Sprawozdanie finansowe do KAS: ostatnie dni na weryfikację

Kto ma taki obowiązek

Sprawozdanie do szefa KAS składają wyłącznie osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe. Nie ma przy tym znaczenia, czy księgi były prowadzone obowiązkowo, czy dobrowolnie.

Za 2024 r. obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych istniał, jeżeli przychody ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za 2023 r. osiągnęły co najmniej równowartość 2 000 000 euro w walucie polskiej. Wynikało to z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 24a ust. 4, 4b, 4c, 4e i 4f ustawy o PIT.

Limit ten przelicza się na złote według średniego kursu ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Na 2 października 2023 r. kurs ten wynosił 4,6091 zł/euro (tabela nr 190/A/NBP/2023). A zatem limit przychodów za 2023 r., decydujący o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2024 r., wynosił 9 218 200 zł.

Dopiero od 1 stycznia 2025 r. limit ten wzrósł do równowartości 2 500 000 euro. Oznacza to, że analizując, czy przedsiębiorca miał obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, a tym samym złożenia sprawozdania do szefa KAS, należało uwzględnić poprzednie brzmienie przepisów.

Warto podkreślić, że obowiązek złożenia sprawozdania do szefa KAS nie dotyczy spółek partnerskich ani jawnych osób fizycznych, choć w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązują je te same zasady, są to podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. W związku z tym takie spółki składają sprawozdania finansowe do KRS w terminie do 30 czerwca 2025 r.

Jakie dokumenty oprócz sprawozdania finansowego

Ustawa o rachunkowości przewiduje, że sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone przed upływem sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi warto jednak zadbać o to, aby wraz ze sprawozdaniem został złożony komplet dokumentów. Oznacza to konieczność przygotowania postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, a jeżeli było ono badane – także sprawozdania z badania sprawozdania finansowego.

W przeszłości, gdy sprawozdania sporządzano w formie papierowej, ich zatwierdzenie odbywało się przez umieszczenie na dokumencie klauzuli „Zatwierdzam”. Obecnie, gdy dokumenty przygotowuje się w wersji elektronicznej, zatwierdzenie następuje w drodze sporządzenia oddzielnego dokumentu.

Jest to postanowienie osoby fizycznej – przedsiębiorcy, w którym należy wskazać, że przedsiębiorca jako właściciel zatwierdza sprawozdanie finansowe.

Przykład 1

Takie postanowienie można sporządzić w formie papierowej i podpisać tradycyjnie – na papierze. Trzeba jednak pamiętać, że dokumenty do szefa KAS składa się elektronicznie, więc papierową wersję postanowienia trzeba będzie zeskanować. Z tego względu wygodniej i praktyczniej jest od razu przygotować dokument w wersji elektronicznej i podpisać go podpisem elektronicznym – na przykład profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

W treści postanowienia warto również zawrzeć zapis dotyczący sposobu rozliczenia wyniku finansowego. Choć nie ma przeszkód, aby taka informacja znalazła się w odrębnym dokumencie, zamieszczenie jej w postanowieniu upraszcza formalności. Osoby fizyczne mają pełną swobodę w decydowaniu, jak rozdysponować wynik finansowy. Najczęściej przeznacza się go na potrzeby własne przedsiębiorcy, ale możliwe jest także przekazanie go na kapitał zapasowy lub po prostu na kapitał właściciela. W przypadku wystąpienia straty bilansowej, najczęściej pokrywa się ją z kapitału właściciela lub – jeśli był wcześniej utworzony – z kapitału zapasowego.

Przykład 2

Wynik finansowy a dochód z działalności

Warto przypomnieć, że wynik finansowy wykazywany w sprawozdaniu finansowym jest ustalany zgodnie z zasadami rachunkowości, natomiast dochód oraz podatek dochodowy przedsiębiorca rozlicza na podstawie przepisów ustawy o PIT. W praktyce oznacza to, że wartość wyniku finansowego i dochodu z działalności gospodarczej co do zasady się różnią.

Rachunkowość opiera się m.in. na zasadzie memoriałowej oraz wiernego i rzetelnego obrazu. W podatku dochodowym natomiast zastosowanie mają inne reguły – a dodatkowo na wysokość podatku wpływają ulgi i odliczenia przysługujące osobiście właścicielowi działalności gospodarczej.

Przykładowo właściciel firmy może skorzystać z tzw. ulgi na dzieci, która nie ma żadnego związku z prowadzoną działalnością. Z tego powodu w sprawozdaniu finansowym przedsiębiorcy nie wykazuje się obciążeń z tytułu podatku dochodowego w rachunku zysków i strat. W rezultacie wyniki finansowe brutto i netto są takie same.

Kiedy konieczne badanie sprawozdania finansowego

Niektóre osoby fizyczne muszą pamiętać o obowiązku poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta. Za 2024 r. obowiązek ten dotyczył przedsiębiorców będących osobami fizycznymi oraz przedsiębiorstw w spadku, które w sprawozdaniach za 2023 r. przekroczyły dwie z trzech poniższych wielkości:

• średnioroczne zatrudnienie – w przeliczeniu na pełne etaty – wynosiło co najmniej 50 osób;
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość co najmniej 2 500 000 euro, czyli 10 870 000 zł (według kursu NBP z 29 grudnia 2023 r., 1 euro = 4,3480 zł);
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość co najmniej 5 000 000 euro, czyli 21 740 000 zł (według ww. kursu NBP).

Jeśli sprawozdanie było poddane badaniu, można również przekazać sprawozdanie z badania do szefa KAS w formie elektronicznej. Choć art. 45 ust. 5 ustawy o PIT tego nie wymaga, praktyka pokazuje, że taki dokument jest często dołączany.

