Napiwki otrzymane od klientów nie zawsze są z PIT i VAT

Odpowiedź zależy od tego, czy są one dobrowolne, czy obowiązkowe, a także, w jaki sposób są przekazywane (w tym dystrybuowane) pracownikom, zleceniobiorcom i innym osobom obsługującym klientów.

Umowa o pracę

Napiwki nie są wynagrodzeniem za pracę w rozumieniu art. 78 par. 2 kodeksu pracy.

Nie ma znaczenia, jak pracodawca umówił się z pracownikiem, ani to, że najpierw napiwki trafiają do niego, a dopiero potem do podwładnego.

W takiej sytuacji napiwek jest opodatkowany łącznie z wynagrodzeniami za pracę, od których pracodawca jako płatnik musi pobrać zaliczkę na PIT oraz należne składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (oczywiście z uwzględnieniem wyjątków, np. dotyczących studentów do 26. roku życia). W takiej sytuacji zatem pracownik otrzymuje kwotę netto.

Po zakończeniu roku pracodawca uwzględnia taki napiwek w rocznej informacji PIT-11 o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, którą do końca stycznia następnego roku przekazuje urzędowi skarbowemu, a do końca lutego – kelnerowi, którego dotyczy ta informacja.

Potwierdzają to:

• interpretacje dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 grudnia 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.638.2024.2.JŚ) i 21 czerwca 2019 r. (0115-KDIT2-1.4011.143.2019.4.KK), a także
• wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z: 1 czerwca 2023 r. (sygn. akt II FSK 2900/20), 13 października 2015 r. (sygn. akt II FSK 1789/13), 19 lutego 2013 r. (sygn. akt II FSK 1258/11), 4 kwietnia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1747/10), 18 lutego 2010 r. (sygn. akt FSK 1535/08), 14 listopada 2006 r. (sygn. akt II FSK 1416/05), 14 listopada 2003 r. (sygn. akt I SA/Łd 1493/02).

Przychód w PIT niezależnie od sposobu dystrybucji

W wyroku z 1 czerwca 2023 r. (sygn. akt II FSK 2900/20) NSA oddalił skargę kasacyjną spółki prowadzącej kasyno, która uważała, że napiwki nie są dla pracowników przychodem ze stosunku pracy, skoro ona sama ich nie finansuje.

Z ustaleń wynikało, że klienci wręczali napiwki w formie żetonów. Choć trafiały one do spersonalizowanych, zaplombowanych tip-boxów, to ani fiskus, ani sąd nie mieli wątpliwości, że jest to przychód z pracy. Najpierw bowiem spółka (pracodawca) przeliczała zebrane napiwki, ewidencjonowała je, a dopiero następnie zamieniała na gotówkę, którą wypłacała pracownikom. W ten sposób wpływała na moment otrzymania kwot odpowiadających sumie zebranych przez daną osobę napiwków.

NSA zwrócił uwagę na, że tip-boxy były nie tylko dostarczane przez pracodawcę, lecz nawet pobierał on za nie od pracowników wynagrodzenie. Pracownik musiał następnie przejść całą procedurę, bo to warunkowało wypłatę przez spółkę.

Sąd uznał za nieistotne, że spółka tych wypłat nie finansowała. Kluczowe – jak stwierdził – jest to, że pracownik uzyskiwał przysporzenie nie w chwili otrzymania napiwku, tylko dopiero w momencie finalnej wypłaty przez spółkę, po przeliczeniu i zaewidencjonowaniu napiwków. Zatem to spółka nadzorowała ich obieg – orzekł NSA.

Identycznie jest, gdy wartość napiwku jest doliczana do płatności za pomocą terminala, a następnie kelner, za zgodą menedżera, pobiera sobie kwotę napiwku w gotówce z kasy. Tu również kolejność jest taka, że najpierw napiwek trafia do pracodawcy, a następnie jest wypłacany kelnerowi. Jest to zatem przychód ze stosunku pracy – stwierdził dyrektor KIS w interpretacji z 13 września 2021 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.462.2021.1.MM).

