11 wątpliwości dotyczących pracy zdalnej

Już od 7 kwietnia zacznie obowiązywać nowy rozdział kodeksu pracy, który reguluje pracę zdalną. Zostało więc już niewiele czasu, by się przygotować do stosowania tych przepisów, a wciąż pojawiają się kwestie problematyczne. Zebraliśmy te, które zostały już rozstrzygnięte.

1. biurko i krzesło nie są narzędziami pracy

Jak wynika z art. 6724 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Powstało zatem pytanie, jaki charakter ma biurko i fotel dla pracownika zdalnego. Główny inspektor pracy w stanowisku z 6 marca 2023 r. wydanym dla DGP (znak GIP-GBI.0701.45.2023.3) stwierdził, że jeżeli praca jest wykonywana na stanowisku pracy z monitorem ekranowym, to biurko i fotel biurowy stanowią jego wyposażenie, a nie narzędzia pracy.

2. pracodawca nie musi zapewnić biurka i krzesła

Po ustaleniu, że biurko i krzesło nie jest narzędziem pracy, pracodawcy potrzebowali jednak jednoznacznej odpowiedzi, czy muszą je zapewniać pracownikowi zdalnemu, tak jak ma to miejsce w przypadku pracy stacjonarnej. Na to pytanie również odpowiedział GIP w stanowisku wydanym 6 marca 2023 r. dla DGP (znak GIP-GBI.0701.45.2023.3), w którym stwierdził, że pracodawcy nie muszą zapewniać ich pracownikom, chyba że się do tego zobowiążą np. w regulaminie pracy zdalnej albo w indywidualnym porozumieniu. Jeśli taki obowiązek z tych aktów nie wynika, to biurko i krzesło w miejscu pracy zdalnej pracownik musi zapewnić sobie sam. GIP zwrócił jednak uwagę, że w przypadku gdy pracownik wykonuje pracę hybrydowo, a więc czasami także w biurze, to powinien mieć tam zapewnione biurko i krzesło zgodne z zasadami ergonomii.

3. inspekcja pracy nie skontroluje przestrzegania bhp w domu pracownika

W związku z tym, że miejscem wykonywania pracy zdalnie może być np. mieszkanie pracownika, to pojawiły się wśród pracodawców wątpliwości, czy wobec tego inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy w ramach kontroli bhp u danego pracodawcy będą mogli skontrolować także stanowiska pracy zdalnej w domach pracowników. GIP w stanowisku wydanym 9 lutego 2023 r. dla DGP (znak GIP-GBI.0701.24.2023.4) stwierdził jednak, że inspektorzy pracy nie są uprawnieni do prowadzenia czynności kontrolnych w miejscu zamieszkania pracowników. Uzasadnił to tym, że trudno uznać, iż mieszkanie pracownika jest miejscem wykonywania zadań podmiotu kontrolowanego, a więc miejscem, nad którym ma on bezpośrednie władztwo i może tam bezpośrednio organizować procesy pracy. Innymi słowy – kontrolowany jest pracodawca, a nie jego pracownicy. Ponadto czynności kontrolne prowadzone w miejscu zamieszkania pracownika stanowiłyby naruszenie zagwarantowanej konstytucyjnie wolności człowieka.

4. ocena ryzyka zawodowego nie wymaga wizyty w domu pracownika

Ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek sporządzenia oceny ryzyka zawodowego dla pracownika podejmującego pracę zdalną. Jak podkreślił GIP w stanowisku z 9 lutego 2023 r. (znak GIP-GBI.0701. 24.2023.4), przy każdorazowej zmianie warunków pracy (wprowadzenie pracy zdalnej jest zmianą warunków pracy) taką ocenę należy przeprowadzić, a następnie zapoznać pracownika z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaniem pracy. Pojawiła się jednak wątpliwość, czy w celu sporządzenia takiej oceny pracownik służby bhp powinien skontrolować warunki pracy pracownika zdalnego, a więc najczęściej w jego domu. Zdaniem GIP decyzja, czy podczas analizy ryzyka zawodowego pracodawca skorzysta z prawa do przeprowadzenia kontroli w zakresie bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, czy też przygotuje inne narzędzia wspomagające ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą w sposób zdalny np. listy kontrolne, fotografie, filmy z miejsca wykonywania pracy zdalnej itp., należy wyłącznie do pracodawcy.

