Od 13 października wejdzie w życie nowelizacja kodeksu spółek handlowych. Warto sprawdzić, jakie nowe regulacje można stosować (lub nie) w statutach spółek akcyjnych oraz w umowach spółek z o.o. Autorką artykułu jest Magdalena Tyrakowska-Szymczak, adwokat, partner w Olesiński & Wspólnicy.
Chodzi o ustawę z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 807). Wprowadziła ona wiele zmian, w tym przede wszystkim dotyczących funkcjonowaniu rad nadzorczych oraz grup spółek. Praktyczny wymiar zmienianych lub wprowadzanych nowych przepisów powoduje, że w ponad 500 tys. spółek kapitałowych konieczne będzie dokonanie rewizji funkcjonującego ładu korporacyjnego. Przedsiębiorcy mają coraz mniej czasu na przygotowania.
Co należy zrobić już dziś
W pierwszej kolejności warto się zastanowić, w jakim stopniu spółka chce być objęta wszystkimi nowymi regulacjami. Jest bowiem wiele przepisów, które dają podmiotom możliwość uregulowania pewnych kwestii w sposób odmienny od ustawowej zasady – do tego konieczna jest jednak zmiana statutu lub umowy spółki i zarejestrowanie tego faktu najpóźniej w dniu wejścia w życie nowelizacji. W przeciwnym razie obowiązywać będą zasady ustawowe. Zatem trzeba te zmiany odpowiednio wcześniej zaplanować i przeprowadzić.
Część przedsiębiorców już podejmuje warunkowe uchwały o zmianie statutu czy umowy spółki ze skutkiem od dnia wejścia w życie nowych przepisów, czyli od 13 października. Większość sądów rejestrowych nie widzi w tak zmienionej treści umowy spółki lub statutu żadnego problemu i rejestruje zmiany. Spotkaliśmy się jednak też z odmiennym podejściem sądu. Jednemu z przedsiębiorców odmówiono zmiany umowy sp. z o.o. z takim właśnie warunkowym postanowieniem, uzasadniając, że zmiany to zdarzenie przyszłe i niepewne. Wydaje się to jednak zdecydowanie odosobnioną praktyką.
Kolejnym rozwiązaniem mogłoby być podjęcie dziś uchwały o zmianie umowy/statutu z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców na określony dzień (wejścia w życie nowelizacji). Oczywiście taki termin wskazany we wniosku o wpis nie jest w żaden sposób prawnie regulowany, w większości sądów rejestrowych jednak tego rodzaju dobrze umotywowany wniosek jest pozytywnie rozpatrywany.
Jakie kwestie wolno dostosować do potrzeb spółki
Odmiennie niż przewiduje to nowelizacja kodeksu spółek handlowych można uregulować m.in.:
- sposób liczenia kadencji członków zarządu oraz rady nadzorczej,
- zasady podpisywania protokołów z uchwał zarządu,
- zgodę rady nadzorczej na transakcje zawierane z podmiotami powiązanymi,
- sposób i termin zwoływania posiedzeń rady nadzorczej,
- organizację i sposób wykonywania czynności przez radę nadzorczą (rozszerzając na innych członków część uprawnień przewodniczącego),
- sposób głosowania przez radę nadzorczą,
- powoływanie przez radę nadzorczą doradcy do zbadania określonych spraw,
- obowiązki zarządu do bieżącego informowania rady nadzorczej o podejmowanych czynnościach,
- przesłanki odmowy wykonania wiążącego polecenia przez spółkę zależną należącą do grupy spółek,
- nadzór rady nadzorczej spółki dominującej nad realizacją interesu grupy spółek.
Bliżej to zagadnienie zostało omówione w tabeli poniżej.
