Firma od 1 listopada 2022 r. została przejęta przez spółkę, którą obsługuje moje biuro. W jaki sposób przejście zakładu pracy na innego pracodawcę powinno zostać uwzględnione w wystawianych świadectwach pracy?
W wystawianych pracownikom świadectwach pracy należy wskazać obecnego pracodawcę, czyli spółkę obsługiwaną przez klienta, oraz uwzględnić pełny okres zatrudnienia w firmie przejętej. Zgodnie z art. 231 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej k.p.) w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę co do zasady staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy, a tym samym wstępuje w prawa i obowiązki strony dotychczasowych umów o pracę zawartych przez poprzedniego pracodawcę. Zatem nowy podmiot automatycznie przejmuje pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy bez potrzeby rozwiązywania z nimi istniejących umów o pracę oraz zawierania nowych. Oznacza to, że stosunek pracy istniejący po dacie przejścia zakładu pracy jest tym samym stosunkiem prawnym i o tej samej treści, w odniesieniu do tego, który istniał przed jego przejściem na podmiot powstały w wyniku przekształcenia. Ponieważ nie dochodzi do zakończenia stosunków pracy, okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy (tj. w firmie przejmowanej) będzie wliczany do stażu pracy w ramach tego samego zakładu pracy. Z kolei w wytycznych do wzoru świadectwa pracy zostało wyjaśnione, że pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na zasadach określonych w art. 231 k.p. lub przepisach odrębnych wskazuje okres jego zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy (poprzednich pracodawców) i pracodawcę (pracodawców), który przejął zakład. Przy czym jest to informacja dodatkowa, tj. obok właściwego – obecnego – pracodawcy oraz łącznego okresu zatrudnienia.
Rada dla klienta biura: W wystawianych świadectwach pracy należy wskazać obecnego pracodawcę i pełny okres zatrudnienia (uwzględniający również pracę na rzecz przejętego pracodawcy). ©℗
Podstawa prawna:
art. 231 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
Pracownik w przedsiębiorstwie obsługiwanym przez moje biuro pracował w równoważnym czasie pracy, w którym dopuszczono 12-godz. pracę w okresie rozliczeniowym. Pracownik wypowiedział umowę o pracę. Czy w świadectwie pracy urlop trzeba przeliczać na godziny według dobowej ośmiogodzinnej normy czasu pracy pracownika?
Urlop wypoczynkowy wskazanego w pytaniu pracownika powinien być planowany i rozliczany na podstawie przepisów kodeksu pracy, co w praktyce oznacza, że jeden dzień urlopu wypoczynkowego odpowiada ośmiu godzinom. W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące m.in. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystanego w tym roku. W wyjaśnieniach dotyczących sposobu wypełniania świadectwa pracy doprecyzowano, że pracodawca wskazuje liczbę dni, jak też godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanych w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu na żądanie wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy. W świadectwie pracy zamieszcza się zatem informację dotyczącą liczby dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego (w naturze i w formie ekwiwalentu) przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy.
Rada dla klienta biura: W opisanej sytuacji, wskazując w świadectwie pracy urlop, nie trzeba przeliczać go na godziny według dobowej, ośmiogodzinnej normy czasu pracy pracownika. ©℗
Podstawa prawna:
art. 1542 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862)
W firmie, którą obsługuje moje biuro, zaginęły akta osobowe jej pracownika. Czy trzeba je odtworzyć, a jeśli tak, to w jaki sposób?
W miarę możliwości pracodawca powinien odtworzyć akta osobowe pracownika. Zgodnie bowiem z art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury oraz zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii związanych z zaginięciem akt osobowych. Należałoby jednak przyjąć, że zagubione akta w miarę możliwości powinny zostać odtworzone.
Rada dla klienta biura: W razie zagubienia akt osobowych pracownika pracodawca powinien je odtworzyć poprzez sporządzenie nowych dokumentów na podstawie informacji własnych oraz uzyskanych od pracownika. Pracodawca może się zwrócić do pracownika z prośbą o ponowne przedłożenie oryginałów celem wykonania ich kopii, które zostaną umieszczone w aktach osobowych podwładnego. ©℗
Podstawa prawna:
art. 94 pkt 9b, art. 281 par. 1 pkt 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
par. 8 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)
Spółka obsługiwana przez moje biuro po dwuletniej przerwie zatrudniła byłego pracownika. Czy w tym przypadku można mu nie zakładać nowej teczki osobowej?
