Resort finansów zapowiada, że w 2026 r. obowiązkowy Krajowy System e-Faktur stanie się faktem. W zależności od swojego statusu, czy raczej zakresu wykonywanej działalności, podatnicy (nie tylko czynni) będą zobligowani do fakturowania transakcji w relacji B2B (ujmując to w uproszczeniu) w modelu ustrukturyzowanym od lutego bądź kwietnia 2026 r., ewentualnie od początku 2027 r.

Od kiedy trzeba będzie korzystać z faktur ustrukturyzowanych

Wprawdzie 1 lutego przyszłego roku to jednocześnie pierwszy dzień obowiązywania przepisów nakazujących stosowanie KSeF, jednak duża grupa podatników (po stronie sprzedaży) będzie objęta tą powinnością nieco później. Chodzi o tych, którzy:

  • w 2024 r. dokonali sprzedaży o wartości brutto nieprzekraczającej 200 mln zł,
  • będą mieli mniejszy zakres działalności w 2026 r., a czasami błędnie są nazywani „wykluczonymi informatycznie” (znam informatyków, którzy dorabiając sobie trochę w relacji B2B, „załapią” się do tej grupy), bo warunkiem ma być, aby miesięczna sprzedaż brutto, w zakresie, w jakim jest dokumentowana fakturami, nie przekroczyła 10 tys. zł,
  • wystawiają faktury z kasy fiskalnej oraz paragonofaktury (tj. paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: ustawa o VAT).

Wyjaśnijmy kilka kwestii. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że odroczenie dotyczy obowiązku fakturowania. To oznacza, że nawet jeżeli podatnik prowadzi działalność w bardzo małym zakresie, ale kupuje świadczenia od znacznie większych kontrahentów, np. korzysta z telefonii komórkowej (a kto nie korzysta?), musi być przygotowany na to, że nawet jeżeli on sam nie będzie zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od lutego 2026 r., to zapewne takie otrzyma już w tym miesiącu. Nie chodzi przy tym konkretnie o przedmiot transakcji, lecz o skalę działalności jego kontrahenta. Jeżeli bowiem wartość brutto sprzedaży świadczeniodawcy przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, to musi stosować KSeF już od lutego. Tymczasem już dzisiaj widzimy, że te największe firmy – zwłaszcza realizujące świadczenia masowe – są bardzo zaawansowane we wdrażaniu KSeF i zapewne one (a przynajmniej większość z nich) dochowają terminu. Nie chodzi tutaj o ich szczególną praworządność, lecz o potencjalny chaos, który mógłby nastąpić, gdyby nie dokonały wdrożenia.

Ważne: Nawet jeżeli podatnik nie będzie musiał jeszcze wystawiać faktur ustrukturyzowanych, to on sam, a także jego księgowa – również z obsługującego go biura rachunkowego – muszą być już od 1 lutego 2026 r. przygotowani na ich przyjmowanie i obsługę.

W szczególności w przypadku outsourcingu księgowo-podatkowego jest to duże wyzwanie i odpowiednie przygotowania są niezbędne.

Tak na marginesie, wprowadzając możliwość odroczenia stosowania KSeF od lutego do kwietnia, prawodawca odwołuje się do wartości sprzedaży (brutto za 2024 r.) podatnika. Czyli w tej „konkurencji” przegrywają gminy i grupy VAT, czyli podatnicy prowadzący działalność w rozbudowanych strukturach organizacyjnych, lecz tworzący jednego, scentralizowanego podatnika. Innymi słowy, jeżeli np. wartość sprzedaży całej gminy przekroczyła próg normatywny, to nawet jej najmniejsza jednostka organizacyjna będzie musiała stosować faktury ustrukturyzowane od lutego 2026 r.

Druga – jak można się spodziewać największa (przynajmniej tak powinno być, biorąc pod uwagę strukturę polskich przedsiębiorców) – grupa podatników rozpocznie wystawianie faktur ustrukturyzowanych nie później niż od 1 kwietnia 2026 r.