Zmiany wymagają czasu
Co ważne, po licznych rozmowach z kilkudziesięcioma przedsiębiorcami już przygotowującymi projekty umów/statutów zauważamy, że potrzebny jest czas. Nie tylko na to, aby zrozumieć sens regulacji i ich wpływ na działalność spółki, ale przede wszystkim na przeprowadzenie oceny, które z proponowanych rozwiązań najlepiej pogodzą interesy właścicieli, zasady należytego nadzoru, dadzą zarządowi poczucie bezpieczeństwa, nie paraliżując jednocześnie jego pracy. Trzeba więc zajrzeć do zmienionej ustawy z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1467; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488; dalej: k.s.h.). ©℗
Tabela. Co można uregulować odmiennie w spółce z o.o. i spółce akcyjnej – zmiany, które wejdą w życie 13 października ©℗
| Kwestia, którą można uregulować odmiennie | Treść przepisu dotyczącego spółki z o.o. ‒ po zmianach | Treść przepisu dotyczącego spółki akcyjnej ‒ po zmianach | Komentarz |
| Kadencja członków zarządu | Rozbudowany art. 202 par. 2 k.s.h. (w którym dodano zdanie drugie): „W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. | Zmieniony z art. 369 par. 1 k.s.h.: „Członek zarządu jest powoływany na okres nie dłuższy niż pięć lat (kadencja). Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Ponowne powołania tej samej osoby na członka zarządu są dopuszczalne, jednak nie wcześniej niż na rok przed upływem bieżącej kadencji”. | Możliwe jest wprowadzenie kadencji obliczanej np. w miesiącach czy w przypadku spółki z o.o. – na czas nieoznaczony. Co więcej, w przypadku spółki z o.o., jeżeli umowa spółki nie będzie zawierać odmiennej od k.s.h. regulacji, nie będzie możliwe powołanie członka zarządu na czas nieoznaczony. |
| Kadencja członków rady nadzorczej | Rozbudowany art. 218 par. 2 k.s.h.: „W przypadku powołania członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej na okres dłuższy niż rok, ich mandaty wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. | Nadal obowiązujący art. 386 k.s.h.:„Przepisy art. 369 stosuje się odpowiednio”. | Możliwe jest wprowadzenie kadencji obliczanej np. w miesiącach, czy w przypadku spółki z o.o. – na czas nieoznaczony. Co więcej, w przypadku spółki z o.o., jeżeli umowa spółki nie będzie zawierać odmiennej od k.s.h. regulacji, nie będzie możliwe powołanie członka rady nadzorczej na czas nieoznaczony. |
| Podpisywanie protokołów z posiedzeń zarządu | Dodany art. 2081: k.s.h.: „Uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej”. | Dodany art. 376 k.s.h.: „Uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska członków zarządu uczestniczących w głosowaniu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że statut spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej”. | Nowością jest nie tylko wymóg podpisywania, lecz także samo obowiązkowe protokołowanie uchwał zarządu (nie mylić z posiedzeniem). W spółkach najczęściej dyskutowany jest problem, czy w przypadku zarządu wieloosobowego nie byłoby wskazane podpisywanie uchwał pełnym (lub rozszerzonym) składem. |
| Zgoda na transakcje z podmiotami powiązanymi | Nie ma regulacji. | Dodany art. 3841 par. 1 k.s.h.: „Zawarcie przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną transakcji, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10 proc. sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki, wymaga zgody rady nadzorczej, chyba że statut stanowi inaczej”. | Spółki stają obecnie przed pytaniem, czy i w jakim zakresie pozostawić obowiązkową zgodę rady nadzorczej na transakcje z podmiotami powiązanymi. Większość spółek, choć chce zwiększyć rolę rady nadzorczej i kierunek taki ocenia pozytywnie, decyduje się w całości wyłączyć tę regulację, aby nie narazić się na zarzut nieważności umowy, gdyby ktoś w spółce jakąś transakcję przeoczył. Jednocześnie wprowadza się zbliżony mechanizm, ale niewymagający zgody pod rygorem nieważności. Ogranicza się on do obowiązku po stronie zarządu zapytania rady o zgodę, przeoczenie oznacza co najwyżej narażenie się na odpowiedzialność wewnętrzną, bez skutku dla osób trzecich (w tym przede wszystkim choćby organów podatkowych). |
