Kasacja w paczkomacie. Trzaśnięcie drzwiczek to nie zawsze stempel

Największym problemem jest ustalenie daty nadania przesyłki. Często zdarza się, że pisma wysyła się w ostatniej możliwej chwili, czyli w ostatnim dniu przewidzianym na wniesienie np. odwołania. Wtedy pojawia się pytanie, czy samo zatrzaśnięcie drzwiczek paczkomatu tuż przed północą wystarczy, aby skutecznie złożyć zażalenie lub kasację. W tej kwestii sądy administracyjne nie są jeszcze jednomyślne.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, w wyroku z 17 lipca 2025 r. (sygn. akt II SA/Kr 606/25) uważa, że kluczowe znaczenie ma moment zatrzaśnięcia drzwi paczkomatu, a nie naklejenie etykiety przez kuriera. W sprawie, która przed nim zawisła, pełnomocnik nadał pismo z zażaleniem w dniu 16 stycznia 2025 r. o godz. 23:53 jako przesyłkę bez etykiety. Następnego dnia, 17 stycznia 2025 r. o godz. 08:29, kurier odebrał przesyłkę i dopiero wtedy nakleił na niej etykietę. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Krakowie uznało, że za datę nadania należy przyjąć moment odbioru przesyłki przez kuriera, argumentując, że nadania pisma nie można utożsamiać z samym umieszczeniem przesyłki w paczkomacie.

WSA nie zgodził się jednak z tym stanowiskiem w części, w której przyjęto, że dochowanie terminu miałoby zależeć nie od klienta operatora pocztowego, lecz od czynności pracownika operatora. Skarżący nie ma bowiem wpływu na tego typu działania, które w skrajnych przypadkach, np. w weekendy, mogą nastąpić z dużym opóźnieniem.

Sąd podkreślił również, że przedsiębiorca uprawniony do prowadzenia działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, w regulaminie dopuszcza możliwość nadania przesyłki zarówno z trwale przytwierdzoną do opakowania etykietą, jak i bez niej. Skarżący skorzystał z jednej z tych opcji.

Zdaniem WSA, nawet gdyby przesyłka została nadana z trwale przytwierdzoną etykietą, nie zmieniłoby to sytuacji skarżącego, ponieważ wygenerowana etykieta ma jedynie określony termin ważności. W konsekwencji decydujące znaczenie ma moment, w którym operator pocztowy wchodzi w posiadanie przesyłki, czyli chwila zatrzaśnięcia drzwi automatycznego urządzenia pocztowego.

Inaczej na problem patrzy Naczelny Sąd Administracyjny, który całkiem niedawno rozstrzygał w innej sprawie dotyczącej wniesienia odwołania przy pomocy paczkomatu InPostu. W swoim wyroku z 19 listopada 2025 r. (sygn. akt III OSK 2470/22) zwrócił uwagę na wyjątek w regulaminie InPostu, zgodnie z którym data wydruku etykiety nie zawsze jest tożsama z datą nadania przesyłki. Jego zdaniem zgodnie z regulaminem operatora wydruk etykiety może bowiem także nastąpić wcześniej niż umieszczenie przesyłki w paczkomacie. Chodzi o „godzinę graniczną” doby.

Stanowisko NSA, formalnie opierające się na treści regulaminu, nie przesądza, że odwołanie zostało wniesione po terminie. Sąd zauważył tylko, że w I instancji nie zbadano, czy w tym przypadku doszło do tej wyjątkowej sytuacji określonej w regulaminie. WSA musi teraz precyzyjniej wyjaśnić, jaka jest, na podstawie regulaminu, dokładna data nadania spornej przesyłki.

-Kierunek orzecznictwa sądów administracyjnych jest jak najbardziej słuszny i powinno dążyć się do przyjęcia, że każdy dokument wytworzony przez operatora po przekazaniu jemu posiadania przesyłki jest potwierdzeniem daty jej nadania. Kluczowy w tym zakresie jest moment przeniesienia posiadania przesyłki na operatora, niezależnie od tego, czy następuje to za pośrednictwem urządzenia, czy pracownika operatora. Oczywiście nie może to być adnotacja na kopercie samego nadawcy stwierdzająca dokładną chwilę wrzucenia przesyłki do skrzynki pocztowej – wyjaśnia Maciej Obrębski, adwokat, wspólnik w kancelarii prawnej Maciej Obrębski Adwokaci i Radcowie Prawni.

