Od kiedy pani pracuje w księgowości?
Moją przygodę z księgowością i rachunkowością zaczęłam już niemal 20 lat temu. Skończyłam liceum ekonomiczne i po maturze rozpoczęłam studia na kierunku finanse i rachunkowość. Równolegle pracowałam w biurze rachunkowym. Właśnie tam miałam dobrych nauczycieli, którzy nie odstraszyli mnie od wykonywania tego zawodu, a nawet zachęcili do tego. Moja kolejna praca również była w biurze rachunkowym, a następnie otworzyłam własną działalność. W 2020 r. świętowałam piątą rocznicę istnienia biura.
A jak to się stało, że prowadzi pani swoje biuro rachunkowe?
Bardzo polubiłam pracę w księgowości i poczułam się dobra w tym, co robię. W 2011 r. uzyskałam Certyfikat Księgowy nr 52756/2011 wydawany przez ministra finansów i wtedy, mając już odpowiednie uprawnienia, wiedziałam, że będę kiedyś prowadziła własne biuro rachunkowe. Od zawsze byłam bardzo przedsiębiorcza i własna firma była moim planem na przyszłość. W 2015 r. rozpoczęłam prowadzenie działalności gospodarczej pod nazwą: Biuro Rachunkowe Ewelina Skwarek z siedzibą w mojej rodzinnej wsi Ulan-Majorat. W rozpoczęciu tej działalności miałam ogromne wsparcie najbliższych. Dzięki temu uwierzyłam we własne siły i działałam zgodnie w planem. Po tych kilku latach wiem, że własne biuro na wsi to była dobra decyzja, chociaż wielu na początku zszokowałam.
Co było największym wyzwaniem w dotychczasowej praktyce zawodowej?
Trudne były początki prowadzenia biura, ponieważ zaufanie buduje się powoli. W miarę rozwoju firmy miałam duże problemy z zatrudnieniem odpowiednich pracowników. Bardzo trudno jest pozyskać dobrą księgową do pracy. Potrzebowałam odpowiedzialnych współpracowników, którym mogłabym powierzyć sprawy firmowe podczas mojej nieobecności z powodu dwóch ciąż, których efektem są moi dwaj synowie. Firma musiała działać beze mnie i to było wyzwanie, z którym moi pracownicy poradzili sobie świetnie. Na szczęście mam wspaniały zespół ludzi i bardzo ich cenię.
A obecnie co jest największym wyzwaniem?
Częste zmiany przepisów oraz ich niejasność. Chcę być bardzo pomocna przedsiębiorcom, którzy się do mnie zgłaszają, dlatego szczególnie ważne jest nadążanie za zmianami i wykazywanie się nie tylko znajomością przepisów z rachunkowości, lecz także wiedzą z zakresu podatków, ubezpieczeń społecznych czy otoczenia prawnego biznesu. Na wszystko potrzeba czasu. Konieczna jest współpraca z doradcami podatkowymi, a często i prawnikami. Klienci niekiedy wymagają jednak szybkich informacji, co nie zawsze jest możliwe. Trzeba się zastanowić i sprawdzić, czy nic się nie zmieniło. Największym problem jest niejasność przepisów podatkowych, a w szczególności VAT oraz CIT/PIT. Nie każdy wie, że w ostatnich latach zmiany w ustawach i rozporządzeniach spisywane są w tysiącach stron rocznie. Polskie prawo podatkowe jest bardzo obszerne i często nowelizowane. Tak duża zmienność przepisów oznacza, iż księgowym trudno jest znajdować odpowiednią ilość czasu na bieżącą pracę i dodatkowe śledzenie zmian w przepisach. Przez to jesteśmy narażeni na ryzyko popełnienia błędu, a tego nikt nie lubi. Szczególnie teraz, gdy z każdej strony jesteśmy straszeni karami, np. zostały wprowadzone bardzo wysokie mandaty za błędy w nowym JPK_VAT. Konieczne jest więc odpowiednie ubezpieczenie swojej działalności, aby nie pracować w wiecznym strachu.
Zawód księgowego jest często niedoceniany i kojarzy się z nudnymi oraz rutynowymi czynnościami, a jaka jest pani ocena?
