Świadczenia dla pracowników w okresie letnim – jak je ująć w księgach

Co to jest świadczenie urlopowe

Po pierwsze, świadczenie urlopowe w rozumieniu art. 3 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) mogą wypłacać tylko pracodawcy nienależący do sektora finansów publicznych – pod warunkiem, że według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i zdecydowali się nie tworzyć ZFŚS.

Oznacza to, że świadczenie urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego (patrz: ramka) nie podlega oskładkowaniu. Wynika to z art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS oraz par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jest to więc tańsza forma wsparcia pracowników.

Jeśli jednak świadczenie urlopowe zostanie wypłacone przez podmiot, który nie spełnia warunków określonych w ustawie o ZFŚS, wypłata ta będzie w pełni opodatkowana i oskładkowana. [przykład 1]

W sierpniu 2025 r. pracodawca wypłacił pracownikowi świadczenie pieniężne związane z letnim wypoczynkiem. Załóżmy, że w pierwszym wariancie będzie to świadczenie urlopowe, a w drugim – świadczenie, które nie spełnia przesłanek do zwolnienia z naliczania składek ZUS.

Aby uwypuklić różnice, załóżmy, iż jest to jedyne świadczenie wypłacane w danym miesiącu – zostaną uwzględnione kwota wolna od podatku, koszty uzyskania przychodu i pracownik przekroczył limit zwolnienia z podatku dochodowego od świadczeń finansowanych z ZFŚS.

Z wyliczeń w tabeli wynika, że w przypadku świadczenia urlopowego w rozumieniu ustawy o ZFŚS pracownik otrzyma aż o prawie 373 zł więcej do ręki.

Kiedy powstaje obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego

Pamiętać oczywiście należy, iż pracodawcy, którzy nie tworzą funduszu i nie zrezygnowali do dnia 31 stycznia z wypłaty świadczenia urlopowego, muszą je wypłacić, jeśli pracownik będzie korzystał z 14-dniowego, nieprzerwanego urlopu. Pracodawca powinien wypłacić świadczenie nie później niż w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Pracodawcy wypłacającego świadczenie urlopowe nie interesuje, w jaki sposób pracownik wykorzystuje otrzymane środki. Sytuacja życiowa, rodzinna czy materialna pracownika nie ma wpływu na jego prawo do tego świadczenia.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć odpisu podstawowego na ZFŚS – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. W przypadku zatrudnionych (z wyłączeniem młodocianych) ustala się ją w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. podstawę do ustalenia wysokości świadczenia stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r., czyli kwota 7262,39 zł. Wysokość świadczeń urlopowych w 2025 r.:

1) dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach:

– 2723,40 zł (na pełny etat),

– 1361,70 zł (na 0,5 etatu),

– 2042,55 zł (na 0,75 etatu),

– 680,85 zł (na 0,25 etatu).

2) dla pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze:

– 3631,20 zł (na pełny etat),

– 1815,60 zł (na 0,5 etatu),

– 2723,40 zł (na 0,75 etatu),

– 907,80 zł (na 0,25 etatu).

3) dla pracownika młodocianego:

363,12 zł w pierwszym roku nauki, 435,74 zł w drugim roku nauki, 508,37 zł w trzecim roku nauki.

Jak zaksięgować świadczenie urlopowe

Ujęcie w księgach rachunkowych wypłaty świadczenia urlopowego będzie przebiegało następująco:

1. Zarachowanie świadczenia w koszty:

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników”,
• Ma „Rozrachunki z pracownikami”.

Ewentualne rozliczenie w układzie kalkulacyjnym (jeśli jednostka prowadzi):

• Wn „Koszty według układu kalkulacyjnego – koszty działalności podstawowej, koszty zarządu”;
• Ma „Rozliczenie kosztów”.

2. Naliczenie zaliczki na podatek dochodowy:

• Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Rozrachunki z US z tytułu podatku dochodowego pracowników”.

