Czy można potrącić zaliczkę z ekwiwalentu za urlop? [Poradnia z prawa pracy]

W spółce, którą rozlicza moje biuro, pracownik pobrał zaliczkę pieniężną. Nie zdążył jej spłacić, ponieważ zmarł. Czy w związku z tym można potrącić nierozliczoną zaliczkę z ekwiwalentu za niewykorzystany urlop lub z odprawy pośmiertnej należnej żonie zmarłego?

Spółka może dokonać potrącenia na poczet zaliczki pieniężnej udzielonej zmarłemu pracownikowi z ekwiwalentu za niewykorzystany urlop lub odprawy pośmiertnej, ale na zasadach określonych przepisami kodeksu pracy (dalej: k.p.) i stosując ograniczenia oraz kwoty wolne od potrąceń. W pierwszej kolejności należy zauważyć, że zaliczkę pieniężną udzieloną pracownikowi na wydatki związane z wykonywaniem pracy należy traktować jako mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem wyliczenia się w rozumieniu art. 124 k.p. Pracownik obowiązany jest do rozliczenia udzielonej mu przez pracodawcę zaliczki – w trybie i na zasadach ustalonych przez pracodawcę. Jeżeli pracownik narusza obowiązek rozliczenia się z zaliczki, skutkuje to po stronie pracodawcy aktualizacją uprawnienia do potrącenia nierozliczonej kwoty z należnego temu pracownikowi wynagrodzenia za pracę, o czym mówi art. 87 par. 1 pkt 3 k.p. Przesłanką potrącenia zaliczki jest jednak jej wymagalność. Zaliczka jest wymagalna wówczas, gdy wyznaczony pracownikowi termin na rozliczenie się bezskutecznie upłynął. Dokonując potrąceń zaliczek pieniężnych, należy pamiętać o kolejności dokonywania potrąceń z wynagrodzenia określonej w art. 87 par. 1 k.p. Potrącenia wynagrodzeń ze stosunku pracy mogą być dokonywane w następujących granicach, na zaspokojenie:

• świadczeń alimentacyjnych – w trzech piątych wynagrodzenia,
• innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – w połowie wynagrodzenia.

Potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, trzech piątych wynagrodzenia.

Dopuszczalność potrącenia z wynagrodzenia pracownika zaliczek pieniężnych w trybie art. 87 par. 1 pkt 3 k.p. nie wymaga akceptacji ze strony pracownika. Pracodawca nie musi zatem uzyskiwać pisemnej zgody pracownika, aby zatrzymać część należnego mu wynagrodzenia za pracę na poczet istniejącego zobowiązania tego pracownika z tytułu nierozliczonej zaliczki. Jeśli pracownik nie zadośćuczyni roszczeniu pracodawcy (pracodawca nie będzie miał możliwości rozliczenia zaliczki poprzez potrącenia z wynagrodzenia), to przysługuje mu prawo wystąpienia na drogę sądową przeciwko pracownikowi z roszczeniem o zapłatę.

W opisanym stanie faktycznym nierozliczona zaliczka stanowić będzie dług spadkowy. Co ważne, z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa (art. 631 par. 1 k.p.). Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W sytuacji gdy pracownik nie pozostawał w związku małżeńskim i nie ma innych osób uprawnionych do renty rodzinnej, prawa te wchodzą do spadku i podlegają dziedziczeniu według zasad ogólnych (art. 631 k.p.). Prawem majątkowym ze stosunku pracy w rozumieniu art. 631 par. 2 k.p. jest prawo majątkowe ściśle z tym stosunkiem pracy związane, czyli bezpośrednio z niego wynikające. Do praw majątkowych po zmarłym pracowniku zalicza się: wynagrodzenie i jego składniki (premie, dodatki stażowe, funkcyjne, dodatki za godziny nadliczbowe, dodatki za godziny nocne itp.), a także inne świadczenia, które na podstawie przepisów prawa pracy przysługiwały pracownikowi, np. ekwiwalent za urlop, świadczenia z tytułu odbywania podróży służbowej itd. W przypadku śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby małżonkowi i innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych przysługuje odprawa pośmiertna (art. 93 par. 1 k.p.). Wysokość odprawy pośmiertnej została uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat (art. 93 par. 2 k.p.).

Odprawę pośmiertną dzieli się po równo na wszystkich uprawnionych członków rodziny. W przypadku gdy po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu połowa odprawy (art. 93 par. 5‒6 k.p.). Odprawa pośmiertna, o której mowa w art. 631 par. 2 k.p., nie jest zaliczana do praw majątkowych. Nie wchodzi ona w skład masy spadkowej, gdyż nie przysługuje zmarłemu pracownikowi, ale członkom rodziny zmarłego pracownika wymienionym w art. 93 par. 4 k.p. (postanowienie Sądu Najwyższego z 13 grudnia 2004 r., sygn. akt II PK 243/04). Prawa majątkowe ze stosunku pracy podlegają takiej samej ochronie przed potrąceniami, jak wynagrodzenie za pracę. Potrącenia z praw majątkowych należy dokonać od kwoty praw majątkowych przed jej podziałem pomiędzy osoby uprawnione, ale po pomniejszeniu o sumę zaliczek na podatek obliczonych oddzielnie od części praw majątkowych, która przypada na każdego uprawnionego. Przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi kwota wolna od potrąceń ustalona została na poziomie 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Rada dla klienta biura: Spółka może dokonać potrącenia zaliczki nierozliczonej przez zmarłego pracownika, ale na zasadach określonych przepisami k.p., stosując ograniczenia i kwoty wolne od potrąceń. ©℗