Z kolei do końca przyszłego roku faktury poza KSeF będą mogły być wystawiane przez podatników, którzy w jednym miesiącu wystawią faktury łącznie na kwotę brutto nie wyższą niż 10 tys. zł. Tej ostatniej grupie – a co za tym idzie również ich księgowym – prawodawca nie ułatwia rozstrzygnięcia, czy muszą, czy nie muszą stosować KSeF w danym miesiącu. Chodzi bowiem o wartość brutto z faktur wystawionych w danym miesiącu, a nie o wartość sprzedaży danego miesiąca. Biorąc pod uwagę to, że „standardowy” termin fakturowania to 15. dzień następnego miesiąca, w niektórych przypadkach będzie opłacało się poczekać z fakturowaniem do następnego miesiąca albo trochę przyspieszyć fakturowanie (bo przecież można). Wątpliwości pojawią się, gdy podatnik celowo (albo przez pomyłkę) opóźni fakturowanie, również wystawiając dokument po terminie, by nie wpaść w obowiązek stosowania KSeF – bo przecież będzie zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych począwszy od faktury, którą przekroczy miesięczny próg (no i wówczas już stosuje KSeF „na stałe”, a nie tylko w tym miesiącu). Tak na marginesie, nieprecyzyjność projektodawcy nawet w tak prostym przepisie jest niepokojąca – chodzi o stwierdzenie: „Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej, począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1”. Otóż podatnik nie traci możliwości stosowania faktur innych niż ustrukturyzowane, bo dalej może je wystawiać np. w relacji B2C, a tylko traci możliwość niestosowania KSeF tam, gdzie jest obowiązkowy.

Co czeka biura rachunkowe w związku z obowiązkowym KSeF

Księgowi muszą mieć świadomość, że ich „drobni” klienci zwrócą się do nich z pytaniem, którego sens będzie się sprowadzać do tego, co zrobić, by jeszcze nie stosować KSeF.

Zapewne znajdzie się grupa podatników, którzy stwierdzą, że tak naprawdę nie muszą się szczególnie starać, by uniknąć obowiązkowego KSeF w dokumentowaniu swojej sprzedaży. Nie chodzi mi przy tym o tych, którzy:

  • faktycznie mają czas na implementację KSeF w fakturowaniu, bo wystawiają wszystkie faktury z kasy fiskalnej czy w formie paragonofaktur (czyli paragony do 450 zł/100 euro brutto z NIP nabywcy – ale uwaga, dotyczy to tylko paragonów pełniących funkcję faktur uproszczonych, a nie wszystkich takich faktur wystawianych w trybie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT!),
  • zostaną zwolnieni z obowiązku stosowania KSeF poprzez przepisy wykonawcze (na stałe zwolnienie ma objąć np. bilety na przejazdy, dowody zapłaty za autostrady i inne dokumenty enumeratywnie wskazane w rozporządzeniu ministra finansów).

Mam tutaj na myśli podatników, którzy wychodzą z założenia, że jak nie ma kary, to nie ma obowiązku. Dalece niezalecana, wręcz naganna postawa, ale niestety tacy na pewno również tym razem będą mieli pole do popisu. Chodzi bowiem o to, że do końca 2026 r. nie będą stosowane przepisy, na podstawie których fakturujący będą mogli być ukarani za niestosowanie lub niewłaściwe fakturowanie ustrukturyzowane.

Ważne: Jeżeli w 2026 r. podatnik zafakturuje swoją sprzedaż, stosując dotychczasowe zasady (tj. wystawi fakturę w postaci papierowej lub elektronicznej, ale bez udziału KSeF, choć będzie zobowiązany do korzystania z niego), to nie zostanie ukarany przez organ.

Wbrew pozorom nie jest to dobra informacja dla wszystkich, a już na pewno dla księgowych. Co prawda – wbrew początkowym obawom – wszystko wskazuje na to, że niedopełnienia obowiązku stosowania KSeF nie wpłynie negatywnie na odliczenie VAT czy na rozliczenie kosztów z wadliwie wystawionej (bo nie jako ustrukturyzowanej) faktury, lecz z pewnością uprzykrzy to życie osobom zajmującym się rozliczeniami podatkowymi.

Chodzi bowiem w szczególności o to, że w każdym przypadku księgowy będzie musiał ustalić, z jakiego rodzaju dokumentem ma do czynienia – czy jest to faktura, czy może jakiś dokument o charakterze proformy, specyfikacji itp., a faktura wpłynie dopiero przez KSeF. Takie rozstrzygnięcie będzie miało kluczowe znaczenie na przełomie miesięcy. Biorąc pod uwagę normatywne wskazanie na datę doręczenia faktur ustrukturyzowanych (data nadania numeru KSeF) i – tak jak do tej pory – powiązanie z datą otrzymania faktury terminu odliczenia VAT, a czasami również rozliczenia kosztu, weryfikacja w tym zakresie będzie miała istotne znaczenie.

