Pożegnanie z papierem w spółkach z o.o.? Notariusze są na „tak”, ale z zastrzeżeniami

Projekt nowelizacji kodeksu spółek handlowych przewiduje zastąpienie obowiązku pisemnej zgody na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniach drogą elektroniczną zgodą wyrażoną w formie dokumentowej, z nałożeniem na spółkę obowiązku weryfikacji tożsamości osoby składającej oświadczenie. Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników ma być udzielane zasadniczo w formie dokumentowej (na przykład e-mail lub plik PDF), chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymogi, takie jak forma pisemna pod rygorem nieważności. Dodatkowo projekt wprowadza obowiązek podjęcia przez spółki działań, które będą pozwalały na skuteczną identyfikację wspólnika i pełnomocnika.

Ministerstwo Sprawiedliwości podkreśla korzyści, jakie mają przynieść projektowane zmiany. Wśród nich wymienia obniżenie kosztów administracyjnych, przyspieszenie procedur korporacyjnych – szczególnie dla wspólników zagranicznych – oraz dostosowanie regulacji do realiów zdalnych zgromadzeń przy jednoczesnym zachowaniu mechanizmów bezpieczeństwa obrotu prawnego poprzez klauzulę proporcjonalnej weryfikacji (spółka powinna potwierdzić tożsamość wspólnika lub pełnomocnika w sposób adekwatny do wagi sprawy i ryzyka nadużyć – bez zbędnych formalności, ale z zachowaniem podstawowych zabezpieczeń).

Cyfryzacja komunikacji w spółkach kapitałowych. Jak zmiany oceniają notariusze?

Krajowa Rada Notarialna w stanowisku zgłoszonym w ramach konsultacji publicznych chwali projekt za realizację trendu cyfryzacji obrotu prawnego, dostrzegając w nim odpowiedź na postępującą digitalizację komunikacji w spółkach kapitałowych. Notariusze podkreślają, że forma dokumentowa odpowiada standardom zdalnych zgromadzeń wspólników, które stały się normą po pandemii, i wpisuje się w szersze uproszczenia deregulacyjne.

KRN krytykuje jednak rozbieżność między treścią projektu a jego uzasadnieniem, w którym sugeruje się fakultatywność formy dokumentowej zależną od woli wspólników wyrażonej w umowie spółki, podczas gdy nowelizacja wprowadza ją jako zasadę ustawową. Organizacja proponuje odwrócenie konstrukcji – zasadniczo forma pisemna z opcją dokumentowej w umowie spółki – lub znaczne wydłużenie vacatio legis poza planowane 30 dni. Jej zdaniem bowiem tak krótki okres uniemożliwi wielu spółkom dostosowanie ich umów do nowych obowiązków przewidzianych w projekcie.

W trakcie konsultacji swoją opinię na temat proponowanych przez MS rozwiązań przedstawiła również Krajowa Rada Radców Prawnych, chwaląc deregulację, ale ostrzegając przed ryzykiem fałszowania skanów pełnomocnictw i brakiem przeprowadzenia analizy projektowanych przepisów pod kątem rozwiązań przyjętych w innych krajach Unii Europejskiej. Autor dokumentu, radca prawny, doktor Robert Obrzud z Uniwersytetu Gdańskiego, wskazał również na nieprecyzyjne klauzule identyfikacyjne oraz niespójności w ocenie skutków regulacji. ©℗