Do 31 marca 2023 r. powinno nastąpić wstępne zamknięcie ksiąg za rok obrotowy

Terminy zamknięcia ksiąg rachunkowych wyznacza art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.). Zgodnie z ust. 2 pkt 1 księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy ‒ nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zaistnienia tego zdarzenia. Zamknięcie ksiąg rachunkowych, o którym tu mowa, jest określane jako wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Oznacza ono, że na dzień kończący rok obrotowy należy ustalić dane finansowe, na podstawie których właśnie w ciągu tych trzech miesięcy należy sporządzić sprawozdanie finansowe. Taki obowiązek wynika z art. 45 ust. 1 u.r. Przy czym według art. 52 ust. 1 u.r. kierownik jednostki powinien zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Okres od dnia bilansowego do momentu wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy to czas, w którym trwają prace bilansowe, a sprawozdanie finansowe nie jest jeszcze gotowe. Na prace bilansowe składają się takie czynności, jak inwentaryzacja aktywów i pasywów, wycena bilansowa aktywów i pasywów, sprawdzenie kompletności księgowań, ocena realności kwot widniejących w księgach, zapewnienie współmierności kosztów i przychodów, sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych. Na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych sporządza się sprawozdanie finansowe.

W odniesieniu do jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno więc nastąpić najpóźniej do 31 marca kolejnego roku obrotowego. Zatem w jednostce, której rok obrotowy zakończy się 31 grudnia 2022 r., wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy powinno nastąpić do 31 marca 2023 r.