3. Wypłata świadczenia:

• Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Rachunek bankowy” / „Kasa”. [przykład 2]

Dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS – komu przysługuje i na jakich zasadach

Pracodawcy, którzy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – dobrowolnie lub obligatoryjnie – nie zaliczają wartości świadczeń przekazanych pracownikom do kosztów działalności. Kosztami są odpisy na ZFŚS: w rachunkowości w momencie ich ujęcia w księgach, a w podatkach – w dniu przekazania środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek bankowy. Świadczenia finansowane z ZFŚS są zatem uszczupleniem funduszu, a nie kosztem pracodawcy.

Ze środków ZFŚS może zostać udzielone dofinansowanie do wakacyjnego wypoczynku pracowników i ich rodzin. Warunkiem skorzystania z takiego wsparcia jest spełnienie przesłanek określonych w ustawie o ZFŚS, w szczególności:

• dofinansowanie musi dotyczyć usług w zakresie różnych form wypoczynku – zarówno krajowego, jak i zagranicznego,
• przyznanie ulgowych usług i świadczeń, a także wysokość dopłat ze środków ZFŚS, musi być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy).

Indywidualna ocena sytuacji pracownika jako podstawa przyznania świadczenia z ZFŚS

Jeśli wypoczynek pracownika lub jego dofinansowanie finansowane jest z ZFŚS, to świadczenie powinno być skierowane imiennie do osób uprawnionych do korzystania z pomocy funduszu.

Zgodnie z art. 8 ustawy o ZFŚS, o przyznaniu świadczenia – oraz o jego wysokości – decyduje indywidualna ocena sytuacji socjalnej osoby uprawnionej, uwzględniająca jej sytuację życiową, rodzinną i materialną. Ocena ta musi być dokonana w oparciu o kryteria socjalne przyjęte w regulaminie ZFŚS, które poprzedzają każdorazowo przyznanie konkretnej pomocy.

Wolna od podatku – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT – jest wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Zwolnienie dotyczy świadczeń pieniężnych oraz rzeczowych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych – łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł.

Jak wynika z powyższego, ze zwolnienia – w limitowanej wysokości – korzystają wyłącznie świadczenia pieniężne oraz świadczenia rzeczowe. Inne formy wsparcia, np. zwrot kosztów czy dofinansowanie spoza funduszu, nie korzystają z tej preferencji.

W związku z tym, że ustawa o podatku dochodowym nie określa definicji rzeczy ani świadczenia rzeczowego, należy odwołać się do znaczenia tych pojęć w języku potocznym lub definicji stosowanych w innych dziedzinach prawa. Zgodnie z art. 45 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. kodeksu cywilnego rzeczami są tylko przedmioty materialne. Zatem materialny charakter, dający podstawę do zakwalifikowania jako świadczenie rzeczowe mają, np. wartość biletów komunikacyjnych, wartość karnetu na basen.

Kiedy świadczenie urlopowe przysługuje bez oskładkowania i opodatkowania

Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe), podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne – w ramach ZFŚS.

Pamiętać należy także, że do ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Ewidencja księgowa świadczenia urlopowego częściowo finansowanego z ZFŚS

Ewidencja księgowa zdarzeń związanych ze zorganizowaniem wypoczynku – w sytuacji, gdy koszt został sfinansowany częściowo ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a częściowo przez pracowników – może przebiegać następująco:

1. FV – zakup karnetów (np. wstępu na zespół basenów):

• Wn „Rozliczenie zakupu”,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Rozliczenie wartości usługi w części obciążającej ZFŚS:

• Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
• Ma „Rozliczenie zakupu”.

3. Rozliczenie wartości usługi w części obciążającej pracownika:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Rozliczenie zakupu”.

4. WB – zapłata za zakupioną usługę (np. wycieczkę):

• Wn „Rozrachunki z dostawcami”,
• Ma „Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS”.