5. ekwiwalent czy ryczałt

Zgodnie z art. 6724 par. 1 pkt 2 pracodawca ma obowiązek pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zwrot kosztów może być dokonany w wysokości rzeczywistej (ekwiwalent) albo jako ryczałt. W przypadku gdy pracodawca decyduje się na ekwiwalent, oznacza to comiesięczną konieczność obliczania rzeczywistych kosztów, jakie poniósł pracownik (przede wszystkim chodzi o zużycie prądu). Znacznie prostsze jest zatem ustalenie z góry określonego ryczałtu, który będzie pracownikowi wypłacany w tej samej wysokości. Ryczałt powinien odpowiadać szacowanym kosztom, jakie ponosi pracownik.

W obu przypadkach chodzi o niewielkie kwoty, ale mimo to pojawiają się obawy, czy ekwiwalent albo ryczałt nie staną się przedmiotem kontroli ZUS albo urzędu skarbowego. Są one bowiem nieoskładkowane i nieopodatkowane, można więc sobie wyobrazić, że organy kontrolne mogą w niektórych przypadkach zarzucić pracodawcy, że pod pozorem zwrotu kosztów ukrywa wynagrodzenia dla pracownika. Nie można z góry przewidzieć, czy tak się rzeczywiście nie zdarzy, dlatego pracodawcy powinni być gotowi na ewentualną konieczność uzasadnienia wysokości wypłacanych kosztów. Jeśli jednak nie będą one wypłacane w oczywiście nadmiernej wysokości, istnieje niewielka szansa, że zostaną zakwestionowane.

W tym też kontekście pojawiają się też pytania, czy pomniejszać ryczałt za czas niewykonywania przez pracownika pracy (np. z powodu zwolnienia lekarskiego, urlopu). Trzeba podkreślić, że przepisy nie nakazują takiego pomniejszania, dlatego samo to, że pracodawca tego nie robi, nie może być podstawą do zarzutów ze strony ZUS lub urzędu skarbowego.

6. wyjazd do siedziby firmy może być uznany za podróż służbową

Jak wynika z art. 6718 k.p., praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Należy zatem uznać, że skoro pracownik uzgadnia z pracodawcą nowe miejsce wykonywania pracy, to w ten sposób dochodzi do zmiany miejsca, w którym praca ma być świadczona. A to prowadzi do wniosku, że mamy do czynienia ze zmianą stałego miejsca pracy, które to pojęcie nie jest jednak zdefiniowane w kodeksie pracy. A jego definicja jest ważna w kontekście art. 775 k.p., który z kolei definiuje pojęcie podróży służbowej. Zgodnie z nim pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Analiza przepisów prowadzi do wniosku, że pracownik pracujący stale w miejscowości poza siedzibą pracodawcy znajduje się w podróży służbowej także wtedy, gdy z jakiegoś powodu musi udać się do tej siedziby. Trzeba jednak zaznaczyć, że na ten temat toczą się dyskusje, a resort pracy nie zajął jednoznacznego stanowiska.

7. wniosek o okazjonalną pracę zdalną nie jest wiążący

Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze albo hybrydowo (częściowo w zakładzie pracy, częściowo poza nim), co wymaga wielu uzgodnień i czynności po stronie pracodawcy (regulamin, zwrot kosztów itd.). Jednak jeśli wymiar czasu pracy zdalnej nie przekracza 24 dni w roku kalendarzowym, to możemy mówić o pracy zdalnej okazjonalnej, która zwalnia pracodawcę z większości obowiązków (art. 6733 k.p.). Sformułowanie znajdujące się w wymienionym artykule ‒ „praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej” ‒ skłaniało niektórych do konkluzji, że taki wniosek jest wiążący. Nie ma jednak do niego podstaw. Podobnie jak praca zdalna wykonywana w pełnym wymiarze lub hybrydowo, także praca okazjonalna musi być uzgodniona z pracodawcą.

