Polski Ład wprowadził nowy rodzaj kontroli, czyli nabycie sprawdzające zwane również zakupem kontrolowanym. Urzędnicy fiskusa mogą je przeprowadzić u każdego, kto prowadzi sprzedaż na rzecz konsumentów, czyli w sklepach, punktach usługowych itp. Jak przebiega taka kontrola i jakie prawa i obowiązki ma sprawdzany przedsiębiorca?

Nabycie sprawdzające to nowa procedura kontrolna w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej (dalej: ustawa o KAS). Do końca 2021 r. takie zakupy były również realizowane, ale na podstawie innych procedur oraz bez specjalnego budżetu na ten cel. Procedura ta została określona w nowo dodanym do ustawy rozdziale 1b. Zasadniczo chodzi o zweryfikowanie, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków dotyczących ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz wydawania nabywcy paragonu fiskalnego (art. 94k ustawy o KAS). Mówiąc prościej: czy sprzedaż została zarejestrowana w kasie, a kupujący dostał paragon.
Każdy przedsiębiorca sprzedający towary i usługi konsumentom powinien zapoznać się z tą procedurą, ale de facto najlepszą obroną jest rzetelne wypełnienie obowiązku wystawienia paragonu - przyznają eksperci. W takiej sytuacji urzędnik nie ma podstaw do ukarania ani firmy, ani pracownika.
- Nabycie sprawdzające to tak naprawdę nic innego niż legalna prowokacja urzędników skarbowych - przyznaje Jacek Aninowski, dyrektor generalny ds. obsługi postępowań w Instytucie Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy. W praktyce - jak tłumaczy - będący incognito pracownik organu podatkowego może przyjść np. do sklepu spożywczego i kupić bułkę, żeby sprawdzić, czy sprzedaż ta zostanie nabita na kasę lub też czy otrzyma paragon. Urzędniczka może również udać się do fryzjerki na balejaż (usługa fryzjerska), aby sprawdzić te dwie kwestie.
Warto zatem wiedzieć, jak przebiega zakup, jakie obowiązki i prawa ma przy tym przedsiębiorca, a także jak się może bronić. Przedsiębiorcy powinni również poinstruować lub przeszkolić swoich pracowników w tym zakresie.
Jak wygląda procedura
Urzędnik dokonujący nabycia sprawdzającego powinien mieć legitymację służbową i stałe upoważnienie udzielone mu przez naczelnika urzędu skarbowego albo naczelnika urzędu celno-skarbowego. - Procedura wygląda w ten sposób, że niezwłocznie po zakupie towaru lub usługi od sprawdzanego (czyli np. w sklepie) sprawdzający (czyli pracownik fiskusa) okazuje legitymację służbową, informuje sprzedawcę o dokonaniu nabycia sprawdzającego i poucza o jego prawach i obowiązkach - wyjaśnia Mariusz Makowski, doradca podatkowy.
Zwykle nabycie sprawdzające jest zaskoczeniem dla sprzedawcy, dlatego powinien wiedzieć, jak na nie reagować. Przede wszystkim nie powinien panikować, tylko sprawdzić, czy ma do czynienia z prawidłowo umocowanym urzędnikiem. Sprzedawca może w tym celu zażądać od niego okazania stałego upoważnienia do dokonywania nabycia sprawdzającego. - Dalsze działania urzędnika i sprzedawcy zależą od tego, czy podczas zakupu kontrolowanego doszło do popełnienia wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, czyli w praktyce od tego, czy sprzedający wydał prawidłowy paragon fiskalny, czy też nie - wyjaśnia Makowski.
Jacek Aninowski dodaje, że jeżeli w ramach nabycia sprawdzającego nie doszło do ujawnienia nieprawidłowości, to sporządza się notatkę służbową. Sprzedawca nie ma prawa w nią ingerować. Natomiast jeżeli stwierdzono nieprawidłowości, czyli sprzedawca nie wydał paragonu, to urzędnik sporządza protokół z nabycia sprawdzającego. Podatnik, czyli sprzedawca, może go podpisać lub nie (co jeszcze wyjaśnimy dalej).