Absolutnie się z tym nie zgadzam, to stereotyp. Ustawodawca dba o to, aby o to, aby nam się nudziło i serwuje zajęcia pełne adrenaliny. Księgowość to nie tylko praca z dokumentami, to także kontakt z klientami. Misja pomocy przedsiębiorcom w lepszym odnajdywaniu się w świecie podatków i prowadzenia firmy, a to już na pewno nie jest nudne, tylko pełne emocji. Rutynowe czynności są już przejmowane przez odpowiednie oprogramowania. A od księgowego urzędy czy klienci wymagają już dużo więcej niż tylko potocznego klepania faktur. Dla klientów chcę być partnerem w biznesie.
Czy zawód księgowego powinien być regulowany, czy jest pani zwolenniczką pozostawienia statusu zawodowego bez zmian?
Kiedy w 2014 r. wprowadzono deregulację zawodu księgowego, byłam jej ogromną przeciwniczką, ponieważ posiadałam Certyfikat Księgowy. Dziś wiem, że bez tych uprawnień też można prowadzić księgowość na wysokim poziomie. Mam wielu znajomych – świetnych księgowych, którzy nie mają certyfikatu, a z powodzeniem dbają o sprawy swoich klientów. Pamiętam, jak kiedyś Franciszek Wala, prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, powiedział dość stanowczo, że „osoba nieposiadająca odpowiednich kwalifikacji do wykonywania określonych zadań nie powinna się ich podejmować. Niekompetencja bowiem szkodzi zarówno takiej osobie, jak i innym, na rzecz których wykonuje czynności”. Myślę, że sam certyfikat nie zawsze oznacza posiadanie odpowiednich kwalifikacji. Najważniejsza jest wiedza i ciągłe jej poszerzanie oraz aktualizowanie.
Czy nie obawia się pani, że osoba zatrudniana w pani biurze zwolni się i przejmie pani klientów? Jak się można przed tym zabezpieczyć?
Obecnie zatrudniam cztery osoby. Oczywiście, że zawsze istnieje ryzyko, iż pracownik odejdzie do innej firmy, a nawet może zechce założyć własne biuro. W pracy bardzo dużo rozmawiamy o misji naszego biura i razem decydujemy o wielu wprowadzanych zmianach. Bardzo dążę do tego, abyśmy wszyscy czuli się częścią tego projektu i działali wspólnie oraz żeby nikt nie czuł się pozostawiony sam sobie z problemami. Sama potrzebuję często wsparcia moich pracowników i taką pomoc chcę im dawać. Dbam o to, aby w mojej firmie praca przebiegała w dobrej atmosferze, w odpowiednim tempie, by zatrudniane przeze mnie osoby miały chęć do rozwoju i samodzielnego szkolenia. Jeśli jednak ktoś tego nie rozumie, to pracuje z nami bardzo krótko albo wcale. Te działania zbliżają nas jako zespół, dzięki czemu mam nadzieję, że moi pracownicy są zadowoleni.
Padło pytanie, jak się zabezpieczyć przed przejęciem klientów przez inną osobę czy biuro. Każdy nasz klient jest wolnym człowiekiem i sam decyduje o tym, gdzie i jak chce mieć prowadzoną księgowość. Wierzę, że jeśli są zadowoleni z aktualnego stanu, to nie będą myśleć o zmianach.
Jaki jest zakres obsługi oferowanej przez pani biuro?
Naszą podstawową działalnością jest rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rozliczenie podatku zryczałtowanego, podatku VAT, prowadzenie spraw kadrowych i naliczanie płac. W ramach bieżącej obsługi zawieramy umowę z klientami na świadczenie właśnie tych usług w zależności od formy opodatkowania i prowadzenia księgowości. W ramach usług dodatkowych klienci mogą nam zlecać wiele czynności związanych z prowadzeniem ich firm. Współpracujemy ze specjalistami, tj. prawnikami, doradcami podatkowymi, specjalistami od bhp i kadr. Dzięki czemu możemy świadczyć również usługi dodatkowe, które są konieczne dla klientów. Specjalizujemy się w księgowości firm transportowych, budowlanych i produkcyjnych-cateringowych. Po zakończonym roku podatkowym sporządzamy również zeznania roczne osobom z dochodami osiąganymi z innych tytułów niż działalność gospodarcza, czyli np. z umów o pracę, zleceń. Rozliczamy zarówno w polskich, jak i zagranicznych urzędach dochody uzyskiwane z pracy za granicami naszego kraju.
Jak pani śledzi i wyłapuje istotne zmiany w prawie tak, aby być na bieżąco?