W sytuacji, gdy wypoczynek pracowników został sfinansowany lub dofinansowany ze środków ZFŚS w ramach działalności socjalnej, wydatki poniesione z tego tytułu nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to wprost z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT. Zgodnie z tymi przepisami, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Przykład 3

Przykład 4

Dofinansowanie wypoczynku ze środków obrotowych

Jeśli pracodawca zdecyduje się na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków obrotowych, kwota takiego dofinansowania – zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT – stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy.

W związku z tym świadczenie to podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a na podstawie par. 1 rozporządzenia składkowego – również oskładkowaniu składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Pracodawca może zaliczyć dofinansowanie wypoczynku do kosztów prowadzonej działalności – pod warunkiem, że wykaże związek pomiędzy przekazaną pracownikom kwotą a zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodów.

Przykład 5

Pracodawca organizuje wspólny wypoczynek dla pracowników

Dofinansowanie do wypoczynku może też przyjąć formę zorganizowaną. W takim przypadku to pracodawca organizuje wspólny wypoczynek dla pracowników. Najczęściej są to krótkie, 1–2-dniowe wyjazdy.

Organizacja takiej formy wypoczynku oznacza wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki na imprezę wypoczynkową sfinansowaną ze środków obrotowych nie są ujęte w katalogach kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Uznaje się, że jeżeli celem imprezy jest integracja pracowników, budowanie ich identyfikacji z firmą i zwiększenie efektywności pracy – co może przełożyć się na osiągnięcie lub zwiększenie przychodów – to takie koszty mogą zostać uznane za podatkowe.

Wyjątkiem w tym zakresie są wydatki na zakup alkoholu serwowanego podczas imprezy integracyjnej – one nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Uczestnictwo w takiej imprezie jest dla pracowników, bezpłatne. W związku z tym może zachodzić konieczność rozpoznania przychodu. By jednak to nastąpiło, bezpłatne uczestnictwo w imprezie musi stanowić dla tych osób nieodpłatne świadczenie. Ustawodawca nie zdefiniował w ustawie o PIT kryteriów, na podstawie których można mówić o jego istnieniu – zostały one wypracowane w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz Trybunału Konstytucyjnego, w tym w najważniejszym orzeczeniu w tym zakresie, czyli wyroku TK z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. W ocenie Trybunału tym kryterium musi być obiektywna ocena, czy przedmiotowe na rzecz pracownika świadczenie leżało w jego interesie. Trybunał wskazał, że opodatkowaniu podlega tylko takie świadczenie, które:

• przynosi realną korzyść majątkową – świadczenie musi prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika przysporzenia majątkowego, którego efekt jest uchwytny w majątku pracownika. Może to być wzrost aktywów (np. wypłata pieniędzy) lub zaoszczędzenie wydatków (np. pokrycie kosztów usługi lub rzeczy);
• zostało przyjęte dobrowolnie – pracownik musi mieć realny wybór, czy skorzystać z danego świadczenia, i podjąć decyzję dobrowolnie, uznając je za celowe i przydatne, czy leży w jego interesie z punktu widzenia swojej sytuacji życiowej, zawodowej i rodzinnej. Uwaga! Jednak, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

W praktyce zatem, w świetle wyroku TK należy przeanalizować trzy przesłanki, których łączne spełnienie powoduje powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia uzyskiwanego przez pracownika. I tak przychód powstanie, gdy świadczenie:

• zostało spełnione za jego zgodą (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
• zostało spełnione w jego interesie, a nie w interesie pracodawcy i przyniosło pracownikowi korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• stanowi korzyść dla pracownika, która jest wymierna i przypisana mu indywidualnie (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W związku z tym, że podczas imprez pracowniczych nie można indywidualnie przypisać uczestnikom wartości uzyskanego nieodpłatnego świadczenia, po stronie pracowników nie powstanie przychód. Posiłki, napoje i inne atrakcje nie są przecież racjonowane – są ogólnodostępne dla wszystkich uczestników. Z tego względu nie występuje indywidualna korzyść możliwa do przypisania konkretnemu pracownikowi. Takie stanowisko zajmuje obecnie fiskus w swoich interpretacjach indywidualnych. Potwierdzone to zostało np. ostatnio w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 lipca 2025 r. sygn. 0115-KDIT2.4011.270.2025.2.MD: „W ocenie Trybunału Konstytucyjnego, obiektywne kryterium – wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) – nie jest natomiast spełnione, gdy pracodawca proponuje swoim pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych czy szkoleniowych, choćby organizowanych poza miejscem pracy (imprezy wyjazdowe). W tym przypadku, nawet jeśli pracownik uczestniczy w spotkaniu dobrowolnie, po jego stronie nie pojawia się żadna korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Co prawda w powyższym wyroku Trybunał Konstytucyjny odnosił się wprost do świadczeń oferowanych przez pracodawcę na rzecz osób pozostających w stosunku pracy (pracowników), niemniej jednak zarówno teza tego wyroku, jak i jego uzasadnienie mają zastosowanie również do osób fizycznych, które uzyskują przychody z innego tytułu. Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy, stwierdzić należy, że udział pracowników i emerytów na zasadzie dobrowolności w wyjeździe integracyjnym, dofinansowanym ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie będzie stanowić dla pracowników i emerytów przysporzenia majątkowego. Tym samym nie stanowi i nie będzie stanowić też nieodpłatnego świadczenia, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji dofinansowanie przez Wnioskodawcę z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kosztów ww. wyjazdu nie powoduje i nie będzie powodować powstania po stronie pracowników przychodu ze stosunku pracy według art. 12 ust. 1 przywołanej ustawy, a po stronie emerytów – przychodu z innych źródeł na podstawie art. 20 ust. 1 updof”.

Przykład 6

W przypadku gdy wypoczynek jest finansowany ze środków ZFŚS, nie stanowi on kosztu uzyskania przychodów dla pracodawcy. Jednocześnie – jak już wcześniej wskazałam – nie generuje przychodu po stronie pracowników. Wartość takiego wyjazdu, organizowanego jako „całość”, nie może zostać przypisana indywidualnie uczestnikom, dlatego nie wpływa na limit 1000 zł rocznego zwolnienia z podatku dochodowego dla świadczeń z ZFŚS.

Dofinansowanie do kolonii, obozów, wyjazdów

W okresie wakacyjnym pracodawcy mogą wspierać swoich pracowników, dofinansowując wypoczynek ich dzieci. Skutki podatkowe takiego wsparcia zależą od źródła finansowania – czy środki pochodzą z ZFŚS, czy z budżetu obrotowego pracodawcy.

Jeśli dofinansowanie pochodzi ze środków obrotowych, dopłata do zorganizowanego wypoczynku dzieci, które nie ukończyły 18 roku życia, może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego do kwoty 2000 zł rocznie – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Aby zastosować zwolnienie, muszą być spełnione dwa warunki:

• dziecko nie może mieć ukończonych 18 lat,
• dofinansowanie dotyczy zorganizowanego wypoczynku (np. kolonii, obozów, wyjazdów zorganizowanych przez uprawnione podmioty).

Należy pamiętać, że dofinansowanie wypoczynku dziecka do ukończenia 18. roku życia może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 2000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT), jeśli spełnione są następujące warunki:

• wypoczynek ma charakter zorganizowany,
• organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
• wypoczynek odbywa się w formie:
• wczasów,
• kolonii,
• obozu lub zimowiska (w tym również połączonego z nauką),
• pobytu na leczeniu sanatoryjnym,
• pobytu w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych lub leczniczo-opiekuńczych.

Spełnienie wszystkich tych warunków jest niezbędne, aby dopłata była objęta zwolnieniem z podatku. [ramka 2]

Uwaga! Gdy kwota rocznych dopłat pochodzących ze środków obrotowych pracodawcy przekroczy kwotę limitu 2000 zł, nadwyżka stanowić będzie przychód podlegający opodatkowaniu. W przypadku gdy dofinansowanie do wypoczynku dzieci pochodzi ze środków ZFŚS, nie ma ograniczenia kwotowego.

Dofinansowanie wypoczynku dziecka pracownika ze środków obrotowych (czyli niepochodzących z ZFŚS) jednostka ujmuje w księgach rachunkowych następująco:

Naliczenie dofinansowania na podstawie złożonego przez pracownika wniosku i dokumentów potwierdzających, że wypoczynek dziecka organizuje podmiot prowadzący działalność w tym zakresie (np. biuro turystyczne, szkoła, parafia):

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników”,
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Jeżeli jednostka prowadzi ewidencję kosztów także w układzie kalkulacyjnym, równolegle może zostać dokonane ujęcie:

• Wn „Koszty wg układu kalkulacyjnego” (np. „Koszty działalności podstawowej”, „Koszty zarządu”),
• Ma „Rozliczenie kosztów”.

Wypłata dofinansowania w gotówce:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Kasa”.

Natomiast ujęcie dofinansowania ze środków ZFŚS w księgach rachunkowych będzie ewidencjonowane w następujący sposób:

1. Naliczenie dofinansowania na podstawie oświadczenia pracownika i przekazania przez niego dokumentów wymaganych przez pracodawcę i potwierdzających, iż wypoczynek jest organizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie:

• Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Przekazanie środków z rachunku ZFŚS pracownikowi (przelew lub wypłata gotówkowa):

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”.

Jeśli pracodawca opłaca wypoczynek bezpośrednio organizatorowi na podstawie faktury lub rachunku, księgowania będą wyglądać następująco:

1. Zarachowanie faktury lub rachunku organizatora wypoczynku:

• Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Przekazanie środków na rachunek organizatora wypoczynku:

• Wn „Rozrachunki z dostawcami”,
• Ma „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”.

Z praktycznego punktu widzenia należy podkreślić, że kluczową rolę w możliwości skorzystania ze zwolnienia od podatku odgrywa przestrzeganie wewnętrznych postanowień obowiązujących u pracodawcy. To regulamin powinien precyzować, z jakich form wypoczynku mogą korzystać dzieci pracowników oraz w jaki sposób należy je udokumentować. Znaczenie tego wymogu zostało wyraźnie zaakcentowane przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 grudnia 2024 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.499.2024.1.MM). Wskazał, że warunkiem zastosowania zwolnienia podatkowego jest udokumentowanie świadczenia zgodnie z regulaminem obowiązującym u pracodawcy. To właśnie zgodność z tym regulaminem przesądziła o uznaniu danego świadczenia za korzystające ze zwolnienia z opodatkowania. Dyrektor KIS argumentował: „Pracownik złożył wniosek o zwrot części kosztów wypoczynku swojego dziecka. Do wniosku o przyznanie świadczenia pracownik dołączył wszystkie wymagane załączniki, o których mowa w § 13 ust. 2 Regulaminu Funduszu oraz dokumenty, o których mowa w § 13 ust. 3 Regulaminu Funduszu. Złożony wniosek przez pracownika został uznany za zasadny przez Komisję Socjalną i przedłożony Pracodawcy do zaakceptowania. Pracodawca następnie wniosek zaakceptował i przyznał pracownikowi zwrot części kosztów wypoczynku dzieci w formie półkolonii oraz na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w stosunku do pracownika zastosowano zwolnienie podatkowe. Mając na uwadze przedstawione uregulowania prawne stwierdzam, że dofinansowanie do wypoczynku dzieci w formie półkolonii, organizowanych przez podmiot uprawniony do prowadzenia działalności w tym zakresie, które wypłacają Państwo pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, przyznane na ich wniosek, do którego dołączone zostały wszystkie wymagane przez § 13 ust. 2 oraz ust. 3 Regulaminu Funduszu dokumenty, korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