Gdy sprzedaż była zgodna z przepisami
Jeśli urzędnik kupił towar lub usługę i dostał paragon, to kontrolujący co do zasady zwraca sprzedającemu nabyty towar i paragon fiskalny. Sprzedający ma obowiązek je przyjąć i zwrócić zapłatę za towar. - Nie jest to rozwiązanie nowe. Wzorowane jest na rozwiązaniu od lat funkcjonującym w polskim systemie prawnym (np. w ustawie o Inspekcji Handlowej) - komentuje Mariusz Makowski.
W zasadzie, jeśli chodzi o towar, to zasadniczo sprzedawca musi go przyjąć z powrotem i oddać pieniądze. Jacek Aninowski wskazuje jednak, że odmowa dokonania zwrotu, wbrew istniejącemu obowiązkowi, podlega karze grzywny za wykroczenia skarbowe na podstawie art. 83 par. 1a kodeksu karnego skarbowego (dalej: k.k.s.). W praktyce jest to zwykle mandat, a jeśli sprawa trafi do sądu, kara może być wyższa. [ramka 1]

Ramka 1

Ile może wynieść grzywna za wykroczenie skarbowe
Z wykroczeniem skarbowym mamy do czynienia wtedy, gdy kwota niezapłaconego podatku nie przekracza pięciokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Obecnie limit ten wynosi 15 050 zł.
Najniższy wymiar kary za drobne wykroczenia to mandat. Może on wynieść od 1/10 do pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia, czyli od 301 zł do 15 050 zł (zgodnie z art. 48 par. 2 kodeksu karnego skarbowego). Przy jego wymierzaniu urzędnicy muszą brać pod uwagę m.in.: stosunki majątkowe i rodzinne sprawcy, a także jego dochody i możliwości zarobkowe.
Jeśli sprawa trafi do sądu, to może on wymierzyć wyższą grzywnę. Minimalna grzywna za wykroczenie wynosi 1/10 minimalnego wynagrodzenia, czyli obecnie 301 zł. Maksymalna może wynieść dwudziestokrotność minimalnego wynagrodzenia, czyli obecnie 60 200 zł. Innymi słowy, jeśli sprawa trafi do sądu, ten może zarówno obniżyć, jak i podwyższyć wysokość grzywny. ©℗

Ramka 2

8,5 mln zł funduszu na zakupy
Wydatki na nabycia sprawdzające nie pochodzą ze środków pracowników organów podatkowych, tylko z odrębnego funduszu nabycia sprawdzającego. Jego powstanie przewiduje art. 94x ustawy o KAS. Jak informowaliśmy już w DGP, na zakup kontrolowany w 2022 r. urzędnicy dostaną 8,5 mln zł. Tyle bowiem wyniesie pierwsze zasilenie funduszu nabycia sprawdzającego. Pieniądze z funduszu zostaną przekazane do urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych, które będą mogły przeprowadzać nabycia sprawdzające. Większość pieniędzy wydanych na zakupy kontrolowane będzie wracała do funduszu i będzie można je przeznaczać na kolejne zakupy. Ale - jak informowało wcześniej Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania DGP - część tych środków zostanie wykorzystana na nabycie towarów lub usług, za które uiszczona cena nie zostanie zwrócona, np. z powodu ich właściwości albo zakupionych i wykonanych usług. Dlatego w kolejnych latach fundusz będzie uzupełniany (według szacunków o ok. 1,7 mln zł) do stanu początkowego wynoszącego 8,5 mln zł. Oznacza to, że taka kwota może co roku przepadać po zakupach kontrolowanych, gdy nie będzie można zwrócić np. lodów czy zamówionej przez urzędników pizzy. - Jednocześnie wartość towarów lub usług zużytych przez sprawdzających, czyli urzędników, nie stanowi dla nich przychodu podlegającego opodatkowaniu. ©℗
Są od tego wyjątki - nie zawsze jednak sprzedawca musi zwrócić towar, a tym bardziej nie musi oddawać pieniędzy za usługę. Towar nie podlega zwrotowi, jeżeli z uwagi na jego rodzaj lub szczególne właściwości nie jest możliwa jego ponowna sprzedaż. Jeżeli np. urzędnicy przyszli do pubu, dokonali zakupu kontrolowanego i w jego wyniku otworzyli butelkę piwa, to w takim przypadku sprzedawca może odmówić przyjęcia zwrotu butelki oraz nie musi zwracać pieniędzy. Mariusz Makowski dodaje, że podobnie będzie z lodami z automatu czy kawą w kawiarni. Teoretycznie dotyczy to również takich towarów, które należałoby zutylizować. Dlatego, jak mówi Makowski, towar, którego nie można zwrócić, będzie mógł być pozostawiony w miejscu jego nabycia za zgodą sprawdzanego przedsiębiorcy. - Rozwiązanie takie ma umożliwić prowadzenie nabycia sprawdzającego m.in. w branży gastronomicznej, gdzie z uwagi na rodzaj towaru co do zasady nie jest możliwa ponowna jego sprzedaż. Przy takim rozwiązaniu na przedsiębiorcę nie jest przerzucone ryzyko straty (zapłata za towar następuje i nie jest zwracana) - wyjaśnia doradca podatkowy. Innymi słowy, jeśli urzędnik kupi piwo lub kawę i dostanie paragon, to przedsiębiorca nie musi zwracać za nią pieniędzy, ale nabywający urzędnik nie musi tego piwa czy kawy pić. Chodzi bowiem o to, aby w przypadku zakupu niektórych towarów, np. podlegających utylizacji, organ nie musiał tego dodatkowo robić. - Wyrażenie zgody przez sprawdzanego na pozostawienie towaru zabezpiecza więc sprawdzających przed koniecznością jego utylizacji na koszt organu, jeżeli przepisy odrębne stanowią taki wymóg - tłumaczy Mariusz Makowski. Oznacza to również, że nie ma przeszkód, aby urzędnik jednak zamówioną kawę w trybie zakupu kontrolowanego wypił. - Jeżeli natomiast urzędnik kupi np. jabłka w warzywniaku, to pani z warzywniaka musi te jabłka z powrotem przyjąć i zwrócić sprawdzającemu zapłaconą cenę - dodaje Jacek Aninowski. Jabłka można bowiem sprzedać kolejnemu klientowi.
Co z usługami
Jeśli zaś chodzi o usługę, to jeśli urzędnik kupi ją w toku nabycia sprawdzającego, również ona nie podlega oczywiście zwrotowi. - Tak więc pani kontroler, która zrobi sobie balejaż w zakładzie fryzjerskim, będzie mogła cieszyć się nowym kolorem włosów - wyjaśnia Jacek Aninowski. Mariusz Makowski zgadza się, że trudno byłoby np. dokonać zwrotu obciętych przez fryzjera włosów. Co zatem w sytuacji, jeśli urzędnik kupił usługę lub towar, który nie podlega zwrotowi? Jak wygląda wówczas procedura? - Urzędnik musi sporządzić protokół - odpowiada Makowski. Jeżeli w toku nabycia sprawdzającego został wydany paragon fiskalny, a usługa nie została wykonana, to sprawdzany jest obowiązany do przyjęcia z powrotem tego paragonu. Przepisu tego nie stosuje się, w przypadku gdy sprawdzany odmówił zwrotu otrzymanej zapłaty. Innymi słowy, jeśli sprzedawca odmówił zwrotu pieniędzy, a wydał paragon, to nie musi go z powrotem przyjąć. Jeżeli sprzedaż odbyła się zgodnie z przepisami, a sprawdzany sprzedawca przyjął z powrotem towar, paragon i dokonał zwrotu zapłaty, to sprawdzający sporządza w dwóch egzemplarzach notatkę służbową. Jeden egzemplarz otrzymuje sprawdzany.
Notatka dokumentująca czynności
W celu dokumentowania czynności nabycia sprawdzającego, gdy podatnik będzie prawidłowo wykonywał obowiązki ewidencyjne, sprawdzający sporządzi notatkę. Musi ona zawierać tylko niezbędne dane:
  • datę i miejsce (adres) dokonania nabycia sprawdzającego,
  • dane o sprawdzanym, np. NIP, nazwę (firmę),
  • wartość sprzedaży brutto, w tym kwotę należnego podatku od towarów i usług, wykazanych na paragonie fiskalnym,
  • numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej,
  • dane osób dokonujących czynności nabycia sprawdzającego.
Notatkę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje sprawdzany. - Umożliwi to sprawdzanemu dołączenie notatki do wewnętrznej dokumentacji zwrotów, aby nie musiał tworzyć dodatkowego potwierdzenia zwrotu w postaci protokołu. Takie rozwiązanie ma ułatwić proces zwrotu, aby był jak najmniej uciążliwy dla sprawdzanego - wyjaśnia Mariusz Makowski.
