Wywiad: Marzec to szczyt sezonu sprawozdawczego

Tak, bo większość podmiotów gospodarczych ma rok obrotowy spójny z rokiem kalendarzowym. Ponieważ ustawa o rachunkowości wskazuje na to, że sprawozdanie finansowe przynajmniej w tzw. pierwszej wersji trzeba sporządzić w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, podobnie przepisy o podatku dochodowym od osób prawnych wymagają złożenia rocznego zeznania podatkowego do końca trzeciego miesiąca po dniu bilansowym, przed biurami jest intensywny okres.

Jest to czas intensywnego uzgadniania sald kont, kalkulacji bieżącego i odroczonego sprawozdania finansowego, wprowadzania do ksiąg rachunkowych wyników szacunków dokonanych przez kierownictwo, sporządzania informacji dodatkowych. Wymaga to zebrania danych innych niż wynikające bezpośrednio z ksiąg rachunkowych, więc konieczna jest dwustronna komunikacja z jednostką, a czasem innymi podmiotami (np. prowadzącymi rozliczenia kadrowo-płacowe). Wszystko to pod presją czasu, bo 31 marca to nieprzesuwalny termin.

Zdecydowanie tak. Najczęściej dotyczą obszarów wymagających szacunków: rezerw, odpisów aktualizujących czy biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, które przez wiele miesięcy były odkładane „na później”, a w marcu trzeba je ostatecznie rozstrzygnąć. Pojawia się też problem niepełnej dokumentacji lub braku zgody kierownictwa na proponowane ujęcia księgowe.

Z perspektywy audytora widać również, że kluczowe informacje trafiają do biura rachunkowego zbyt późno, co utrudnia spokojne i rzetelne sporządzenie sprawozdania. Marzec często ujawnia wszystkie słabości procesu z całego roku.

Największym źródłem stresu jest odpowiedzialność przy jednocześnie ograniczonym wpływie na decyzje klienta. Biura rachunkowe zazwyczaj wiedzą, w jaki sposób dane zdarzenie powinno zostać ujęte zgodnie z przepisami, jednak nie zawsze dysponują pełną wiedzą o przebiegu transakcji lub przyjętych przez kierownictwo założeniach i szacunkach.

Dochodzi do tego presja czasu, trwające badania sprawozdań finansowych, oczekiwania klientów dotyczące „jak najlepszego” wyniku oraz obawa o własne bezpieczeństwo zawodowe.

Biura muszą jednocześnie zadbać o rzetelność sprawozdania finansowego, relacje z klientem i zabezpieczenie swojej odpowiedzialności. To jest obciążające.

Podpisywanie sprawozdań finansowych

Przede wszystkim przygotowawczą i doradczą. To ono porządkuje dane, zamyka wstępnie księgi (ostateczne zamknięcie ksiąg następuje w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego), przygotowuje projekt sprawozdania finansowego oraz wskazuje obszary ryzyka. Trzeba jednak podkreślić, że biuro nie sporządza sprawozdania we własnym imieniu. Formalnie robi to kierownik jednostki i to on ponosi za nie odpowiedzialność. Biuro wspiera ten proces i zwykle występuje jako podmiot, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale nie zastępuje organów jednostki w podejmowaniu decyzji.

W praktyce ta świadomość wciąż jest niewystarczająca. Wielu przedsiębiorców traktuje sprawozdanie jako „produkt biura rachunkowego”, podczas gdy przepisy jednoznacznie wskazują na odpowiedzialność kierownika jednostki. Często dopiero etap podpisów uświadamia klientom, że dokument ma charakter formalny i prawny, a nie wyłącznie techniczny.

Najczęściej dotyczą zakresu odpowiedzialności oraz treści informacji dodatkowej. Klienci bywają zaskoczeni koniecznością ujawniania ryzyk, niepewności czy zdarzeń, które nie mają jeszcze bezpośredniego wpływu na wynik finansowy. Czasem lekceważą wymóg dokonania niektórych ujawnień. Pojawiają się też pytania o rezerwy, odpisy aktualizujące i inne korekty wpływające na wynik. W tym momencie zaczyna się trudna rozmowa o tym, że sprawozdanie ma przedstawiać rzetelny obraz sytuacji jednostki, a nie jedynie korzystny wynik.

