Spółki zyskają czas i ułatwienia

Dzięki tym nowym przepisom wspólnicy spółek z o.o. będą mogli m.in. wyrażać zgody i udzielać pełnomocnictw w formie dokumentowej, np. e-mailem lub skanem, bez konieczności składania fizycznego podpisu. Wymóg „pisemnej zgody” wspólnika na otrzymywanie zawiadomień o zgromadzeniu drogą elektroniczną zostanie zastąpiony zgodą w formie dokumentowej (art. 238 par. 1 k.s.h.).

Ministerstwo Sprawiedliwości, które przygotowało projekt, zapewnia, że przekształcenie zgody w formę dokumentową pozwoli realizować ją szybciej i prościej, lepiej dopasowując do cyfrowych realiów, przy jednoczesnym zachowaniu kluczowego elementu, tj. identyfikacji osoby składającej oświadczenie.

Obecne przepisy, choć teoretycznie dopuszczają alternatywne sposoby doręczeń, w praktyce wprowadzają zbędne formalności. Wspólnik musi składać oddzielny dokument z własnoręcznym lub kwalifikowanym podpisem, co szczególnie dla zagranicznych udziałowców oznacza opóźnienia i dodatkowe koszty.

Ponadto w przeciwieństwie do pełnomocnictwa udzielanego doraźnie, np. w sytuacjach pilnych lub konfliktowych, zgoda na doręczenia elektroniczne jest zazwyczaj udzielana raz na początku współpracy i obowiązuje przez dłuższy czas. Dzięki temu ryzyko nadużyć jest niewielkie, a cały proces bardziej przewidywalny i bezpieczny.

Dodatkowo projekt przewiduje, że umowa spółki z o.o. będzie mogła przewidywać możliwość udzielania pełnomocnictw do udziału w zgromadzeniach wspólników w formie dokumentowej (art. 243 par. 2 k.s.h.).

Co ważne, ryzyko podszycia się pod mocodawcę, manipulacji adresem e-mail czy braku odpowiednich narzędzi weryfikacyjnych jest realne i budzi uzasadniony niepokój. Dlatego projekt opiera się na sprawdzonym rozwiązaniu z art. 300⁹⁵ par. 2 KSH, dotyczącym prostej spółki akcyjnej.

Przepis ten dopuszcza pełnomocnictwo w formie dokumentowej, ale jednocześnie zobowiązuje spółkę do podejmowania „odpowiednich, proporcjonalnych działań” w celu identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika. To daje spółce elastyczność przy zachowaniu obowiązku dbania o bezpieczeństwo obrotu.

Wprowadzenie podobnej regulacji do art. 243 par. 2 k.s.h. zapewnia, że zmiana nie obniży standardów należytej staranności. Jednocześnie nowe przepisy nie nakładają na spółki obowiązku zmiany umów. Ewentualna modyfikacja może nastąpić tylko dobrowolnie, jeśli wspólnicy uznają to za korzystne. Regulacja ma więc charakter fakultatywny – tworzy możliwość, a nie obowiązek stosowania formy dokumentowej.

Omawiany projekt zakłada, że nowe przepisy wejdą w życie 30 dni od ogłoszenia.

Przedłużenie terminu

Równolegle trwają prace legislacyjne nad inną nowelizacją k.s.h., która częściowo wejdzie w życie w 2026 r. i dotyczy wspomnianej cyfryzacji akcji. Na ostatnim posiedzeniu Sejmu (17 grudnia) odbyło się pierwsze czytanie wspomnianego projektu. W jego trakcie Arkadiusz Myrcha, wiceminister sprawiedliwości, przypomniał, że w 2019 r. została przyjęta nowelizacja kodeksu spółek handlowych, która wprowadziła powszechną i obligatoryjną dematerializację akcji w spółkach akcyjnych niepublicznych, czyli spółkach akcyjnych nienotowanych na giełdzie. Oznacza to, że akcje, które dotychczas funkcjonowały w klasycznej formie papierowej, powinny w sposób powszechny i obligatoryjny zostać zamienione na zapis cyfrowy. Przepisy te wprowadziły pięcioletni okres (do końca lutego 2026 r.) na utrzymanie mocy dowodowej tych akcji w wersji klasycznej, co dało spółkom niepublicznym wydłużony, pięcioletni okres na dostosowanie się do nowych reguł.

– Czas pokazał, że podczas tego pięcioletniego okresu nie wszyscy wypełnili zobowiązania wynikające z tych przepisów z nowelizacji z 2019 r. Co gorsza, tamta zmiana nie wyposażyła państwa w narzędzia, w tym wypadku wymiaru sprawiedliwości czy sądownictwa, dzięki którym można by było w odpowiedni sposób ten proces monitorować, rejestrować czy wręcz wymusić w jakimś przyjętym trybie dopełnienie tych obowiązków – tłumaczył w Sejmie wiceminister Myrcha. Podkreślił, że doprowadziło to do sytuacji, że z końcem 2025 r. nie wiadomo dokładnie, ile spółek niepublicznych dokonało transformacji cyfrowej akcji. Dlatego, jak wskazał, konieczna jest nowelizacja przepisów, aby zachować stabilność i gwarancję bezpieczeństwa obrotu akcjami, które przy utrzymaniu obecnego stanu prawnego i faktycznego mogłyby z dniem 1 marca 2026 r. zostać dość mocno zachwiane.

– Podstawową kwestią jest przede wszystkim wydłużenie mocy dowodowej akcji w formule papierowej o kolejne dwa lata celem dopełnienia obowiązku transformacji cyfrowej w stosunku do wszystkich podmiotów, które tego nie wykonały – dodał wiceminister Myrcha.

To rozwiązanie ma wejść w życie 28 lutego 2026 r. Aby uniknąć tego typu problemów w przyszłości, nowelizacja przewiduje też jednak inne zmiany, które zobowiążą spółki do bardziej rzetelnego prowadzenia akcji w zapisie cyfrowym. – Wprowadzony zostanie obowiązek ujawnienia w Krajowym Rejestrze Sądowym podmiotów, które zostały zobowiązane na mocy umowy ze spółką do prowadzenia tego rejestru cyfrowego, czy też deponowania w depozycie akcji cyfrowych – tłumaczył wiceminister. Dzięki temu będzie jasne, jaki konkretnie podmiot dla jakiej spółki wypełnia obowiązek prowadzenia rejestru cyfrowego.

Wymogi informacyjne

Nowe przepisy nałożą też na spółki szereg obowiązków o charakterze informacyjnym, w tym np. obowiązek zgłaszania aktualnych danych podmiotowi prowadzącemu rejestr akcjonariuszy w terminie siedmiu dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (dotychczas zdarzały się sytuacje, gdy spółki nie zawiadamiały o zmianie swoich danych, np. o zmianie siedziby, co w praktyce uniemożliwiało skontaktowanie się ze spółką).

Przypomnijmy, że 1 marca 2026 r. miała wejść w życie także deregulacyjna nowelizacja k.s.h. (z 26 września 2025 r.), zakładająca m.in. wyeliminowanie kary pozbawienia wolności za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej. Prezydent zawetował jednak tę nowelizację, co oznacza, że nie wejdzie ona w życie (chyba że Sejm weto odrzuci). ©℗