Bywa, że zgodność stanu konta z wyciągiem bankowym nie jest sprawdzana na bieżąco, a rozbieżności wychodzą na dzień 31 grudnia. Mogą być one związane np. z brakiem identyfikacji kontrahentów przez wykorzystywane w schematach księgowych algorytmy.
Krótkoterminowe aktywa finansowe obejmujące m.in. środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych to bardzo ważna pozycja w sprawozdaniu finansowym każdej jednostki. Należy zatem zwrócić uwagę na prawidłowe ustalenie wartości tych aktywów i ich zaprezentowanie potem w sprawozdaniu finansowym. Dlatego tak ważne jest prawidłowe przeprowadzenie wyceny. Do 31 grudnia jest jeszcze trochę czasu, ale pewne czynności można rozpocząć już dziś, aby potem uniknąć natłoku pracy i zmniejszyć ryzyko popełnienia jakieś nieprawidłowości.
Środki pieniężne w banku
Jednostki posiadające środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych muszą zadbać, aby stan na koniec roku na koncie księgowym zgadzał się z wartością wykazywaną na rachunku bankowym. Wydaje się to oczywiste, ale tu niestety popełniane są błędy. Większość jednostek bowiem księguje wyciągi bankowe z wykorzystaniem schematów księgowych. Zdarza się niestety, że algorytm księgowy nie potrafi zidentyfikować kontrahenta, a wówczas nieprzypisana do konkretnego kontrahenta wpłata albo wypłata środków pieniężnych pozostaje niezaksięgowana albo będzie zaksięgowana na koncie rozliczeniowym. Tymczasem nie wszyscy księgowi – szczególnie ci, którym brakuje doświadczenia – wyłapują tego typu błędu. Bywa też tak, że zgodność stanu konta z wyciągiem bankowym nie jest sprawdzana na bieżąco. Na koniec roku należy więc koniecznie zweryfikować, czy stany z naszych zapisów i dane z banku są spójne. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości należy znaleźć przyczynę i poprawić błąd.
Podczas analizowania zapisów na kontach należy też przyjrzeć się prawidłowości zaksięgowania odsetek i prowizji. Przypomnieć należy, że kwoty, które dotyczą prowadzonych inwestycji w środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, powinny być odniesione jako zwiększenie wartości tych aktywów, a nie jako koszty finansowe. Z kolei w jednostkach mających otwarte konta w wielu bankach należy szczególnie przyjrzeć się pojedynczym saldom z rachunków bankowych. W przypadku stwierdzenia na którymkolwiek koncie ujemnego salda trzeba sprawdzić, czy rzeczywiście wynika ono z zaciągniętego kredytu w rachunku bankowym. Należy też pamiętać, że saldo kredytowe nie powinno być prezentowane jako pomniejszenie wartości aktywów, ale jako składnik pasywów – zobowiązanie krótkoterminowe w pozycji „Kredyty i pożyczki”. Taka prezentacja ma ogromne znaczenie, jeśli jednostka sporządza rachunek przepływów pieniężnych – te związane z uzyskanymi kredytami, w tym także tymi uruchomionymi jako linie kredytowe, są przepływami z działalności finansowej. Nie mogą być zatem ujmowane jako zmiana środków pieniężnych w działalności operacyjnej.
Wiele uwagi należy także poświecić zweryfikowaniu zapisów na kontach środków pieniężnych w drodze. Generalnie te konta nie powinny mieć salda na koniec okresu. Jedynie w wyjątkowych, zidentyfikowanych sytuacjach – wynikających z przekazania środków pieniężnych z kasy na rachunki bankowe po południu w ostatnim dniu roboczym roku albo w przypadku dokonywania i otrzymywania płatności kartami płatniczymi w ostatnim dniu roku – mogą wystąpić kwoty, które będą ujęte jako środki pieniężne w drodze. Wszystkie transakcje, które zostały przeprowadzone wcześniej, powinny być rozliczone i ujęte na właściwych kontach, innych niż „Środki pieniężne w drodze”. Niestety zdarza się, że na tym koncie są też księgowane kwoty pobrane przez właścicieli lub pracowników jednostki (szczególnie dotyczy to członków zarządu), które nie zostały potwierdzone innym dokumentami (fakturami, rachunkami). Kwoty te powinny zostać przeksięgowane jako należności od pracowników (lub członków zarządu), a jeśli sytuacja dotyczy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, to jest to najczęściej trwałe zmniejszenie kapitału wniesionego przez właściciela.