Przekazanie sprawozdania z badania jest natomiast obowiązkowe w przypadku składania sprawozdania finansowego przez osobę fizyczną do publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Obowiązek ten dotyczy podmiotów niewpisanych do KRS, które podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta. Zgodnie z art. 70 ustawy o rachunkowości dokumenty należy złożyć w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania.

Czasem sprawozdanie finansowe warto przygotować na nowo

Przed wysłaniem sprawozdania do szefa KAS warto jeszcze raz upewnić się, że dokument spełnia wszystkie wymogi ustawy o rachunkowości. Jeśli się okaże, że zawiera błędy, można go poprawić i sporządzić nową wersję – byle przed 30 kwietnia.

Po pierwsze, należy sprawdzić, czy sprawozdanie zostało przygotowane według właściwego załącznika. To szczególnie istotne w przypadku jednostek mikro. Przypomnijmy, że przy sporządzaniu sprawozdania za 2024 r. obowiązuje już nowa definicja jednostki mikro – istotnie zmieniona dla przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzących działalność gospodarczą.

Przed nowelizacją ustawy o rachunkowości jednostką mikro była osoba fizyczna prowadząca księgi rachunkowe, obowiązkowo lub dobrowolnie. Przy czym, jeśli księgi były prowadzone obowiązkowo, możliwość sporządzenia sprawozdania według załącznika nr 4 przysługiwała tylko wówczas, gdy:

• przedsiębiorca podjął taką decyzję oraz
• przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i z operacji finansowych wyniosły za poprzedni rok obrotowy równowartość w walucie polskiej nie mniej niż 2 000 000 euro i nie więcej niż 3 000 000 euro.

W przypadku jednostek rozpoczynających działalność lub prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą, limit ten oceniano w odniesieniu do roku, w którym rozpoczęto działalność. Zgodnie z przepisami obowiązującymi przed nowelizacją, górny limit przychodów (3 000 000 euro) przeliczony według średniego kursu NBP z 2 października 2023 r. (4,6091 zł/1 euro) wynosił 13 827 300 zł.

Po nowelizacji ustawy o rachunkowości obowiązuje już jedna, wspólna definicja jednostki mikro – zarówno dla spółek z o.o., spółek jawnych, jak i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Definicja ta ma zastosowanie do sprawozdań finansowych sporządzanych za 2024 r.

Jednostką mikro jest podmiot, który w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność lub prowadzenie ksiąg rachunkowych – w roku ich rozpoczęcia, nie przekroczył co najmniej dwóch z trzech poniższych progów:

• 2 000 000 zł – suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego;
• 4 000 000 zł – przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy;
• 10 osób – średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty.

Podmiot traci status jednostki mikro, jeżeli w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie, oraz w roku poprzedzającym ten rok przekroczy co najmniej dwie z powyższych trzech wielkości.

W rezultacie wiele jednostek, które według przepisów sprzed nowelizacji spełniały kryteria jednostki mikro, obecnie – po zmianie – przekracza progi i powinno sporządzić sprawozdanie jako jednostki małe. Takie podmioty mogą skorzystać z załącznika nr 5, jeśli właściciel podjął decyzję o jego zastosowaniu. W przypadku braku takiej decyzji obowiązuje załącznik nr 1. Dlatego przed wysłaniem sprawozdania do szefa KAS warto jeszcze raz sprawdzić, czy zastosowano prawidłowy schemat danych.

Inne błędy

W przypadku sprawozdań przedsiębiorców będących osobami fizycznymi nieprawidłowości wynikają najczęściej z nadmiernego upraszczania zasad rachunkowości pod kątem podatkowym. Jednym z częstszych błędów jest brak wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych – są one ujmowane po kursie z dnia ich powstania, bez późniejszej aktualizacji. Choć taka wycena nie jest wymagana podatkowo, w rachunkowości jest obowiązkowa. Podobnie, niektóre jednostki pomijają naliczanie odsetek od należności i zobowiązań, ujmując je dopiero w momencie rzeczywistego przepływu środków pieniężnych.

Kolejnym problemem jest brak uzgodnienia rozrachunków z właścicielem. Co prawda, nie ma formalnego zakazu przeprowadzania operacji dotyczących właściciela z użyciem kont firmowych (lub odwrotnie), ale powinny one być wyodrębnione i ujęte na koncie „Rozrachunki z właścicielem”. Następnie należy ustalić, czy mają charakter trwałego pomniejszenia kapitału jednostki, czy też są kwotami do zwrotu. Na pewno nie powinny być ujmowane jako koszty firmy w rachunku zysków i strat. Nie są bowiem kosztami działalności, lecz prywatnymi wydatkami właściciela.

Nie ma przeszkód, aby osoby fizyczne korzystały z uproszczeń przewidzianych dla jednostek małych i mikro. Jednak decyzja o ich zastosowaniu musi wynikać z polityki rachunkowości oraz być ujawniona we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego. Tymczasem często brakuje zarówno zapisów w polityce, jak i stosownych ujawnień. Dlatego warto upewnić się, czy jednostka – zgodnie z decyzją właściciela – może np.:

• stosować amortyzację podatkową;
• kwalifikować umowy leasingowe zgodnie z przepisami podatkowymi;
• nie tworzyć rezerw i rozliczeń międzyokresowych biernych (np. na świadczenia pracownicze);
• nie dokonywać odpisów aktualizujących aktywa (np. na nieściągalne należności czy przeterminowane zapasy).

Takie uproszczenia są dostępne dla jednostek małych i mikro, w tym przedsiębiorstw osób fizycznych – ale, jak wspomniałam, muszą być zapisane w polityce rachunkowości.