| Posiedzenia rady nadzorczej | Dodany art. 2211 k.s.h.: „Par. 1. Pracami rady nadzorczej kieruje przewodniczący, na którym spoczywa obowiązek należytego organizowania jej prac, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Umowa spółki może przyznawać określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej i sposobem wykonywania przez nią czynności również innym jej członkom.Par. 2. Posiedzenia rady nadzorczej zwołuje się przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia. Umowa spółki może określać sposób oraz termin zwołania posiedzenia rady nadzorczej.Par. 3. Podczas posiedzenia rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. | Dodany art. 389 k.s.h.: „Par. 1 Pracami rady nadzorczej kieruje przewodniczący, na którym spoczywa obowiązek należytego organizowania jej prac, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Statut spółki może przyznawać określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej i sposobem wykonywania przez nią czynności również innym jej członkom.Par. 2. Posiedzenia rady nadzorczej zwołuje się przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia. Statut spółki może określać sposób oraz termin zwołania posiedzenia rady nadzorczej.Par. 3. Podczas posiedzenia rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Statut spółki może również stanowić, że podjęcie przez radę nadzorczą podczas posiedzenia uchwał w określonych sprawach musi być zapowiedziane w zaproszeniu”. | Przepis daje możliwość wzmocnienia w regulaminie lub statucie roli innych (poza przewodniczącym) członków rady nadzorczej. Kierunek należy ocenić pozytywnie. W wielu spółkach rola wiceprzewodniczącego rady nadzorczej jest nie mniej ważna, podobnie członków odpowiedzialnych np. za prace poszczególnych komitetów.Można odmiennie uregulować także kwestie techniczne, takie jak: termin czy sposób zwoływania posiedzeń, głosowanie w sprawach nieobjętych porządkiem obrad itd. Dotychczas omawiane kwestie w przypadku wielu spółek funkcjonowały w regulaminach rad nadzorczych. Teraz mają swoje umocowanie w ustawie, więc jeśli chce się to zmienić, konieczna jest zmiana nie tylko regulaminu rady nadzorczej, lecz także umowy sp. z o.o. czy statutu spółki akcyjnej. |
| Głosowania rady nadzorczej | Dodany art. 222 k.s.h.: „Par. 41. Głosowania rady nadzorczej są jawne, chyba że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej.Par. 42. Uchwały rady nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. | Zmieniony art. 388 par. 31. k.s.h.: „Głosowania rady nadzorczej są jawne, chyba że statut spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej”. | W umowie (statucie) lub regulaminie rady nadzorczej można zdefiniować, które z uchwał powinny być podejmowanie w głosowaniu tajnym. Wydaje się sensowne, aby np. sprawy osobiste czy dotyczące odpowiedzialności konkretnych osób głosowano w tym trybie, dając większy komfort głosującym. |
| Powoływanie doradcy rady nadzorczej | Dodany art. 2192 par. 1 k.s.h.: „Jeżeli umowa spółki tak stanowi, rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę (doradca rady nadzorczej). Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii”. | Dodany art. 3821 par. 1 k.s.h.: „Rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę (doradca rady nadzorczej). Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii”.Dodany art. 3821 par. 8 k.s.h.: „Statut może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego”. | W spółce z o.o. można wprowadzić możliwość badania poszczególnych spraw przez radę nadzorczą z udziałem powołanego przez nią doradcy rady nadzorczej (nie mylić z doradcą spółki). W spółce akcyjnej taka regulacja została wprowadzona jako domyślna, a to, o czym decydują spółki, to np. określenie budżetu, renomy doradcy etc. Ewentualnie część spółek akcyjnych, w których zarząd pokrywa się z akcjonariatem, rezygnuje z takiej możliwości całkowicie. |
| Obowiązki zarządu dotyczące bieżącego informowania rady nadzorczej o podejmowanych czynnościach | Brak regulacji. | Dodany art. 3801 k.s.h.: „Par. 1. Zarząd jest obowiązany, bez dodatkowego wezwania, do udzielenia radzie nadzorczej informacji o: 1) uchwałach zarządu i ich przedmiocie; 2) sytuacji spółki, w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym; 3) postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw; 4) transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym na jej rentowność lub płynność; 5) zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki. Par. 2. Realizacja obowiązków, o których mowa w par. 1 pkt 2–5, obejmuje posiadane przez zarząd informacje dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Par. 3. Informacje, o których mowa w par. 1 i 2, powinny być przekazywane w przypadkach, o