Dużymi krokami zbliża się termin, w którym jednostki muszą sporządzić sprawozdanie finansowe. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 52 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; dalej: u.r.) sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 31 marca.
Przy czym sprawozdanie uważa się za sporządzone tylko wówczas, gdy dokument ten jest opatrzony podpisami elektronicznymi zarówno osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownika jednostki. Brak ww. podpisów będzie naruszeniem u.r.
Z kolei zgodnie z art. 54 sporządzone już sprawozdanie w niektórych sytuacjach można zmienić (nie później niż przed jego zatwierdzeniem, co powinno nastąpić w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego). Jednak w takiej sytuacji w dokumentacji jednostki należy koniecznie zachować pierwotną wersję sporządzonego sprawozdania, gdyż jest ona dowodem na to, że kierownik jednostki wywiązał się ze swoich obowiązków. Dokument ten bowiem potwierdza, że osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg – niezależnie od tego, czy to będzie osoba, która jest zatrudniona w jednostce, czy to jest zewnętrzny usługodawca – zapewniła techniczne aspekty związane ze sporządzeniem sprawozdania finansowego, przygotowała dane, ujęła w odpowiednim formacie i umożliwiła podpisanie tego sprawozdania członkom organu kierowniczego właśnie w terminie wymaganym przez ustawę o rachunkowości. Warto przy okazji przypomnieć, że jeśli po 31 marca sporządzona zostanie kolejna wersja sprawozdania finansowego – np. z powodu korekt wskazanych przez biegłego rewidenta – to zatwierdzeniu, a potem złożeniu do Krajowego Rejestru Sądowego podlega ta ostateczna wersja. Dziś przedstawiamy odpowiedzi na kolejne pojawiające się pytania.
O co pytają na szkoleniach
odpowiedź Tworząc dokument w schemie, dołącza się do niego przygotowaną w innym niż XML formacie informację dodatkową (np. w PDF), która automatycznie zaciąga się do sprawozdania, stając się integralną częścią pliku XML. Tak więc np. podczas składania sprawozdania do KRS automatycznie dołącza się też informacja dodatkowa. Zatem podpisanie sprawozdania oznacza podpisanie tego dokumentu jako całości – ze wszystkimi elementami wymaganymi przepisami prawa.
odpowiedź Obecnie są dwie ścieżki podpisywania sprawozdań finansowych. Pierwsza to ta, w której wszyscy podpisują elektronicznie, a więc każda osoba dysponuje podpisem elektronicznym, czyli profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym. I w tym wypadku co do zasady jest dowolna kolejność podpisów. Najczęściej jako pierwsza osoba podpisuje się osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, i zwykle podpisuje się ona podpisem kwalifikowanym. W praktyce trzeba pamiętać, że podpis kwalifikowany lub podpis osobisty blokuje możliwość podpisania sprawozdania profilem zaufanym. W związku z tym mamy dwa rozwiązania. Pierwsze to zarząd lub klient biura ma zaufanie do osoby odpowiedzialnej za sporządzenie sprawozdania, a wówczas dokument ten jest najpierw podpisywany profilem zaufanym przez członków kierownika jednostki (klienta), a dopiero potem przez osobę z księgowości. Drugie rozwiązanie polega na tym, że księgowy, który na co dzień korzysta z podpisu kwalifikowanego, posiada też profil zaufany i wykorzystuje go w takiej sytuacji.
