Terminy zamknięcia ksiąg rachunkowych wyznacza art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.). Zgodnie z ust. 2 pkt 1 księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy ‒ nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zaistnienia tego zdarzenia. Zamknięcie ksiąg rachunkowych, o którym tu mowa, jest określane jako wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Oznacza ono, że na dzień kończący rok obrotowy należy ustalić dane finansowe, na podstawie których właśnie w ciągu tych trzech miesięcy należy sporządzić sprawozdanie finansowe. Taki obowiązek wynika z art. 45 ust. 1 u.r. Przy czym według art. 52 ust. 1 u.r. kierownik jednostki powinien zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Okres od dnia bilansowego do momentu wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy to czas, w którym trwają prace bilansowe, a sprawozdanie finansowe nie jest jeszcze gotowe. Na prace bilansowe składają się takie czynności, jak inwentaryzacja aktywów i pasywów, wycena bilansowa aktywów i pasywów, sprawdzenie kompletności księgowań, ocena realności kwot widniejących w księgach, zapewnienie współmierności kosztów i przychodów, sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych. Na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych sporządza się sprawozdanie finansowe.
W odniesieniu do jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno więc nastąpić najpóźniej do 31 marca kolejnego roku obrotowego. Zatem w jednostce, której rok obrotowy zakończy się 31 grudnia 2022 r., wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy powinno nastąpić do 31 marca 2023 r.

Zestawienie obrotów i sald

W ramach procedury zamknięcia ksiąg szczególnie ważne jest sporządzenie zestawienia obrotów i sald. Jest ono bowiem podstawą do sporządzenia sprawozdania finansowego. Oczywiście zestawienie obrotów i sald przygotowuje się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Dodatkowo na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji ‒ zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Jak wskazuje art. 24 ust. 5 pkt 2 u.r. zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy sporządza się nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym. Przepis ten wskazuje, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, a za rok obrotowy ‒ nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym.
Dziś księgi rachunkowe są prowadzone zazwyczaj przy użyciu komputera i sporządzenie zestawienia obrotów i sald nie stwarza większych problemów, ponieważ jest generowane z programu finansowo-księgowego automatycznie. Sporządzenie zestawienia obrotów i sald sprowadza się więc do wydruku tego zestawienia z programu finansowo-księgowego oraz sprawdzenia jego poprawności. Trzeba jednak pamiętać, by zestawienie obrotów i sald zawierało dane wymagane w art. 18 ust. 1 u.r., czyli:
  • symbole lub nazwy kont,
  • salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
  • sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Ponadto zestawienie obrotów i sald, jako element ksiąg rachunkowych, ma spełniać wymogi formalne określone dla ksiąg rachunkowych w art. 13 ust. 4 u.r., tj. powinno być:
  • trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
  • wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
  • przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Jeżeli salda i obroty kont syntetycznych i analitycznych w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych są zgodne, to zestawienia te służą za punkt wyjścia do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Salda debetowe kont bilansowych zestawienia obrotów i sald stanowią aktywa bilansu, a salda kredytowe kont bilansowych ‒ pasywa bilansu. Z kolei na podstawie obrotów kont przychodów i kosztów sporządza się rachunek zysków i strat.

Bez możliwości dalszego zapisu

Z kolei ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 4 i 5 u.r.).
Rozróżnienie wstępnego zamknięcia ksiąg od ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych wynika z ewentualnych zmian, jakie jednostka zobowiązana jest uwzględnić w sprawozdaniu finansowym przed jego zatwierdzeniem, w przypadku zaistnienia zdarzeń mających istotny wpływ na to sprawozdanie.
Jak wynika z art. 54 ust. 1 i 2 u.r., jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodują, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. Natomiast jeżeli jednostka otrzymała informacje o ww. zdarzeniach po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.
Przypomnieć należy, że w jednostce, której rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2022 r., ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2022 r. powinno nastąpić do 15 lipca 2023 r. Taka jednostka będzie miała czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2022 r. do końca czerwca 2023 r. Oczywiście jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone wcześniej, to termin 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania minie wcześniej i wcześniej też powinny być ostatecznie zamknięte księgi rachunkowe.

Przykład

Szybszy termin
Sprawozdanie za 2022 r. zostało zatwierdzone 5 maja 2023 r. Oznacza to, że ostateczne zamknięcie ksiąg powinno nastąpić do 20 maja 2023 r.
Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a więc po ostatecznym zamknięciu ksiąg, jednostka nie ma już możliwości wprowadzania żadnych zapisów do ksiąg rachunkowych dotyczących roku poprzedniego i zmiany sprawozdania finansowego za ten rok.©℗
Podstawa prawna
art. 12 ust. 2, 4 i 5, art. 13 ust. 4, art. 18 ust. 1, art. 24 ust. 5 pkt 2, art. 45 ust. 1, art. 52 ust. 1, art. 54 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120)