Przy zleceniu

To samo dotyczy sytuacji, gdy kelner jest zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. Jeżeli napiwki trafiają najpierw do zleceniodawcy, a następnie są przez niego rozdzielane pośród kelnerów, to dla tych ostatnich są one przychodem z umowy zlecenia.

Napiwki do rąk własnych…

Co innego, gdy klient przekazuje napiwek bezpośrednio kelnerowi. Wówczas – jak wyjaśnił dyrektor KIS we wspomnianej interpretacji z 13 września 2021 r. – jest to dla kelnera przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ustawy o PIT.

W takiej sytuacji pracodawca nie pobiera od tej kwoty zaliczki na PIT, ani składek ZUS. Nie uwzględnia również takich napiwków na liście płac ani w rocznej informacji PIT-11.

…nawet gdy online

Potwierdził to NSA w wyroku z 1 grudnia 2021 r. (sygn. akt II FSK 1181/21). Chodziło o spółkę, która, jak wiele innych firm, zamierzała zatrudnić dostawców (na zlecenie), aby dowozili oni posiłki przygotowane przez jej restauracje do miejsca wskazanego przez klienta. Zamówienia miały być realizowane i opłacane online przed dokonaniem dostawy.

Klienci już na etapie składania zamówienia mogliby (nie musieli) przyznawać dostawcy napiwek, zaznaczając odpowiednią jego wysokość.

Spółka poinformowała, że napiwek nie będzie wliczony w cenę i nie będzie wykazany na paragonie dla klienta. Będzie jedynie dla celów ewidencyjnych wykazany w systemie sprzedażowym (wewnętrznym oprogramowaniu spółki). Taki system – jak wyjaśniła spółka – pozwala określić i jednoznacznie przypisywać kwotę napiwku do poszczególnego zamówienia i co za tym idzie do konkretnego dostawcy. To – jak poinformowała spółka – pozwoli jej generować okresowe raporty, na podstawie których będzie ona przekazywać dostawcy, nie rzadziej niż raz na miesiąc, kwotę będącą sumą wszystkich napiwków, które otrzymał on od klientów do dostarczonych przez niego zamówień.

Dyrektor KIS uważał, że w takim modelu napiwki będą dla dostawców przychodem z umów zlecenia. Sądy się z tym nie zgodziły. Orzekły, że będzie to przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT. Spółka nie będzie więc musiała potrącać od tych napiwków zaliczek na PIT.

Napiwki za pomocą aplikacji…

Identycznej sytuacji dotyczy wspomniana interpretacja z 24 grudnia 2024 r. Różnica była tylko taka, że klienci mieli płacić napiwki za pomocą aplikacji. Spółka zamierzała ją kupić od zewnętrznego dostawcy. Wyjaśniła, że klienci będą instalować aplikację w swoim telefonie komórkowym i za jej pomocą będą mogli ocenić jakość obsługi oraz przesłać wybraną przez siebie kwotę napiwku dla konkretnego kelnera.

Spółka podkreśliła, że wartość napiwku nie będzie doliczona do wartości zamówienia. Klient osobno zapłaci za usługę, a dodatkowo może (nie musi) przekazać napiwek konkretnemu kelnerowi.

Kelnerzy będą musieli założyć sobie w aplikacji osobiste konto (na swoje imię i nazwisko), na które będą wpływały napiwki od klientów. Natomiast spółka założy jedynie konto „techniczne”, które umożliwi przepływ pieniędzy: klient – rachunek techniczny spółki – osobiste konto kelnera.