Jeżeli od rozwiązania stosunku pracy nie minęło 10 lat, zatrudniając ponownie pracownika, spółka kontynuuje prowadzenie dla niego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie ustalonym dla przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. w ciągu 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł) pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Zatrudniając byłego pracownika po dwuletniej przerwie, pracodawca nie musi zakładać nowej teczki akt osobowych. Kontynuacji podlega dotychczasowa dokumentacja pracownicza, co oznacza również kontynuację numeracji dokumentów gromadzonych w aktach osobowych. Zasady te stosuje się do stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Natomiast inaczej będzie, jeśli pierwsza umowa o pracę została zawarta przed 1 stycznia 2019 r. Sytuacja, w której możliwe jest połączenie dokumentacji pracowniczej założonej przed 1 stycznia 2019 r. (objętej 50-letnim okresem przechowywania) z nową dokumentacją, dotyczącą stosunku pracy nawiązanego po tym dniu, została uregulowana w art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zgodnie z tym przepisem w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 r., pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny. W takim przypadku cała dokumentacja pracownicza jest objęta 10-letnim okresem przechowywania. Jeżeli zatem za pracownika nie został złożony raport informacyjny (a tym samym nie uległ skróceniu okres przechowywania wcześniejszej dokumentacji pracowniczej), to w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem pracodawca dla stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 r. musi założyć pracownikowi nowe akta osobowe.
Rada dla klienta biura: Zatrudniając po dwuletniej przerwie byłego pracownika, którego poprzednia umowa o pracę wygasła, spółka nie musi zakładać nowej teczki akt osobowych. Kontynuacji podlega dotychczasowa dokumentacja pracownicza, co oznacza również kontynuację numeracji dokumentów gromadzonych w aktach osobowych. ©℗
Podstawa prawna:
art. 94 pkt 9a i 9b, art. 945 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
W firmie będącej naszym klientem dokonano zmiany układu zbiorowego pracy, tzn. wprowadzono warunki pracy mniej korzystne oraz tekst jednolity. Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać wypowiedzenia zmieniające warunki pracy i płacy z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia wskazujące, że modyfikacja umów jest następstwem zmiany układu? Czy okres wypowiedzenia dotychczasowych umów należy uzależnić od stażu pracy w firmie?
Mniej korzystne dla pracowników zmiany zakładowego układu zbiorowego pracy wymagają zastosowania wypowiedzenia zmieniającego. Zgodnie z art. 24113 k.p. korzystniejsze postanowienia układu zbiorowego pracy z dniem jego wejścia w życie zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Natomiast postanowienia układu mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. W konsekwencji każda zmiana postanowień zakładowego układu zbiorowego pracy na niekorzyść pracowników wymaga wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub zawarcia porozumień zmieniających. W przypadku porozumienia strony mogą dowolnie określić datę wejścia w życie nowych warunków pracy lub płacy. Przy wypowiedzeniu zmieniającym obowiązuje okres wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:
- dwa tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż sześć miesięcy;
- jeden miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej sześć miesięcy;
- trzy miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej trzy lata.
Wypowiedzenie uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki, przy czym pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.
Przy wypowiedzeniu dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub aktu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca jest zwolniony także z obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia pracownikowi. Ten obowiązek ma bowiem samodzielne funkcje. Pracownik musi znać przyczynę wypowiedzenia zmieniającego dla oceny celowości odwołania się do sądu, to jest musi wiedzieć, czy przyczyną wypowiedzenia zmieniającego jest utrata mocy obowiązującego układu zbiorowego, czy też inne okoliczności (uchwała Sądu Najwyższego z 15 października 2008 r., sygn. akt III PZP 1/08).
Rada dla klienta biura: W przypadku wprowadzenia mniej korzystnych dla pracowników zmian w układzie zbiorowym pracy pracodawca powinien wręczyć pracownikom wypowiedzenia zmieniające umowy, wskazując w nich powód wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy. ©℗
Podstawa prawna:
art. 30 par. 4, art. 24113 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
Zapraszamy do zadawania pytań