Paczkomat to nie poczta

W przypadku operatora wyznaczonego, czyli Poczty Polskiej, sprawa jest jasna. Moment nadania przesyłki jest jednoznacznie określony w par. 27 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r. poz. 545). Kluczowe znaczenie ma wydanie nadawcy dowodu nadania przesyłki, to tam znajduje się stempel z datą dzienną.

- Przepisy rozporządzenia nie dotyczą jednak innych operatorów niż wyznaczonych, w przypadku których decydują regulaminy, a te mogą przewidywać różne momenty stwierdzenia nadania i trzeba je zawsze dokładnie analizować, bez pomijania wyjątków. Upraszczając, nawet zamknięcie drzwiczek automatu nie zawsze może być równoznaczne ze stemplem pocztowym na potwierdzeniu PP – zauważa dr hab. Grzegorz Sibiga, kierownik Zakładu Prawa Administracyjnego w Polskiej Akademii Nauk, adwokat, partner w Kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy. W jego opinii rodzi to ryzyko dla nadawców, zwłaszcza jeśli wysyłają przesyłki w ostatnim dniu terminu.

Prawnik tłumaczy, że dziś za każdym razem, kiedy korzystamy z operatora innego niż PP, istnieje ryzyko, że regulamin będzie przewidywał różne zasady ustalania daty nadania i to odmienne niż w przypadku operatora wyznaczonego. Nie można polegać wyłącznie na zamknięciu drzwiczek paczkomatu czy naklejce z numerem przesyłki, to bowiem nie daje pewności ustalenia daty nadania. Każdorazowo trzeba ustalić, kiedy – według regulaminu operatora – dana przesyłka jest faktycznie uznawana za nadaną.

- Obecnie wybór jest prosty: albo korzystam z bezpiecznego operatora wyznaczonego (Poczty Polskiej), albo ryzykuję, że regulamin innego operatora będzie dla mnie niekorzystny w tym znaczeniu, że będzie powodował problemy w ustaleniu potwierdzonej daty nadania przesyłki – kwituje dr hab. Sibiga.

Przepisy o placówce pocztowej do zmiany

Problem też w tym, że przepis dotyczący terminu dla przesyłek tradycyjnych, czyli art. 57 par. 5 pkt 2 kodeksu postępowania administracyjnego, powstał w zupełnie innych czasach, gdy obowiązywały inne standardy doręczeń i nie do końca przystaje do współczesnych realiów.

Przepis mówi, że termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane m.in. „w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu prawa pocztowego albo placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym”. Nie obejmuje więc innych krajowych operatorów niż wyznaczony i nie przewiduje czynności nadania przesyłki w urządzeniu automatycznym.

- Potrzebne są zmiany w przepisach k.p.a. i w prawie pocztowym. Trzeba wprowadzić jednolite zasady nadawania przesyłek dla wszystkich operatorów pocztowych, które będą odnosić się do wszystkich znanych technik nadawania. Każda przesyłka powinna być formalnie potwierdzona, np. pokwitowaniem, a moment nadania powinien być jasno określony i taki sam dla wszystkich operatorów. Dopiero to zapewni pewność obrotu i bezpieczeństwo ustalania terminów nadawania – postuluje Grzegorz Sibiga.

Zgadzają się z nim inni prawnicy.

- Bazowanie wyłącznie na regulaminach operatorów pocztowych prowadzi do różnorodności sposobów nadawania przesyłek, co w skrajnych sytuacjach prowadzi do nieakceptowalnych społecznie rozwiązań, np. ustalenia przez operatora, że przesyłka złożona u niego po godzinie 23:00 danego dnia oznacza nadanie jej dnia następnego – komentuje Rafał Dębowski, adwokat, wiceprzewodniczący Komisji Prac Legislacyjnych Okręgowej Rady Adwokackiej w Warszawie. Jako inny, skrajny przykład podaje uznanie przez operatora w regulaminie, że przesyłka złożona do godziny 1:00 następnego dnia oznacza nadanie jej dnia poprzedniego.

- Ustawodawca musi nadążać za rozwojem społecznym i technologicznym. Nie może tracić z pola widzenia zmian, jakie pojawiają się na rynku pocztowym. Ustawodawca musi dostrzec, że formą nadania przesyłki jest „trzaśnięcie” drzwiczkami paczkomatu, a termin jest zachowany także wówczas, gdy przesyłka nie ma naklejonej etykiety, a tylko wpisany jej numer – postuluje mec. Dębowski. Według niego na nowo trzeba też zdefiniować rolę operatora „wyznaczonego”, co będzie miało ogromne znaczenie dla konkurencji na rynku operatorów pocztowych.