Spółka podkreśliła, że w takim modelu kwota napiwku będzie od samego początku przypisana do indywidualnie oznaczonego kelnera, który obsługuje danego gościa. Spółka w żadnym momencie nie będzie w posiadaniu napiwków, nie będzie uczestniczyć w ich zbieraniu ani dzieleniu pomiędzy członków personelu. Nie będzie mogła dysponować tymi pieniędzmi ani decydować o wstrzymaniu ich wypłaty. Ewentualnie tylko będzie mogła podejrzeć te kwoty.

Dodała, że napiwki będą wpłacane na rachunki bankowe poszczególnych kelnerów bezpośrednio przez podmiot, który jest właścicielem aplikacji. Firma ta będzie pobierać dodatkową opłatę serwisową (tzw. fee), o czym gość będzie poinformowany. Będzie widział, ile napiwku dostaje kelner, a ile jest dodatkowo doliczane z tytułu opłaty serwisowej od transakcji.

Spółka dodała, że nie będzie potrącać sobie żadnej kwoty z sumy napiwków otrzymanych przez personel, a napiwki nie będą uregulowane ani w umowach o pracę (umowach zlecenia), ani w regulaminach wewnętrznych czy innych dokumentach o takim charakterze.

Dlatego uważała, że otrzymywane w ten sposób przez kelnerów napiwki (poprzez aplikację obsługiwaną przez zewnętrzną firmę), nie będą dla nich przychodem ze stosunku pracy. W związku z tym spółka nie będzie musiała, jako płatnik, potrącać od tych kwot zaliczek na PIT (ani składek ZUS) i nie będzie ich wykazywać na liście płac, ani w rocznej informacji PIT-11. W interpretacji z 24 grudnia 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.638.2024.2.JŚ) dyrektor KIS to potwierdził i odstąpił od uzasadnienia swojej oceny.

…lub karty

Jako przychód z innych źródeł mogą być również uznane napiwki uiszczone przez klient kartą płatniczą – potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 7 lipca 2008 r. (IPPB1/415–430/08-2/JK). Zastrzegł jednak, że muszą być spełnione pewne warunki.

Spółka, która o to spytała, postanowiła wprowadzić system umożliwiający przypisywanie napiwków płaconych za pośrednictwem karty do konkretnych osób wskazanych przez klienta. System miał polegać na tym, że:

• Kelner wystawia rachunek za usługę gastronomiczną zgodnie z obowiązującym cennikiem, przy czym rachunek nie zawiera kwoty napiwku.
• Następnie kelner informuje klienta o możliwości wpłacenia napiwku – dla konkretnej osoby (kelnera) – poprzez dodanie kwoty napiwku do wartości rachunku za usługę płaconego kartą kredytową.
• Znajduje to odzwierciedlenie w opisie każdego potwierdzenia transakcji kartą kredytową, gdzie przystawiana jest pieczątka o treści: „Kwota transakcji zawiera napiwek dla kelnera ...(imię nazwisko)… w wysokości …złotych. Proszę o przekazanie powyższego napiwku na rachunek bankowy wskazanej wyżej osoby”. Klient podpisuje to potwierdzenie transakcji.
• Firma, na podstawie sporządzonego przez kelnerów miesięcznego zestawienia, księguje kwoty napiwków przekazanych na rzecz poszczególnych kelnerów na konta „Rozrachunki z kelnerami z tytułu otrzymanych przez nich napiwków”. Każde takie konto jest prowadzone dla każdego kelnera osobno.
• Na koniec firma przelewa kwoty napiwków, zapłacone przez klientów kartami bankowymi, na konta osobiste kelnerów.

Kiedy napiwki z VAT…

Napiwki nie są opodatkowane VAT, gdy klient płaci je dobrowolnie. Co innego, gdy są obowiązkowe.

Do tych obligatoryjnych, o których klient jest informowany w karcie dań (menu), odniósł się dyrektor KIS w interpretacjach z 30 czerwca 2023 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.179.2023.2.LK oraz 0114-KDIP1-3.4012.178.2023.2.MPA.RR). Dotyczyły one sytuacji, w której spółka prowadząca restauracje zleca usługi kelnerskie zewnętrznemu podmiotowi.