Tak, dość często. Dlatego tak ważna jest rola biura rachunkowego w wyjaśnianiu znaczenia dokumentu i konsekwencji jego podpisania. Podpis oznacza potwierdzenie, że kierownik jednostki rozumie treść sprawozdania i bierze za nie odpowiedzialność – i ten moment powinien być świadomą decyzją, a nie tylko czynnością techniczną. Z podpisami nierozerwalnie wiąże się jeszcze jeden element procesu – oświadczenia kierownika jednostki.

Trudne rozmowy z klientami w marcu

Pojawiają się tam, gdzie kończy się „techniczne księgowanie”, a zaczynają decyzje wpływające na wynik finansowy. Dotyczy to przede wszystkim rezerw, odpisów aktualizujących, ujmowania kosztów przyszłych okresów oraz ujawnień w informacji dodatkowej. W marcu rozmowa przestaje dotyczyć dokumentów, a zaczyna konsekwencji finansowych i wizerunkowych sprawozdania.

Rezerwy i odpisy wpływają na wynik księgowy, ale zwykle nie wpływają na wynik podatkowy, dlatego często bywają postrzegane przez przedsiębiorców jako opcjonalne. Tymczasem w rachunkowości kluczowa jest zasada ostrożności i rzetelnego obrazu sytuacji jednostki (choć z pewnymi wyjątkami – np. niektóre jednostki mikro i małe – w szczególności jednoosobowe działalności gospodarcze – mogą ich nie stosować). Różnica między podejściem biznesowym a rachunkowym staje się w marcu szczególnie widoczna. W praktyce to właśnie wtedy pojawia się konieczność pogodzenia oczekiwań właściciela z wymogami rachunkowości.

Najważniejsze jest spokojne i merytoryczne wyjaśnienie podstaw prawnych oraz konsekwencji braku poprawnego odzwierciedlenia. Warto jasno wskazać, że rolą biura rachunkowego jest działanie zgodnie z wymogami prawa. Jeśli klient mimo to podtrzymuje swoje stanowisko, decyzja należy do kierownika jednostki, ale trzeba ją odpowiednio udokumentować.

Oświadczenia kierownika jednostki

Potwierdzają one, że zarząd lub właściciel bierze odpowiedzialność za kompletność danych i ujawnień zawartych w sprawozdaniu finansowym. Zarówno biuro rachunkowe, jak i potem biegły rewident badający sprawozdanie finansowe nie mają możliwości samodzielnie zweryfikować wszystkich zdarzeń gospodarczych ani przyszłych ryzyk, dlatego opierają się również na pisemnych zapewnieniach kierownictwa. Oświadczenia te stanowią ważny element dowodowy i potwierdzają, że kierownictwo świadomie potwierdza rzetelność oraz kompletność informacji przekazanych do sporządzenia sprawozdania.

Kluczowe są oświadczenia potwierdzające kompletność przekazanych dokumentów i informacji, brak nieujawnionych zobowiązań i sporów, ujawnienie wszystkich istotnych zdarzeń po dniu bilansowym oraz przyjęcie odpowiedzialności za zastosowane szacunki i założenia. Bardzo ważne jest również potwierdzenie kontynuacji działalności. Takie oświadczenia zabezpieczają zarówno proces sporządzania sprawozdania, jak i samą współpracę między biurem rachunkowym a klientem.

Zdarza się to dość często. Dla wielu przedsiębiorców oświadczenia brzmią bardzo formalnie i budzą obawy, ponieważ wprost wskazują na odpowiedzialność za dane finansowe i przyszłe ryzyka. Część klientów postrzega je jako dodatkową formalność, a nie element zabezpieczający cały proces sprawozdawczy.

To powinien być wyraźny sygnał ostrzegawczy. Biuro rachunkowe nie powinno bagatelizować takiej sytuacji, ponieważ brak oświadczeń oznacza brak potwierdzenia kompletności danych, a może też stawiać w wątpliwość ich rzetelność.

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić klientowi znaczenie tych dokumentów i konsekwencje ich braku, a w skrajnych przypadkach rozważyć wstrzymanie dalszych działań związanych ze sporządzeniem sprawozdania lub odmówić jego podpisania (co nie wstrzymuje procesu sporządzania, choć wymaga pisemnego uzasadnienia dołączanego do sprawozdania finansowego). To element ochrony zarówno jakości sprawozdania finansowego, jak i bezpieczeństwa samego biura rachunkowego.