Druga ścieżka podpisywania sprawozdania polega na złożeniu oświadczeń o podpisaniu sprawozdania. To oznacza, że sprawozdanie w pierwszej kolejności podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, następnie oświadczenia składają osoby będące członkami kierownika jednostki, a na koniec sprawozdanie bezpośrednio podpisuje dowolny członek kierownika jednostki podpisem elektronicznym. Ten ostatni podpis jest też potwierdzeniem tego, że wszystkie inne osoby uprawnione do podpisania sprawozdania złożyły oświadczenia. W tej sytuacji należy też zadbać o to, aby podpis składany na końcu był kompatybilny (spójny) z rozwiązaniami technicznymi, które dotyczą podpisu osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przypomnieć trzeba, że w treści oświadczeń (jak wymaga ustawa o rachunkowości) musi zostać wskazana identyfikacja sprawozdania, a odbywa się ona nie tylko poprzez wskazanie daty sprawozdania, okresu objętego sprawozdaniem finansowym, lecz także poprzez wskazanie, kiedy osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, podpisała dokument. Oświadczenia mogą być przygotowane w różnej formie. Mogą być przygotowane i podpisane elektronicznie. Z takiej formy korzysta się np. wtedy, kiedy osoba podpisująca sprawozdanie finansowe jako osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, i jeden z członków kierownika jednostki mają podpisy kwalifikowane lub osobiste. Natomiast pozostali członkowie zarządu mają tylko profile zaufane i składają na jednym oświadczeniu swoje podpisy właśnie tym profilem, przy czym przepisy nie zabraniają, żeby to było kilka oświadczeń – składanych odrębnie przez poszczególne osoby. Nie ma też przeszkód, aby oświadczenie zostało złożone i podpisane na papierze, a potem zeskanowane i w ten sposób dołączone do sprawozdania. Co ważne, zarówno podpis pod sprawozdaniem, jak i oświadczenie wywołują ten sam skutek. Ta sama osoba nie powinna więc podpisywać sprawozdania i zarazem podpisywać oświadczenia o podpisaniu sprawozdania.
odpowiedź Nie ma określonego, zamkniętego kręgu katalogu zapisów, które są wskazywane jako treść o zastosowanych uproszczeniach. W praktyce w tym miejscu warto odnieść się do dwóch aspektów. Po pierwsze, sam załącznik nr 5 do u.r. niekoniecznie jest odzwierciedleniem wszystkich uproszczeń. Czasem spotykana jest sytuacja, że jednostka na mocy decyzji organu zatwierdzającego korzysta tylko z niektórych uproszczeń przewidzianych w załączniku nr 5. Jeżeli mamy do czynienia z taką sytuacją, we wprowadzeniu warto wskazać zastosowane uproszczenia sprawozdawcze, np. napisać, że jednostka poddająca sprawozdanie badaniu przez biegłego rewidenta nie sporządza rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym. Z kolei jednostka, która zastosowała tzw. hybrydowe rozwiązanie – czyli np. bilans przygotowuje według załącznika nr 1, a rachunek zysków i strat według załącznika nr 5 – we wprowadzeniu do sprawozdania powinna zawrzeć wyjaśnienie, że taka konstrukcja sprawozdania wynika z uchwały organu zatwierdzającego.
Po drugie, we wprowadzeniu do sprawozdania należy wskazać uproszczenia związane z ujmowaniem i wyceną operacji gospodarczych. Pamiętajmy, że korzystanie z uproszczeń jest fakultatywne, jednostki nie muszą więc korzystać ze wszystkich możliwości uproszczeń. Mogą wykorzystać tylko te, które dotyczą np. leasingu czy wyceny produkcji niezakończonej. Podkreślmy jeszcze raz, że uproszczenia w wycenia są dobrowolne. Pamiętać należy, że te jednostki, które sporządzają sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1, a jednocześnie spełniające kryteria wielkościowe za poprzedni rok (czyli nie przekroczyły dwóch kryteriów wskazanych w przepisach dotyczących uproszczeń), jak najbardziej mogą wprowadzać do swojej polityki rozwiązania ułatwiające, co znajdzie odzwierciedlenie w sprawozdaniu finansowym. Może być też sytuacja odwrotna, tj. taka, że jednostka sporządza bilans, rachunek zysków i strat według załącznika nr 1, a uproszczenia stosuje w wycenie. Reasumując, we wprowadzeniu do sprawozdania należy wymienić zastosowane uproszczenia, aby czytelnik nie musiał się domyślać ich zastosowania oraz od razu miał świadomość, że jednostka wykorzystuje dopuszczone przepisami rozwiązania upraszczające.