W obu sytuacjach cała kwota napiwków trafia do kontrahenta zapewniającego obsługę kelnerską. Napiwki są obowiązkowe i wynoszą 10 proc. wartości zamówienia, a informacja o tym jest w karcie dań.Spółka nie wskazuje kontrahentowi, jaka konkretnie kwota napiwku należy się konkretnemu kelnerowi, nie ma też możliwości przypisania kwoty napiwku do konkretnego kelnera, gdy klient płaci kartą płatniczą lub kredytową za usługę gastronomiczną wraz z napiwkiem.

Dyrektor KIS stwierdził, że w takiej sytuacji, napiwki wchodzą do podstawy opodatkowania usług:

• gastronomicznych, bo pomiędzy otrzymanymi napiwkami a usługami świadczonymi przez restauracje istnieje bezpośredni związek o charakterze przyczynowo-skutkowym. Tym samym, otrzymywane przez spółkę napiwki stanowią element wynagrodzenia, jaki spółka otrzymuje od klientów w zamian za świadczenie usług restauracyjnych i powinny być wliczone do obrotu spółki, o którym mowa w art. 29a ustawy o VAT (interpretacja o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.179.2023.2.LK);

• kelnerskich świadczonych przez kontrahenta spółki, bo pomiędzy otrzymaną kwotą od restauracji (napiwki), która jest należna kontrahentowi oprócz umówionego ze spółką wynagrodzenia, a usługami kelnerskimi świadczonymi na rzecz restauracji istnieje bezpośredni związek o charakterze przyczynowo-skutkowym. Tym samym, przekazywana kontrahentowi kwota napiwków stanowi element wynagrodzenia za świadczenie usług kelnerskich i powinna być wliczone do obrotu kontrahenta, o którym mowa w art. 29a ustawy (interpretacja o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.178.2023.2.MPA.RR).

…kiedy bez VAT

Co innego – zdaniem dyrektora KIS – gdy napiwki są dobrowolne. W interpretacji z 15 maja 2023 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.97.2023.2.LK) dyrektor KIS stwierdził, że kwoty napiwków nie są dla firmy wynagrodzeniem, a zatem nie wchodzą do podstawy opodatkowania w myśl art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli:

• są całkowicie dobrowolne,
• stosowane przez firmę systemy sprzedażowe pozwalają określić i jednoznacznie przypisać kwoty poszczególnych napiwków konkretnym pracownikom oraz
• firma nie pobiera sobie żadnych kwot z tych napiwków.

Ważne: Jeżeli warunki te są spełnione łącznie, to firma nie musi uwzględniać przekazywanych pracownikom, za swoim pośrednictwem, napiwków lub pozostawionej reszty.

Tak samo dyrektor KIS stwierdził 14 listopada 2023 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.586.2023.1.AK). Chodziło o sytuację, w której pracownik dolicza kwotę dobrowolnego napiwku do rachunku klienta, a płatność bezgotówkowa za pośrednictwem terminala płatniczego obejmuje łączną kwotę (tj. sumę wartości zamówienia i napiwku). Następnie napiwek (z określeniem jego kwoty/wartości procentowej rachunku) jest odnotowywany w terminalu. Właścicielka restauracji pełni jedynie rolę czasowego (do końca danego miesiąca) przechowawcy środków (z napiwków) należących do jej poszczególnych pracowników.

Dyrektor KIS potwierdził, że w takiej sytuacji kwoty napiwków nie są dla właścicielki restauracji wynagrodzeniem, czyli nie wlicza się ich do podstawy opodatkowania VAT. „Nie może być opodatkowana jakakolwiek czynność, jeśli między stronami nie istnieje żadna umowa, a wielkość wynagrodzenia (napiwku) nie jest w żaden sposób uzależniona od cech świadczonej usługi i nie wpływa na wykonanie świadczonej usługi” – wyjaśnił organ. ©℗