W interpretacji tej dyrektor KIS podkreślił również, że wskazanie przez ustawodawcę konkretnych form wypoczynku oznacza, iż nie każda dopłata może korzystać ze zwolnienia podatkowego – lecz jedynie ta, która dotyczy wypoczynku zorganizowanego. Intencją ustawodawcy było wyłączenie ze zwolnienia dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku, takich jak np. popularne wczasy „pod gruszą”. Pojęcie wypoczynku zorganizowanego należy rozumieć zgodnie z definicjami zawartymi w Uniwersalnym słowniku języka polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN S.A. Są to:

• wczasy – wypoczynek, którego organizatorzy za opłatą zapewniają noclegi, wyżywienie, a niekiedy także rozrywki;
• kolonie – zorganizowany pobyt wypoczynkowy dzieci i młodzieży szkolnej w czasie wakacji poza miejscem stałego zamieszkania;
• półkolonie – forma zespołowego wypoczynku dla dzieci w miejscu ich zamieszkania, organizowana w czasie wakacji;
• obóz – forma zorganizowanego wypoczynku grupy ludzi, połączona z uprawianiem sportu lub nauką;
• zimowisko – zorganizowany wyjazd wypoczynkowy dla dzieci w czasie ferii zimowych.

Kto może organizować wypoczynek

Aby wypoczynek mógł zostać uznany za zorganizowany w rozumieniu przepisów, musi go przygotować podmiot, który ma formalno-prawne umocowanie do jego organizacji. Oznacza to, że podmiot organizujący wypoczynek powinien prowadzić działalność w tym zakresie albo statutowo zajmować się taką działalnością – co powinno wynikać z dokumentów stanowiących podstawę jego funkcjonowania (np. wpis do rejestru działalności gospodarczej lub zapis statutu).

Do podmiotów prowadzących działalność w zakresie wypoczynku zalicza się m.in. biura turystyczne czy inne firmy prowadzące domy wczasowe, pensjonaty i gospodarstwa agroturystyczne. Z kolei do podmiotów działających w tym zakresie statutowo zaliczają się np. szkoły, domy kultury, kościoły – jeżeli organizowanie wypoczynku jest ich działalnością statutową – a także stowarzyszenia, organizacje charytatywne czy fundacje, których cele statutowe obejmują organizację wypoczynku.

Zgodnie z art. 92c ust. 1 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty organizatorami wypoczynku mogą być:

• szkoły i placówki;
• przedsiębiorcy wpisani do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych, o którym mowa w art. 22 ust. 2 ustawy z 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych;
• osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, inne niż wymienione w pkt 1 i 2, pod warunkiem że: a) wypoczynek jest organizowany w celu niezarobkowym albo b) wypoczynek ma charakter zarobkowy, ale nie stanowi imprezy turystycznej w rozumieniu art. 4 pkt 2 ww. ustawy o imprezach turystycznych.

Z art. 92a ust. 1 tej ustawy wynika, że: „Ilekroć w art. 92b-92t i art. 96a jest mowa o wypoczynku, należy przez to rozumieć wypoczynek organizowany dla dzieci i młodzieży w celach rekreacyjnych lub regeneracji sił fizycznych i psychicznych, połączony ze szkoleniem lub pogłębianiem wiedzy, rozwijaniem zainteresowań, uzdolnień lub kompetencji społecznych dzieci i młodzieży, trwający nieprzerwanie co najmniej 2 dni, w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej, w kraju lub za granicą, w szczególności w formie kolonii, półkolonii, zimowiska, obozu i biwaku”.

