Obowiązki biura rachunkowego a KSeF

Od stycznia 2022 roku podatnicy mogą korzystać dobrowolnie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Za pomocą rządowej platformy wystawiane są e-faktury, czyli tzw. faktury ustrukturyzowane. Obecnie rozwiązanie to jest dobrowolne, natomiast docelowo stosowanie KSeF będzie obligatoryjne dla większości podatników. Czy w związku z tym zwiększą się obowiązki biura rachunkowego?

Czy wprowadzenie KSeF wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla biur?

Podstawową funkcjonalnością KSeF jest wystawianie faktur sprzedaży oraz udostępnienie faktur kosztowych online. W uproszczeniu proces korzystania z KSeF wygląda następująco:

• przedsiębiorca tworzy fakturę w swoim systemie do fakturowania, np. wFirma;
• wysyła ją do KSeF, która po przetworzeniu uznawana jest za wystawioną fakturę;
• nabywca pobiera tę fakturę ze swojego konta w KSeF i może ją zaksięgować w ewidencjach księgowych swojej firmy.

Gdzie zatem w tym procesie występują obowiązki po stronie biura rachunkowego? Na pierwszy rzut oka cały proces fakturowania spoczywa na przedsiębiorcy. Jednak biuro rachunkowe, które udostępnia klientowi program do fakturowania, powinno zadbać o to, aby system ten miał integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Bezpiecznym programem z modułem do fakturowania, który jest zintegrowany z KSeF, jest system wFirma dla Biur Rachunkowych. W ramach integracji z KSeF dostępna jest nie tylko możliwość wysyłki faktur z programu do KSeF, ale również import faktur z platformy rządowej do systemu księgowego. Taka dwukierunkowa integracja jest dużym usprawnieniem dla biur rachunkowych, ponieważ trzeba pamiętać, że w przypadku KSeF biuro występuje również w roli podatnika wystawiającego faktury. Osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur dotyczących usług księgowych powinny więc znać proces wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Dowiedz się więcej o integracji wFirma z KSeF tutaj!

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. W art. 2 ustawy o VAT znajdują się podstawowe definicje związane z fakturowaniem:

• faktura – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
• faktura elektroniczna – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (np. XML);
• faktura ustrukturyzowana – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w specjalnym wskazanym przez ministerstwo formacie wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Od 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane:

• bezpośrednio na platformie KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów;
• przy użyciu programów komercyjnych zintegrowanych z KSeF, np. wFirma dla Biur Rachunkowych.

Faktura ustrukturyzowana czy faktura papierowa?

W myśl art. 106na ust. 2 ustawy o VAT w okresie dobrowolnego KSeF nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Dlatego może okazać się, że przedsiębiorca będzie wystawiał w okresie dobrowolnego wykorzystywania KSeF część faktur za pośrednictwem rządowej platformy, a część jako faktury papierowe lub elektroniczne. Warto mieć na uwadze, że faktura ustrukturyzowana (czyli ta wystawiana w KSeF) posiada format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej ma jednak wygląd taki sam jak wystawiane dotychczas faktury papierowe.

Jak nadać uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego?

Umowa o świadczenie usług księgowych zawiera zakres wykonywanych prac rozliczeniowych przez biuro, obowiązki klienta względem biura, jak również obejmuje kwestie związane ze współpracą między biurem a klientem. W umowie z biurem rachunkowym warto rozbudować punkt dotyczący sposobu przekazywania faktur kosztowych do biura rachunkowego. W przypadku faktur ustrukturyzowanych biuro rachunkowe może bowiem pobierać je bezpośrednio z platformy rządowej do systemu księgowego. Aby było to możliwe, przedsiębiorca musi nadać takie uprawnienie w KSeF dla biura rachunkowego.

Zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT z systemu KSeF może korzystać:

• podatnik;
• podmioty wskazane przez podatnika – np. biuro rachunkowe;
• organy egzekucyjne;
• osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne;
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
• podmioty inne niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Wśród uprawnień, jakie mogą zostać nadane dla biura rachunkowego, jest m.in.:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF;
• pobieranie faktur kosztowych z KSeF.

Jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna, to pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie do osoby będącej podatnikiem. Taka osoba nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu KSeF i zarządzać uprawnieniami, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, również istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

W pozostałych przypadkach, czyli gdy mamy do czynienia z podatnikiem niebędącym osobą fizyczną bądź organem egzekucyjnym, w celu korzystania z KSeF podmioty te mogą nadać uprawnienia w KSeF za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, które składane jest w urzędzie skarbowym.