Kwestie dotyczące czasu pracy kadry zarządzającej świadczącej pracę na podstawie umowy o świadczenie usług powinny być uregulowane w tej umowie. Kontrakt taki jest umową prawa cywilnego, do której na mocy art. 750 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) znajdują zastosowanie przepisy o zleceniu. Umowa o świadczenie usług zawierana jest między dwoma równorzędnymi i niezależnymi stronami (podmiotami). Do umowy o świadczenie usług, w tym również w zakresie czasu pracy, kodeks pracy (dalej: k.p.) nie ma zastosowania. Jak wynika z orzecznictwa, umowa o świadczenie usług charakteryzuje się m.in. samodzielnością w kształtowaniu sposobu, miejsca i czasu realizacji (por. wyrok Sądu Najwyższego z 22 kwietnia 2015 r., sygn. akt II PK 153/14). Z kolei ustalając treść umowy cywilnoprawnej, strony korzystają z wyrażonej w przepisach k.c. zasady swobody umów (art. 3531 k.c.). Strony zawierające umowę mogą bowiem ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Dopuszczalne jest zatem zawarcie w umowie o świadczenie usług regulacji dotyczących zasad planowania czy rozliczania czasu pracy osoby świadczącej na jej podstawie pracę.

Rada dla klienta biura: Sposób wykonywania pracy na podstawie umowy o świadczenie usług nie może być podobny do świadczenia pracy na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z art. 22 par. 1 i par. 11 k.p. przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca ‒ do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie we wspomnianych warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. ©℗

Tak, zamiar wypowiedzenia terminowej umowy o pracę należy skonsultować ze związkami zawodowymi. Taki obowiązek został wprowadzony do kodeksu pracy (dalej: k.p.) nowelizacją z 9 marca 2023 r., która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r. Zgodnie z art. 38 k.p. o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy (par. 1). Jeżeli zakładowa organizacja związkowa uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu pięciu dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia (par. 2). Po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w ustalonym terminie, pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia (par. 5).

Rada dla klienta biura: Zastrzeżenia wyrażone przez związek zawodowy nie są dla pracodawcy wiążące. Dlatego nawet gdy opinia związkowa będzie negatywna, pracodawca może wypowiedzieć pracownikowi umowę na czas określony. ©℗

Nie jest to dopuszczalne, gdyż pracodawca jest zobowiązany do udzielania pracownikowi, który oddał krew, dnia wolnego w dniu, w którym oddaje krew oraz w dniu następnym. Należy podkreślić, że to uprawnienie jest związane z zapewnieniem regeneracji sił pracownika. Nie chodzi tu tylko o zwolnienie na ściśle określony czas przeznaczony na pobranie krwi. Zgodnie z art. 9 ustawy o publicznej służbie krwi zasłużonemu honorowemu dawcy krwi i honorowemu dawcy krwi przysługuje zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddaje krew, oraz w dniu następnym, a także na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 2982 kodeksu pracy.

Rada dla klienta biura: Praco dawca musi także zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy. ©℗

Po powrocie pracownicy z urlopu macierzyńskiego spółka może wypowiedzieć jej umowę o pracę. Na wstępie wskazać należy, że w czasie korzystania przez pracownika z urlopu macierzyńskiego pracodawca może dokonywać zmian organizacyjnych w tym również zlikwidować stanowisko zajmowane przez pracownika przebywającego na takim urlopie. Ochrona pracownika powracającego do pracy po zakończonym urlopie realizowana jest m.in. poprzez zagwarantowanie mu zatrudnienia również na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom. Zgodnie bowiem z art. 1864 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca dopuszcza pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego oraz urlopu wychowawczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe ‒ na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu. Wskazana regulacja chroni zatem pracownika powracającego do pracy po urlopie macierzyńskim przed wypowiedzeniem stosunku pracy z tego powodu, że jego zatrudnianie na dotychczas zajmowanym stanowisku nie jest obiektywnie możliwe, np. wskutek dokonanych przez pracodawcę zmian organizacyjnych w okresie korzystania przez pracownika z urlopu i zlikwidowania stanowiska, które zajmował pracownik. Niemniej jednak w art. 1864 k.p. nie została uregulowana sytuacja, w której w okresie korzystania przez pracownika z urlopu nastąpiły takie zmiany organizacyjne, że nie jest możliwe zatrudnienie pracownika na stanowisku odpowiadającym kwalifikacjom pracownika. Nie ulega wątpliwości, że w takiej sytuacji pracodawca może dokonać wypowiedzenia stosunku pracy zgodnie z ogólnymi zasadami. W tym zakresie nie będą miały zatem zastosowania przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (czyli tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych). Pracownik po powrocie z urlopu macierzyńskiego nie pozostaje już bowiem w okresie ochronnym – chyba że np. złoży wniosek o urlop rodzicielski.

Rada dla klienta biura: W razie ewentualnego sporu sądowego na spółce będzie ciążył obowiązek udowodnienia, że nie miała stanowiska odpowiadającego kwalifikacjom pracownicy. ©℗