Zatem jeśli wypoczynek dzieci organizują podmioty, o których mowa w art. 92c ustawy o systemie oświaty, czyli np. szkoły, domy kultury, które statutowo zajmują się tego typu działalnością oraz prywatne placówki, które prowadzą działalność jako podmioty świadczące usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności, to dofinansowanie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do półkolonii, na dziecko do ukończenia 18 roku życia może korzystać z ww. zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. [ramka 3]

Obowiązek zapewnienia napojów przez pracodawcę

Latem pracownicy mogą być narażeni na trudniejsze warunki ze względu na wysokie temperatury powietrza i suszę. Na pracodawcy ciążą wówczas dodatkowe obowiązki wynikające z przepisów bhp. Oczywiście, niezależnie od pogody, pracodawca musi zapewnić pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Wynika to z par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Z kolei zgodnie z art. 232 kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom także innych napojów – obok wody – jeśli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Sytuacje, w których wydanie napojów profilaktycznych jest konieczne, określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Zgodnie z par. 4 tego rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom napoje, jeżeli wykonują pracę: • w warunkach gorącego mikroklimatu – gdy wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) przekracza 25 st. C, • na otwartej przestrzeni – jeśli temperatura otoczenia przekracza 25 st. C, • na stanowiskach pracy, na których temperatura – spowodowana warunkami atmosferycznymi – przekracza 28 st. C,. Na pracodawcy ciąży obowiązek ustalenia zasad wydawania napojów (i ewentualnie posiłków) profilaktycznych w przepisach zakładowych – w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy, o ile obowiązują one w danym zakładzie. Ponadto powinien on określić, na jakich stanowiskach pracy napoje profilaktyczne są zapewniane. Wymaga to przeprowadzenia konsultacji – z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku – z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w zwyczajowo przyjęty sposób. Warto podkreślić, że pracodawca nie może:

• ograniczać ilości napojów profilaktycznych,
• wypłacać za nie ekwiwalentu pieniężnego.

Są to bowiem świadczenia obowiązkowe z punktu widzenia przepisów bhp. Koszt ich zakupu stanowi koszt działalności operacyjnej jednostki i jest uznawany za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych. Wartość tych świadczeń nie stanowi przychodu dla pracowników. Mają one charakter obowiązkowy – są zapewniane z uwagi na przepisy bhp, a nie z inicjatywy pracownika czy w ramach jego swobody wyboru. Co istotne, są one świadczeniami przysługującymi pracownikom ze względu na wymogi prawa, a nie jako dobrowolny gest ze strony pracodawcy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe oraz ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – o ile zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Tym samym nieodpłatne zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych w warunkach określonych przepisami nie generuje obowiązku podatkowego po stronie pracownika.

Przykład 7

Jak rozliczyć zakup klimatyzatora

W czasie upałów pracodawcy nierzadko decydują się na zakup przenośnych urządzeń, których zadaniem jest szybkie schłodzenie pomieszczeń – najczęściej są to wentylatory i klimatyzatory przenośne.

Rozliczenie ich zakupu (a w razie potrzeby także montażu) będzie zależeć od rodzaju nabytych urządzeń oraz od przyjętej polityki rachunkowości jednostki.

Jeśli zakupiony klimatyzator może zostać potraktowany jak odrębny środek trwały, to – w zależności od jego wartości – można:

• ująć jego koszt jednorazowo, jako bezpośredni koszt uzyskania przychodu (gdy nie przekracza ustalonego limitu) albo
• wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i rozliczać poprzez odpisy amortyzacyjne.

Jeśli wartość jednostkowa urządzenia jest niska, może ono zostać od razu ujęte w kosztach działalności operacyjnej – bez konieczności jego amortyzowania.

Próg wartościowy, od którego jednostka decyduje o ujęciu wydatku jako środka trwałego, powinien zostać określony w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. W praktyce wiele jednostek przyjmuje tu odniesienie do kwoty 10 000 zł, o której mowa w przepisach prawa podatkowego (w kontekście jednorazowego ujęcia wydatku w kosztach podatkowych).

