Ministerstwo Pracy nie zgadza się na to, by dokumentacja pracy zdalnej była przechowywana poza aktami osobowymi. Efekt może być kuriozalny. Większość firm będzie drukować e-maile i SMS-y z uzgodnieniem pracy zdalnej, poświadczać zgodność i wkładać do teczek.

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej czeka już na publikację w Dzienniku Ustaw. Przewiduje ona m.in., że nowa dokumentacja pracy zdalnej będzie przechowywana w aktach osobowych pracowników. Co do tego rozwiązania są jednak zastrzeżenia.
Już na etapie konsultacji projektu rozporządzenia firmy domagały się zmiany miejsca gromadzenia tej dokumentacji z akt osobowych na tzw. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (patrz: info grafika). Ich postulatów jednak nie uwzględniono. Ostatnia dostępna wersja projektu, z etapu komisji prawniczej, nadal przewiduje, że dokumenty dotyczące pracy zdalnej trafią do akt osobowych (ostateczna treść rozporządzenia do chwili zamknięcia wydania nie została upubliczniona). Dla wielu firm to może być spora uciążliwość. A dla działów ich kadr oznacza mnóstwo papierkowej roboty, której - jak twierdzą eksperci - można było uniknąć.

Ułatwienie w kodeksie to nie wszystko

Nowelizacja kodeksu pracy wprowadzająca przepisy o pracy zdalnej, które wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r., przewiduje, że w przypadku wykonywania takiej pracy oświadczenia i informacje z nią związane mogą być składane w postaci papierowej lub elektronicznej. Istotne jest przy tym to, że postacią elektroniczną jest nawet e-mail i SMS (w odróżnieniu od sformalizowanej formy elektronicznej, która wymaga odpowiedniego podpisu elektronicznego). Zdalna komunikacja będzie mieć zatem zastosowanie m.in. do uzgodnienia pracy zdalnej, a także wymiany informacji i oświadczeń związanych z wykonywaniem obowiązków pracowniczych w tej formie. Te ostatnie dotyczą m.in. zapoznania się przez pracownika z oceną ryzyka zawodowego i procedurami ochrony danych osobowych, a także z informacją o tym, gdzie w strukturze pracodawcy znajduje się stanowisko pracy zdalnego pracownika i kto jest odpowiedzialny za współpracę z nim. E-mail em lub SMS-em mogą być też składane wnioski pracownika. Na przykład tych o pracę zdalną okazjonalną może być nawet 24 w roku kalendarzowym.
Pracodawcy chwalili tę zmianę jako oczekiwany przez nich krok w stronę większej cyfryzacji czynności z zakresu prawa pracy. Miało być łatwiej i szybciej. Na drodze do tego staje jednak dokumentacja pracownicza. Nową dokumentację pracy zdalnej trzeba będzie bowiem gromadzić w aktach osobowych. A problem w tym, że akta te wciąż jeszcze u większości pracodawców są prowadzone w papierze.
- Akta osobowe prowadzi się w całości albo elektronicznie, albo papierowo. Nie można ich prowadzić częściowo w jednej i częściowo w drugiej postaci, a wobec tego duża grupa pracodawców ma je wciąż w papierze - wskazuje dr Magdalena Zwolińska, adwokat, partner w kancelarii NGL Wiater.
Wymóg prowadzenia akt w jednej postaci nie wynika wyraźnie z przepisów. Taka jednak jest interpretacja resortu rodziny, obowiązująca od 2019 r.
- Wynika z niej, że akta muszą być prowadzone w jednolitej postaci, a różnicować można dokumentacje poza aktami, np. czas pracy i urlopy. Na rynku ukształtował się więc taki podział, że akta osobowe z reguły są prowadzone w postaci papierowej, a pozostała dokumentacja w postaci elektronicznej - wyjaśnia Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. Dziś ta interpretacja okazuje się problematyczna dla firm.
- Uzgodnienie pracy zdalnej często będzie następowało w postaci elektronicznej. Powstaje więc pytanie: czy mamy drukować te e-maile i SMS-y z uzgodnieniami. Poza tym takie uzgodnienia mogą podlegać dynamicznym zmianom, więc takich wydruków mogłoby być sporo. Ze strony ministerstwa potrzebne są więc wytyczne, co należy rozumieć pod pojęciem „dokumentacji dotyczącej wykonywania pracy zdalnej” - uważa Magdalena Zwolińska.

W duchu interpretacji

Problem można by łatwo rozwiązać, gdyby miejsce przechowywania nowej dokumentacji pracy zdalnej przeniesiono poza akta osobowe. Na to jednak nie zgadza się Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Argumentuje to tym, że w aktach osobowych są gromadzone dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia. Dodaje również, że miejsce przechowywania dokumentacji pracy zdalnej będzie analogiczne jak w przypadku telepracy.
Eksperci argumentują jednak, że można było postąpić inaczej, bo przepisy tego nie wykluczają. W ich ocenie również porównanie do telepracy jest nie do końca właściwe, bo dynamika tworzenia dokumentów związanych z telepracą jest jednak mniejsza niż tych dotyczących pracy zdalnej.
- Wciąż uznajemy, że są przesłanki, by wyjść poza akta osobowe, zwłaszcza że okresy przechowywania obydwu rodzajów dokumentacji są tożsame - stwierdza Robert Lisicki. Dodaje, że postulat ten podnosi ostatnio coraz więcej firm.
- Z jednej strony mamy więc ułatwienie w postaci możliwości tworzenia dokumentów w formie elektronicznej, z drugiej jednak zabrakło elastyczności w kwestii dokumentacji. Przez to wielu pracodawców będzie musiało te dokumenty drukować, potwierdzać za zgodność i opatrywać podpisem, a następnie wkładać do tradycyjnych teczek pracowniczych - mówi Magdalena Zwolińska.
W niektórych firmach takie procedury będą dotyczyć setek pracowników. Jeśli chodzi o pracę zdalną, to pracodawcy chcieliby mieć swobodę i elastyczność działań. Mają więc nadzieję na taką interpretację, która nie utrudni wprowadzenia i funkcjonowania pracy zdalnej.

Przymus cyfryzacji

Rozwiązaniem problemu wydaje się przejście w całości na akta elektroniczne. Być może nowe przepisy przyspieszą decyzje firm, by takiej zmiany dokonać. Proces ten jednak jest czaso- i kosztochłonny.
- To nie jest tak, że dziś podejmuję decyzję, a za tydzień mam elektroniczne teczki pracownicze - wskazuje Tomasz Czerkies, radca prawny ADP Polska. Jak wyjaśnia, w tym celu trzeba zbudować elektroniczną infrastrukturę, zabezpieczyć ją zgodnie z wymogami rozporządzenia, zadbać o podpisy elektroniczne dla działów kadr, a także przygotować ocenę ryzyka w związku z takim przetwarzaniem dokumentów.
- Zmiana postaci całej dokumentacji wymagałaby skanowania każdego dokumentu z osobna i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty papierowe trzeba też często rozszyć, a po zeskanowaniu zweryfikować, czy są kompletne - wyjaśnia. Dodaje, że każdy dokument musi też mieć odpowiedni zestaw metadanych. Poza tym trzeba go skatalogować, zindeksować i umożliwić jego wyszukiwanie oraz zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją.
- Myślę więc, że większa liczba pracodawców przejdzie na elektroniczne akta osobowe dopiero za pięć lat - stwierdza Tomasz Czerkies. ©℗
Dokumentacja pracownicza / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe