Księgowi nie mogą ot tak zadzwonić do urzędu w sprawie klienta – osoby fizycznej, by szybko rozwiązać jego problem. Chcąc uzyskać informację przez telefon, muszą za każdym razem posłużyć się pełnomocnictwem szczególnym PPS-1. Jego uzyskanie wiąże się z opłatą skarbową – 17 zł od pełnomocnictwa. Ale największy problem to związana z tym mitręga, bo na co dzień biura rachunkowe posługują się tylko pełnomocnictwem do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie – UPL-1. Ono w zupełności im wystarcza w zakresie codziennych obowiązków. Nie upoważnia jednak do uzyskania przez telefon informacji o indywidualnym kliencie.
Bo problem dotyczy obsługi osób fizycznych, a nie firm, np. spółek (o czym dalej).
Ministerstwo Finansów przyznaje w odpowiedzi na pytanie DGP, że dostrzega ten problem. Dlatego zapowiada: „Pracujemy obecnie nad wprowadzeniem nowej funkcjonalności, która ułatwi współpracę między podatnikiem a biurem rachunkowym i organem podatkowym”. Zmiana nie nastąpi jednak z dnia na dzień, bo – jak tłumaczy resort – „wprowadzenie nowej funkcjonalności wymaga zarówno przebudowy systemu informatycznego, jak i odpowiednich zmian prawnych, które umożliwią jej wdrożenie”.
W październiku zniknęły telefony do urzędów skarbowych
Problem pojawił się – przypomnijmy – z początkiem 1 października 2024 r. Tego dnia weszły w życie duże zmiany w komunikowaniu się z organami podatkowymi.
Z internetowych stron urzędów skarbowych zniknęły numery telefonów tych urzędów. W zamian pojawiły się numery centralnej infolinii Krajowej Administracji Skarbowej. Są to numery:
- (+48) 22 330 03 30 – dla połączeń z telefonów komórkowych,
- 801 055 055 – dla połączeń z telefonów stacjonarnych.
Chcąc dowiedzieć się o swojej indywidualnej sprawie, podatnik musi za pośrednictwem konsultanta infolinii skontaktować się z pracownikiem urząd skarbowego (odmiejscowionego) i uwierzytelnić się sześciocyfrowym kodem telePIN. Generuje go na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym na stronie: www.podatki.gov.pl.
Na infolinię mogą też dzwonić pełnomocnicy. Pierwotnie dotyczyło to tylko osób mających pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) oraz osób mających dostęp do konta firmy (lub innej organizacji) w e-US. To natychmiast okazało się problemem dla biur rachunkowych, które obsługują też osoby fizyczne, a nie tylko firmy lub inne organizacje.
Problem miał być rozwiązany w ciągu dwóch tygodni. Od połowy października telefoniczny dostęp do indywidualnych informacji o podatniku miały mieć również, w zakresie posiadanego umocowania, osoby dysponujące pełnomocnictwem do podpisywania deklaracji (UPL-1) lub pełnomocnictwem szczególnym (PPS-1). Zapowiedziała to w wywiadzie dla DGP Sylwia Zdebiak, dyrektor departamentu relacji z klientami w Ministerstwie Finansów (zob. „Pracownik biura rachunkowego też się dowie o rozliczeniach klienta”, DGP nr 198/2024).
Infolinia KAS jest problematyczna
W praktyce jednak okazało się, że pracownicy biur rachunkowych, aby wyjaśnić w urzędzie sprawę swojego klienta, muszą mieć albo pełnomocnictwo ogólne (PPO-1), albo szczególne (PPS-1). Inne nie wchodzi w grę. Z reguły biura rachunkowe nie posługują się pełnomocnictwem ogólnym, bo to nie ten zakres obowiązków i odpowiedzialności.
Jeśli klient udzieli im pełnomocnictwa szczególnego (PPS-1), to mogą otrzymać od konsultanta infolinii numer telefonu pracownika konkretnego urzędu skarbowego prowadzącego sprawę danego podatnika. Wówczas pracownik urzędu za każdym razem weryfikuje pełnomocnictwo PPS-1 i uwierzytelnia księgowego za pomocą jego telePIN-u i numeru PESEL.
Podobnie jest, gdy pracownik biura rachunkowego ma dostęp do konta firmy (lub innej organizacji) w e-US. Wówczas jednak, aby się uwierzytelnić, należy podać telePIN wygenerowany na tym koncie i NIP firmy (innej organizacji).