Granice odpowiedzialności biura i kierownika jednostki

Granica jest jasno określona w przepisach, choć w praktyce bywa rozmywana. Biuro rachunkowe odpowiada za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przygotowanie projektu sprawozdania na podstawie otrzymanych danych. Za sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego odpowiada natomiast kierownik jednostki. To on potwierdza kompletność informacji, przyjmuje założenia i bierze odpowiedzialność za rzetelny obraz sytuacji jednostki. Biuro wspiera i doradza, ale nie przejmuje tej odpowiedzialności.

Tak, jest to powszechne. Wielu przedsiębiorców postrzega biuro rachunkowe jako podmiot od finansów, a więc również od odpowiedzialności. Problem ujawnia się szczególnie w momentach trudnych decyzji lub sporów, gdy pojawia się oczekiwanie, że to księgowy weźmie to na siebie. Tymczasem przepisy jednoznacznie wskazują, że odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe spoczywa na kierowniku jednostki.

Tutaj zastosowanie znajduje stare przysłowie – „jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz”. Chociaż zasadniczy podział odpowiedzialności wynika bezpośrednio z przepisów, warto w umowie go jasno wskazać i uszczegółowić. Kluczowe są zapisy precyzujące zakres usług, odpowiedzialność stron oraz obowiązki klienta w zakresie przekazywania danych i dokumentów. Umowa powinna jasno wskazywać, że biuro przygotowuje sprawozdanie na podstawie informacji przekazanych przez klienta, a kierownik jednostki odpowiada za ich kompletność i prawdziwość. Bardzo istotne są także zapisy dotyczące terminów przekazywania dokumentów, współpracy przy sporządzaniu sprawozdania oraz odpowiedzialności za przyjęte decyzje i założenia.

Współpraca biura rachunkowego z biegłym rewidentem

W praktyce biuro rachunkowe jest dla audytora głównym partnerem w trakcie badania. To właśnie biuro odpowiada na większość pytań, przygotowuje zestawienia, wyjaśnia przyjęte rozwiązania i często pośredniczy w kontakcie z klientem. Dobra współpraca opiera się na sprawnej komunikacji i wcześniejszym przygotowaniu dokumentacji. Im lepiej uporządkowane są materiały oraz uzasadnienia przyjętych rozwiązań, tym sprawniej i spokojniej przebiega badanie. Oczywiście wymaga to profesjonalizmu, systematyczności i konsekwencji po obu stronach – biegły rewident powinien z odpowiednim wyprzedzeniem i w sposób usystematyzowany określić, jakich informacji potrzebuje.

Są to zwykle obszary wymagające osądu i szacunków. Audytorzy zwracają szczególną uwagę na rezerwy, odpisy aktualizujące, rozliczenia międzyokresowe, testy utraty wartości oraz ujawnienia w informacji dodatkowej. Często się okazuje, że przyjęte założenia nie zostały wystarczająco udokumentowane albo wymagają doprecyzowania. Badanie sprawozdania weryfikuje więc nie tylko liczby, lecz także spójność i kompletność całej dokumentacji.

Tak. W ostatnich latach wyraźnie rośnie znaczenie dokumentowania przyjętych założeń i szacunków. Audytorzy oczekują już nie tylko wyników obliczeń, lecz także danych źródłowych, kalkulacji, uzasadnienia postawionych przy szacunkach założeń i metodologii. Za te elementy odpowiada zwykle kierownik jednostki, a nie biuro rachunkowe, choć np. przyjęty w umowie podział zadań może wskazywać, że to biuro rachunkowe szacuje rezerwy na świadczenia pracownicze wg zasad określonych w przyjętej przez kierownictwo polityce rachunkowości.

Ryzyko błędów w sprawozdaniu finansowym

Przy dużej liczbie klientów i sztywnych terminach łatwo o pośpiech, a pośpiech w rachunkowości zawsze zwiększa ryzyko pominięć lub uproszczeń, które później mogą się okazać istotne. Na szczęście zwykle zatwierdzenie sprawozdania finansowego następuje w terminie późniejszym, jest więc jeszcze czas na identyfikację i poprawę błędów również w kolejnych miesiącach – w tym w procesie badania sprawozdania finansowego lub przez udziałowców/akcjonariuszy.