Przykład 8

Przykład 9

Przykład 10

Aby klimatyzator lub wentylator mógł zostać ujęty jako odrębny środek trwały, musi być zainstalowany w sposób umożliwiający jego późniejszy demontaż i odłączenie od budynku bez szkody zarówno dla urządzenia, jak i dla obiektu, w którym został zamontowany. W przypadku nabycia środka trwałego, za jego wartość początkową uznaje się cenę nabycia, powiększoną o wszystkie koszty poniesione przed oddaniem do używania. Oznacza to, że do wartości początkowej zaliczamy nie tylko sam koszt zakupu, ale także dodatkowe wydatki związane z przygotowaniem składnika majątku do użytkowania. Do takich kosztów należą m.in.: – transport urządzenia, – załadunek i wyładunek, – montaż (jeśli został wykonany przed rozpoczęciem użytkowania).

W praktyce oznacza to, że koszt montażu klimatyzatora również powiększa jego wartość początkową i powinien być uwzględniony przy kalkulacji podstawy amortyzacji. Jeśli wartość początkowa zakupionego klimatyzatora przekracza próg określony w polityce rachunkowości jednostki, a jednocześnie na potrzeby podatkowe przekracza 10 000 zł, to wydatek ten może zostać zaliczony do kosztów wyłącznie w sposób pośredni, poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane w czasie.

Urządzenia klimatyzacyjne zostały ujęte w Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) jako oddzielna grupa 653 – „Urządzenia klimatyzacyjne”. Warto jednak pamiętać, że klasyfikacja ta nie obejmuje:

– samodzielnych wentylatorów, które podlegają ujęciu w rodzaju 446 KŚT, – urządzeń wentylacji naturalnej, – przewodów powietrznych trwale wbudowanych w konstrukcję budynku, które stanowią jego wyposażenie i są klasyfikowane razem z budynkiem.

Dla klimatyzatorów sklasyfikowanych w grupie KŚT 653 stawka amortyzacji przy metodzie liniowej wynosi 10 proc. rocznie.

Przykład 11

Amortyzacji urządzeń klimatyzacyjnych można dokonywać nie tylko metodą liniową, ale również degresywną. Jest to szczególny sposób dokonywania odpisów amortyzacyjnych, który polega na zastosowaniu wyższej stawki w pierwszym roku, a następnie amortyzacji od pozostałej, niezamortyzowanej wartości początkowej środka trwałego przy użyciu stawki liniowej.

Zgodnie z przepisami podatkowymi, metoda degresywna może być stosowana wyłącznie do maszyn i urządzeń zakwalifikowanych do grup 3–6 oraz 8 Klasyfikacji Środków Trwałych, a także do środków transportu – z wyłączeniem samochodów osobowych.

Metoda degresywna polega na sukcesywnym zmniejszaniu wartości początkowej środka trwałego o dokonane dotychczas odpisy amortyzacyjne. W praktyce oznacza to, że stawki amortyzacyjne różnią się w poszczególnych latach podatkowych.

W pierwszym roku podatkowym użytkowania środka trwałego nie stosuje się stawek z wykazu wprost, lecz podwyższa się je o współczynnik nie wyższy niż 2,0. W rezultacie odpisy amortyzacyjne są najwyższe na początku, a następnie – z roku na rok – ulegają obniżeniu, ponieważ są naliczane od coraz niższej wartości netto środka trwałego.

Od momentu, w którym roczna kwota amortyzacji ustalona metodą degresywną stałaby się niższa niż odpisy obliczane według metody liniowej, podatnik powinien przejść na amortyzację liniową – według stawek z wykazu – aż do pełnego zamortyzowania środka trwałego.

Metoda degresywna umożliwia zatem szybsze zaliczenie części kosztów zakupu środka trwałego do kosztów podatkowych w pierwszych latach jego użytkowania. Trzeba jednak pamiętać, że wybraną metodę amortyzacji (liniową lub degresywną) należy stosować konsekwentnie przez cały okres amortyzacji danego środka trwałego.

Przykład 12

W przypadku nabycia środków trwałych o tzw. niskiej jednostkowej wartości, możliwe jest dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Za niską jednostkową wartość najczęściej uznaje się kwotę do 10 000 zł – zgodnie z limitem przewidzianym w przepisach podatkowych.

Przykład 13