Czy KSeF usprawnia pracę w biurze rachunkowym?

Dostęp do KSeF dla biura rachunkowego z pewnością jest usprawnieniem obiegu dokumentów pomiędzy klientem a biurem. Dzięki niemu klient nie musi dostarczać dokumentów do biura w wersji papierowej. Nie ma również potrzeby, aby przesyłał faktury mailowo, co również ogranicza rozmiar korespondencji z klientem.

Obecnie wiele biur boryka się z problemem zbyt późnego dostarczania dokumentów przez klientów. Nakładanie na nich dodatkowych opłat za przesłanie dokumentów po terminie często nie przynosi spodziewanych efektów. Pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF na pewno przyczyni się do tego, że biura nie będą musiały na nie długo czekać.

Dzięki powyższym zapisom w umowie o usługi księgowe biuro nie będzie tracić czasu na dostarczenie dokumentów kosztowych przez klienta, ponieważ może importować faktury nawet w trakcie miesiąca i prowadzić księgowość na bieżąco, a nie dopiero po zakończonym miesiącu, co znacząco usprawni pracę. W tym celu w systemie wFirma została wdrożona opcja importu faktur kosztowych z KSeF, które z racji tego, że mają postać ustrukturyzowaną, są bezbłędnie odczytywane w tle i zapisywane jako wersje robocze. Dzięki temu biuro rachunkowe nie musi korzystać z dodatkowych narzędzi takich jak OCR. Po stronie biura pozostanie jedynie weryfikacja wczytanych danych i wybranego rodzaju wydatku bądź schematu księgowego dla danej faktury.

Jakie zagrożenia wiążą się z KSeF dla biur rachunkowych?

Z jednej strony, gdy klienci zaczną korzystać z KSeF, z pewnością przełoży się to na łatwiejszą pracę w biurze rachunkowym, ponieważ księgowi nie będą tracić czasu na wprowadzanie danych z dokumentów do systemów księgowych. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji pobierania faktur z KSeF nie są one weryfikowane przez klientów, bowiem w Krajowym Systemie e-Faktur znajdują się wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawione na dane firmowe klienta. Często zdarza się, że klienci podają swoje dane firmowe, również dokonując zakupów prywatnych. Jeżeli jest to stały klient biura rachunkowego, księgowa potrafi odróżnić takie zakupy od tych stricte firmowych. Natomiast w przypadku nowych klientów warto zadbać o to, aby w umowie o usługi księgowe została dodana adnotacja dotycząca zobowiązania klienta do „brania” faktur na firmę tylko wówczas, gdy zakup faktycznie ma związek z prowadzoną działalnością. W systemie wFirma można dać dostęp także do konta dla klienta nie tylko w zakresie wystawiania faktur. Po pobraniu faktur kosztowych z KSeF klient może wykorzystać system etykiet, aby oznaczyć faktury firmowe i prywatne oraz dodać notatki opisowe do nietypowych faktur kosztowych.

Ponadto faktura poza funkcjami czysto fiskalnymi jest ważnym nośnikiem informacji, ponieważ dołącza się do niej często dodatkowe załączniki lub specyfikacje, które stanowią uszczegółowienie faktury, co przy usługach złożonych jest bardzo ważne. Na platformie KSeF ich nie znajdziemy. Tym samym pobieranie faktur bez ich weryfikacji przez klienta oraz dodatkowych informacji może w niektórych przypadkach powodować, że rozliczenie nie będzie poprawne. Ponadwymiarowe informacje dotyczące faktur klient może umieszczać bezpośrednio w systemie księgowym. W wFirma takim miejscem jest moduł CRM.

Reasumując, w dłuższym okresie korzystanie z KSeF usprawni pracę biur rachunkowych, m.in. eliminując sytuacje, w których klient spóźnia się z dostarczeniem dokumentów lub przekazuje je do biura „na raty”. W momencie gdy system KSeF stanie się obligatoryjny, nie będzie to miało miejsca. Warto jednak już teraz zadbać o to, aby w umowie o usługi księgowe znalazły się dodatkowe zapisy chroniące biuro rachunkowe i warunkujące zasady współpracy z klientem.

Zarejestruj konto tutaj!