W mojej ocenie najczęściej są to błędy prezentacji – niewłaściwe przypisanie sald kont księgowych do pozycji sprawozdawczych, wadliwy podział na pozycje długo- i krótkoterminowe, prezentacja sald z jednostkami powiązanymi przy ich braku i odwrotnie. Są też błędy w obszarach wymagających osądu i szacunków. Dotyczą przede wszystkim rezerw, odpisów aktualizujących, rozliczeń międzyokresowych kosztów oraz ujawnień w informacji dodatkowej. Często pojawiają się także niespójności pomiędzy poszczególnymi elementami sprawozdania lub brak aktualizacji ujawnień powielanych z poprzednich lat.

Kluczowe znaczenie ma dobra organizacja pracy i wcześniejsze przygotowanie. Pomagają harmonogramy zamknięcia roku, checklisty oraz jasny podział odpowiedzialności w zespole. Bardzo ważne jest także wcześniejsze pozyskiwanie informacji od klientów oraz dokumentowanie przyjętych założeń i decyzji. Im więcej kwestii zostanie rozstrzygniętych przed marcem, tym mniejsze ryzyko błędów na etapie sporządzania i podpisywania sprawozdania. Coraz częściej widać, że ograniczanie błędów nie jest już tylko kwestią procedur, lecz także komunikacji z klientem i zarządzania jego oczekiwaniami.

Tak, i oczekiwania, i kultury organizacyjne. Warto ustalić listę priorytetów i dostosować harmonogram do oczekiwań i możliwości klienta.

Znaczenie komunikacji biura z klientem

Wyraźnie tak. Klienci oczekują dziś nie tylko poprawnego sporządzenia sprawozdania, lecz także wsparcia w interpretacji danych finansowych i wyjaśnianiu ich znaczenia. Coraz częściej traktują biuro rachunkowe jako partnera biznesowego, który pomaga zrozumieć wynik finansowy i sytuację firmy. To sprawia, że rośnie znaczenie komunikacji oraz tłumaczenia decyzji rachunkowych w sposób zrozumiały dla osób, które nie zajmują się finansami.

Zdecydowanie — i jest to jedna z najważniejszych ról w tym okresie. Sprawozdanie finansowe jest dokumentem formalnym i specjalistycznym, dlatego przedsiębiorcy często potrzebują wsparcia w jego interpretacji. Biuro rachunkowe pomaga przełożyć język rachunkowości na język biznesu, co znacząco ułatwia proces podpisywania sprawozdania i buduje zaufanie klienta. To podejście ma szczególne znaczenie przy informacji dodatkowej, która często jest niedoszacowana pod względem pracy i ryzyk.

Informacja dodatkowa – niedoceniany obszar sprawozdania finansowego

Tak, to wciąż jeden z najbardziej wymagających elementów sprawozdania finansowego. Bez poprawnej informacji dodatkowej nie da się prawidłowo zrozumieć głównych tabel sprawozdawczych.

Lubię porównanie, że główne tabele sprawozdawcze to mapa o dużej skali, dodatkowe noty objaśniające to dokładniejsze mapy sztabowe, a wprowadzenie do sprawozdania finansowego to legenda do tych map. Nie da się bezpiecznie poruszać po sprawozdawczości finansowej bez poprawnego kompletu.

Najczęściej spotykanym problemem jest powielanie zapisów z poprzednich lat bez ich aktualizacji oraz zbyt ogólne ujawnienia. Tymczasem informacja dodatkowa powinna odzwierciedlać aktualną sytuację jednostki i realne ryzyka, z jakimi się ona mierzy. Często pomijane są też ujawnienia wymagane przez przepisy znajdujące się poza ustawą o rachunkowości, np. w rozporządzeniu MF o instrumentach finansowych.

Najważniejsze jest wcześniejsze zbieranie informacji od klienta i aktualizowanie ujawnień z roku na rok. Sprawdzają się krótkie ankiety lub listy pytań dotyczących zdarzeń po dniu bilansowym, ryzyk czy planów jednostki kierowane przez biuro do jednostki. Dzięki temu informacja dodatkowa powstaje na podstawie aktualnych danych, a nie jako powielony dokument z poprzedniego roku.

