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

9. Zmniejszenie kosztów z tytułu korekty odpisu w końcu roku na ZFŚS: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS), Ma 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS).

10. Zwrot środków z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek wydatków z tytułu korekty na ZFŚS (in minus): Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

11. Wpływ na rachunek wydatków bieżących środków zwróconych z rachunku ZFŚS, w związku z korektą odpisu na ZFŚS: Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440), Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

11a. Techniczny zapis ujemny (do pkt 11) dla zachowania czystości zapisów na rachunku bankowym: Wn/Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

12. Korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in plus) – zwiększenie zobowiązania: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS), Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

13. Obciążenie kosztów w związku z korektą odpisów na ZFŚS (in plus): Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

14. Przekazanie z rachunku bieżącego środków na rachunek bankowy ZFŚS (w związku z dokonaniem korekty odpisu na ZFŚS in plus): Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

15. Wpływ na rachunek bankowy ZFŚS środków (w związku z korektą odpisu na ZFŚS in plus): Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

• Czy na koniec roku oprócz korekty odpisu na ZFŚS mamy jeszcze jakiś obowiązek związany z funduszem?

Ustawa o ZFŚS wymaga także od pracodawców, aby przynajmniej raz w roku zrobili przegląd danych osobowych zebranych i przetwarzanych w ramach działalności ZFŚS. Przegląd ten ma zidentyfikować, a następnie doprowadzić do usunięcia danych, które nie są niezbędne do celów, w jakich zostały zebrane. W ramach takiej weryfikacji dane trzeba ocenić pod kątem wszystkich celów, w jakich są przetwarzane. A więc zarówno w celu ustalenia prawa do świadczeń i ich przyznania, jak i dochodzenia roszczeń przez pracodawcę czy przeciw niemu. Ustalenie, że konkretne dane są niezbędne do realizacji któregokolwiek z powyższych celów, pozwala na ich dalsze przechowywanie. Nie zawsze dotyczy to wszystkich zebranych danych, a jedynie tych niezbędnych, przy czym ocena każdorazowo będzie zależeć od konkretnego przypadku. Po skończonej należy sporządzić protokół z weryfikacji oraz wskazać, jakie dokumenty lub dane zostały usunięte. ©℗