Jak przygotować spis z natury?

Nasze biuro obsługuje klientów, którzy od 1 października będą przeprowadzali spisy z natury. Co musimy przygotować przed 30 września, aby mogli oni prawidłowo przeprowadzić procedury inwentaryzacyjne?

Za przeprowadzenie inwentaryzacji zawsze jest odpowiedzialny kierownik jednostki, który odpowiada za całokształt inwentaryzacji. I choć może on scedować część obowiązków na osoby będące jego pracownikami lub na pracowników biura na podstawie umowy dotyczącej usługowego prowadzenia ksiąg, to jednak zawsze będzie odpowiadać z tytułu nadzoru nad prawidłowym przeprowadzeniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji. Jeżeli zaś chodzi o inwentaryzację składników aktywów, to zgodnie z art. 26 ust. 3 u.r. powinna się ona rozpocząć na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Ważne jest jednak, aby start nastąpił najwcześniej 1 października (jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym), a nie 30 września.

Aby inwentaryzacja przebiegała w sposób prawidłowy, musi być odpowiednio zaplanowana. Wrzesień zatem to najlepszy czas, aby przygotować wszystkie dokumenty związane z inwentaryzacją oraz wydać zarządzenie w sprawie jej przeprowadzenia. Biuro rachunkowe w tym zakresie może wspomóc kierownika jednostki. Ma ono bowiem większe doświadczenie. I tak pierwszą czynnością, którą może zrobić biuro rachunkowe, jest przegląd dokumentacji inwentaryzacyjnej. Przed wszystkim należy zwrócić uwagę na zawartość instrukcji inwentaryzacyjnej, bo to ona jest najważniejszym dokumentem. I tak powinna ona określać w sposób dość szczegółowy (uwzględniający specyfikę działalności podmiotu) przebieg inwentaryzacji w jednostce, przy czym jej zapisy powinny odnosić się zarówno do inwentaryzacji przeprowadzanej drogą spisu z natury, jak i do procedur potwierdzenia salda i porównania zapisów w księgach z dokumentacją źródłową.

Pracownicy biura, którzy na co dzień księgują zdarzenia związane z obrotem magazynowym, wiedzą, jakie są słabe i mocne strony jednostki. Będą więc potrafili wskazać, gdzie najczęściej pojawiały się błędy, a także kiedy faktury nie zgadzały się z PZ i WZ. Mogą oni więc podpowiedzieć, w których obszarach należy zwrócić szczególną uwagę przy opisywaniu procedur inwentaryzacyjnych, a także uwrażliwić kierownika jednostki na kwestie związane z zachowaniem zasad kontroli wewnętrznej, czyli m.in. wskazać ryzyka wystąpienia nieprawidłowości (np. kradzieży, nieprawidłowego policzania, manipulowania przy przeprowadzaniu spisu).

Przy okazji aktualizowania dokumentacji polityki można jednocześnie uszczegółowić procedury związane z wyjaśnianiem i rozliczaniem różnic inwentaryzacyjnych. Samo ujęcie ich w księgach jest dokonywane w ramach czynności usługowego prowadzenia ksiąg. Biuro, wiedząc, z jakimi problemami dotychczas spotykało się u klienta, jak również jakiego typu zagadnienia są problematyczne u innych podmiotów prowadzących podobną działalność, może np. podpowiedzieć, jakie rozwiązania wprowadzić w zakresie dokumentowania przy wyjaśnianiu różnic inwentaryzacyjnych czy terminów związanych z ich rozliczeniem.

Kolejną czynnością, którą może podjąć się biuro, jest przygotowanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Odpowiedzialnym za wydanie takiego zarządzenia jest oczywiście kierownik, lecz często ma on wątpliwości, co powinno się w nim znaleźć. W związku z tym biuro może przygotować taki dokument, uwzględniając oczywiście specyfikę działalności klienta.

Przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych kierownik jednostki lub osoba przez niego wskazana powinna przeprowadzić szkolenie. W takim instruktażu powinny uczestniczyć wszystkie osoby uczestniczące w spisach z natury. Warto, aby w takim spotkaniu brały udział nie tylko osoby, które są odpowiedzialne za gospodarkę magazynową i członkowie zespołów spisowych, lecz także osoby odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji w księgach tych obszarów. Można też się zastanowić, czy w szkoleniu powinny uczestniczyć pracownicy biura rachunkowego. Wtedy podpowiedzą oni na co należy zwrócić szczególną uwagę przy przeprowadzaniu spisów z natury. Ta wiedza przyda się potem przy wycenie spisu i oczywiście wyjaśnianiu różnic inwentaryzacyjnych. ©℗