Nie jest to natomiast możliwe, gdy biuro obsługuje osobę fizyczną i posługuje się jedynie pełnomocnictwem z UPL-1. Potwierdza to Cezary Szymaś z ASCS-Consulting Biuro Rachunkowe. Przyznaje, że nowa infolinia KAS to dla biur rachunkowych spore utrudnienie.
– Telefonicznie możemy się kontaktować, tylko gdy podatnik otrzyma pismo z urzędu, ponieważ tam są podane numer telefonu i dane kontaktowe osoby prowadzącej sprawę. Pracownik biura nie może natomiast samemu zainicjować kontaktu, np. żeby sprawdzić rozksięgowanie kwot zaliczek, zwłaszcza jeśli były opóźnienia, kompensaty i wystąpiły odsetki za zwłokę – wyjaśnia Cezary Szymaś.
Przyznaje, że klient po wygenerowaniu własnego telePIN może sam zadzwonić na infolinię, ale to – jak mówi nasz rozmówca – nie rozwiązuje problemu. Klient biura nie ma bowiem wystarczającej wiedzy, aby uzyskać potrzebne informacje, bo to nie on przecież sporządza rozliczenia i często nawet nie orientuje się w przepisach podatkowych. Od tego ma biuro rachunkowe, po to zatrudnił księgowego.
Ministerstwo Finansów odpowiada
Zwróciliśmy się więc do Ministerstwa Finansów z pytaniem, czy i jak zamierza rozwiązać ten problem. W odpowiedzi resort wyjaśnił, że organ podatkowy musi działać w granicach prawa i nie może udzielić informacji objętych tajemnicą skarbową osobie, która nie jest do tego uprawniona.
Zarazem jednak zapewnił, że pracuje nad kolejną funkcjonalnością, która ułatwi współpracę między podatnikiem, biurem rachunkowym i organem podatkowym. ©℗
Odpowiedź MF na pytanie DGP
Osoba, która zastępuje podatnika w kontaktach z organami podatkowymi, może uzyskać informację na temat spraw podatnika wyłącznie w zakresie swojego umocowania. Ta zasada obowiązuje w każdym kanale komunikacji z organami podatkowymi, nie tylko na infolinii KAS. Organ podatkowy musi działać w granicach prawa i nie może udzielić informacji objętych tajemnicą skarbową osobie, która nie jest do tego uprawniona. Krajowa Administracja Skarbowa dba o bezpieczeństwo danych podatkowych i przestrzega tajemnicy skarbowej, która podlega prawnej ochronie.
Należy podkreślić, że przedsiębiorcy oraz księgowi i biura rachunkowe są ważną grupą klientów KAS. Między innymi z myślą o nich zbudowaliśmy w e-Urzędzie Skarbowym usługę raport podatnika, która może wspierać współpracę przedsiębiorców z biurami rachunkowymi. Raport podatnika zawiera najważniejsze informacje niezbędne do prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowych czy innych ewidencji do celów podatkowych i sporządzania deklaracji i zeznań podatkowych. Podatnik może przekazać taki raport swojemu księgowemu. Podatnik może także ze swojego konta w e-Urzędzie Skarbowym pobrać i udostępnić księgowemu: otrzymane i wysłane pisma, złożone deklaracje, pobrać w pliku PDF historię swoich rozliczeń (historię wpłat, zwrotów oraz sposób ich zaksięgowania).
Jednocześnie pracujemy obecnie nad wprowadzeniem nowej funkcjonalności, która ułatwi współpracę między podatnikiem a biurem rachunkowym i organem podatkowym. Wprowadzenie nowej funkcjonalności wymaga jednak zarówno przebudowy systemu informatycznego, jak i odpowiednich zmian prawnych, które umożliwią jej wdrożenie.
Jak wygenerować telePIN
Należy wejść na stronę podatki.gov.pl, zalogować się do serwisu e-Urząd Skarbowy za pomocą profilu zaufanego, bankowości elektronicznej, aplikacji mObywatel lub e-dowodu. Wybieramy sekcję „Ustawienia”, a następnie pozycję „Infolinia Krajowej Administracji Skarbowej” i klikamy w „Ustaw telePIN”. Wpisujemy sześciocyfrowy kod telePIN i możemy już z niego korzystać. Kod telePIN w każdym czasie można zmienić bądź usunąć.