8. wniosek grup uprzywilejowanych nie zawsze uwzględniany

W art. 6719 par. 6 k.p. wskazano grupy pracowników, których wniosek o wykonywanie pracy zdalnej powinien być co do zasady uwzględniany. Dotyczy to wniosków złożonych przez:

• pracownika, który jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
• pracownika, który jest rodzicem:

‒ dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

‒ dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach oświatowych;

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej.

Wbrew pojawiającym się doniesieniom nie oznacza to, że taki wniosek będzie musiał być automatycznie zaakceptowany przez pracodawcę. Będzie on mógł odmówić uwzględnienia wniosku z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy będzie musiał poinformować pracownika w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Pracodawcy muszą pamiętać o dobrym uzasadnieniu, bo naruszenie przepisów o uwzględnieniu tych wniosków może skutkować już niedługo nałożeniem grzywny. Takie działanie zgodnie z nowymi przepisami może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

9. oględziny miejsca wypadku nie są konieczne

Przepisy o pracy zdalnej nie zmodyfikowały zasad podlegania przez pracowników ubezpieczeniu wypadkowemu. Mają oni prawo do świadczeń z tego ubezpieczenia na takich samych zasadach, jak pracownicy stacjonarni. Pojawia się jednak pytanie o praktyczne możliwości stwierdzenia przez powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy, czy zdarzenie zgłoszone przez pracownika wykonującego pracę zdalną spełnia definicję wypadku pracy. Do postępowania powypadkowego także w tym przypadku zastosowanie będą miały przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. nr 105, poz. 870), ale z pewnymi wyjątkami. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się bowiem po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może jednak odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości. Możliwość odstąpienia od oględzin rodzi za to pytania, jak taki protokół powypadkowy, oparty w zasadzie na oświadczeniu pracownika, oceni ZUS. Ma on bowiem możliwości odmowy prawa do świadczeń wypadkowych, jeśli stwierdzi, że protokół zawiera „stwierdzenia bezpodstawne”. Praktycy w zakresie bhp uspokajają jednak, że nie ma ryzyka masowego kwestionowania takich protokołów przez ZUS, bo już dzisiaj także w wypadkach, do których doszło na terenie zakładu pracy, oględziny nie zawsze są przeprowadzane.

10. badanie trzeźwości pracowników zdalnych

Obowiązujące od niedawna przepisy o badaniu trzeźwości pozwalają pracodawcy przeprowadzić takie badania, o ile wcześniej określi zasady takiej kontroli, w tym określi grupy, które mogą jej podlegać. Kontrola może być przeprowadzona, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób, lub ochrony mienia. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w wyjaśnieniach opublikowanych na swojej stronie internetowej zawarło stwierdzenie, że „nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia”. Resort zwrócił uwagę, że co do zasady praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia. Mimo tych zastrzeżeń ministerstwo stwierdziło, że gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia.

Innymi słowy, resort dopuścił kontrolę pracowników zdalnych. Powstaje jednak pytanie o realną możliwość przeprowadzenia takiej kontroli w domu pracownika. Biorąc pod uwagę, że pracodawca nie może naruszyć prywatności pracownika, trzeba uznać, że nie może stawić się w miejscu wykonywania pracy zdalnej i nakazać mu poddania się badaniu trzeźwości.

11. okulary korekcyjne

Do pracy zdalnej wykonywanej stale nie będą miały zastosowania przepisy rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Rozporządzenie to nakazuje pracodawcy zapewnić pracującemu przed ekranem m.in. krzesło, biurko, ale także pokryć koszty zakupu okularów korekcyjnych.

Zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wymogów rozporządzenia nie będzie można zastosować do pracowników zdalnych, bo pracują oni na „stanowiskach pracy zdalnej”, a rozporządzenie mówi o „stanowisku pracy”. Resort problem jednak dostrzegł i pracuje nad odpowiednim dostosowaniem przepisów. Problem w tym, że przepisy o pracy zdalnej wchodzą w życie już 7 kwietnia, a to oznacza, że ministerstwo może nie zdążyć z zasypaniem luki (pisaliśmy o tym w artykule „Pracujesz zdalnie? Możesz niedowidzieć” w DGP nr 63 z 30 marca 2023 r.). ©℗