Zatem, księgowi muszą być szczególnie przygotowani na to, że w 2026 r. faktury zakupowe będą do nich trafiały w kilku postaciach, nie zawsze w pełnej zgodności z przepisami, a co gorsza często również różnymi drogami.

Ten ostatni problem należy rozwiązać w pierwszej kolejności, a już na pewno do końca stycznia 2026 r. Chodzi o wyraźne ustalenie z klientami (podobnie w księgowościach wewnętrznych, w relacji ze współpracownikami), jak będzie wyglądał proces obiegu dokumentów. Zakładając, że dzisiaj klient (podatnik) odbiera dokumenty od swoich kontrahentów, dokonuje ich weryfikacji merytorycznej i opisu, a następnie taką fakturę przekazuje do rozliczenia do biura rachunkowego, to od lutego 2026 r. proces musi… pozostać bez zmian! Zdecydowanie rekomenduję księgowym przyjęcie w pełni asertywnej postawy, a w jej ramach w żadnym razie niegodzenie się na to, by sami ściągali dokumenty zakupowe klienta z KSeF. Owszem, rozwiązanie takie jest możliwe i nawet niektórym, zwłaszcza tym, którzy nie do końca nauczyli swoich klientów terminowości i godzą się na to, by dostarczali im dokumenty „za pięć dwunasta”, może wydawać się kuszące, ale tym bardziej oni nie powinni się na to godzić (chyba że w ramach suto opłacanej dodatkowej usługi obsługi kancelaryjnej).

Trzeba bowiem pamiętać o tym, że w założeniu KSeF jest nie dla podatników, lecz dla organów. W efekcie to, że faktura została wystawiona w postaci ustrukturyzowanej, że została doręczona elektronicznie przez KSeF, że ma daty pewne (z tymi datami też jest ciekawa sprawa, ale o tym napiszę w odrębnej publikacji, gdy nowelizacja zostanie uchwalona), nie zmienia niczego, poza tym, że jej treść jest „pewniejsza”, a daty łatwiejsze do identyfikacji. Dokument w dalszym ciągu wymaga weryfikacji merytorycznej, bo może być pusty lub nierzetelny, osoba odpowiedzialna za zakup (podatnik lub jego pracownik) musi dokonać sprawdzenia i opisu – by dopiero dysponując takimi danymi, księgowy mógł uwzględnić go w rozliczeniach podatkowych.

Ważne: Decydując się na samodzielny odbiór dokumentu klienta z KSeF, księgowy naraża się na ryzyko, że klient będzie oczekiwał, iż ten uwzględni go w rachunku podatkowym, nawet nie mając analizy i opisu merytorycznego.

Owszem, to wszystko można i nawet trzeba uregulować w umowie, ubrać w procesy itp., ale po co narażać się na niepotrzebne, zabierające czas i psujące atmosferę, a przez to relacje, dyskusje („przecież wiadomo, że to jest zakup firmowy”).

Wnioski

Z całą pewnością, rok, dwa, trzy lata po wdrożeniu KSeF stwierdzimy, że ta instytucja okazała się pożyteczna i nawet jeżeli nie było to głównym celem prawodawcy, również podatnikom oraz księgowym ułatwia życie, ale najpierw musimy przejść przez etap wdrożenia, pierwszy okres stosowania, czyli odchorować choroby wieku dziecięcego.

Konkludując, przed księgowymi trudny rok 2026, paradoksalnie również przez dobroduszność ustawodawcy, który postanowił nie karać w pierwszym okresie za naruszenia obowiązków związanych z KSeF. Jednak nie z takimi trudnościami sobie radziliśmy, grunt to dobrze się przygotować. Ważne jest prawidłowe ustalenie procesów, a pracy i obszarów jest znacznie więcej niż te, które tutaj wskazałem. O nich będziemy jeszcze wiele mówić (na szkoleniach i konferencjach), pisać (również na tych łamach), by wspólnie, szczęśliwie przez to przejść. I z pewnością tak będzie. ©℗