Mam wrażenie, że w księgowości musimy być troszkę szybsi niż reszta świata, ponieważ często potrzebujemy wiedzy nawet na etapie projektu danej ustawy, aby znać przewidywane rozwiązania, zanim one wejdą w życie. To bardzo trudne zadanie. Analiza bieżących przepisów i dodatkowo posiadanie wiedzy, co zrobić, aby się przygotować do wejścia nowych przepisów, jest czasochłonne. Z pomocą przychodzą portale internetowe. Obecnie mam wykupiony dostęp do serwisu internetowego INFORLEX BIURO RACHUNKOWE. Tam znajduję wszystko, czego potrzebuję na co dzień do pracy. W internecie jest też dużo wiedzy przekazywanej przez fachowców na webinarach i szkoleniach online, nawet przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Swoje wątpliwości próbuję często również rozwiać, korzystając z porad udzielanych przez Krajową Informację Podatkową czy dzwoniąc bezpośrednio do właściwego urzędu skarbowego lub oddziału ZUS. Czytam czasopisma branżowe oraz jestem członkiem grupy na Facebooku zrzeszającej właścicieli biur rachunkowych. Właśnie tam często zwracamy sobie uwagę na to, że coś się w danym temacie zmieniło i wspieramy się wzajemnie, bo samotnie to czasem dużo się nie zdziała. Niedawno usłyszałam, że „jeśli chcesz iść szybko, idź sam, jeśli chcesz zajść daleko, idźcie razem”. Dlatego uważam, że wsparcie wśród księgowych i doradców podatkowych jest bardzo istotne i potrzebne.
Jak wygląda pani dzień pracy? Czy zdarzają się jakieś niespodziewane sytuacje?
Każdy dzień pracy jest u mnie inny, rzadko mogę sobie coś zaplanować. Ta praca wymaga dużej elastyczności i świetnej organizacji. Przy porannej kawie sprawdzam serwis podatkowy INFORLEX i czytam informacje, które zostały dla nas księgowych przygotowane. Często jest tak, że mam umówione spotkania z klientami, a czasem są wizyty nieumówione i pilne, wtedy też trzeba znaleźć na to czas i spokojnie porozmawiać. Kiedy już mamy dokumenty księgowe za poprzedni miesiąc, to księgujemy i ustalamy wyniki podatkowe. Każda firma jest inna i wymaga od nas czasu oraz zaangażowania.
Czy epidemia miała wpływ na liczbę klientów biura? I jak wpłynęła ona na jego organizację?
Liczba klientów mojego biura wzrasta z miesiąca na miesiąc, ale czy to przez pandemię, trudno mi powiedzieć. Nie mam akurat klientów z branż, które zostały całkowicie zamknięte, czyli stacjonarnej gastronomi i siłowni. Ale epidemia zmieniła wiele w mojej firmie. Inna jest organizacja pracy. Dokumenty dostarczane do biura przechodzą kwarantannę. Mimo że fizycznie już je mam, to nie mogę z nimi pracować. Spotkania z klientami są zazwyczaj online, a jeśli wymagana jest osobista wizyta, to tylko ze środkami ostrożności, czyli z płynami do dezynfekcji rąk i z maseczkami, które niestety tworzą dystans. Epidemia wpłynęła również na proces rekrutacji w moim biurze. Długo poszukuję odpowiedniej osoby na stanowisko samodzielnej księgowej/księgowego. Myślę, że księgowe z doświadczeniem i wiedzą, jaka mnie interesuje, obecnie boją się zmian pracy, bo czas jest bardzo niepewny. Dlatego wiele osób woli swoją stałą pracę, niż próbować czegoś nowego i rozpoczynać budowanie swojej pozycji w firmie od początku.
Epidemia trwa już kilka miesięcy, czy ma pani już jakieś wnioski, rekomendacje do zastosowania w praktyce?
Wniosków mam wiele. Wiem, że przyszłością księgowości jest praca na dokumentach elektronicznych, czyli papier już zaczyna odchodzić do lamusa. Te dokumenty, które dostaję od klientów drogą elektroniczną, nie podlegają kwarantannie i można szybciej zacząć z nimi pracę. Wtedy ich nie drukuję, a księgowanie nie jest wklepywaniem faktur do programu. Stosuję oprogramowanie, które umożliwia księgowanie bezpośrednio z przesyłanych dokumentów w formie skanów. W tym widzę właśnie swoją przyszłość. Epidemia pokazała, że nie trzeba specjalnie planować sobie wizyty w biurze i poświęcać na to więcej czasu, tylko można wysłać dokumenty na e-maila lub na swój własny panel klienta, który jest częścią oprogramowania biura. Wielu z moich klientów już z tego korzysta i sobie to chwali.