Po stwierdzeniu naruszenia
Sytuacja się komplikuje, gdy w toku nabycia sprawdzającego doszło do naruszenia przepisów, czyli sprzedający nie wydał paragonu fiskalnego. Jeżeli w toku nabycia sprawdzającego stwierdzono naruszenie w zakresie wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków ewidencjonowania sprzedaży czy wydania paragonu, to sprawdzający sporządza protokół. ‒ Warto też zwrócić uwagę - dodaje Mariusz Makowski - że sprzedający nie otrzyma zwrotu towaru, gdy ten będzie stanowił dowód popełnienia przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia lub wykroczenia skarbowego. Towar może bowiem zostać zatrzymany, zajęty albo zabezpieczony na podstawie odrębnych przepisów. Do zarekwirowania towaru dojdzie np. w przypadku wadliwego oznakowania wyrobów akcyzowych (papierosów, alkoholu) lub podrabiania znaków towarowych.
Domy do 70 mkw. Ministerstwo otwiera furtkę kreatywnym deweloperom
Domy do 70 mkw. Ministerstwo otwiera furtkę kreatywnym deweloperom

Zobacz również
Kiedy protokół i co w nim
Zgodnie z przepisami urzędnik dokonujący zakupu kontrolowanego sporządza protokół, jeśli:
1) w toku nabycia sprawdzającego stwierdzono naruszenie w zakresie wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków - czyli nie ewidencjonuje on sprzedaży na rzecz konsumentów i/lub nie wydał paragonu,
2) zaistniały okoliczności, o których mowa w art. 94p ust. 2 albo 3 ustawy o KAS - a więc w sytuacjach, gdy towar nie podlega zwrotowi, bo nie można go ponownie sprzedać, albo odstępuje się od zwrotu towaru stanowiącego dowód popełnienia przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia lub wykroczenia skarbowego, podlegającego zatrzymaniu lub dokonaniu zajęcia albo zabezpieczenia na podstawie odrębnych przepisów,
3) nabycie sprawdzające dotyczy usługi,
4) sprawdzany odmówił przyjęcia zwracanego towaru lub zwrotu otrzymanej zapłaty za zwracany towar lub przyjęcia paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru.
Zgodnie z przepisami protokół musi zawierać:
  • oznaczenie organu podatkowego;
  • datę i miejsce (adres) dokonania nabycia sprawdzającego;
  • numer stałego upoważnienia do dokonania nabycia sprawdzającego;
  • wskazanie sprawdzającego;
  • wskazanie sprawdzanego, w tym jego imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, numer PESEL oraz rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości;
  • wskazanie podatnika, jeżeli sprawdzanym jest osoba dokonująca w jego imieniu i na jego rzecz sprzedaży towarów lub usług (czyli pracownik);
  • określenie nabytego towaru lub usługi oraz wartość sprzedaży brutto, w tym wskazanie kwoty należnego VAT;
  • informację:
‒ o zwrocie towaru albo
‒ że towar nie podlega zwrotowi lub o pozostawieniu towaru w miejscu jego nabycia - w przypadku, o którym mowa w art. 94p ust. 2, albo
‒ o odstąpieniu od zwrotu towaru i niedokonaniu zwrotu paragonu fiskalnego, albo
‒ o wykonaniu usługi i jej rodzaju, albo
‒ o zwrocie zapłaty za niewykonaną usługę lub paragonu fiskalnego;
  • informację o odmowie:
‒ przyjęcia zwracanego towaru,
‒ zwrotu otrzymanej zapłaty za zwracany towar lub niewykonaną usługę i niedokonaniu zwrotu paragonu fiskalnego,
‒ przyjęcia paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru albo niewykonanej usługi;
  • numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, a w przypadku ich braku wskazanie przyczyny;
  • opis stwierdzonego naruszenia w zakresie wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków ewidencji i wydania paragonów w przypadku ich stwierdzenia;
  • omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;
  • wykaz załączników;
  • podpis sprawdzającego i sprawdzanego, a w razie odmowy podpisania protokołu przez sprawdzanego - wzmiankę o tym zamieszczoną na końcu protokołu;
  • miejsce i datę sporządzenia.
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje sprawdzany.