Mechanizm podzielonej płatności może powodować rozbieżności
Na koniec roku należy też sprawdzić, czy prawidłowo przebiegają przeksięgowania związane z rozliczaniem w mechanizmie podzielonej płatności. Jednostki stosujące konto „Środki pieniężne w drodze” dla przeksięgowania kwot z rachunków podstawowych na rachunki VAT muszą wnikliwie sprawdzić, czy zapisy się domykają, tj. czy rzeczywiście wpłaty i rozchody są w tych samych wartościach. Zdarza się bowiem – najczęściej z powodu problemów z identyfikacją kontrahentów przez algorytmy w schematach księgowych – że są tu rozbieżności. Trzeba je poprawić, bowiem saldo konta „Środki pieniężne w drodze” z powodu przeksięgowań na rachunki VAT nie powinno występować. Przypomnieć też należy, iż wartość środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach VAT podlega ujawnieniu w dodatkowych informacjach i objaśnieniach (informacja dodatkowa), jeśli jest ona przygotowywana według załącznika nr 1 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r., poz. 1488).
Gdy w walucie obcej
Jednostka posiadająca rachunki walutowe musi zaś pamiętać o wycenie wartości walutowych na dzień bilansowy. Obowiązek dokonania wyceny bilansowej środków zgromadzonych na rachunku walutowym został określony w art. 30 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jak wynika z tego przepisu, nie rzadziej niż na dzień bilansowy wycenia się wyrażone w walutach obcych:
1) składniki aktywów (z wyłączeniem udziałów w jednostkach podporządkowanych wycenianych metodą praw własności) i pasywów – po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP, z zastrzeżeniem pkt 2;
2) gotówkę znajdującą się w jednostkach prowadzących kupno i sprzedaż walut obcych – po kursie, po którym nastąpił jej zakup, jednak w wysokości nie wyższej od średniego kursu ogłoszonego na dzień wyceny dla danej waluty przez NBP.
Powinno to więc nastąpić po kursie średnim NBP, który będzie ogłoszony 31 grudnia. Jednak zanim zaksięgujemy skutki wyceny, to należy wcześniej się upewnić, czy zgadza się wartość walutowa na rachunku bankowym z danymi z konta księgowego. Sygnałem nieprawidłowości może być znacząca różnica miedzy wartością w PLN, widniejąca na koncie rachunku bankowego prowadzonego w walucie obcej, a wartością waluty przeliczoną na dzień bilansowy po kursie średnim NBP. Jeśli są rozbieżności, to podobnie jak w przypadku rachunków PLN najczęściej wynikają one z błędów w identyfikacji kontrahentów. Trzeba też sprawdzić, czy były rozliczane różnice kursowe z tytułu rozchodu środków pieniężnych. Wpłaty na rachunek walutowy są ujmowane albo po kursie średnim NBP ogłoszonym w dniu roboczym poprzedzającym wpłatę walutową na rachunek, albo po kursie sprzedaży banku, jeśli mieliśmy do czynienia z zakupem. Z kolei rozchody są księgowane po kursie średnim NBP ogłoszonym w dniu roboczym poprzedzającym dzień wypłaty. Inna jest zatem wartość historyczna waluty wpłaconej i wypłaconej. O ile w przypadku rozrachunków z kontrahentami najczęściej ustalanie różnic kursowych następuje automatycznie, o tyle w odniesieniu do różnic kursowych dotyczących środków pieniężnych jest różnie. Bardzo często konieczne jest zainicjowanie dodatkowej procedury związanej z rozliczeniem różnic kursowych wg przyjętej metody rozchodu (FIFO, LIFO lub metoda kursu średnioważonego ). Jak się okazuje, często o tym się zapomina. To błąd. Powstają wtedy przecież różnice kursowe, które są różnicami zrealizowanymi, a więc nie tylko uznawanymi na potrzeby rachunkowości, lecz także stanowiącymi przychody lub koszty podatkowe. Aby dokonać ww. rozliczeń (jeśli nie wykonywano tego na bieżąco), należy zacząć od najwcześniejszego miesiąca, w którym ta procedura nie była przeprowadzona. Trzeba też sprawdzić, czy wszystkie transakcje związane z przewalutowaniami (zamianą jednej waluty na inną) zostały rozliczone.