Czy stawia pani na nowoczesne technologie, czy raczej stosuje tryb stacjonarny i tradycyjny model prowadzenia biura?
Nowoczesne technologie i zmiany z nimi związane są nieuniknione, nawet próbuję wielu rozwiązań z ciekawości. Galopująca cyfryzacja znajduje również zastosowanie w księgowości. Jednak spotkania na żywo z klientami i pracownikami bardziej mi odpowiadają, ponieważ lubię kontakt z ludźmi. Niestety teraz jest to ograniczone i czekam niecierpliwie na powrót do normalności, abyśmy mogli się spotykać i nie bali się siebie wzajemnie.
Narzędzia informatyczne ułatwiają kontakt z klientami w całym kraju, a nawet za granicą. Czy nawiązała pani współpracę z przedsiębiorcami spoza terenu, na którym znajduje się siedziba pani biura?
Moje biuro położone jest na wsi między dwoma miastami, dlatego oczywista jest dla mnie konieczność współpracy z przedsiębiorcami również z innych miejscowości. Współpracuję z klientami z wielu miast. Jednak większość obsługiwanych przeze mnie firm jest z okolicznych powiatów. Moi klienci często świadczą usługi za granicami naszego kraju, więc odległość nie jest przeszkodą w prowadzeniu księgowości.
Jakiego rodzaju klientów ma pani więcej – z księgami rachunkowymi czy z podatkową księgą przychodów i rozchodów?
Najwięcej firm w moim biurze rozliczana jest na zasadzie podatkowej księgi przychodów i rozchodów z VAT. Mam też wiele firm rozliczających przychody na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego. Księgi rachunkowe stanowią statystycznie mniejszość w moim biurze, jednak, jak wiadomo, według czasochłonności są wiele bardziej wymagające.
Czy pomagała (pomaga) pani klientom w uzyskaniu pomocy związanej z epidemią, a wynikającej z tarcz antykryzysowych?
Tak, pomagamy klientom w tym trudnym temacie. Wiosną ubiegłego roku w jednym czasie weszło w życie kilka ustaw, które trzeba było przyswoić. Stąd pojawiło się pytanie, czy są w biurze moce, żeby się tym zająć. Już na samym początku ustaliłam z moim zespołem, że nie możemy zostawić naszych klientów samych z tzw. tarczą. To oznaczało dla nas dużo więcej pracy. Wysłałam wtedy e-maile z ofertą i wyceną świadczenia usług dodatkowych związanych z uzyskiwaniem pomocy z ustawy antykryzysowej. Jeśli ktoś był zainteresowany, wtedy odpłatnie analizowałyśmy sytuację firmy i możliwości uzyskania pomocy. Większość naszych klientów skorzystała z tej opcji. Pozostali próbowali działać osobiście i wiemy z ich relacji, że te działania były okupione wieloma godzinami oczekiwania na uzyskanie informacji.
Jakich spodziewa się pani problemów z przygotowaniem sprawozdania finansowego podmiotów, które skorzystały z pomocy w ramach tarczy?
W niektórych przypadkach trzeba było już w danym miesiącu, który księgowałyśmy, zdecydować, czy dana operacja może być kosztem podatkowym, czy musi być przychodem podatkowym, a może tylko bilansowym. Dlatego na pewno sprawozdania finansowe i zeznania podatkowe za ten rok będą inne niż zwykle. Trzeba być bardzo czujnym.
Czy ma pani trochę czasu dla siebie i co wtedy najbardziej lubi pani robić?
W wolnych chwilach bardzo dużo czytam. To może śmiesznie zabrzmi, ale jestem wręcz uzależniona od czytania książek o przedsiębiorczości, rozwoju firmy i rozwoju osobistym. Z wielką pasją szkolę się w prowadzeniu księgowości i biura na webinarach, kursach i szkoleniach online. Gdy tylko pogoda dopisuje, spaceruję z dziećmi po niewielkich lasach w naszej gminie Ulan-Majorat, to bardzo mnie odpręża i pozytywnie nastraja do działania.
Rozmawiał Leszek Jaworski