których mowa w: 1) par. 1 pkt 1–3 – na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej; 2) par. 1 pkt 4 i 5 – niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń lub okoliczności. Par. 4. Informacje, o których mowa w par. 1 i 2, powinny być przedstawione na piśmie, z wyjątkiem sytuacji, gdy zachowanie tej formy nie jest możliwe ze względu na konieczność natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej.Par. 5. Statut może wyłączać albo ograniczać obowiązki informacyjne określone w par. 1 lub 2”. | Omawiana regulacja budzi największe wątpliwości merytoryczne. Szczególnie dyskusyjny jest możliwy zakres dokonywania w niej zmian. Część firm, choć chciałaby zostawić zarówno par. 1, jak i par. 2 w ustawowym brzmieniu, to chciałaby równocześnie zmienić formę i częstotliwość udzielania tych informacji (czyli to, co reguluje par. 3 i 4). Wydaje się, że skoro można zmienić zakres udzielanych informacji, to można zmienić i ich formę, jednak w tej kwestii pojawiają się wątpliwości interpretacyjne. W efekcie część spółek wyłącza sprawozdawczość całkowicie, wprowadzając w to miejsce alternatywne rozwiązania. |
| Kwestia, którą można uregulować odmiennie | Treść przepisu dotyczącego spółki z o.o. i spółki akcyjnej ‒ po zmianach | Komentarz | |
| Odmowa wykonania wiążącego polecenia przez spółkę zależną | Dodany art. 214: k.s.h.: „(…) Par. 2. Spółka zależna uczestnicząca w grupie spółek niebędąca spółką jednoosobową podejmuje uchwałę o odmowie wykonania wiążącego polecenia, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że jest ono sprzeczne z interesem tej spółki i wyrządzi jej szkodę, która nie będzie naprawiona przez spółkę dominującą lub inną spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek w okresie dwóch lat, licząc od dnia, w którym nastąpi zdarzenie wyrządzające szkodę, chyba że umowa spółki albo statut spółki stanowi inaczej. Par. 3. Umowa albo statut spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek może przewidywać dodatkowe przesłanki odmowy wykonania wiążącego polecenia”. | Przy decydowaniu się na grupę spółek dobrze jest ustalić zakres przypadków, w których poza ustawą możliwe jest odmówienie wykonania wiążącego polecenia, a także doprecyzować, czy i jak ustalana ma być przez zarząd spółki zależnej wysokość potencjalnej szkody, oraz jak liczyć korzyści wynikające z udziału w grupie spółek. | |
| Nadzór rady nadzorczej nad realizacją interesu grupy spółek | Dodany art. 217 par. 1 k.s.h.: „Rada nadzorcza spółki dominującej sprawuje stały nadzór nad realizacją interesu grupy spółek przez spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek, chyba że umowa albo statut spółki dominującej lub spółki zależnej przewiduje inaczej”. | Przepis ten pozwala odmiennie uregulować kwestie nadzoru nad realizacją interesu grupy spółek w umowie lub statucie. | |
| Możliwość wykupu akcjonariuszy mniejszościowych | Dodany art. 2111 par. 2 k.s.h.: „Umowa albo statut spółki zależnej może przewidywać, że uprawnienie, o którym mowa w par. 1, przysługuje spółce dominującej, która bezpośrednio lub pośrednio reprezentuje w spółce zależnej uczestniczącej w grupie spółek mniej niż 90 proc. kapitału zakładowego takiej spółki, lecz nie mniej niż 75 proc. tego kapitału. Przepis art. 214 par. 4 stosuje się odpowiednio”. | Przepis pozwala na wprowadzenie odmiennych zasad przymusowego wykupu wspólników mniejszościowych. W zakresie tej regulacji najwięcej wątpliwości budzi to, dlaczego ustawodawca nie poszedł krok dalej i nie umożliwił wykupu przez taką grupę wspólników akcjonariuszy/wspólników, którzy reprezentują 25 proc. kapitału zakładowego, a jedynie rozszerzył krąg podmiotów uprawnionych do wykupu. Mimo wszystko jednak warto wprowadzić ten przepis do statutu (umowy spółki) w razie tworzenia grupy spółek. | |
| Wyznaczenie audytora przez wspólnika (akcjonariusza) posiadającego co najmniej 10 proc. udziałów (akcji) | Dodany art. 219 par. 2 k.s.h.: „Umowa albo statut spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek może przewidywać ograniczenie zakresu badania tylko do tej spółki oraz jej stosunków z pozostałymi spółkami uczestniczącymi w grupie spółek”. | Przepis pozwala na ograniczenie w statucie lub regulaminie spółki zależnej zakresu badania przeprowadzanego przez wyznaczonego audytora. | |
Więcej na temat zmian, jakie niesie za sobą nowelizacja kodeksu spółek handlowych, czytaj 2 września 2022 r. w Poradniku DGP