Jak reagować
Jakie możliwości działania ma przedsiębiorca, jeśli stwierdzono nieprawidłowości, a urzędnik sporządził protokół z nabycia sprawdzającego? - Ustawa o KAS nie przewiduje żadnych szczególnych procedur odwoławczych, w szczególności nie przewiduje możliwości wniesienia zastrzeżeń do protokołu z nabycia sprawdzającego, w przeciwieństwie np. do zastrzeżeń od protokołu z kontroli podatkowej. W zakresie nabycia sprawdzającego nie stosuje się odpowiednio przepisów ordynacji podatkowej. Nie stosuje się również przepisów prawa przedsiębiorców - wyjaśnia Jacek Aninowski.
Jakie więc ma możliwości obrony swoich racji sprzedawca, który nie zgadza się z protokołem z nabycia sprawdzającego? - Oczywiście może odmówić jego podpisania. Ale to nie zmieni jego sytuacji procesowej, w protokole dokonuje się w takim przypadku wzmianki o braku podpisu. Tak naprawdę podatnik ma możliwość działania na dalszym etapie - odpowiada Aninowski. Wynika to z faktu, że nabycie sprawdzające jest formą prowokacji i jego wynik jest podstawą do ukarania sprawdzanego w związku z niedopełnieniem obowiązków wynikających z prawa podatkowego. Artykuł 62 par. 4 k.k.s. przewiduje sankcje za sprzedaż z pominięciem kasy rejestrującej albo brak wydania dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży. Zagrożeniem jest kara grzywny. - Tak więc w przypadku, gdy sprzedawca nie zgadza się ze sprawdzającym i czuje się pokrzywdzony, powinien odmówić przyjęcia mandatu karnego, jeżeli taki zostanie mu zaproponowany przez sprawdzającego. Wtedy postępowanie karne skarbowe będzie prowadzone na zasadach ogólnych i sprawdzany będzie mógł się bronić i przedstawiać swoje racje w ramach tego postępowania - tłumaczy Aninowski.
Przyjęcie mandatu nie kończy sprawy
Ekspert dodaje, że nawet gdyby przedsiębiorca w zdenerwowaniu czy pośpiechu przyjął mandat karny, a po zastanowieniu się jednak doszedł do wniosku, iż się z nim nie zgadza, to wtedy w terminie siedmiu dni od daty przyjęcia mandatu powinien złożyć wniosek o uchylenie go, twierdząc, że nie popełnił czynu zabronionego jako wykroczenie skarbowe (art. 140 par. 1 k.k.s.). - Uprawnionym do uchylenia prawomocnego mandatu karnego jest w takim przypadku sąd karny, który orzeka na posiedzeniu - dodaje Jacek Aninowski. Słowem, bronić można się dopiero przed sądem.
Urzędnik musi się ujawnić
Czy urzędnik dokonujący takiego zakupu może nie ujawnić, że to było nabycie sprawdzające, np. jeśli okaże się, że przedsiębiorca spełnił wszystkie wymogi, w tym wystawił paragon? Przepisy przewidują, że w każdym przypadku dokonania nabycia sprawdzającego kontrolujący ma poinformować sprawdzanego o tym fakcie i powinien okazać legitymację. - Leży to też niejako w interesie Skarbu Państwa, bo jeśli fakt nabycia sprawdzającego nie zostałby ujawniony, to wówczas nabywany towar stałby się własnością Skarbu Państwa - tłumaczy Mariusz Makowski.
Pracownik też może dostać karę
Mariusz Makowski dodaje, że urzędnik przeprowadzający nabycie sprawdzające ma prawo wylegitymowania lub ustalania w inny sposób tożsamości osób sprawdzanych w zakresie niezbędnym na potrzeby tego nabycia. - Warto tu zauważyć, że sprawdzanym może być zarówno podatnik dokonujący sprzedaży towarów lub usług, u którego jest dokonywane nabycie sprawdzające, jak i osoba dokonująca w imieniu i na rzecz podatnika sprzedaży towarów lub usług (np. pracownik). Mandat za np. niewydanie paragonu może zostać wydany na pracownika, który popełnił takie wykroczenie - przyznaje ekspert. ©℗
Podstawa prawna
• art. 94k, art. 94p ust. 2 i 3, art. 94x ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 422; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
• art. 48 par. 2, art. 62 par. 4, art. 83 par. 1a, art. 140 par. 1 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 408; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2437)