Kolejnym elementem, który często jest przeoczany przez jednostki, jest wyłączenie różnic kursowych naliczonych w toku wyceny dokonywanej w poprzednim okresie sprawozdawczym. Najwygodniej jest to przeprowadzić poprzez stornowanie zapisu dokonywanego na dzień wyceny. Dopiero wtedy, gdy jesteśmy już pewni, że stan na kontach walutowych jest ustalony prawidłowo, dokonujemy wyceny walutowej. Zasadniczo powinna być ona dokonywana w odniesieniu do każdej transakcji wpłaty, która nie została rozliczona. Nie można dokonywać tej wyceny w sposób tzw. globalny.
Jednostki, które sporządzają rachunek przepływów pieniężnych, powinny mieć na uwadze to, że różnice z wyceny środków pieniężnych w walutach obcych podlegają wyłączeniu z działalności operacyjnej i są ujawniane jako tzw. pozycja uzgadniająca do bilansowej zmiany stanu środków pieniężnych. Nie powinno się ignorować próśb banków o potwierdzenie salda. Na koniec każdego wyciągu na dzień 31 grudnia widnieje klauzula, w której bank prosi o odniesienie się do tego, czy saldo wykazane na tym wyciągu jest zgodne z naszymi danymi Co ważne, na tego typu wezwanie należy odpowiedzieć w sposób w nim wskazany. Czasem bank prosi o odesłanie e-maila, jednak coraz popularniejsze jest potwierdzenie zgodności w systemie bankowości elektronicznej. Należy to zrobić, bowiem jest to nie tylko wypełnienie obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji ze strony jednostki, lecz także ułatwienie tych procedur bankowi.
Fundusze specjalne
Podczas analizowania sald na kontach rachunków bankowych nie można pominąć też sald kont rachunków specjalnych, m.in. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy rachunków depozytowych i wadiów. W tym wypadku nie chodzi tylko o to, aby sprawdzić, czy nasze zapis są spójne z zapisami bankowymi, ale też o zweryfikowanie, czy dokumentacja dotycząca gospodarowania tymi kontami jest prowadzona w sposób prawidłowy. Należy też sprawdzić, czy na rachunkach depozytowych nie są ujmowane kwoty, które powinny być zwrócone. W przypadku środków o ograniczonej możliwości dysponowania zwrotu należy ujawnić w rachunku przepływów pieniężnych.
Kasa i jej sprawdzenie
Środki pieniężne w kasie też powinny być przeanalizowane. Jednostka, która prowadzi gospodarkę kasową, musi na 31 grudnia (jeśli to koniec jej roku obrotowego) przeprowadzić spis z natury. Z tej czynności nie zwalnia wpłacenie wszystkich środków pieniężnych do banku czy brak obrotu gotówkowego w ostatnich dniach roku. Jej celem jest bowiem nie tylko sprawdzenie stanu środków pieniężnych, lecz przede wszystkim procedur związanych z prowadzoną gospodarką kasową. W protokole z inwentaryzacji kasy należy przecież odnieść się m.in. do takich kwestii, jak prowadzenie raportów kasowych i ujmowanie w nich na bieżąco wszystkich dowodów wpłat i wypłat; stan zabezpieczenia gotówki, w tym pomieszczeń kasowych. Jeśli inwentaryzacja będzie przeprowadzona wcześniej, tj. przed 31 grudnia, ale po zakończeniu pracy jednostki w tym roku, to stan wynikający z tych czynności będzie dokładnie stanem na koniec roku. ©℗