Relacja biuro rachunkowe–klient w dłuższej perspektywie

W praktyce rzeczywiście tak to wygląda. Jeżeli komunikacja z klientem była regularna, a trudne kwestie omawiano na bieżąco, koniec sezonu przebiega znacznie spokojniej. Problemy pojawiają się najczęściej tam, gdzie trudne tematy były odkładane na koniec roku.

Ogromną w ograniczeniu sporów. Klienci, którzy rozumieją podstawowe zasady rachunkowości i znaczenie sprawozdania finansowego, znacznie rzadziej kwestionują konieczne korekty czy ujawnienia. Dlatego coraz więcej biur rachunkowych stawia na edukację klientów i budowanie świadomości finansowej.

Największe znaczenie mają regularne przeglądy w ciągu roku oraz bieżące omawianie trudniejszych zagadnień. Jeżeli kwestie ryzyk, rezerw czy sporów są analizowane wcześniej, w marcu następuje etap formalnego domknięcia procesu, a nie jest to moment podejmowania najtrudniejszych decyzji. Dobrą praktyką jest comiesięczne czy choćby cokwartalne sporządzanie sprawozdań finansowych, co pozwala w ciągu roku wyjaśniać zaskakujące kwoty czy tendencje.

Cyfryzacja pracy biura rachunkowego

Tak, znacząco usprawnia organizację pracy i obieg dokumentów. Elektroniczny obieg informacji, zdalne podpisy czy cyfrowe archiwizowanie dokumentacji ułatwiają współpracę z klientami i audytorami. Jednocześnie rośnie znaczenie bezpieczeństwa danych i właściwego zarządzania dokumentacją.

Może ją ograniczyć, ale jej nie eliminuje. Nawet najlepsze narzędzia nie zastąpią osądu zawodowego i rozmów z klientem. Technologia wspiera proces, jednak odpowiedzialność i decyzje nadal obciążają ludzi.

Coraz większe znaczenie ma uporządkowany elektroniczny obieg dokumentów, kontrola wersji plików oraz bezpieczne archiwizowanie danych. Audytorzy zwracają uwagę na spójność dokumentacji i możliwość odtworzenia procesu podejmowania decyzji. W praktyce oznacza to potrzebę budowania cyfrowego śladu audytowego, który potwierdza przebieg całego procesu sprawozdawczego.

Bardzo ważne jest wcześniejsze upewnienie się, że posiadane narzędzia informatyczne są aktualne i zgodne z wymogami, np. pozwalają poprawnie sporządzić sprawozdanie finansowe w wymaganej schemie sprawozdawczej.

Dobre praktyki w marcu

Najważniejsze jest wcześniejsze wprowadzenie klienta w cały proces i jego znaczenie oraz przygotowanie wspomnianego wcześniej harmonogramu z jasnym wskazaniem osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy. Warto omówić kluczowe elementy sprawozdania, wskazać najważniejsze założenia oraz wyjaśnić wpływ istotnych decyzji na wynik finansowy i sytuację jednostki.

Dobrą praktyką jest przekazanie klientowi podsumowania najważniejszych kwestii jeszcze przed etapem podpisów. Dzięki temu moment podpisania sprawozdania staje się formalnym potwierdzeniem świadomej decyzji, a nie zaskoczeniem.

Sporządzić listę priorytetów i monitorować harmonogram. Nie odkładać trudnych rozmów z klientami na ostatni moment. Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy kwestie rezerw, odpisów czy ujawnień są omawiane dopiero przy podpisywaniu sprawozdania. Im wcześniej klient zrozumie ryzyka i przyjęte założenia, tym spokojniej przebiega końcówka sezonu sprawozdawczego.

Bardzo ważne jest też zapewnienie odpowiedniej kontroli wewnętrznej w biurze rachunkowym – zapewnienie weryfikacji czterech oczu również w odniesieniu do sprawozdań finansowych – jedna osoba sporządza, inna sczytuje. Jak wiadomo, trudno jest zauważyć własne błędy.

Istotna jest też ciągła komunikacja w zespole biura rachunkowego, dzielenie się doświadczeniami i pomysłami na usprawnienie pracy. ©℗