odpowiedź Zgodnie z art. 50 ust. 1 ustawy o rachunkowości informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być wykazywane ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do u.r., jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki. Oznacza to, że jeśli uznamy, że pewne informacje w bilansie, rachunku zysków i strat czy rachunku przepływów pieniężnych powinny być pokazane z większą szczegółowością, to powinniśmy dodać wiersz w schemie sprawozdawczej. Należy tylko sprawdzić, czy dodanie wiersza odbyło się prawidłowo z punktu widzenia informatycznej struktury pliku. Tu warto dodać, że zgodnie z art. 50 ust. 3 u.r., w przypadku gdy informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego nie wystąpiły w jednostce zarówno w roku obrotowym, jak i za rok poprzedzający rok obrotowy, to przy sporządzaniu sprawozdania finansowego pozycje te się pomija. Tu też trzeba pamiętać o sprawdzeniu, czy od strony informatycznej plik po wykasowaniu wierszy nam się nie „rozsypie”. Co ważne, nie należy usuwać tych pozycji, które według załączników do u.r. są oznaczane rzymskimi cyframi. Są to pozycje kluczowe i nawet jeśli nie występują przy nich wartości, to nie należy ich usuwać.
Reasumując, nie ma żadnych ograniczeń co do uszczegóławiania informacji dodatkowej. Jest ona przygotowywana w formie pliku, w którym swobodnie dodajemy wszystkie informacje mogące przyczynić się do zrozumienia sytuacji podmiotu.
odpowiedź Nie ma przeszkód, aby osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i członkowie organu podpisywali sprawozdanie w różnych dniach. Ważne, aby ostatni podpis był złożony najpóźniej 31 marca 2023 r. Wtedy można uznać, że wymóg sporządzenia sprawozdania w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego został dotrzymany.
odpowiedź W przypadku zmiany sposobu prezentacji znaczącej dla odbiorców sprawozdania pozycji należy dokonać przekształcenia informacji prezentowanych jako dane porównawcze. Oznacza to, że w sprawozdaniu finansowym za 2022 r. dane za bieżący okres sprawozdawczy będą prezentowane w sposób wybrany przez jednostkę. Natomiast dane za 2021 r. będą prezentowane w dwóch kolumnach. W jednej z nich znajdą się dane pokazane w taki sposób, jak zostały ujęte w sprawozdaniu za 2021 r., które zostało zatwierdzone. Druga kolumna to dane przekształcone, a więc uwzgledniające już zmianę sposobu prezentacji. Warto przypomnieć, że w informacji dodatkowej należy wskazać, jaka była przyczyna zmiany sposobu prezentacji informacji. Zauważyć też trzeba, że nie jest zmianą sposobu prezentacji danych ograniczenie wynikające z art. 50 ust. 3 u.r. Nie wymaga pokazania też tzw. trzeciej kolumny (danych przekształconych) sytuacja, gdy zmieniany zostaje załącznik według którego prezentowane są informacje. Jeśli np. za 2021 r. prezentowane były dane według załącznika nr 1, a obecnie według załącznika nr 5, to dane za 2022 r. , jak i dane za 2021 r. (porównawcze) prezentuje się zgodnie ze schematem prezentacyjnym załącznika nr 5.
odpowiedź Rachunek zysków i strat jest drugim po bilansie elementem sprawozdania finansowego. Dostarcza on informacji o wielkości wyniku finansowego jednostki oraz o strukturze poszczególnych przychodów i kosztów w przedsiębiorstwie. Wykazuje się w nim oddzielnie przychody i koszty, zyski i straty, obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący okres sprawozdawczy, a także analogiczny okres sprawozdawczy poprzedniego roku obrotowego. Taka prezentacja danych finansowych umożliwia ich analizę i porównywanie wyników w czasie. Rachunek zysków i strat może być sporządzany w wariancie kalkulacyjnym lub porównawczym, jeśli jednostka przygotowuje sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1 lub nr 5. W przypadku, gdy sprawozdanie jest wykonywane według załącznika nr 4, to ustawodawca narzucił prezentację w wariancie porównawczym. Z kolei w załączniku nr 6 jest przewidziana tylko prezentacja w ujęciu kalkulacyjnym. Zasadniczo to kierownik jednostki w polityce rachunkowości decyduje o wariancie rachunku zysków i strat. Wybór ten powinien być wskazany w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Należy wskazać, że wybór przez organ zatwierdzający załącznika nr 4 w praktyce ogranicza wybór rachunku zysków i strat przez kierownika. Musi on wtedy przygotować wersję porównawczą. ©℗
